供給側改革視角下高校差旅平臺建設的思考

帥振威

（北京大學，北京 海淀 100871）

隨著我國經濟的發展和信息技術的進步，大數據、人工智能、移動互聯網、云計算在經濟生活中深度運用，高校原有差旅費管理制度已經明顯滯后，集中體現為差旅費“報銷難”、“報銷繁”。同時差旅活動的專業化服務幾乎為空白，科研人員的大量精力和時間用于差旅的規劃、票務和酒店的預定及事后的報銷，制約了教學科研工作的推進，這對差旅費管理中的制度供給和技術供給提出了迫切需求。高校差旅費管理的制度供給和技術供給，就是將新的信息技術和專業的差旅服務引入差旅管理，改變長期以來形成的“一事一報”的散點式報銷模式，形成規劃科學、標準統一、服務專業、結算集中的差旅管理制度。針對教學科研活動的新需求和信息技術的進步，要增強制度供給和技術供給的及時性、前瞻性，為教學科研活動中差旅行為提供制度支撐和科技支撐。

一、高校差旅活動管理的現狀分析

（一）差旅活動是高校教學科研活動的重要組成部分

隨著高等教育“雙一流”建設不斷深化，高校教學實習、學術交流、社會調研、科學考察等項目日益頻繁，差旅活動逐漸成為高校經濟活動的重要業務。受到公務機票采購管理的規范，高校差旅活動幾乎全部使用納入部門預算的財政性資金，具有公務差旅的特征，但高校差旅活動的目的是為了知識的傳承，科研成果的產出，新知識的發現和積累以及服務社會，本質上是教學科研活動。隨著教育教學活動的持續創新、科研投入的不斷擴大和國際化水平的不斷提升，差旅活動已經成為高校教學科研活動的重要部分。

（二）差旅活動成本較高，專業服務缺失

高校的差旅活動，長期以來處于分散式、自助式的狀態。有出差需求的師生或課題組，根據工作需要，通過多種渠道規劃差旅活動，預定票務和用車。有的課題組甚至形成了自己固定的機票供應渠道，出差完成后再進行差旅費用的報銷和補助的領取，多年來形成了固定的工作習慣，這與我國經濟發展水平是相適應的，也有利于差旅費的規范管理。但隨著信息技術的進步和差旅規模的擴大，這種差旅活動模式也帶來新的問題：一方面，差旅活動管理分散，差旅人員各自為戰，缺乏學校層面的資源整合，規模優勢并未得到有效發揮，不利于成本管控和經費監管。另一方面，隨著我國商旅管理市場不斷成熟，市場規模不斷擴大，近年來形成了很多專業的商旅管理公司（Travel Management Companies，簡稱TMC）。TMC的產品結構較為豐富，可以提供類型多樣的專業服務，除了傳統的票務、酒店預訂服務，TMC還可以提供一站式、全流程的服務。高校差旅活動金額較大，頻率較高，尚未引入TMC的專業服務，無法有效整合校內外資源，致使專業服務缺失。

（三）差旅報銷效率低

高校差旅活動缺乏統一管理，缺乏資源整合，導致差旅業務“散點式”分散報銷，一事一報，效率低。

以某高校為例（圖1），2016—2019年差旅支出超過10億元，年均2.6億元，發生差旅費報銷11萬次，年均2.75萬次，4年平均增長率超過10個百分點。傳統的差旅報銷，必然帶來發票整理繁瑣、領導簽批量大，報銷單據填制不統一、票據查驗效率低、出差人員墊資等問題。這既給科研人員帶來了大量科研工作之外的非核心工作，不利于科研創新，同時也給財務人員帶來了巨大的工作量。如果報銷不及時，預借差旅費長期掛賬，違反會計工作基礎規范，不符合《政府會計準則》和《政府會計制度》的要求，會帶來審核查驗方面的工作風險。

二、高校建設差旅平臺優勢分析

（一）高校差旅支出金額巨大，具備建設差旅平臺的規模優勢

高校差旅活動頻繁，差旅業務支出金額巨大。差旅活動需要控制成本，節省國家財政資金，加強差旅規劃，提高差旅滿意度，同時保證經費使用合理合規。因此，高校差旅平臺建設具備投入產出優勢，具有經濟可行性，有必要從學校層面整合資源，建設統一的差旅平臺，發揮高校規模優勢，提高議價能力，獲得更加優惠的價格，有效降低差旅費成本，化解海綿成本，把規模優勢轉化為價格優勢和發展優勢。已有經驗表明，通過差旅平臺建設，總差旅費用與線下采購相比累計降低近10%。高校差旅活動的體量，具備建設差旅平臺的規模優勢。

（二）高校差旅業務標準化是國家差旅制度明確要求

鑒于差旅管理的重要性，高校都有明確的差旅管理制度，其所依據的上位法規是《中央和國家機關差旅費管理辦法》和《教育部直屬高校直屬單位差旅費管理實施細則》。信息系統的優勢在于處理重復性、復雜性的活動，其前提是工作和流程的標準化。高校差旅活動有明確的國家和高校標準，同一級別不同人員執行相同標準，標準明確、清晰，差旅規模雖然龐大但標準統一，條理清晰。標準化的業務契合差旅平臺建設對工作流程和工作標準的要求。

（三）高校信息化水平較高，具有差旅平臺建設的技術支撐

自2012年教育部發布《教育信息化十年發展規劃（2011-2020年）》以來，高校在信息化建設方面進行了積極的探索與實踐，取得了顯著的成果，實現了較高的信息化水平。近年來，高校以“互聯互通、信息共享、業務協同”為目標，不斷整合校內各獨立系統，在打破各個管理系統之間存在的技術壁壘和數據區隔，消除“信息孤島”、提升信息共享和服務能力等方面取得了巨大成就，實現了不同系統間數據交互和共享。較高的信息化水平，能夠為差旅平臺建設提供有力支撐，特別是通過不同系統間信息交互，實現人事、財務、OA、銀企互聯等系統間集成，能夠為差旅活動中人員級別、差旅標準、經費預算、差旅報銷、經費凍結、資金結算提供信息化支持，從而簡化工作，提高效率，同時豐富內控手段，保證資金使用合理合規。

（四）國內商旅管理公司發展成熟

經過近二十年的發展，差旅管理模式已被中國企事業單位接受，越來越多的企業為了成本管控和提升差旅服務，開始引入TMC差旅平臺，通過專業的差旅服務團隊的幫助，降低成本，提高效率。近年來，眾多差旅管理公司（TMC）進入市場，共同帶動了市場教育推廣力度的增強，再加上移動互聯網、云計算能力的發展，中國差旅管理逐步進入“數字化時代”。商旅管理服務商向企業提供的服務由普通機票、酒店預訂服務轉向提供全流程、一體化、智能化的出行管控服務。市場上成熟的商業模式，使高校具備了引入商旅平臺的可能性。

三、高校差旅平臺的框架和功能

高校差旅平臺建設，就是要依托現代化信息化技術，建設差旅管理統一平臺，內部整合高校現有相關信息化系統，外部對接專業商旅管理公司，為師生員工提供包括出差審批、票務酒店預定、目的地用車、資金結算等環節的高效、統一、規范的一站式差旅服務，整合管理和服務，化解科研經費“報銷繁”問題，使用戶體驗得到明顯改善，差旅活動獲得感明顯增強。高校差旅平臺初期建設的出發點和落腳點在于提升差旅品質，降低差旅成本，簡化費用報銷。

（一）高校差旅平臺業務流程設計

高校差旅平臺的建設，以現有線下流程為基礎，充分分析差旅管理現狀，抓住財務報銷結算及師生差旅體驗等方面的問題和痛點，借助現代信息技術手段，進行差旅業務的全流程優化設計，實現差旅業務全流程一體化管控和服務，改善差旅體驗，通過業務流驅動財務流，建立基于業務事件驅動的財務一體化信息處理流程，實現結算自動化，業財一體化。高校差旅平臺業務流程如圖2：

該流程下，差旅活動事前有審批，事中有服務，事后有評價，全程有監測，事事有記錄，避免了出差人員墊付差旅費和散點式報銷，實現了統一結算，同時保障了經費使用規范，是對原差旅理念的更新，對原差旅模式的重構。師生員工可以將主要精力用于核心工作，其他輔助工作交由平臺完成。

（二）高校差旅平臺功能架構和功能設計

高校差旅平臺主要包含六大功能模塊，分別是：出差申請和審批、票務酒店預訂、差旅報銷、平臺對賬、資金結算和差旅報告。如圖3：

其中，出差申請和審批、差旅報銷、資金結算和差旅報告通過高校差旅平臺完成。票務預訂、訂單管理主要通過API接口調用TMC差旅系統實現系統間集成，通過差旅管理公司提供專業化服務。對賬通過兩個系統數據核對，完成訂單數據匹配，在約定賬期進行資金結算。

1.差旅平臺登錄。差旅平臺集成于高校信息門戶，依托于信息門戶統一身份認證，統一授權管理，既保證了系統的集成性又保證了系統的安全性。高校師生員工無需單獨注冊即可使用，除了PC端WEB應用外，平臺特別強調支持移動端應用，以滿足師生對移動設備應用的強烈要求，師生可通過手機APP或微信H5響應式頁面登錄差旅平臺。登錄系統后，用戶可以進行出差申請，票務酒店預訂，訂單管理，差旅報銷及差旅活動的統計分析等。

2.出差申請、審批。出差申請、審批模塊通過調用高校人事管理系統、財務核算系統，實現對出差人員級別和使用經費的管控。人員級別通過對人事系統的調用，獲取出差人對應的人員級別。如果出差人員為項目經費負責人，差旅平臺還能以select標簽的方式供出差人員選擇項目經費，否則手動錄入項目經費，平臺通過調用財務系統進行校驗，校驗通過后進行下一步操作。差旅平臺根據高校差旅費管理制度，具體的出差、審批流程如下：出差人在差旅平臺提交出差申請后，首先由項目負責人進行審批，審批通過后再由其所在單位負責人進行審批，審批結果通過差旅平臺調用短信平臺，向出差申請人提示審批結果，審批通過后出差人可以根據本人身份級別，按照出差計劃，通過差旅平臺訂購票務和酒店，規劃行程，出差全程由差旅平臺提供服務。如果審批超過預定時限，短信平臺向審批人員發送審批提醒，如果使用移動終端，系統會向移動終端發送提醒通知。出差申請應包含出差事由、出差時間、項目經費、同行人員等關鍵信息，其中項目經費是核心信息，經費項目號將貫穿票務預訂、差旅報銷和資金結算各個階段。平臺可以根據出差人的行程安排和高校差旅政策，提供一份基于現時價格的差旅預算，但出差申請審批的重點是業務合理合規性審批，重點對出差業務本身審批而對差旅預算不做嚴格審批。對于緊急出差任務，平臺設置緊急出差申請選項，經過項目負責人審批后可直接進入票務預訂環節。對于此類非常規流程，申請人需詳細說明事由，項目負責人對此要承擔更大的責任。緊急出差任務在進入報銷環節前，仍需要單位負責人審批，以切實履行單位的監管責任，對不符合審批條件的差旅活動，由出差人自行承擔相應費用。

3.票務酒店預定和訂單管理。市場上具有競爭力TMC平臺都具有較強的技術實力和豐富的開發實施經驗，其平臺提供開放的API接口，可以對接高校差旅平臺。優秀的TMC平臺具有行業中的優質資源和服務，對機票、火車票、酒店及用車可提供一站式服務。通過審批的出差人員，根據系統預先配置的差旅標準，可以隨時獲取TMC平臺提供的豐富的高性價比的票務酒店等優質資源和服務。對希望獲得更高出行服務，愿意通過自費補差價的人員，系統通過校驗，可以要求通過出差人員在線實時支付差價的情況下，進行相關產品的預定。通過對接TMC平臺，高校可以獲得差旅大數據，對訂單進行實時監控。確認預定后，高校差旅平臺首先調用財務系統進行預算占用（含預計的包干費用），如果經費預算不足，系統提示更換項目經費，否則預定業務將立刻終止。在訂單管理上，高校差旅平臺通過API接口可以進行退、改、簽等操作。平臺要提示差旅制度，對于退、改、簽業務是否可以報銷要予以明確，對于不符合報銷政策的退、改、簽費用，平臺需要出差人員自行進行在線支付，對于完成退、改、簽票的業務，平臺及時進行預算釋放。

4.差旅確認和補助發放。高校差旅平臺建設重要功能之一就是解決差旅費“報銷繁”難題。在開大發票結算，商旅管理公司在賬期內墊資的創新模式下，差旅報銷通過差旅行程確認及發放包干補助兩個環節完成，除包干補助外的其他費用通過平臺與差旅管理公司統一結算。確認環節受到賬期的約束，系統會在行程結束后發送提醒短信，出差人員需要及時進行行程確認。根據差旅制度，平臺對確認后的行程進行伙食補助費和市內交通費等包干費用的發放，經提醒仍未完整確認的訂單將不再發放補助并自動扣除機票酒店費用。確認后的訂單，形成與商旅管理公司對賬的賬單，在賬期內核對無誤后對機票、火車票、酒店等城市間交通費和住宿費等與差旅管理公司統一結算，不再需要出差人員逐筆報銷。出差人員全流程線上辦理，實現了預定和報銷為兩端、差旅業務活動為中間的橄欖型工作流程。管理在兩端，服務在中間，管理于無形，服務為核心。師生員工出差時免墊資、免發票、免報銷，徹底解決了“報銷繁”難題。

5.對賬和資金結算。對賬，就是使高校差旅平臺產生的訂單數據和TMC平臺產生交易數據在一個結賬周期內進行匹配，保證交易和資金一致、準確，對結果予以確認并保存確認結果，是進行資金結算的前提。強大的對賬功能，是高校可以和差旅管理公司進行大發票結算的前提。對賬功能不完善，會造成支付延遲，服務商墊資壓力大。

高校經費按項目管理，不同的差旅業務計入不同項目經費中，同一項目經費下還要區分城市間交通費、住宿費、交通補助和伙食補助。TMC商旅平臺，需要對一個賬期內所有的交通及住宿費用進行墊資，最后形成交通費、住宿費等總賬數據。在對賬程序設計上，按照“匹配—確認”兩個環節完成。在出差申請時，系統生成唯一的“出差申請單號”，通過該“出差申請單號”完成票務和酒店預定，形成和TMC平臺的對應關系，除訂單號外，平臺設置多字段匹配，完全一致才認定數據核對無誤。對賬模塊設置 “未匹配”“已匹配”“待處理”“已確認”幾種狀態，“未匹配”指雙方的記賬信息尚未進行對賬；“已匹配”指雙方的記賬信息核對無誤；“待處理”指雙方記賬信息不匹配，需要進一步核對；“已確認”指已匹配的賬單經可以進入付款環節。完成付款前，以上狀態均可以恢復至前期狀態。在約定的固定期限，高校差旅平臺通過接口獲取TMC商旅平臺訂單數據，形成對賬初始化狀態，初始化狀態下訂單全部為“未匹配”，然后與高校差旅平臺數據進行核對，通過的訂單顯示為“已匹配”，未通過的顯示為“待處理”，直至數據匹配。該工作通過系統自動實現，對于“待處理”的特殊賬單再輔以其他手段進一步核對。根據賬期要求，對于“已確認”的賬單由商旅管理公司開具大發票結算。高校差旅平臺歸集各個付款項目號，按照基本戶和零余額賬戶的區別，自動生成記賬憑證，然后調用銀企互聯系統完成付款。

6.差旅報告—差旅數據的挖掘與展示。差旅報告，就是對差旅數據的匯總、展示和挖掘，除對單維財務數據外，平臺對出差地點、航空公司、航班、票價、折扣、準點率、艙位、酒店星級、分布位置、入住時間、在途時長等多維數據進行充分的分析、處理和利用，為出差人員和管理者提供有益的決策支持數據，并將數據分析結果通過可視化的方式展示出來，增強數據解釋的直觀性和吸引力。該功能著重加強數據在決策支持中的作用，注重數據挖掘。為了數據的完整性，差旅報告由高校差旅平臺調用TMC平臺數據，綜合高校財務數據完成。差旅平臺為出差人、項目負責人、單位負責人、財務部門等不同層級提供差旅報告。平臺可根據需要，自由靈活搭建報表框架，細分交叉維度，提供足夠的坐標和信息，便于及時了解各部門、各經費類別的消費、節省、損失情況，既為出差人員展示差旅活動“自畫像”也能為學校提供“差旅活動儀表盤”，對照差旅現狀及趨勢，幫助高校優化差旅政策，獲得更優秀的差旅資源。

四、高校差旅平臺建設的進一步思考

（一）高校差旅平臺不僅是服務和管理平臺，更要打造成決策平臺

高校差旅平臺為了降低差旅成本和解決“報銷繁”問題而建，目標達成后，高校要充分利用平臺收集的多維度數據，拓寬差旅數據分析的寬度與深度，進行數據挖掘，將數據轉換為決策依據，轉變以往多以經驗決策的模式，開啟基于數據的智能決策、科學決策。

（二）選擇技術實力強、售后服務優的TMC平臺

優秀的TMC平臺代表著先進的技術和理念。在“大、智、移、云、物”背景下，優秀的TMC平臺通過利用大數據和人工智能的技術，在符合各項規章制度的前提下，可以更好地預測并自動滿足師生員工的個性化出行體驗需求，變“千人一面”的粗放型服務為“千人千面”的精細化服務，滿足師生員工多元化出行需求。TMC的招標要細化需求，確保選擇技術實力強、售后服務優、能夠滿足高校要求的供應商。

（三）強調高校差旅平臺移動終端的應用

在移動互聯網時代，無處不在的無線互聯網絡環境和智能終端，拓展了信息化應用場景，在“人手一機”的數字化時代，人們更偏好通過手機等便攜式智能終端完成各項工作，突破時間和空間限制。高校差旅平臺要通過手機客戶端或公眾號支持手機應用，方便師生隨時隨地進行差旅申請、票務預訂，方便負責人靈活地進行業務審批。

（四）高校差旅平臺數據安全性問題

高校差旅平臺服務對象廣泛，通過平臺收集、調用、傳輸、存儲大量數據，涉及師生員工個人信息、行程信息、經費信息，必須保障平臺運行穩定、數據安全。在TMC平臺的招標上，其數據安全性應放在首位。系統的運行維護，也要采取多重安全防范措施，確保系統安全穩定，在安全和效果上，安全是第一位的。隨著“放管服”等系列制度供給，高校差旅平臺建設能夠突破時空限制，提高結算效率，提升服務水平，解決科研經費“報銷繁”問題，是高校財務數字化、自動化、智能化的重要途徑，也是提升高校治理能力和治理效能的重要舉措。