事業單位人力資源檔案管理效率及管理水平提升探究

陳浩

（單縣人力資源和社會保障局）

在當前的時代背景之下我國社會經濟及科學技術都獲得了飛速發展。對于當前的事業單位而言，面臨著諸多挑戰以及各種發展機遇。為了保障事業單位實現健康、穩定以及持續性發展，這就需要事業單位強化內部經營管理工作。在事業單位內部管理過程當中，人力資源檔案管理是十分重要的一項內容，同時，人力資源檔案管理也會對于事業單位今后的生存以及發展造成直接的影響。結合目前實際情況進行分析，事業單位雖然進行了人力資源檔案管理工作，但仍然存在諸多漏洞以及各種不足。因此，這就需要事業單位對于人力資源檔案管理工作給予高度的重視，要正視其中的問題，要求事業單位能夠清醒地意識到檔案管理工作的重大價值和重要意義，還需要采取合理有效的方式促使檔案管理水平和管理效果得到提升。

一、事業單位人力資源檔案管理的重要意義

對于當前的事業單位而言，人事檔案資料管理是不可忽略的一項內容，對于事業單位今后穩定、健康發展發揮著極為重要的作用。對于當前事業單位的領導層和管理層而言，需要充分地意識到人事檔案管理工作的重要意義。通過人事檔案資料可以對每一位員工的基本狀況進行掌握和了解，在領導層進行決策的過程之中人力資源檔案也可以發揮重要的指導性作用，有利于提升決策的科學性以及針對性，還可以促使人力資源作用得到最大限度的發揮，讓事業單位內部所有人員都可以為單位貢獻自己的力量，提高事業單位的凝聚力和向心力，這對于促進事業單位健康、穩定發展是至關重要的[1]。另外，從員工的層面對事業單位人力資源檔案管理工作進行分析和探討，借助檔案管理工作可以充分地了解各位員工的個性特點、綜合能力和綜合素質，同時，可以結合相應檔案資料使每一個員工都可以被安排在最恰當的崗位上，這樣才能讓每一個員工都可以在自己的崗位上發光發熱，實現人盡其才，同時，這對于提高員工歸屬感也有著重要價值和意義。在事業單位實際的經營管理過程當中，管理層也需要高度重視提高事業單位自身的社會效益和經濟效益。為促進事業單位健康、穩定及持續性發展，需要事業單位管理人士高度重視人力資源檔案管理工作，要求事業單位管理人士能夠充分了解員工的業務能力、性格特點以及綜合素養，切實地保障各項工作分配的合理性以及科學性，避免產生人力資源錯配的問題。另外，在事業單位人力資源檔案管理過程當中，任何人員的工資調整以及職稱評定等都會有所體現。一般而言，人事檔案資料管理人員需要對于員工各方面信息進行真實、有效記錄。對于事業單位來講，人事檔案資料不僅能夠對員工各種行為起到一定的約束作用，通過人事檔案資料還能夠最大限度地讓員工的潛能得到挖掘，有利于增強員工個人能力以及提升員工素質，促使員工更好地為事業單位發展貢獻自身的力量。因此，在事業單位開展日常經營管理工作的過程當中要高度重視人事檔案資料管理工作，要提高管理水平和管理效率，這是相當重要的一項舉措[2]。

二、事業單位人力資源檔案管理的主要特點

（一）人力資源檔案管理具備多樣性

當前，事業單位進一步強化檔案管理工作有利于優化人力資源配置。人事檔案資料主要涉及員工認證材料、學歷材料、獎懲材料，等等。同時，包括員工的崗位晉升信息、具體工作信息和其他方面的信息，涉及員工的薪資待遇、福利待遇、社保信息，等等。從人力資源檔案的表現形式進行分析，其主要包括了下列幾大表現形式，分別是影音錄像、照片圖像、磁盤以及紙質載體，等等。所以，人事檔案資料其總體上表現出多元化的特點，應當要求相關檔案管理人員采取針對性方式進行管理，提升管理質量以及管理效率[3]。

（二）人力資源檔案管理具備階段性

當前，事業單位對人力資源檔案管理工作加以改革、調整和優化并不是一朝一夕就能夠完成的。實際工作開展和實施的過程當中還存在著諸多的困難和問題，要求檔案管理人員充分地意識到這項工作的復雜性和系統性，具體工作主要分為三個階段，分別是檔案形成階段、發展階段和員工離退休階段[4]。所以，人力資源檔案管理工作本身具有階段性。在形成階段，主要涉及的信息是基礎性的檔案信息，一般涉及基本資料、個人信息，包括年齡、專業、學歷，等等。發展階段，主要就是指員工在事業單位日常工作開展的過程當中逐步累積的檔案信息資料，一般包括業績考核情況、職位調動、晉升等情況。而員工離退休階段的檔案資料主要包括員工在退休或是離職過程當中所累積的大量信息資料，對于這些信息資料都需要相關檔案管理人員給予重視，同時，要進行合理的歸納和總結。

三、制約事業單位人力資源檔案管理水平提升的主要因素

（一）管理理念陳舊

傳統的人力資源檔案管理是秉承陳舊的管理理念，往往只是片面地對檔案資料進行保管或者存儲，未能挖掘人力資源檔案的重大價值和發揮其重要作用。此外，人事檔案資料管理過程當中往往采取僵化管理模式，導致檔案資料形同虛設，人事檔案資料的作用不能在事業單位當中充分地體現出來。尤其是很多事業單位內部也未能構建完善和科學的人才數據庫，無法切實地保障人事檔案資料可為事業單位領導層決策提供相應的參考依據和有力的支撐。另外，事業單位內部要高度重視人事資料管理工作，但是，大部分人事資料只是在員工崗位調動、職位晉升或者評定職稱過程當中才會被調用，平時基本上置之不理，整體利用效率過于低下，這對于事業單位健康、穩定和持續性發展會造成負面影響[5]。

（二）未充分利用信息技術

當前，我國科學技術以及社會經濟得到了快速的發展，尤其是信息技術日新月異，在社會諸多領域以及各行各業都得到了廣泛的應用，繼而顯著地提高了自身管理效率以及質量[6]。但是，當前在事業單位內部進行人事資料管理過程當中還未能充分地對于先進信息技術進行有效利用，導致管理工作效率低下，不利于提高事業單位管理水平和管理質量。雖然部分事業單位管理人士已經意識到了信息技術重要作用，同時，試圖將信息技術使用在人力資源檔案管理過程當中，但是，由于相關檔案人員未能熟練掌握和運用信息技術的相關使用技巧，在實際應用的過程之中也可能存在不規范的行為，導致信息技術的作用大打折扣，這也制約了事業單位人事管理工作效率和質量的提升[7]。

（三）管理人員素質不高

部分事業單位內部的檔案人員的素質和能力相對較低，這直接制約了人力資源檔案管理工作效率以及水平的提升。從根本上而言，人事檔案管理本身是一項比較專業和復雜的工作，尤其是在新的歷史時期對于相關檔案人員的素質和能力也提出了更嚴格的要求。然而，結合目前事業單位實際管理情況進行分析，相關人力資源檔案管理人員的素質仍然偏低，一般來講，事業單位常常安排一些非專業性檔案管理人員擔此重任，或是調派年齡較大的人員進行檔案管理工作，導致人力資源檔案管理水平和管理質量難以得到有效提高。尤其是年齡較大的員工思想觀念陳舊，甚至部分人員對于信息技術有一定誤解或是排斥的心理，即便意識到了信息技術的重要作用，也難以熟練加以應用，無法讓信息技術真正的作用發揮出來。同時，部分年齡較大的員工在進行檔案資料管理的過程之中因循守舊，不懂變通，或者過度依賴經驗，不能夠嚴格按照規范對信息設備進行合理操作等，這就導致管理效率和管理質量難以提升。例如，將紙質檔案轉變成為電子檔案的過程當中存在很多的紕漏和問題，甚至出現部分檔案資料損壞或丟失等情況[8]。

四、提升事業單位人力資源檔案管理效率及水平的策略

（一）加強應聘者信息記錄

在當前的時代背景之下，要提升事業單位人力資源檔案管理水平和管理效率，需要清醒地意識到人力資源檔案管理工作的重要價值和重要意義[9]。事業單位對于員工進行招聘的過程當中，通常都需要經過層層的篩選，并且在招聘人員的過程當中采取多樣化方式對于應聘者進行考核，在面試考核的過程當中一般將應聘者的應變能力、個人表達能力、儀容儀表以及判斷能力等基礎性信息納入人事資料當中，同時，對于應聘者的整體狀況進行評價，并將相應評價記錄到人力資源檔案當中。另外，某些事業單位為了考察應聘者是否達到事業單位各大崗位要求以及標準，通過筆試的方式考核應聘人員的綜合能力和綜合素養。對于筆試成績以及筆試試卷等資料，也需要相關檔案管理人士進行妥善保存，要避免資料丟失或者損壞，從而方便在未來進行調用。

（二）科學合理地使用現代化工具和技術手段

在信息技術快速發展的背景下，各大事業單位在經營管理的過程當中更加需要合理以及科學地使用現代化工具和技術手段，只有這樣才能提高事業單位的管理水平和管理層次。在事業單位人力資源檔案管理工作開展的過程當中，要使用網絡技術、數字技術以及通信技術構建可共享、標準化以及規范化目錄數據庫以及內容數據庫等，這對于提高人力檔案管理水平和管理質量有著至關重要的意義，同時，能夠提高檔案管理效率。另外，在人力資源檔案管理的過程當中，需要實現信息化管理，要通過信息技術促使人力資源檔案管理效率得到提高。這要求在檔案信息化管理的過程當中詳細準確地記錄員工的業績狀況、工作經歷基本信息、業績考核信息以及各項榮譽信息等，只有通過全面記錄員工的各方面的信息，才能更準確地對于員工的綜合素養和綜合能力進行評估，這有利于合理地安排員工的崗位并實現人盡其才[10]。

（三）建立健全人力資源檔案管理制度

對于當前的事業單位來講，在進行人力資源檔案管理工作的過程當中需要構建完善和科學的管理制度，要通過相應檔案管理制度對于各崗位人員的行為進行必要約束和規范。此外，需要結合自身的實際狀況，對于相應制度加以優化，要構建和完善檔案審核鑒定制度、檔案分類管理制度以及檔案收集處理制度。制度管理過程當中，要求做到責任到人，要全面貫徹落實各項規章，一旦發現問題，要及時采取措施加以解決。同時，需要追究相關負責人的責任，避免出現問題之后互相推諉責任的狀況產生。對于事業單位檔案管理人員來講，需要充分意識到人事檔案管理工作本身是一項艱巨和長期的工作，要求在工作的過程當中不斷發現問題以及解決問題，促使人力資源檔案管理水平和管理效率不斷得到提高，這對于實現事業單位的健康、穩定和持續性發展是至關重要的。

五、結語

綜上所述，在當前的時代背景下我國社會經濟及科學技術獲得了飛速發展，同時，市場競爭也日益激烈。對于當前的事業單位而言，在經營管理的過程當中需要強化人力資源檔案管理工作，要通過優化人力資源檔案管理促使事業單位的核心競爭能力得到提升。但是事業單位在實際經營發展過程當中仍然受到諸多方面因素的制約和影響，其人力資源檔案管理水平和管理效率普遍較為低下，這對于事業單位長久健康發展會造成不利的阻礙和影響。所以，需要事業單位管理人員充分地意識到人事檔案管理工作的重要意義和重要價值。在人事檔案資料管理的過程當中不僅要強化信息化建設，還要促使檔案管理人員職業素養和專業水平得到提高，只有這樣才能讓事業單位人力資源檔案管理水平和管理質量得到全面的提升。