信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新研究

姜黎黎

摘要：信息技術以及信息產業的快速發展，推動企業檔案管理進入新的階段，企業檔案管理的工作范疇以及內涵也發生了巨大的轉變，使得傳統的管理與服務模式已經難以滿足時代發展的要求。因此在信息化環境下應積極探索企業檔案管理與服務模式創新的有效途徑，提升企業檔案管理水平與服務能力。基于此，本文分析了企業檔案管理與服務現狀，并就相關創新策略進行探究，僅供大家參考。

關鍵詞：服務模式;信息技術;企業檔案管理;創新

引言：在信息化環境下，信息資源的性能的重要性更加顯著，而作為信息資源的重要組成部分，檔案管理也越來越受到人們的關注。在信息化環境下，企業檔案管理的范圍和內涵均發生了巨大的轉變，檔案管理不再是簡單的檔案資料的保存，同時也包含著檔案信息資源的交流、共享。結合新時代的新特點，需要加強企業檔案管理與服務模式的創新，以便更好的應對新挑戰。

1企業檔案管理與服務模式創新的意義

管理與服務模式的創新，是保障檔案工作活力的重要基礎。對于任何領域而言，創新都是發展的重要手段和動力源泉，企業檔案管理也是如此，唯有創新才能做到與時俱進，才能使檔案工作充滿活力，才能更好地為企業發展服務。積極探索創新途徑，并在此過程中把握企業檔案管理規律，積累優秀的經驗，進而推動檔案事業的健康發展。企業檔案管理與服務模式的創新，必然會對檔案工作人員的能力和素質提出更好的要求，需要檔案工作人員不斷加強學習，在提升自身專業能力的同時，也要不斷增強創新意識和創新能力。因此企業檔案管理與服務模式創新的過程，也是檔案工作人員能力與素質不斷提升的過程。

2企業檔案管理與服務模式創新策略

2.1加強資源整合

目前在企業檔案管理過程中，普遍存在信息管理系統重復建設以及信息資源利用率偏低等問題，這些問題的存在，會在很大程度上影響企業檔案管理與服務效果。而要想從根本上解決問題，則需要加強資源整合，實現資源的合理分配，提升信息資源利用率。在信息化環境下，用戶對信息的需求量不斷提升，因此會對檔案部門的服務水平和服務質量提出更高的要求。為了更好地滿足用戶需求，需要整合且與信息資源，借助數據庫等法昂視形成規模化的資源池。這樣一來，可以為信息資源的高效開發利用奠定基礎，促進企業檔案管理與服務水平的提升。

2.2完善服務模式

在傳統的企業檔案管理過程中，主要以被動的服務模式為主，即在用戶需求的情況下被動開展服務。這種服務模式下，會嚴重影響企業檔案管理與服務效果，同時也會導致檔案資源利用率降低。以此需要進一步完善服務模式。首先需要工作人員積極轉變服務理念，加強主動服務意識。通過與用戶加強溝通交流的方式來了解和掌握用戶的需求，并為其制定針對性的服務，更好的滿足用戶個性化的需求。與此同時，還要注重對用戶反饋結果的分析，并以此為依據不斷完善服務模式，同時結合用戶的新需求為其提供新的定制個性化服務。其次，要做到精準推送。以往的企業檔案管理模式下，需要用戶向工作人員“索取”服務，而在信息化環境下，則應主動“推送”服務。結合用戶需求，向其推送所需信息資源，以便更好的滿足用戶需求，同時提升服務水平和質量。最后，要轉變信息資源提供方式。以往的企業檔案管理過程中，只是向用戶提供原始資料，只需保證資料的全面性與真實性即可。而在信息化環境下，則需要轉變這種方式，應將用戶所需信息進行加工處理，然后再提供給用戶，這樣既能更好地保障信息的質量，也能帶給用戶更多的便利。

2.3加強信息系統建設

在信息化環境下，企業檔案管理中的收集、整理和利用等環節均發生了相應的轉變。以“收集”為例，信息化環境下的信息收集則更多的是針對電子文件的實時歸集。再以“利用”為例，信息化環境下的利用不再只是被動地查閱服務，而是更多的對信息資源的分析與預測。從目前企業檔案管理的實際情況來看，更多的局限于檔案信息資源的存儲環節，歸檔工作不完善，導致檔案信息資源檢索難度高，效果不理想，更加無法對檔案信息資源進行有效的分析，導致檔案信息資源的利用率不高。為解決這一問題，需要加強信息系統建設，一方面要注重對原有信息系統的更新，另一方面要對紙質檔案資料進行數字化處理，構建完善的檔案信息數據庫系統。

2.4加強人力資源建設

加強人力資源建設是企業檔案管理與服務模式創新的重要基礎，因此要給予高度的重視。首先要調整人才隊伍結構，提升高素質復合型人才比例，借助優秀人才來實現創新。其次，要完善激勵機制，通過激勵機制來體現企業對創新的重視和對創新人才的尊重。再次，要加強創新型人才的培養和選拔，不斷充實人才隊伍，增強企業檔案管理活力。最后，建立完善的反饋機制，為用戶的反饋提供便利，并且結合用戶反饋結果對企業檔案管理于服務模式進行完善，進而實現創新。

結束語：在信息化環境下，在給企業檔案管理帶來機遇的同時，也帶來了更大的挑戰。面對新形勢和新要求，需要加強企業檔案管理與服務模式的創新，借助創新將挑戰轉變成機遇，提升企業檔案管理與服務水平和成效，更好的保障企業的發展。

參考文獻：

[1]楊鵬. 我國改制企業檔案管理模式的實踐創新——“蘇州模式”[J]. 檔案與建設，2019，（04）：36-39.

[2]覃兆劌，張靜婷. 我國近代企業檔案管理的一個樣本——民生公司檔案管理芻議[J]. 檔案學研究，2021，（05）：117-123.

[3]俞強，張偉，安璐. 組織能力視角下企業檔案管理方法探析——以江蘇法爾勝纜索有限公司為例[J]. 檔案與建設，2020，（06）：49-53.

[4]胡京津. 論企業檔案管理發展帶來的經濟效益——基于燃氣管網工程檔案管理特點的視角[J]. 中國市場，2021，（23）：78-79.