高校辦公自動化系統的設計與實現

福建省創新研究院 黃海濱

隨著信息技術的高速發展，信息化已經逐漸滲入到社會的各個角落，教育信息化也越來越受到關注，尤其是高等院校的數字化建設。時代的發展也不斷的要求教育事業的進一步發展，提高高校科學管理水平和辦學效益，建立起高效的辦公系統，可以提高高校的行政辦公效率，加強了工作協調性，改進現有工作模式，使高校的工作能符合現代化管理理念的要求。

2020年9月22日召開的教育文化衛生體育領域專家代表座談會上指出，“努力辦好人民滿意的教育，在加快推進教育現代化的新征程中培養擔當民族復興大任的時代新人”[1]。近年來隨著網絡信息技術的不斷發展和廣泛應用，先進的信息化手段和數字化工具以及網絡加速了我們對信息的獲取，處理，發布以及共享過程。這些也使得各所高等院校在不斷地趨近于現代化。基于傳統的以提高個人工作效率為目的的辦公自動化，現代辦公自動化的主要區別在于它要求提高組織內部的協同工作能力，從而提高辦公室整體工作效率。因此現代化辦公室要求要快速、有效、全面的為管理者提供決策所必需的信息和服務。

1 高校辦公自動化的意義

隨著信息技術的高速發展，信息化已經逐漸滲入到社會的各個角落，教育信息化也越來越受到關注，信息化、智慧化正逐步演進為全方位的社會變革。黨的十九大報告八次提到互聯網，并提出了要加快教育現代化，這些都表明了黨和國家對教育信息化的高度重視。在高校中推行辦公自動化，與傳統的辦公方式對比具有非常明顯的優勢。傳統的以手工為主的辦公方式和手段在隨著學校規模的擴大，招生人數的增多的過程中己無法滿足辦公的需要，暴露出了太多的缺點和弊端。這就促進了一種新的高效的辦公方式——網絡辦公系統順勢而生，它也能促進教育事業的發展，提高管理水平和辦學效益的。而高校的行政管理不僅是推行學校的各種政策同時也要服務于學校師生，所以辦公自動化程度的高低也與學校數字化建設的進程息息相關，甚至是對學校的聲譽和形象產生影響。因此，我們必須積極建設高校自動化辦公。

簡單地說，辦公自動化就是依托計算機網絡技術，加強信息化基礎設施建設，全面整合教育資源，強化信息技術培訓和使用，開創教學新模式，注重綜合素質教育，普遍推廣“數字校園”“科技校園”等建設模式，推動教育事業快速向現代化、網絡化、智能化方向發展[2]。其目標是實現日常工作無紙化，事務處理自動化，決策智能化的現代化辦公；其核心是通過設定好的程序在網上處理大量頻繁的行政管理事務[3]。

2 系統分析

2.1 背景分析

辦公系統投入使用后，由于數據處理工具有所改變，所以日常工作的方式也會隨之發生了變化，基于這種變化帶給工作人員的短期的不適應，可能會遇到困難。

在對相關部門工作人員進行調研之后，發現幾個問題：

(1)通知和公告等依舊采用電話通知方式和紙質文件張貼形式，效率不高。

(2)各種文件的收發還處于手工操作階段。這樣，不僅工作量大，會影響到文件的審批、分發、傳閱等過程。還可能會因為不及時的查詢而降低了工作效率。

(3)信息傳送很少采用電子郵件等方式，而仍然是采用手工紙質媒介，嚴重的影響了信息的利用率和共享率。

(4)由于日常的會議通知，通告公告等依舊是使用電話告知和結合紙質媒介傳達的方式，所以經常由于通知傳達的不及時而增加額外的工作量。

(5)面臨函授站剛建立不久，函授站的分布較為分散，而辦公系統與函授站的完全連接將不僅耗費了巨大的人力、物同時也極大地降低了工作效率。

2.2 業務流程的分析

業務流程的分析是開展具體分析的首要步驟，首先對完整報告的調查結果進行整理和分析，然后由技術人員進行確認，用簡便的方式進行表述，為系統分析員及用戶搭建共同語言的交流平臺。

在辦公時需要處理的公文首先由收文人接收，收文的整個過程是由收文管理實現，之后將紙質文件掃描成圖象文件進行錄入，分類錄入是由收件人完成的，然后交擬辦人。

擬辦人對文件進行批示之后，將批示意見傳給需要的人進行閱辦或傳閱（可選擇由多人閱辦）。閱辦人進一步閱讀公文并填寫意見，文件在閱辦過后將自動歸檔。文件處理過程中，系統自動對當前文件所在狀態進行監視，其中主要有工作流系統和信息交流。工作流系統包括發文管理，收文管理和會議管理。信息交流包括論壇，公告欄和政策法規等。

2.3 業務需求的分析

建立高校辦公自動化系統對不同學校擁有不同功能的有效辦公環境。公文處理和機關事務管理是政府部門和事業單位辦公自動化系統的核心，同時還應提供信息通訊與服務等重要功能。另外鑒于網絡在日常辦公中占有愈發重要的地位，系統應該與網絡留有平滑的接口。由于學校各部門都是應用內部的管理系統去處理部門內的事務，導致部門之間難以形成信息的集成和共享，在部門之間也更加難以實現高效的協作，導致學校的許多辦公事務仍處于落后的手工方式。另一方面，由于學校生源每年都在擴招，所以對系統軟硬件升級要求較高。綜上所述，建立辦公自動化系統對于改善高校辦公環境十分有必要。

3 系統設計

本系統采用了B/S模式的系統架構。這是考慮到相對于C/S模式的架構，B/S架構有較多的優越性：

(1)硬件環境方面：C/S通常是應用在專用且范圍較小的網絡環境里，而B/S不必是專門的網絡硬件環境，它的信息自己進行管理，一般情況下是建立在廣域網之上的，相對于C/S而言它的適應范圍更強。

(2)程序架構方面：B/S程序建立在需要更加優化的基礎之工多重的考慮了安全以及訪問速度的問題，而C/S程序可以可以對權限多層次校驗但更加注重流程，因而較少考慮系統運行速度。

(3)軟件重用方面：B/S程序對應的是要求構件具有相對獨立、功能多的結構，可重復使用。而C/S程序考慮的是整體性，所以構件的重用性沒有B/S的好。

(4)安全要求方面：C/S的用戶群相對比較固定，信息安全的控制能力都比較強，所以C/S通常運用于需要高度保密的信息系統。而B/S通常是建立在廣域網，用戶群體相對是面向不可知、且安全控制能力較弱的。

(5)處理問題方面：B/S通常是建立在廣域網，用戶群體因地域分散范圍較廣，而C/S程序一般在同一區域，用戶群體相對固定且安全要求較高。

(6)系統維護方面：系統維護是整個軟件生存周期中成本最大的一部分。B/S結構在構件組成方面從網上自己下載安裝就可以實現升級而無需安裝客戶端軟件，從而系統能夠實現無縫升級，降低系統維護成本。而C/S程序因其整體性的要求，在整體考察問題處理的過程中，有可能出現問題以及系統的升級，就需要在升級過程中重新做一個系統。

(7)用戶接口方面：B/S通過瀏覽器與用戶進行豐富、生動的交流，且難度較低，開發成本較少。而C/S是通過在Windows平臺，與用戶交流方法相對有限。

通過以上分析，B/S模型相對于C/S模型而言具有較多優勢：B/S模型的系統開發、維護較為簡化，且更適用于網上信息的發布。為此，采用基于Web的辦公自動化系統B/S模式的系統架構，如圖1所示。

圖1 B/S模式的系統架構Fig.1 System architecture of B/S mode

本文使用B/S模式實現系統架構，其核心是數據庫與服務器，通過瀏覽器頁面在遠程主機上瀏覽相關內容，進行辦公自動化的相關操作，這些數據通過網絡匯聚到服務器端的數據庫，進而實現辦公自動化的功能。

這個B/S結構，有服務器，客戶端和瀏覽器端組成。校領導客戶端和校辦客戶端通過WWW服務器與Internet相連，院系客戶端和機關部處客戶端通過數據庫服務器與Internet相連，客戶端的其他校區和公眾用戶直接與Internet相連。

4 系統的實現

高校辦公自動化系統由多個功能模塊組成限于篇幅，這里只闡述工作流系統和員工管理兩個模塊。

4.1 辦公工作流系統的實現

進入收發文、會議管理時，首先會出現工作流設置頁面，例如，在發文時，如圖2所示就是進入的工作流設置頁面。在該頁面中，系統自動選定發文流程設置，然后可以選擇發文的環節，如果在該流程中核稿以后，可以減去定稿這一環節而直接簽發，但是收文流程設置和會議流程設置兩項是不能被選定的。

圖2 發文頁面Fig.2 Posting page

4.2 員工管理

在Web應用程序級，被限制的ASP內容可以通過身份認證機制受到保護，這是因為擁有有效的Windows帳號的用戶名和密碼的用戶才能訪問被限制的ASP內容，Web服務器對用戶進行身份驗證，以確認用戶身份而進行訪問被限制的內容。

辦公自動化系統中采用B/S模式，需要為訪問服務器的Web客戶設置名稱和口令驗證來限制不屬于本系統注冊用戶的非法登錄用以保證系統的安全性。通常可以使用基本名稱和口令驗證或基于會話的名稱和口令的驗證兩種方法。但是后者相對于前者而言能夠更有效的控制用戶的交互作用，后者還可以定制登錄表單，故本系統采用后者進行驗證。如圖3所示。

圖3 基于會話名稱和日令驗證而定制的OA系統登錄界面Fig.3 OA system login interface customized based on session name and daily verification

系統中不同的用戶名具有不同的權限。只有在登錄界面中輸入用戶的名稱和口令密碼，只有通過驗證的用戶才能成功的進入系統的主界面。用戶登錄到服務器后，一旦超時系統會自動注銷該用戶。

5 結語

當前，信息化技術已被普遍運用于教育領域并取得顯著成功，推動著教育事業改革逐步向現代化、多元化發展。教育信息化既是世界各國知識經濟的挑戰和機遇，也是實現教育現代化的必經之路和重要手段。教育信息化水平已經成為一個國家現代化程度的重要體現[4]。隨著我國教育信息化水平的不斷提高，通過借助成熟和普遍應用的網絡信息技術，各種高校校園網應用平臺的開發與建設也在迅速的發展，這些都需要高校辦公自動化的支持。