計算機信息技術(shù)在公立醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

摘要：隨著時代的發(fā)展和科技的進步，檔案管理工作發(fā)生了革命性變化。在計算機信息技術(shù)的支持下，檔案管理無論是在精確性還是在效率方面都具有明顯優(yōu)勢。醫(yī)院在進行檔案管理工作時，逐漸意識到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在歸檔、存儲以及取用環(huán)節(jié)中存在不足，從而積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)工作平臺，研究應(yīng)用計算機信息技術(shù)開展電子化檔案管理工作的方法。但是，由于管理人員素質(zhì)較低等方面的原因，其在檔案管理中還未將計算機信息技術(shù)的優(yōu)勢實現(xiàn)最大化。為了解決該問題，應(yīng)從以計算機信息技術(shù)為基礎(chǔ)創(chuàng)建現(xiàn)代化檔案管理模式、以計算機信息技術(shù)對檔案管理的推薦功能進行優(yōu)化等方面入手。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息技術(shù);問題與策略

中圖法分類號：TP391

文獻標識碼：A

Application of computer information technology in archives management ofpublic hospitals

YAN Kun

（ Tangshan Sccond Hospital ， Tangshan ， Hehei 063000 . China）

Abstract： With the development of the times and the advancement of science and technology， thearchives management work has undergone revolutionary changes. With the support of computerinformation technology， file management has obvious advantages in terms of accuracy and efficiency.In the process of archives management， the hospital gradually realizes that the traditional paperarchives have deficiencies in archiving， storage and access. so they actively build a network workplatform and study the method of applying computer information technology to carry out electronicarchives management. However， due to the quality of management personnel and other reasons， theadvantages of computer information technology have not been maximized in file management. Inorder to solve this problem ， we should start from several aspects， such as creating a modern archivesmanagement mode based on computer information technology， and optimizing the recommendedfunctions of archives management based on computer information technology.

Key words ： archives management ， information technology ， problems and st rategies

現(xiàn)代科技的迅速發(fā)展，極大地提高了人們的生活質(zhì)量，也革新了生產(chǎn)方式。特別是隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展與普及，辦公領(lǐng)域出現(xiàn)了革命性變化。對于檔案管理工作，特別是對于醫(yī)院病例檔案管理而言，計算機信息技術(shù)有效地解決了醫(yī)院病例檔案繁多、檢索難、歸檔難等諸多問題，成為醫(yī)院病例檔案管理中不可或缺的手段。但是，目前很多地方在利用計算機信息技術(shù)進行檔案管理的過程中存在一些問題，有必要對這些問題進行認真分析，以采取有效的優(yōu)化對策。基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，計算機信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，醫(yī)院在檔案管理中，應(yīng)科學應(yīng)用計算機信息技術(shù)改進工作方式，簡化管理流程。在對相關(guān)管理模式進行創(chuàng)新的情況下，對其進行協(xié)淵與控制，建立多元化的管理機制[1]。

1 利用計算機信息技術(shù)進行檔案管理存在的問題

目前、在病例檔案管理中，計算機信息技術(shù)的應(yīng)用水平較低。盡管很多醫(yī)院都十分重視病例檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，但是大多停留在口號式、決心式層面，而沒有具體落實到行動，特別是在具體功能的設(shè)置上存在很大缺陷。隨著病例檔案的持續(xù)增加，病例人數(shù)急劇增長，由此帶來了病例檔案管理的膨脹負荷，給管理工作增加了很多困難。解決該困難的最佳辦法就是充分發(fā)揮計算機信息技術(shù)的作用，借助計算機信息技術(shù)手段，通過提高病例檔案管理系統(tǒng)的工作效率，有效管理病例檔案。不儀如此，還應(yīng)利用計算機信息技術(shù)，充分發(fā)掘病例檔案資源的利用價值與相關(guān)功能。

目前，檔案管理中的計算機信息技術(shù)仍然停留在簡單操作層面，只是一個進行檔案的收集、管理與查詢的工具。計算機信息技術(shù)在檔案管理中的功能顯得過于單一，有待進一步拓展。隨著智能手機的功能越來越多，平板電腦等移動上網(wǎng)設(shè)備越來越普及，加之微信等新媒體的功能越來越強大，很多患者更愿意選擇利用智能手機、平板電腦等在APP上查閱有關(guān)檔案信息。因此，檔案管理工作者有必要在深入推動檔案管理信息化過程中，依托計算機信息技術(shù)，盡可能多地拓展檔案管理中的計算機信息技術(shù)的功能，利用信息手段，在確保安全的前提下，提升檔案信息的查詢、閱讀效率，進而提高整個檔案管理工作的效率[2-4]。

2 計算機信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢

醫(yī)院在開展日常檔案管理工作時，應(yīng)重點挖掘檔案的使用價值。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案信息的數(shù)量不斷增多，增加了基礎(chǔ)工作任務(wù)量。因此，各個單位開始關(guān)注計算機信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢。

2.1 效率高

與傳統(tǒng)的檔案管理工作方式相比，及時構(gòu)建信息化工作平臺，可以利用計算機信息技術(shù)對數(shù)據(jù)進行自動化整合。并且，通過設(shè)定系統(tǒng)運行參數(shù)，可以對檔案數(shù)據(jù)進行分類管理。這給檔案歸檔工作提供了極大的便利，提高了歸檔工作的效率，保證了歸檔的及時性。同時，利用計算機信息技術(shù)可以將檔案文件以多種格式進行存儲，包括動態(tài)視頻、靜態(tài)圖片以及文字信息等，讓檔案管理工作更加全面化、完整化。

2.2 可互動

基于互聯(lián)網(wǎng)的特殊性質(zhì)，在進行基礎(chǔ)檔案管理工作時，可以利用網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)功能，讓員工將工作信息上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺，由檔案管理人員對其進行統(tǒng)一整理。同時，可以讓各部門之問互相交流，及時對檔案中存在異議之處進行溝通，從而及時更正檔案信息，保證檔案內(nèi)容的真實性，進而挖掘出檔案的使用價值。

3 計算機信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)化策略

充分發(fā)揮計算機信息技術(shù)的作用，可以從根本上解決醫(yī)院病例檔案管理中存在的問題，切實提高工作效率，拓展檔案管理的價值與功能，更好地發(fā)揮檔案的作用[5]。

3.1 創(chuàng)建現(xiàn)代化檔案管理模式

依托計算機信息技術(shù)，優(yōu)化醫(yī)院的病例檔案管理模式，讓病例檔案的數(shù)據(jù)收集變得更為迅捷，既便于歸檔，又便于查詢，從而讓醫(yī)院的病例檔案管理具有一定的實效性以及較高的規(guī)范化水平。主要應(yīng)從如下方面入手。

首先，提升“兩率”，即提升網(wǎng)絡(luò)病例檔案管理網(wǎng)站的使用率、網(wǎng)絡(luò)病例檔案管理網(wǎng)站的滲透率。管理醫(yī)院病例檔案的網(wǎng)絡(luò)平臺主要設(shè)置了四個模塊，即新生數(shù)據(jù)復核模塊、現(xiàn)有患者信息管理模塊、網(wǎng)上注冊模塊與圖像搜集復核模塊。它們解決了檔案管理歸檔難、核對難、查詢難等問題，提高了檔案管理的工作效率與檔案的使用效率。

其次，充分挖掘、利用以計算機信息技術(shù)為支撐的海量數(shù)據(jù)庫的價值，最大限度地發(fā)揮病例檔案管理信息庫的海量資源優(yōu)勢。傳統(tǒng)的病例檔案管理模式在信息歸檔環(huán)節(jié)存在很多問題，如效率較低與錯誤率較高。久而久之，檔案管理人員產(chǎn)生了很大的心理負擔，工作積極性也不高，甚至部分檔案管理人員還產(chǎn)生了職業(yè)倦怠。如果充分利用計算機信息技術(shù)支持下的病例檔案管理模式，檔案信息數(shù)據(jù)庫的價值就會被充分挖掘、利用，因此檔案管理工作會更加精準、高效。從這個角度來看，應(yīng)用信息庫技術(shù)來優(yōu)化病例檔案管理工作是必然趨勢。

最后，利用計算機信息技術(shù)優(yōu)化病例檔案管理客戶端，這會給客戶帶來良好的體驗。利用該模式，病人不再有頻繁進行手工操作的煩惱，因為計算機信息技術(shù)支持下的檔案管理軟件會自動剖析患者的實際狀況。

3.2 優(yōu)化檔案管理的推薦功能

通過合理應(yīng)用計算機信息技術(shù)，可以有效地將檔案管理系統(tǒng)劃分為多個模塊，包括整理與分類模塊、用戶管理模塊、網(wǎng)頁查詢模塊以及搜集模塊等。通過對檔案管理系統(tǒng)的細分，可以使得其更加清晰、明確。這需要引進專業(yè)的計算機工作平臺以及智能化的檔案管理軟件，以此完成對電子檔案的存儲工作。由于計算機的存儲空間有限，因此云存儲技術(shù)應(yīng)運而生，醫(yī)院可以利用該技術(shù)對檔案信息進行永久存儲[6]。隨著計算機信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，病例檔案管理也發(fā)生了翻天覆地的變化。相關(guān)新技術(shù)的高滲透率優(yōu)勢有力地促進了醫(yī)院病例檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展，為提高醫(yī)院的醫(yī)療水平提供了保障。

在計算機信息技術(shù)的推動下，相關(guān)企業(yè)圍繞優(yōu)化檔案管理推出了各種各樣的先進軟件，這極大地拓展了檔案管理的服務(wù)范圍。目前，檔案管理軟件為醫(yī)院的管理工作提供了重要支持。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)和計算機技術(shù)可以制定數(shù)據(jù)推薦制度，從而及時捕捉瀏覽者的瀏覽信息，以便及時進行反饋式調(diào)整。把患者的瀏覽數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計結(jié)果反饋給治療、管理部門，就可以在一定范圍內(nèi)隨時掌握患者的思想動態(tài)、需求動態(tài)，從而為醫(yī)務(wù)人員提供可靠的資料，進而實現(xiàn)治療優(yōu)化的目標。

3.3 增強檔案管理的安全性

醫(yī)院在生產(chǎn)運營過程中，產(chǎn)生了大量的重要文件，檔案管理內(nèi)容也相對較多，通過對計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，可以對文件進行統(tǒng)計、匯總、存儲、共享，從而使得檔案的管理操作更加簡單、方便。醫(yī)院應(yīng)當建立規(guī)范化的管理機制，確定電子檔案的存儲格式，避免格式不統(tǒng)一而影響后續(xù)檔案的開發(fā)和利用工作。同時，要確保管理工作的全面性，包括檔案最初的原始憑證到存儲以及審批等過程，保證全過程都錄入電子檔案管理系統(tǒng)，以免醫(yī)院檔案管理工作中可能出現(xiàn)的檔案偽造或者檔案丟失等情況。

利用計算機信息技術(shù)并將其納入經(jīng)營管理流程，可以大大增強互聯(lián)網(wǎng)的穩(wěn)定性與安全性。通過運用大量的互聯(lián)網(wǎng)信息化手段，極大地增加了各節(jié)點成為信息轉(zhuǎn)變原點的概率。在這種情況下，對網(wǎng)絡(luò)安全維護工作提出了重大考驗，不同的管理機構(gòu)、管理人員都要強化安全意識，加強網(wǎng)絡(luò)賬號的安全管理工作?？梢圆扇√岣吖芾砣藛T安全素養(yǎng)的方法來預防隱患，可以組織相關(guān)人員參加多種類型的安全培訓，重點做好預防病毒、修復漏洞等技術(shù)的培訓工作，提高檔案管理人員的安全素養(yǎng)，使其掌握網(wǎng)絡(luò)安全防護技術(shù)。與此同時，強化對管理人員的思想道德教育、職業(yè)操守教育，提升管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，提升他們的管理能力，提高他們駕馭計算機信息技術(shù)的能力，使管理人員的能力素養(yǎng)能滿足互聯(lián)網(wǎng)信息新世界的要求。管理人員可以通過密碼保護技術(shù)來保證信息在傳遞過程中的安全性。作為醫(yī)院，應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)安全管理機制，從制度層面做好安全工作[7-9]。

3.3 提高檔案管理的智能化水平

檔案管理工作不僅是檔案管理部門的基礎(chǔ)工作任務(wù)，還需要其他部門積極配合，這樣才能及時完成檔案的歸檔與整理。基于此，需要在信息環(huán)境下完成醫(yī)院的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)建設(shè)，構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)工作平臺。通過這種方式，可以解決信息傳遞不及時的問題，避免影響檔案資料的使用價值。在互動交流過程中，還應(yīng)當樹立創(chuàng)新工作意識。充分利用網(wǎng)絡(luò)渠道，與國內(nèi)外優(yōu)秀的計算機信息技術(shù)同行進行交流，引進國外先進的計算機信息技術(shù)及理念，加大我國醫(yī)院檔案管理工作人員學習和培訓計算機信息技術(shù)的力度。從而真正突顯出計算機信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，全面推動醫(yī)院檔案管理工作的有序開展。利用計算機信息技術(shù)提高檔案管理的智能化水平，可以降低人力成本，提高檔案管理工作的效率與精準性。

為了達到以計算機信息技術(shù)提高檔案管理智能化水平的目的，醫(yī)院應(yīng)該組織管理人員進行在崗技能培訓，可以采取“走出去”，或“請進來”等形式對檔案管理人員進行培訓。同時，以點帶面，鼓勵、培植突出人才，讓人才冒尖，然后發(fā)揮他們的帶動作用。引進高端的科技人才，可以提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。可以通過提高薪酬等方式，吸引高科技人才進入病例檔案管理隊伍，想方設(shè)法打造一支既有高尚的職業(yè)道德，又有過硬的專業(yè)技術(shù)的檔案管理隊伍。醫(yī)院內(nèi)部做好組織協(xié)調(diào)工作，要確保各個病例檔案管理部門之間既有明確、細化的分工，各盡其職，同時更要能密切配合，做到“分工不分家”，通力配合，做好病例檔案的智能化管理工作。與此同時，醫(yī)院還應(yīng)制定鼓勵檔案管理人員個人業(yè)務(wù)提高、技術(shù)強化的制度或方案，采用物質(zhì)獎勵與精神激勵的方式，營造人人學習的氛圍，讓每個人都能自覺學習，掌握最先進的計算機信息技術(shù)，為檔案管理的智能化發(fā)展提供人才保障[IO]。

4 結(jié)語

計算機信息技術(shù)對于檔案管理而言具有極為重要的價值與意義。一方面，借助計算機信息技術(shù)可以使檔案管理人員的工作更加順暢、便捷。在計算機信息技術(shù)的幫助下，通過檔案管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案管理的自動化目標。管理人員只需在計算機端輸入指令就可以快速查閱、調(diào)取檔案信息，節(jié)省時間與精力，管理效率也大大提升。另一方面，在計算機信息技術(shù)支持下的檔案管理，有助于實現(xiàn)檔案的遠程資源共享，無論是醫(yī)務(wù)人員還是患者，都可以隨時隨地以各種方式查閱檔案信息。

依托計算機信息技術(shù)所打造的病例檔案自動化數(shù)據(jù)系統(tǒng)極大地方便了患者查詢與獲取檔案信息。患者既可以選擇手機等移動端查詢檔案信息，也可以利用計算機等進入病例檔案的管理平臺，安全、快速地查到自己所需要的檔案信息。

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作者簡介：

閻昆（1977-），本科，主管護師，研究方向：檔案管理。