基于建設單位視角的工程變更協調管理及實現途徑研究

王 歡 鄭州職業技術學院助教，助理工程師

近幾年，隨著國家經濟水平的提高，城市化建設工程規模的不斷擴大，我國的建設行業得到了飛速發展。但在快速發展之際，由于工程項目的周期長、規模大、參與單位眾多，出現了一系列不確定的變更因素，導致整個工程出現多次返工、進度拖延、成本超支、資金缺口、單位之間與部門之間扯皮、協調難度大等不良現象。為此，本文從建設單位的角度出發，深入分析當下的變更現狀及產生原因，并研究一系列應對措施，力求做好整個建設項目的目標管理。

1 工程變更對整個工程的影響

工程變更通常是指在項目建設過程中，由于受主觀原因、圖紙優化、政策、環境等因素的影響，對項目的施工程序、范圍、質量、標準等事項做出的內容變更。工程項目一般投資造價額度大、建設期較長、參與單位眾多、目標管理協調難度大，因此導致施工過程中產生的不確定因素錯綜復雜。如果不對各個施工階段、各個參與單位、各個目標進行全面管理與控制，施工過程中將極易產生變更，從而對整個工程項目的進度、質量、成本都會造成不可避免的影響。以下主要從進度、成本、質量等角度進行影響分析。

一是建設周期長，不確定因素多，因范圍調整、質量標準變化引起的變更導致施工多次返工，拖延工程進度，從而導致整個工程逾期竣工。二是多次返工，產生過多的無效成本，返工造成進度延后，后期采取趕工措施，需要額外承擔一部分趕工費用，結算金額超出目標預算，造成資金缺口，成本控制難度大。三是頻繁的工程變更會導致整個建設項目失去完整性，特別是在施工后期。關鍵結構部位的變更容易導致出現質量隱患，造成不可逆的影響，進而影響整個工程項目的整體性與耐久性，降低整體的施工質量。

2 全面協調管理視角下工程變更產生的原因分析

鑒于建設項目的周期長，參建單位多，各個目標管理系統錯綜復雜，施工過程中產生的信息量巨大，可在實際的變更分析與管理中引入全面協調管理的管控手段。全面協調管理是從全過程、全員、全方位、全目標等角度，對整個建設項目的變更因素進行分析與研究，將影響變更的各個因素充分挖掘出來，對其產生的原因及造成的后果進行全面剖析，以此找到變更管理與控制的源頭，從而在后期建設項目管理中降低變更的發生率。接下來從項目的全過程、全員、全方位、全目標等4 個角度，對工程變更的產生進行原因分析[1]。

2.1 項目的全過程性

一個完整的建設項目要經歷前期決策、實施進展、后期運營等階段，因此對項目的變更管理需要把整個過程綜合起來，瞻前顧后、綜合籌劃。而在實際的變更管理中，建設單位的重心要放在施工階段，利用決策階段具有前瞻性的思考和判斷，綜合把控施工過程中可能出現的變更因素預先編制到決策方案中，從根本上減少變更的發生。同時，如果后期運營方（物業）提前介入前期決策階段，在一定程度上也會降低或避免變更發生的概率。

2.2 項目的全員性

項目的建設與管理需要全員共同參與，為了實現共同目標，全員要達成利益共享、風險共擔的共識，這是一種理想的工作氛圍。現實中，每個部門、每位員工的利益趨向不同，部門之間缺乏有效溝通，出現變更時相互推諉。此外，部門人員的全局意識不強，僅站在部門角度上看待問題，出現變更事項只是一味地被動執行程序，而不會主動去思考變更的源頭、變更的原因以及后期如何避免等問題。

2.3 項目的全方位性

工程變更協調與管控的范圍包括項目的內部關系和外部關系。從建設單位的角度，所謂的內部關系指的是單位內部的各個工作部門之間的協調關系，外部關系則指的是建設方與勘察方、設計方、施工方、監理方、材料供應商、質監站以及環保局等相關單位之間的關系。在項目的實際進展中，建設單位往往忽視了這種方位關系，部門之間因目標側重點不一致導致變更，建設單位與其他單位之間因范圍調整、標準改變、時間節點等協調不到位產生變更，并且這類變更所占比重較大[2]。

2.4 項目的全目標性

傳統的“鐵三角”目標管理（質量、進度、成本）已延伸為包括安全、環境、可持續發展的六大目標系統，管理目標系統的多重交叉，導致整個項目的目標系統處于一種相互聯系且制約的復雜狀態。在這樣的背景下，部門之間更趨向于自身狹隘的利益目標，導致整個單位出現利益對抗的各個群體，如成本與設計，總是處于一種降低成本與提高標準的對抗狀態，難以找到實現共贏的平衡點。在這種不和諧的環境下，變更出現只是時間早晚的問題。

3 變更協調管理實現途徑研究

3.1 引入信息化管理手段

在建設項目的開展過程中，要想實現項目內部關系與外部關系的協調管理，從根本上降低變更的發生率，引入信息化的管理技術非常必要。當前，我國已經進入了大數據的信息化時代，借助于計算機信息電子處理技術，對施工中的變更因素進行精細化的分類管理，可以有效提高管控效率。因此，在傳統紙質化管理的基礎上，開啟線上辦公的信息管理模式，在具體的管理中，深入貫徹全過程管理、全員參與、全方位監管、全目標協調的核心理念，通過線下交流與線上共享，實現事半功倍。

3.2 線下交流的溝通模式

站在建設單位的角度上，為有效降低變更發生率，實現項目內部關系的協調管理，必須對前期投資決策與后期運營維護的變更因素進行早期介入，從根本上減少工程變更的出現。同時，建設項目的決策與管理需要各部門的共同參與，如招采部、成本部、設計部、工程部等。線下可采取面對面的交流與溝通，各部門在明確職責權限的基礎上暢所欲言，通過以往項目的施工經驗與總結，將施工階段可能出現的變更內容，預先編制到前期施工方案或者設計圖紙中，保證整個項目的質量、進度、成本目標處于一種高性價比的平衡狀態。

例如，前期決策階段面對面的線下溝通（見圖1），可總結出一套公司通用的建筑構造做法標準、總分包界面、質量驗收評價標準等。具體項目決策時，可根據項目定位、配置標準、當地規范、目標成本等，在通用標準基礎上進行調整、申報，審批通過后才能進行施工方案及設計圖紙的編訂等一系列后續工作[3]。

圖1 部門之間的線下溝通模式

3.3 線上辦公的信息共享平臺

為有效協調與管理整個項目的過程進展，控制施工過程中發生的工程變更，通過面對面的線下溝通模式，各部門共同總結制定出一套標準化體系，包括建筑構造做法標準、總分包界面劃分、施工工法等，一經制定完成，必須加強體系的宣貫力度。特別是在圖紙設計中，應嚴格按照構造做法標準進行繪制，重視圖紙會審，發現問題后及時反饋調整，保證備案圖、招標圖、施工圖的版本一致性。

3.3.1 信息共享平臺的構建

借助于標準化體系，理論的施工圖紙已成型，如何將其轉化為實際的建設產品，則有賴于一個線上辦公的信息共享平臺。每一個建設項目都是一個獨立的信息系統，過程中產生的合約、結算、付款、變更、工期等進展情況均可以在平臺上體現出來，通過系統信息的查詢與處理，實現精細化、智能化、快捷化管理。但在現實辦公中，在線上系統查詢與處理工作的時候，因項目涉及合約、結算、付款等信息，端口界面不一致導致在不同的系統內來回切換，缺乏整體連貫性。因此，迫切需要建立一個覆蓋整個項目壽命期、容納過程中產生的各類施工信息的線上共享平臺（見圖2），只要是項目參與者，一鍵進入便可掌握整個項目的成本、進度、質量等信息，同時借助于信息平臺，各部門可實現無縫對接的線上溝通與協調。

圖2 信息共享平臺的線上協調（內部關系）

在工程項目的整個實施過程中，建設單位的參與部門較多，部門之間的權限與職責不一致。在多目標交叉管理過程中，考慮與協調的因素眾多，這就需要各部門借助信息共享平臺進行線上協調，主動跟蹤項目的進展，密切關注職責范圍內的各項工作，不能因部門自身原因而耽誤整個項目的進度。此外，各部門可通過平臺查詢整個項目的工程完成進度、合約規劃、合同付款以及招標采購等情況，借此預估出工程變更發生的概率。通過綜合分析，若面臨計劃有變的情況，則應提前預警，及時調整，降低工程變更的發生率[4]。

3.3.2 信息共享平臺的實施與保障

為有效降低工程變更的發生率，更好地管理與控制項目的進展，必須加強信息共享平臺的監管。借助于其信息共享的功能，從項目的整個壽命期、全員參與、全目標協調、全方位管理的角度，對建設項目的工程變更進行綜合控制與管理。

（1）統籌規劃，全局出發，目標協調，綜合考慮。每個項目都是一個獨立的信息系統，建設規模大，壽命期長，參與單位多。在實施管理的過程中，需考慮項目整個壽命期的綜合利益與長久利益，兼顧到各個部門內部的工作職責及部門之間的權限劃分，權衡管理項目的質量、進度、成本、安全、環境、可持續發展等目標，真正實現項目的計劃管理。

（2）主動跟蹤，早期預警，從源頭控制變更的發生。施工過程中主動收集項目有關的信息，跟蹤平臺上項目的進展情況，各部門在明確工作職責的基礎上定期查看屬于本部門工作范圍內的事項，按計劃進度完成，保證不影響整個項目的進展。例如，招采部定期在平臺上查詢各個施工單位的進場時間，以此推斷出施工單位的中標時間、定標時間、評標時間、招標時間以及入圍時間等，從而有針對性地安排部門內部各項工作的時間節點及整個工作計劃，并按計劃行事[5]。

（3）設置端口，一鍵進入，獎罰明確，責任到人。每個部門都是平臺協調的參與者，同時也是信息管理的責任者，通過部門專屬端口，部門成員可一鍵登錄平臺查詢項目信息，跟蹤部門內部工作，并按計劃完成。若由于本部門原因導致工作未完成，耽誤整個項目的進展，引發工程變更，則對相關責任人予以處罰，同時及時調整工作方案，減少經濟損失。作為信息平臺的參與者與責任者，一定要恪守職業道德，保守公司秘密，維護項目安全。

（4）設立閾值，控制變更率。為便于變更管理，公司內部需要設置閾值，控制整個項目變更的發生率。同時，將變更率與閾值具體分配到各個部門，并對各部門工作進行考核與管理。

4 結語

建設單位的變更協調與控制是項目管理過程中至關重要的一部分，對整個項目的工程進度、質量、造價、安全等均會產生不可忽視的影響，因此必須高度重視工程變更的管理。工程變更的發生涉及多方面因素，必須從根本上綜合分析，從全過程、全員、全目標、全方位4 個角度對各個因素一一剖析，以便有針對性地采取相應對策進行管控。同時，借助于信息化手段，加強部門與單位之間的溝通力度，提高信息處理效率，重視事前控制與主動控制，從根本上降低工程變更的發生率。