企業檔案智慧化管理的特色和優勢

馬燕燕 國網寧夏電力有限公司固原供電公司

企業檔案不僅是企業經營發展的歷史記錄，其對于強化內部控制，防范經營風險，維護企業合法權益，提高核心競爭力具有不可替代的作用。信息化時代，隨著“互聯網+”“大云物移”等新技術的發展，現代化的智慧檔案室建設和檔案智慧化管理模式成為提升檔案管理水平，適應時代發展的必然趨勢。檔案智慧化管理模式突出“互聯網+”思維，以構建適應“能源互聯網企業”發展要求的智慧型檔案管理體系為核心，推動“大云物移”新技術在傳統檔案管理中的應用，在實現檔案資源信息智能感知、檔案數字化和管理智能化的同時，最大程度挖掘檔案利用價值，提供堅實的數據支撐，積極服務企業經營發展和專業管理。

一、分析傳統檔案管理短板，明確檔案管理智能轉型方向

（一）技術短板

1.檔案庫房環境指標不能實現全面實時控制。傳統模式下，在溫濕度的調節方面，借助空調設備，并配套相應的人工通風處理，能夠有效促進溫濕度調節，進而保障調節效果。結合人工通風，工作人員應充分了解空氣流動規律，以既定計劃作為依據，完成室內外空氣交換，實現溫濕度調節。但是，這就讓檔案管理人員的大部分精力消耗在庫房環境的管控方面，而且無法保證庫房內的空氣質量，工作日及節假日期間的環境指標更是難以實時改善。

2.檔案庫房和檔案實體安全防護水平有待提高。傳統管理模式下，檔案庫房環境“八防”無法得到實時保障，臨時突發的水浸、火災、失竊等情況不能得到實時性監控，更不能及時采取有效措施加以管控，使得檔案庫房和檔案實體的安全防護水平不高。

（二）管理問題

1.檔案實體無法實現快速查找、定位、跟蹤。傳統管理模式下，要查找某一檔案時，檔案管理人員首先根據檔案檢索目錄確定存放該檔案的檔案庫房，再確定檔案所在的具體檔案柜，而后再確定所在案卷或檔案盒，然后根據件號進行查找。一旦檔案在之前存取時，因工作人員的疏忽沒有存放到既定位置，再次查找，猶如大海撈針一般。由于檔案規模的不斷擴大，檔案的類別越來越多，能夠智能化地快速定位及追蹤每件檔案位置成為提高檔案管理工作效率必須解決的具體問題。

2.盤點時間過長。因為庫房檔案涉及數量較多，并且檔案多處于密封狀態，因此，如果繼續使用傳統檔案管理，不僅會影響檔案查詢，還會增加檔案管理時間。同時，因為檔案判斷工作量較大，不同檔案在類別、數量方面也存在明顯差異，因此，以人工完成各項盤點工作，這將會嚴重耗費人力資源。

3.檔案實體排列次序易打亂。傳統檔案室的檔案盒一般按次序人工排列，無智能定位功能。在檔案存取過程中，受到人工疏忽影響，將會產生失誤情況，不僅會導致檔案次序被打亂，還會影響檔案查找。

4.銷毀管理延后。對于檔案管理工作而言，保管期限與檔案價值密切相關，一旦檔案超出保管期限，檔案將會喪失價值。因此，要求工作人員應定期進行銷毀，有效降低無效檔案對于資源的占用。但是結合傳統管理模式，由于管理人員無法明確準確的檔案儲存時間，這將會導致檔案無法得到及時銷毀。

針對上述問題，可結合當前科技發展趨勢，積極融合人工智能技術，進一步引進大數據技術，優化檔案管理流程，加強遠程控制，在庫房無人值守和遠程監控中充分發揮智能化作用成為檔案管理智能轉型的方向。

二、檔案智慧化管理的技術特色和優勢[1]

（一）創新建設智慧檔案室，形成檔案管理“智慧大腦”

檔案智慧化管理基于智慧檔案室建設理念，能夠從多方面著手，加強檔案環境控制，做好檔案室功能規劃、布局工作，能夠在保障檔案管理安全性的基礎上，積極將物聯網等科學技術融入其中，合理應用相關智能感知裝備，建立以總部中心局為樞紐、連接各基層局檔案室管理神經的智能庫房管控中心，實現人設智能溝通感知、庫房環境智能控制、庫房安防智能預警、檔案工作流程智能化管理的“四個智能化”，實現實體檔案安全防護、實體檔案智能化管理、檔案管理工作效能、檔案人員工作條件“四個提升”的要求，真正做到檔案人員投入、檔案人員工作壓力、檔案保管成本、檔案損毀風險的“四個減少”。

1.建立智能庫房管控系統，實現實體庫房智慧化管理。智慧檔案室以“智能感知、智能環控、智能安防、智能管理”為目標，建立了“數字檔案館智能庫房管控中心”，成為庫房設備的控制中樞，實現對實體檔案流程化管理和可視化維護。系統能夠模擬定義出檔案庫房、庫房區域、密集架、溫濕度控制器的基本布局和設置，為庫房環境控制、安全管控、檔案實體智能化管理提供基礎數據支撐。

2.建立“1+N”分布式集中管控平臺，聯動企業層級檔案智能管理。在建成總部中心局智慧檔案室的基礎上，深化推進所屬基層局智慧檔案室建設，實現中心局檔案室與基層局檔案室聯動，中心局對各基層局的檔案庫房環境情況、檔案館藏等情況進行遠程監控管理，形成總部中心庫房和基層庫房遠程管理的“1+N”分布式集中管控平臺，延伸了檔案智能管理的深度與廣度。

（二）打造“四大智能體系”，暢通檔案管理“中樞神經”

1.打造人設智能感知體系，提高檔案設備整合能力。在智能庫房管控系統支撐下，基于物聯網技術，檔案管理人員能夠通過計算機對檔案實體、密集架、電器設備實時進行遠程操作，如檔案管理人員可在檔案系統中精準快速查詢、定位檔案實體所在庫房、所在密集架及具體層架，遠程控制密集架的開合等，還可在系統上遠程操作庫房電器設備的運行，實現人員與設備的智能“融合”，提高工作效率，減輕工作壓力。

2.打造庫房智能環控體系，提高檔案環境調節能力。主控微機通過采集分析各庫房溫濕度等相關環境數據，并結合實際情況，完成指令下達，進行全面一體化環境監控，通過智能控制電器設備的自動運行，實現庫房環境自動調節，使環境質量始終保持在特定的指標內。數據實時分析。針對主控微機，其功能主要為對庫房溫濕度數據進行收集，建立在有效綜合分析基礎上，能夠對溫濕度數據進行實時顯示。同時，還能夠實現數據統計，進一步生成相應的報表。統計報表主要包括日、月報表以及日、月曲線等。而環境自動調控。通過對庫房溫度進行采集，建立在實時采集基礎上，能夠準確獲取各項數據，并進一步對數據進行上傳處理，控制微機在接收到數據后，能夠下達相應的控制指令，對相關外圍設備進行控制，進一步對庫房溫度進行調節。

3.打造庫房智能安防體系，提高檔案安全防護能力。依托智能庫房管控系統中的“安全管理功能”模塊，利用煙感傳感器、水浸傳感器、人員入侵傳感器、門禁、視頻遠程監控等設備的智能聯動，建立了檔案庫房智能安防體系，能夠實現檔案實體安全保管、庫房運行情況實時監控、庫房管理遠程操控。一是防止檔案實體非正常離開儲位。當檔案實體在非正常情況下離開儲位，該情況多指檔案未經過審核，通過安裝讀寫器，能夠對檔案智能密集架進行捕捉，借助通信傳輸技術，可將各項檔案信息進行傳輸，并進入到檔案管理系統中，利用系統，可在明確異常信息后，將信息向報警信息中發送。二是安全通道異常報警。如果檔案實體被非法帶離，在智能安全通道門中，檔案管理系統將會收到異常信息，并發出報警。同時，各個設備的智能聯動，實現對庫房消防、水浸等異常情況智能預警，提升庫房安防水平。三是庫房情況實時監控。視頻監控系統以便于檔案室管理人員工作，使其在檔案室監視工作更加便利，可進一步提高監視的隨時性、全天性，當發現事故時，工作人員能夠第一時間對其進行查詢，以實際需求出發，在檔案庫房內各出入口布置攝像機。管理、值班和其他有權限人員也可以通過單位局域網絡，訪問視頻服務器來監控庫房圖像和回放錄像監控主機的錄像。四遠程管控。以管理終端作為依托，工作人員借助監控主機，能夠集中完成檔案查看以及管理工作，利用監控主機，有利于數據收集的集中性，管理人員能夠獲取準確的報警、視頻信息，同時，借助監控畫面，能夠為報警信息處理提供依據。該方法在相距較遠的檔案庫房中的應用具有顯著優勢。

4.打造智能檔案管理體系，提高檔案工作效率。一是實現遠程巡檢可視化。各檔案庫房的環境及檔案使用狀況實現集中監測，全方位地集中顯示各個庫房的各項數據，實現智能化管理，實時地查看和分析各種數據，做出準確的判斷。二是實體檔案的智能管理。利用網絡、條形碼、RFID射頻識別等各種信息儲存與管理裝置構成的智慧檔案室，利用檔案管理系統硬件和軟件的整合，對檔案的采集、歸檔、入盒、上架、借閱、銷毀等一系列的全方位管理，并將其全部存入系統的數據庫，從而達到檔案的整個壽命管理。

（三）建立檔案智能應用生態，形成檔案管理“有力抓手”

1.檔案智能檢索查詢，實現實體檔案“一鍵索取”。檔案信息檢索時，通過大數據、語義網等技術，基于語義的檢索，提升檔案檢索的查全率和查準率，同時對檢索結果進行智能分析，對用戶所關注檔案進行優先排序，方便用戶快速查準到檔案。實體調取時，根據實體檔案和電子檔案上架信息，系統自動記錄檔案庫位號，檔案管理員通過在檔案管理系統中查找到電子檔案，可以遠程打開智能密集架，同時定位到實體檔案所在密集架上的具體位置，指引檔案工作人員快速精準調取實體檔案。

2.檔案實體出入庫智能管控，實現檔案可視化管理。基于RFID標簽實現實體檔案和電子檔案互動關聯，在數字檔案管理系統中通過檔案可視化界面實現檔案庫房、庫區、密集架虛擬可視化管理，從而實現實體檔案智能上架和下架。系統可通過人工選擇庫位信息實現單個檔案的手工上架，也可以根據設定的規則實現檔案的批量上架；對需要利用的檔案可以根據檔案實體存放的庫位號，進行檔案實體的下架操作。庫房可配套相應的智能密集架，當檔案被放置其中時，能夠實現自動識別，切實加強檔案各項管理工作，確保檔案在上架、借閱等環節能夠得到有效管理，使檔案在借閱后，能夠順利被歸還，有利于便于后續盤點工作。

3.檔案實體智能盤點，實現檔案跟蹤式管理。采用智能化清點設施，采集現場檔案實體中 RFID電子標簽的信息，并將其與文件的數目相比較，達到了實體庫存的自動清點，實現了對庫存的自動管理。對粘貼在檔案實體上的 RFID標簽進行標識，確保能夠獲取到準確的檔案實體位置。在具體上架過程中，人工失誤情況在所難免，而借助系統，能夠對失誤情況進行識別，如果檔案實現放錯層情況時，系統具備報警功能，能夠對管理人員進行提醒，確保檔案歸類正確。

4.建立檔案智能編研模型，提升檔案價值利用水平。通過建立檔案智能編研模型，系統根據編研主題自動構建檔案編研資源池，實現編研素材的數據化、素材檢索的智能化、編研過程的自動化、編研成果的可視化、編研評審的數字化，通過檔案智能編研的應用可以大大減輕企業檔案工作人員檔案編研的工作量，提升檔案編研效率。

5.檔案銷毀自動提醒，確保實體檔案管控到底。在歸檔之前，每個文件的保管期限都要在系統中設定。檔案管理系統會在檔案管理到期前，自動提示有關信息，并交由檔案管理人員進行后續的操作。檔案管理人員還可以通過這個特性來了解即將過期或者已過期的檔案。

（四）企業檔案智慧化管理的優勢

1.檔案管理工作效率大幅提高。通過電子檔案的智能整理，實現電子檔案的自動分類、保管期限自動鑒定、自動組卷裝盒、關鍵元數據自動抽取等功能，實現電子檔案收集整理過程的自動化和智能化，大大減輕了檔案工作人員在檔案整理過程中的工作量，使實體檔案上下架、借閱等程序更加便捷高效。

2.檔案庫房環境管理更加便利。智能化遠程巡檢使各檔案庫房環境通過監控大屏集中監控，工作人員可直觀、實時、全方位地集中監測到各庫房詳細信息，為實時全面掌握庫房情況提供了便利。

3.檔案智能管理的深度與廣度有效延伸。通過建立“1+N”分布式集中管控平臺，企業總局可對所屬各基層單位檔案整理的全過程進行監控，如對檔案歸檔情況、檔案實體存儲數據、庫房運行指標、借閱利用審批環節等方面隨時調取，分析比較，使檔案管理邁入了跨區域、全方位管控的進程。

4.檔案利用的服務質量得到提升。通過檔案信息資源的有效利用和共享，為企業各單位、部門間提供了基于知識共享、業務創新、正確決策的支持和服務，提升了企業核心競爭力。

三、結語

企業建設智慧檔案室實行檔案智慧化管理，著眼戰略性、先進性、創新性，切實維護企業檔案信息資源質量與安全，為企業提供基于知識共享、業務創新、正確決策的信息支持，充分發揮出企業檔案資源的寶貴價值。