大數據背景下的機關事業單位人事檔案電子化管理研究

阿拉騰蘇佈德

摘 ?要：大數據時代的到來對檔案產生了最大的影響，它們從紙質文件轉向電子設備，管理起來越來越有效，質量也越來越好。使用先進的科學技術和大規模的文件處理技術是管理水平的重要指標。在大型數據處理技術不斷進步的情況下，不同的數據庫和數據處理軟件提供了大量信息的有效處理。積極應用大型數據技術，提高檔案管理效率，引入新的模式和處理方法，并促進它們的可持續發展。

關鍵字：大數據;電子;人事檔案;管理;

引言 在正確的地點有合適的人員是組織創新和發展的關鍵，綜合人事檔案管理是實現這一目標的關鍵。在這方面，提高人力資源管理效率和所有行業的發展至關重要。公共機構、企業和企業必須控制大量數據，應用信息技術，提高人事和檔案管理水平。充分利用管理人事檔案的價值，爭取最佳利用人力和物力。

一、大數據時代的意義

大數據周期意味著在不同的社會領域收集、整合、管理和分析數據。各部門必須建立一個集中的信息處理平臺來處理和分析數據，并及時和有效地管理有關海洋體積的信息。提供準確的數據支持，幫助決策者做出正確的決定和判斷。根據這一概念，數據管理主要是由于數據信息的體積和復雜性，這造成了存儲和驗證之后信息質量的嚴重問題。隨著科學和技術的發展和適應，計算機技術不僅被廣泛用于顯著增加存儲量，而且還用于提高數據處理水平，并提高數據的完整性和準確性。隨著信息數據多樣化的趨勢，計算機技術的應用符合不同部門的需要。它允許快速從海洋數量的數據中提取有用的信息，并提高它們的價值。考慮到單位人事檔案管理的現狀，信息技術并沒有及時用于處理數據。研究表明，我們組織70%的人事檔案仍處于紙質檔案管理階段，個人檔案信息數據庫仍處于早期階段。這嚴重影響了人力資源管理的配置和正常運作。

二、大數據背景下的機關事業單位人事檔案電子化管理面臨的問題

目前，部門人事文件管理的概念仍處于傳統文件管理階段，處理個人事務的工作人員主要是手工工作，無法獲得計算機信息技術，或主要忽視個人信息系統的應用。因此，很難找到和復雜的數據，這些數據不允許有效地收集、收集和分析數據。目前，一些組織部門的信息管理機制落后，特別是在預算有限的地區，由于資金不足，計算機設備很難進入。開發和應用軟件來管理專業人員，包括內部本地計算機網絡，變得更加困難。從管理角度看，這個單位容易忽視管理人事檔案管理文件，導致它們編制和重要性方面，以及從信息傳播的角度來看，缺乏投資資金管理和人事檔案信息至設備難以適應和實施信息檔案。收集人事檔案數據是管理人事檔案的基礎。如果不充分使用，信息的綜合和有效分析評估系統就無法實施，其價值也受到限制。個人檔案數據的價值是無用的。個人檔案的價值不僅在于促進個人服務的重要性，還在于對機構質量的總體評估，以及管理人力資源的發展和招聘過程。吸引和吸引更多的人才，增加本組織的科學貢獻。例如，對組織和部門的一般技術水平的評估和對明年高技能人員的開發的預測必須基于關于單位人事檔案的綜合統計數據。沒有計算機化的人事檔案管理，沒有強大的計算機技術和有效的電子管理，人事檔案的改進將是困難的。因此，信息的價值是有限的，在這方面的進展是非常困難的。這大大降低了檔案管理的效率，使檔案的動態和精確管理變得困難。

三、大數據背景下的機關事業單位人事檔案電子化管理

1.公共機構必須充分認識到個人事務在本組織的職業和個人發展中的重要性和作用，并從根本上加強對人事檔案管理的關注。信息。從系統的角度來看，需要制定一個有效的管理計劃，從概括和分類個人案件到確定借款水平到保存原始數據。像動態記錄這樣的人事檔案的及時更新為記錄提供了及時、準確和有效的處理和功能。例如，要求更新個人檔案和提交報告可以從根本上解決檔案管理落后的問題。在設備和金融資源成本方面，大力發展和應用基于信息的人員管理系統，并促進在大數據時代管理信息流的軟件配置。

2.改進人員和檔案管理，優化數據時代管理機制。人員檔案管理模型和機制在確保管理效率方面發揮了重要作用。根據其職能和實際情況，本組織應實施人力管理機制，改革傳統手動管理模式。首先，根據管理該部門的人事檔案的重要性，必須建立一個單獨的部門。確定有關人員和工作人員的責任和權力，并在其任務范圍內確保所有機制的有效運作。在管理機制的運行過程中，需要檢查其工作模型，并在實踐中分析和評估數據。識別信息系統的缺陷，優化它們的轉換，引用各部門的操作和決策。第二，根據本單位的實際情況，創建和更新關鍵的人事檔案模塊，以確保該單位的人事管理基準符合該單位晉升的基本要求。第三，建立合理的保密級別，并給予觀看的權利。為工人建立保密信息系統，這是企業的基本技術和指導方針。必須確保主要檔案不被發現或丟失。

3.加快人力資源數據庫的創建和更新。在這些部門迅速發展的時代，需要加強基于數據庫的信息管理系統。創建數據庫將使工作人員更容易處理存檔信息，并使創建檔案模塊來管理具有重要意義的機密信息。及時有效地補充信息需要動態管理人員檔案，以確保工作時間的變化，并確保信息的有效傳輸。它還允許員工快速獲取和接收信息，創建身份控制功能，并通過互聯網更容易訪問。同時，個人檔案應提供實時更新數據庫，嚴格控制管理過程，避免從網絡中竊取信息的風險。為了更好地滿足人力資源管理和文書方面的需要，各部門可以與人力資源部門合作。確保專業素質，提高服務意識。高度重視自己的專業水平，不斷提高自己的知識，以及管理人事檔案對組織發展的重要性和重要性。管理人員必須提高員工的決心活動。

四、結語

在當今這個時代，重要的是充分利用人才的優勢和企業的一般管理效率，特別是技術激勵。人力資源部文件管理系統只有在建立科學可靠的人事檔案管理系統和信息系統作為管理人事檔案的工具時才能不斷改進。提高人力資源管理中的數據效率，改善招聘管理和留住、人力資源開發戰略和單位功能。

參考文獻：

[1]方書錦，姚路明.淺論電子檔案與傳統檔案管理的差異和共性[J].科技情報開發與經濟，2019（2）：138-140.

[2]周巧玲.電子檔案和紙質檔案的整合利用與共存發展[J].蘭臺內外，2021（5）：35-36.