高校圖書館業(yè)務數(shù)據(jù)管理研究

高培培,高 冕

(河海大學 圖書館,江蘇 南京 210098)

0 引言

國際圖書館協(xié)會聯(lián)合會(IFLA)2010年發(fā)布的《圖書館統(tǒng)計宣言》指出:“統(tǒng)計數(shù)據(jù)不僅對于圖書館的內(nèi)部管理是不可或缺的,對于政策制定者、出資機構(gòu)或者公眾等不同類型的利益相關者而言,統(tǒng)計數(shù)據(jù)將會影響戰(zhàn)略計劃,并能夠建立和保持對圖書館的信心”[1]。由此可以看出圖書館數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作的重要性。

1 圖書館業(yè)務數(shù)據(jù)概述

1.1 圖書館業(yè)務數(shù)據(jù)的內(nèi)涵

圖書館數(shù)據(jù)是圖書館在日常管理與服務中形成的,是圖書館創(chuàng)新工作的可靠信息源和決策依據(jù)。虞俊杰[2]認為,圖書館數(shù)據(jù)包含具體業(yè)務數(shù)據(jù)、用戶數(shù)據(jù)和管理數(shù)據(jù)等,業(yè)務數(shù)據(jù)是圖書館數(shù)據(jù)的組成部門,其范圍相對較窄。林志軍[3]認為,圖書館業(yè)務數(shù)據(jù)是圖書館在各項業(yè)務統(tǒng)計活動過程中所獲得的、來源于自身工作的各種數(shù)字資料以及與之相關的其他資料的總稱,是圖書館工作中的基礎數(shù)據(jù)。本文所指的圖書館業(yè)務數(shù)據(jù),主要是圖書館在開展各項業(yè)務工作和服務時產(chǎn)生的,可以對圖書館工作進行描述、分析與研究的各類數(shù)據(jù),包括讀者服務與利用數(shù)據(jù)、信息咨詢數(shù)據(jù)、采訪編目數(shù)據(jù)、信息化建設數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)等。

1.2 圖書館業(yè)務數(shù)據(jù)來源

圖書館數(shù)據(jù)體現(xiàn)在方方面面。以河海大學圖書館為例,圖書館的業(yè)務數(shù)據(jù)來源主要有3種渠道:一是圖書館的各類業(yè)務服務平臺系統(tǒng)。當代高校信息化建設的環(huán)境中,圖書館是信息化建設的重要參與者。圖書館擁有智慧圖書館服務平臺(館藏資源管理信息系統(tǒng))、門禁系統(tǒng)、座位管理預約系統(tǒng)、學位論文提交系統(tǒng)、科技查新服務平臺系統(tǒng)等各類管理服務平臺系統(tǒng),這些系統(tǒng)每天都會產(chǎn)生各種業(yè)務數(shù)據(jù)。二是圖書館網(wǎng)站、新媒體運營及電子資源使用數(shù)據(jù),包含圖書館網(wǎng)站訪問瀏覽數(shù)據(jù)、微信公眾號信息發(fā)布與訪問數(shù)據(jù)、電子資源下載及訪問數(shù)據(jù)等。三是其他日常的業(yè)務活動中產(chǎn)生的管理與服務數(shù)據(jù),這部分數(shù)據(jù)很多需要人工統(tǒng)計,如用戶參考咨詢數(shù)據(jù)、投訴處理數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)、人事數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)等。

2 高校圖書館數(shù)據(jù)統(tǒng)計現(xiàn)狀分析

各國圖書館特別是歐美等發(fā)達國家圖書館普遍重視圖書館數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作,借助統(tǒng)計數(shù)據(jù)展現(xiàn)圖書館的價值和作用。我國圖書館的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作也取得了進展,特別是高校圖書館,建立了相對完整的分層、分類統(tǒng)計制度。

2.1 國外現(xiàn)狀分析

歐美發(fā)達國家經(jīng)過長期的統(tǒng)計實踐,圖書館數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作已經(jīng)有了比較完整的體系,對我國高校圖書館統(tǒng)計工作有借鑒之處。英國建有SCONUL網(wǎng)站用于高校圖書館的統(tǒng)計工作[4];美國高校圖書館統(tǒng)計工作的主要代表是美國研究圖書館協(xié)會(ARL)和大學與研究圖書館協(xié)會(ACRL),都是通過各自的線上統(tǒng)計平臺進行數(shù)據(jù)填報[5];日本圖書館協(xié)會(JLA)是數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作的具體執(zhí)行機構(gòu)[6]。雖然國外高校圖書館的管理方式、服務體系等與我國高校圖書館有差異,但是仍可對其進行研究,取長補短,完善自我,建立科學規(guī)范的圖書館數(shù)據(jù)統(tǒng)計體系。

2.2 國內(nèi)現(xiàn)狀分析

國內(nèi)現(xiàn)有的高校圖書館業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)計平臺可以分為兩大類:一是事實數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計,包含教育部高校圖工委推動的教育部高校圖書館事實數(shù)據(jù)庫以及有些省圖工委制訂的事實數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計。事實數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)計指標涵蓋了圖書館基本情況、年度經(jīng)費情況、資源建設情況、讀者服務情況、人員情況等。教育部高校圖工委每年依據(jù)事實數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)發(fā)布的《高校圖書館發(fā)展報告》,成為引導全國高校圖書館發(fā)展的重要依據(jù)。2017年江蘇省高校圖工委依據(jù)自身需求與特點,推出了“江蘇省高校圖書館事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計與決策服務系統(tǒng)”,指標設置與教育部高校圖書館事實數(shù)據(jù)庫略有不同,并依據(jù)填報數(shù)據(jù)每年發(fā)布《江蘇省高等學校圖書館發(fā)展報告》,旨在與全國平臺互補,為省內(nèi)高校館、省圖工委、省教育廳領導提供決策支持[7]。二是各高校圖書館設計的業(yè)務數(shù)據(jù)指標體系。部分高校圖書館根據(jù)自身需求及自身發(fā)展實際情況,制定了符合館情的業(yè)務數(shù)據(jù)指標體系,如清華大學圖書館[8]、北京師范大學圖書館[9]、上海交通大學圖書館[10]等。各個館制定的指標項是為了反映和記錄各項工作和服務情況,其不僅滿足了教育部、圖工委、學校等各類數(shù)據(jù)填報,還為各館的年度總結(jié)、績效考核、管理決策等提供數(shù)據(jù)支持,因此,指標項制定明顯要多于事實數(shù)據(jù)庫。

2.3 現(xiàn)有研究存在的問題

現(xiàn)有圖書館業(yè)務數(shù)據(jù)管理研究主要是3個方面:一是對數(shù)據(jù)指標的研究,如對事實數(shù)據(jù)庫一些指標的對比與填報問題的研究;二是統(tǒng)計平臺建設研究,如清華大學、上海交通大學圖書館的業(yè)務數(shù)據(jù)研究等;三是業(yè)務數(shù)據(jù)利用,主要集中在圖書館年度發(fā)展報告之類,其他方面的研究相對較少。業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)計的目的是為圖書館發(fā)展與管理服務,因此,要加強業(yè)務數(shù)據(jù)利用上的研究。

3 河海大學圖書館業(yè)務數(shù)據(jù)管理

圖書館統(tǒng)計數(shù)據(jù)對于每個圖書館、整個圖書館行業(yè)、政府及社會都具有十分重要的意義。建立完善的圖書館業(yè)務統(tǒng)計體系,有助于及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務工作與服務中存在的問題,發(fā)揮預警作用,有針對性地改善圖書館的薄弱與不足之處;有助于圖書館管理層的科學決策,全面檢測圖書館員工業(yè)務工作的完成情況及各部門的績效評估;并且可以通過業(yè)務數(shù)據(jù)的分析了解圖書館對學習、科研等所做出的貢獻,使之成為圖書館服務評價的重要依據(jù)。本文以河海大學圖書館為例,介紹統(tǒng)計工作的制度、業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)計指標體系以及統(tǒng)計數(shù)據(jù)的應用等,以期對實踐工作有參考作用。

3.1 業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作制度

3.1.1 業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作組織體系

河海大學圖書館設有數(shù)據(jù)館員,專門負責業(yè)務統(tǒng)計工作的執(zhí)行。統(tǒng)計工作一直由館長、數(shù)據(jù)館員、各部門主任合作進行。館長負責制定統(tǒng)計制度、審核各項指標項的制定,保證此項工作長期有效地開展。各部門主任負責制定本部門統(tǒng)計體系,并逐月填報本部門業(yè)務數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)館員參與指標體系的制定工作,并負責業(yè)務數(shù)據(jù)的保存、分析與利用,以及整個業(yè)務統(tǒng)計工作的實施。

3.1.2 統(tǒng)計周期

河海大學業(yè)務統(tǒng)計工作主要是館內(nèi)各部門各種可量化的業(yè)務數(shù)據(jù)。統(tǒng)計的周期以月為數(shù)據(jù)填報周期,并考慮到寒暑假期問題,進行了1—2月、7—8月合報。各部門在每個月的7號之前上報上個月的數(shù)據(jù),由數(shù)據(jù)館員(綜合辦公室)匯總并分析,并將數(shù)據(jù)與分析報告及時反饋給館長。圖書館是一個生長著的有機體,線上服務、學科服務、知識產(chǎn)權(quán)服務、閱讀推廣活動等新業(yè)務與新服務在不斷發(fā)展,業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)計應該也是動態(tài)發(fā)展的,數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作應該跟上圖書館的發(fā)展步伐,因此,同時規(guī)定業(yè)務統(tǒng)計數(shù)據(jù)指標于每年1月份進行更新與完善(增加新業(yè)務的指標或刪除已經(jīng)沒有的業(yè)務指標),以保證指標體系與時俱進。

3.2 業(yè)務指標體系的構(gòu)建

指標體系是圖書館統(tǒng)計工作的基礎。黃運紅等[11]認為數(shù)據(jù)統(tǒng)計指標體系是一系列具有相互聯(lián)系的數(shù)據(jù)統(tǒng)計指標組成的整體,能從不同的側(cè)面反映圖書館發(fā)展情況;而且從圖書館自身發(fā)展與管理需求出發(fā),從業(yè)務數(shù)據(jù)入手,整理和制定統(tǒng)計指標體系,不僅可以記錄業(yè)務運行的事實數(shù)據(jù),又能提高各館的統(tǒng)計效率、滿足個性需求、助力數(shù)據(jù)驅(qū)動的監(jiān)管與決策。河海大學圖書館有3個分館,為西康路校區(qū)圖書館、江寧校區(qū)圖書館、常州校區(qū)圖書館;設置有9個部門,為綜合辦公室、學科服務部、信息咨詢部、數(shù)字化技術部、資源建設部、文獻編目部、讀者服務中心、閱讀推廣與文化傳播中心、教材發(fā)行中心。基于各部門工作職責內(nèi)容,將圖書館業(yè)務工作分為7個服務體系:綜合管理、技術保障、資源建設保障、讀者服務、信息與學科服務、閱讀推廣與文化傳播服務、教材服務。河海大學圖書館根據(jù)自身需求,從這7個服務體系構(gòu)建業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)計指標體系,如表1所示。

表1 河海大學圖書館業(yè)務數(shù)據(jù)指標體系

3.3 業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)計應用

業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)計的最終目的是要利用,利用業(yè)務數(shù)據(jù)來促進圖書館事業(yè)的發(fā)展。目前,河海大學圖書館除年度報告的應用外,還從以下3個方面對業(yè)務數(shù)據(jù)進行充分的利用。

(1)工作預警,監(jiān)測工作的進度情況,及時發(fā)現(xiàn)工作中的問題。如河海大學圖書館對年度內(nèi)有進度要求的業(yè)務工作設置預警制度,如資源建設經(jīng)費使用情況、圖書采訪、圖書驗收等,在6月、10月、12月初重點對相關數(shù)據(jù)指標進行比較分析,并將結(jié)果及時反饋館長和業(yè)務部門,預警和督促業(yè)務工作的進展,以便業(yè)務部門及時調(diào)整工作。以資源建設費使用情況(見表2)為例,2018年上半年使用進度緩慢,及時反饋給館長和部門,總結(jié)主要原因是2018年度學校采購管理有變化,合同流程時間變長,導致資金使用的壓力集中到下半年中;部門及時調(diào)整工作,將采訪合同的前期工作提前至上一年度的12月份(采訪預算制定之后)開始,這一工作的調(diào)整極大地提高了資源建設費的使用進度,2019年和2020年于當年10月份全部使用完畢,特別是2020年度資源建設費使用情況基本沒有受到新冠疫情的影響。

表2 2018—2020年度資源建設費已使用金額百分比

(2)績效評估,檢測部門和館員年度工作情況。如信息咨詢部在科技查新、查收查引、原文傳遞、信息素養(yǎng)等關鍵業(yè)務指標的數(shù)據(jù)統(tǒng)計基礎上,建立了館員績效考核制度,來體現(xiàn)多勞多得、優(yōu)勞多酬的原則,以促進館員的工作飽滿度與熱情的提高;同時對本部門的業(yè)務指標數(shù)據(jù)進行分析比較,評估業(yè)務績效,以此為依據(jù),深化改革服務內(nèi)容,為學校“雙一流”建設添磚加瓦。圖1是信息與學科服務體系中2016—2020年科技查新、查收查引、原文傳遞的業(yè)務量趨勢圖,可以看出除查收查引(因政策性原因)業(yè)務量處于上升狀態(tài),科技查新、原文傳遞這些傳統(tǒng)信息服務業(yè)務量在逐年下降,因此圖書館在2017年開拓了新的學科服務內(nèi)容(ESI學科分析報告),2019年成立知識產(chǎn)權(quán)信息服務中心。

圖1 2016—2020年信息與學科服務部分業(yè)務量趨勢

(3)服務評價,分析圖書館對學科、科研貢獻的重要依據(jù)。圖書館是學校的文獻信息資源中心,是為人才培養(yǎng)和科學研究服務的學術性機構(gòu),應充分發(fā)揮在學校人才培養(yǎng)和科學研究等方面的作用,那要怎么評價圖書館在其中所做的貢獻呢?要充分挖掘分析業(yè)務數(shù)據(jù),用數(shù)據(jù)來說話,用數(shù)據(jù)來宣傳圖書館對學校建設的深層次影響,以提高圖書館在學校的話語權(quán)。以2019年為例,圖書館入館讀者有3 128 855人次,數(shù)據(jù)庫訪問量達650萬次,研討間使用次數(shù)為20 389人次等,這些數(shù)據(jù)都充分顯示了圖書館在學校的重要性。

4 業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作的問題探討與建議

在業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作的實踐過程中,要更好地進行數(shù)據(jù)管理與應用,還存在一些問題亟待解決。

4.1 統(tǒng)計意識問題,營造數(shù)據(jù)文化

實踐中發(fā)現(xiàn),領導重視、人員執(zhí)行是業(yè)務統(tǒng)計工作中最重要的因素。如果一個圖書館沒有統(tǒng)計意識,日常統(tǒng)計工作缺乏規(guī)范管理,那么數(shù)據(jù)的準確性和可靠性就難以保證。因此,要營造圖書館的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析文化氛圍。文化是一個機構(gòu)組成的軟要素之一,是一個需要不斷重復和加強的結(jié)果。(1)館領導要重視支持圖書館業(yè)務統(tǒng)計工作。館領導要對統(tǒng)計工作親自把關,并安排相應的館員從事統(tǒng)計工作,各部門也要有專員負責本部門的業(yè)務統(tǒng)計工作。同時,要注重數(shù)據(jù)文化氛圍的建立,將數(shù)據(jù)分析嵌入圖書館的業(yè)務流程中去,構(gòu)建基于數(shù)據(jù)的決策文化,充分利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)。(2)提升統(tǒng)計工作館員的業(yè)務素養(yǎng)。館里有針對性地開展統(tǒng)計培訓,提高統(tǒng)計工作人員數(shù)據(jù)素養(yǎng),統(tǒng)計工作館員要能夠知道如何尋找相關的數(shù)據(jù)、如何分析數(shù)據(jù)、如何基于數(shù)據(jù)進行決策等。(3)加強高校圖書館統(tǒng)計制度的規(guī)范化建設,研究總結(jié)一套適應本館的統(tǒng)計制度,確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確可靠,統(tǒng)計工作穩(wěn)定和連續(xù),如北京農(nóng)業(yè)大學圖書館制定了《北京農(nóng)業(yè)大學圖書館統(tǒng)計暫行條例》《北京農(nóng)業(yè)大學圖書館統(tǒng)計報表解釋》[12]。

4.2 統(tǒng)計口徑問題,對標國家標準

業(yè)務數(shù)據(jù)不僅要展現(xiàn)圖書館發(fā)展狀況,同時也要服務于教育部、圖工委、學校等各級各類數(shù)據(jù)的填報工作。因此,業(yè)務數(shù)據(jù)指標的統(tǒng)計口徑是至關緊要的。圖書館需要成立館內(nèi)的統(tǒng)計工作研究小組,研究國內(nèi)外統(tǒng)計標準與方法、各類報表的指標體系與口徑等,來制定館內(nèi)業(yè)務統(tǒng)計數(shù)據(jù)指標及統(tǒng)計口徑說明,可以避免館員的調(diào)動給統(tǒng)計工作帶來的數(shù)據(jù)統(tǒng)計準確性、全面性等的問題;同時,還要確保統(tǒng)計指標體系的與時俱進。信息化建設的浪潮及智慧圖書館的建設,新資源和新服務等都給圖書館帶來了新的挑戰(zhàn),及時更新統(tǒng)計指標體系,保持統(tǒng)計工作的與時俱進,可以有效支撐圖書館的規(guī)劃及管理工作。

4.3 統(tǒng)計應用問題,宣傳自身價值

只有充分利用圖書館統(tǒng)計數(shù)據(jù),善于分析統(tǒng)計數(shù)據(jù),才能發(fā)揮數(shù)據(jù)的作用,來指導圖書館的工作,宣傳圖書館,進一步發(fā)揮圖書館的社會職能。目前主要從兩方面進行:(1)建立常態(tài)化數(shù)據(jù)發(fā)布機制,如年度工作報告等;(2)挖掘數(shù)據(jù)其他作用,建立數(shù)據(jù)預警、績效考核、服務評價等制度。業(yè)務數(shù)據(jù)的挖掘與利用是重中之重,要深化開發(fā)與利用,未來可以建立數(shù)據(jù)共享制度,實現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)信息的公開、共享及利用,以增進行業(yè)之間的相互理解與交流,以及圖書館對校園學科建設和文化建設的深層影響。

5 結(jié)語

圖書館現(xiàn)代化的管理要以數(shù)據(jù)和事實為基礎,對圖書館事業(yè)發(fā)展進行科學管理和決策規(guī)劃,注重管理和服務的績效。對各項業(yè)務數(shù)據(jù)的獲取和分析,可以實現(xiàn)圖書館組織的效能優(yōu)化,以及圖書館事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。本文介紹了業(yè)務數(shù)據(jù)的管理與應用,以期對實踐工作有借鑒作用。當然,目前業(yè)務數(shù)據(jù)應用還不夠充分,如何將數(shù)據(jù)進行深度開發(fā)利用,是今后智慧化圖書館建設的重中之重。