基于5M1E分析法提升煙草企業采購管理效能研究*
——以L市煙草公司為例

鄭 婧 范 輝 張鋼春 張 犇 李滿玲 謝 萍 盧玉明

(福建省煙草公司龍巖市公司，福建 龍巖 364000)

0 引言

采購是指企業在一定條件下從市場獲取產品或服務，保證企業生產及經營活動正常開展的一種活動[1]。國家煙草專賣局明確提出，煙草企業采購管理必須始終堅守嚴格規范“生命線”不動搖，堅持規范與效率有機統一，逐步建立職責明確、分工協作、運轉高效、風險可控的采購工作機制。煙草企業由于采購總金額較大、參與范圍廣、實施流程多，只有加強采購的科學管理和控制，探索構建采購高效能模式，才能有效降低企業采購成本，確保采購質量，提升企業的經濟效益。

L市煙草公司作為F省三個主要煙葉產區煙草企業之一，依法開展煙葉種植指導服務、煙葉購銷管理、卷煙營銷服務、卷煙物流配送、專賣管理等工作，年均采購數量達223項。如何構建適應當地管理特色的采購模式，確保采購規范和采購效率雙提升，成為L市煙草公司“十四五”期間高質量發展亟須研究的重要課題。本文運用管理診斷方法，找準現階段L市煙草公司采購管理中存在的問題，從構建企業高效能治理模式[2]入手，按照系統化、協同化、高效化要求進一步優化工作機制，重點探索在各層級、各部門、各崗位認真履行采購職責基礎上，充分運用數字化轉型思維，強化決策、執行、監督相互貫通的閉環管理機制，構建上下、左右、內外相互銜接的協同配合機制，即：從上往下做好采購流程設計及優化，從下往上做好采購過程的實施操作及跟蹤反饋，并以信息化為手段固化管理成果，以期為煙草企業采購高效能管理提供借鑒及操作實例。

1 問題識別

L市煙草公司運用管理診斷模式[3]對采購管理過程中存在的問題進行識別，具體流程詳見圖1。

圖1 采購管理問題識別流程

1.1 相關方需求

為了解各相關方對采購管理的需求期望，L市煙草公司于2020年召開2場采購經辦人員代表座談會，深入基層調研15次；與57名各層級員工座談交流，共收集各類問題點11條，需求期望9條，建議意見3條。通過匯總整理，將各相關方的具體需求總結歸納如下：

使用部門需求：采購成果滿足生產經營使用要求。

實施部門需求：采購流程簡單、高效。

監審部門需求：采購過程廉潔、規范。

采管部門需求：采購廉潔、規范、高效、物美價廉。

從中可以看出，“規范”“高效”是采購過程各相關方的共同需求。

1.2 外部檢查識別出的問題

目前L市煙草公司采購管理外部檢查主要有上級公司檢查考核、采購監管平臺督查、專項審計[4]等三類。通過對2018—2020年采購管理外部檢查結果進行統計分析發現，“檔案管理多、錯、亂、漏”問題數占36.18%，“采購過程上傳表單錯誤” 問題數占18.42%，“采購過程項目實施前后程序倒置” 問題數占8.99%，“采購過程評標不合規及中標結果確認不規范” 問題數占7.89%，“采購過程系統未及時同步” 問題數占 7.68%，這五個問題數合計占外部檢查發現總問題數的79.16%，根據“二八原則”，將這些問題判定為關鍵問題點。

1.3 日常工作中識別出的問題

采購管理部門在日常工作中經常接到采購實施單位(部門)的咨詢，回答及解釋單位或部門所咨詢的問題花費了大量時間。以2021年第一季度為例，采購實施單位咨詢的問題主要有“項目金額減少是不是可以直接換采購方式”“小金額是否不用實施采購”“最高限價不懂制定”“采購流程多不懂怎么實施”四類。通過對這四類問題的提問次數及解釋耗時進行統計后發現，“采購流程多不懂怎么實施”是實施單位(部門)咨詢數量最多的問題，提問了15次，占總提問數的60%。同時，該問題也是解釋耗時最長的問題，平均解釋耗時為17.8min/個，當季度總解釋耗時為267min，占咨詢問題總耗時的77.53%。

1.4 考核檢查識別出的問題

如上所述，采購實施單位(部門)對“采購流程多不懂怎么實施”問題最為關注。對采購經辦人員素質及經辦年限進行調查，L市煙草公司采購管理人員本科及以上人數占比為60%，總體素質較高；采購經辦年限中位數為3年，總體采購經驗年限較短。L市煙草公司每年均召開采購管理過程培訓及筆試考核，年均培訓總課時為17小時，培訓內容覆蓋采購管理全流程，參與覆蓋率達100%，考試通過率為100%，理論知識掌握較為全面。但是，在實際操作中仍會出現流程混淆、節點混亂的情況。因此，考核檢查中將采購實施單位(部門)存在的問題歸納為“采購流程多、時間長、節點容易忘記或者混淆”。

1.5 問題總結及管理診斷

通過以上的調查分析，基于各相關方需求，L市煙草公司運用5M1E分析法對采購管理過程存在問題進行總結及癥結判定，形成管理診斷報告，結果如表1所示。

2 管理改進

2.1 修訂完善采購管理過程企業標準

L市煙草公司根據診斷報告修訂完善采購管理過程企業標準，明確“計劃申報”三原則、“采購內容”三要素。

(1)明確“計劃申報”三原則。必要性是相對于選擇性而言的一種事物傾向，達到一定目標所需要的條件、因素?？尚行允菍τ媱?、過程能否在所要求的時間范圍內成功完成的確定，通常要求市場分析準確、方案合理，包含環境可行、經濟可行、政策可行、技術可行、道德可行等。合理性是根據生產經營的實際需求，由采購部門合理編制采購需求，對需求的完整性、必要性進行充分調研和價格測算，從源頭強化采購成本控制，充分考量采購實施的限制因素，才能準確合理提出計劃。

(2)明確“采購內容”三要素。一是準確描述采購范圍，明確供應商資質。合理設置投標人資質條件，既適當鼓勵資質信用好、履約能力強的供應商入圍投標，又避免涉及法律法規及行業規章制度禁止的限制規定或者排斥性條款。二是根據市場行情合理制定最高限價。對潛在投標人的生產能力、專業技術能力、業績成就、市場占有率等各方面考察，盡可能綜合掌握網絡平臺、行業類似項目價格信息，進而能夠為最高限價編制提供科學依據。對競爭充分的產品，適當放寬最高限價，以吸引更多供應商參與投標，通過競爭降低成本。對供應商較少和市場價格比較難以準確判斷的產品，嚴格控制最高限價，防止供應商漫天要價、串通哄抬。科學合理制定最高限價，既可以實現降本增效的目的，也有利于采購項目順利執行。三是合理制定技術指標。結合項目具體情況選擇最適合的評標辦法，細化評分因素的分值設定，合理設置評委的自由裁量空間。采購文件的格式、形式要求應當清晰明確，不得因裝訂、紙張、文件排序等非實質性的格式、形式問題限制和影響供應商投標。通過擴大公告發布范圍、確定合適的資質條件、科學設定最高投標限價、減少非必要廢標條款等方式，確保更多供應商參與競爭。

2.2 構建采購時間節點提醒服務模式

由于采購流程穩定性高，一般情況下，系統流轉時長可以較為精準地進行預估。根據采購相關制度明確各種采購方式流程實施時長，防止超時或者未及時啟動影響采購效率。具體流程時長如下：公開招標大約需要50天；競爭性磋商大約需要25天；其他方式采購大約需要15天。

為解決采購管理過程規范與效率問題，L市煙草公司利用甘特圖構建采購時間節點提醒服務模式，根據年度計劃采購時間及項目實施流程長短，明確項目實施時間關鍵節點：啟動時間、申請抽代理、標書會審、公告、候選人公示、中標人公示等關鍵環節。充分利用企業釘釘平臺日歷功能，將項目關鍵時間節點推送至相應經辦人員，并設置提醒服務，以周為單位提醒對應實施部門及時落實、避免延誤。

2.3 制作《采購系統一點通》手冊

在全省統一采購目錄、采購流程、采購系統的基礎上，只需按照系統要求實時錄入，即可達到項目程序規范。為提升采購效率，L市煙草公司對流程節點進行梳理，將上級文件制度進行解讀、分析、重新歸納，制作《采購系統一點通》手冊，從30個方面對采購系統操作流程進行全方面解讀，并對重點環節(如采購方式適用對比、采購環節易出問題及預防措施)進行詳細說明，在采購過程中遇到的任何問題均能在手冊中找到解答，實現難點、重點、易錯點全覆蓋。

2.4 制作采購管理知識云庫

為解決傳統手冊檢索不便、設置沒有針對性、表述太過于繁瑣不便操作等問題，L市煙草公司充分利用數字化、信息化技術，采用屏幕錄制技術+操作語音介紹，制作發布視頻解說教程《采購系統操作指南》(共7集)，分步驟、分模塊完成公開招標常規流程操作介紹；采用直播錄制+聲音識別技術，制作發布視頻解說教程《采購管理關鍵點解析》(共7集)，對采購過程中的難點、重點、易錯點進行一一解析；采用分步驟操作截圖技術制作并發布《采購系統操作手冊》，方便采購人員按照手冊進行系統操作；根據上級文件制度要求及時更新各類表單，發布新的采購要求，制作更新采購管理相關材料，形成各類標準范本11套。同時，通過釘釘云盤構建采購知識云庫，包括操作指南庫、材料范本庫、視頻解說庫等，實現采購知識的固化、傳播、共享。

2.5 搭架信息實時溝通平臺

L市煙草公司充分應用釘釘平臺，組建“全市采購管理群”，成員覆蓋各單位采購管理部門負責人及經辦人員、市局機關各部門經辦人員，實現煙草商業系統采購管理人員全覆蓋，實現信息有效溝通及資料實時共享。

3 管理成效分析

3.1 模式總結

L市煙草公司通過綜合管理診斷活動總結提煉出“采購管理知識云”模式，將管理成果運用信息化手段進行固化，構建采購時間節點提醒服務模式，形成數字化、可視化、貼心化的知識云庫，讓采購實施人員隨時隨地“問、看、點、學、做”，提升采購效率及質量。

3.2 項目實效

通過本研究項目的有效開展，采購管理存在的問題得到較好改善，在日常采購管理過程中，采購實施部門咨詢問題的次數及耗時顯著下降，具體對比如表2所示。

表2 采購管理知識云實施效果對比

通過構建和豐富知識庫，目前采購過程中遇到的問題均可以在知識庫里找到解決方法及操作說明。從表2可以看出，咨詢問題類別下降50%，咨詢數量下降68.00%；平均解釋耗時下降81.23%，總解釋耗時下降91.58%。

4 結論及討論

本文運用管理診斷方法，從相關方需求及外部檢查、日常工作、考核檢查中識別問題，采用5M1E分析法形成管理診斷報告。在管理提升過程中，L市煙草公司運用企業高效能治理模式、知識云模式、信息化手段等對法、測、機、人四個方面進行改進，總結提煉出“采購管理知識云”模式，實現采購實施人員隨時隨地“問、看、點、學、做”，解決了現階段L市煙草公司采購管理中存在的問題，實現日常工作中咨詢問題類別下降50%，咨詢數量下降68.00%；平均解釋耗時下降81.23%，總解釋耗時下降91.58%，顯著提升了采購管理效能。

在下階段工作中，L市煙草公司將繼續深化課題研究，注重知識庫的更新，如遇到之前沒有出現的問題，采購管理部門在解決完畢后會及時制作相應的資料，進一步補充采購知識庫。同時，探索培訓考核新模式，將實操測驗納入培訓中，確?！奥牭枚?，做得會”，提升采購管理培訓實效。