大數據背景下的《出生醫學證明》檔案管理與服務探究

房艷

摘 要：隨著大數據技術和智慧醫院的深入發展，紙質化《出生醫學證明》已很難滿足當前對檔案管理安全和服務的要求，相關單位只有不斷加強監督管理，才能為其進一步落實規范化、數字化管理提供保障。本文通過對大數據背景下《出生醫學證明》檔案管理的重要性闡述及其現階段發展中存在的問題分析，深入探索提升其管理與服務的有效策略，希望能為保證該檔案管理的安全、完整、有效性，創新優化其服務模式，解決群眾需求提供有效參考。

關鍵詞：大數據;《出生醫學證明》;檔案管理與服務

大數據時代，婦幼保健院充分利用“互聯網+”打造智慧醫院，不斷優化創新《出生醫學證明》檔案管理與服務流程，為群眾提供行之有效、安全可靠、便捷高效的《出生醫學證明》檔案管理服務。同時，婦幼保健院在積極落實《出生醫學證明》相關政策規定時，還充分利用大數據技術將相關數據整合為一體，最大限度解決了管理上的漏洞，確保其管理能夠規范化、制度化、數字化發展。

一、大數據背景下《出生醫學證明》檔案管理的重要性闡述

1.有利于檔案安全管理，實現對紙質檔案的保護

在大數據技術的推動下，《出生醫學證明》由紙質化變為電子化、數字化，不僅有效解決了各單位分散保管的問題，同時也避免了房屋改遷、庫房換址、個人遺失等造成的檔案損壞或丟失，使其在數字化管理下更加安全、更具權威性。作為電子化《出生醫學證明》，無論工作人員是反復查閱還是復印都不會對其造成損害，都能有效避免檔案被惡意篡改，因此對于年代久遠的紙質《出生醫學證明》，數字化管理更能產生積極保護作用，更能確保其安全。

2.有利于檔案資源共享，提高工作人員的辦公效率

信息化時代，網絡賦予我們更高、更快、更便捷的溝通方式，各地婦幼保健院為更好地發展自身都會定期進行交流探討，以提升自身的管理能力和服務效果。信息化管理《出生醫學證明》不僅改變了原有檔案管理的封閉式模式，同時也讓其管理更加開放化、便民化，既打破了空間的限制，也解決了時間的局限性，讓各婦幼保健院單位都能更好地利用此檔案，更好地服務于群眾。與此同時，信息化、數字化《出生醫學證明》的應用加快了工作人員對相關數據的查詢和利用，既節省了工作時間，提高了工作效率，也確保了信息的安全可靠性，真正實現了網絡互聯化、信息借閱跨地域性，大大提高了工作人員的辦公效率。

3.有利于服務群眾，提高群眾的幸福指數

如今，智慧醫院已成為醫療機構發展的主流趨勢，“互聯網+檔案”模式也讓《出生醫學證明》電子化、數字化發展更加高效。相關單位在簽發《出生醫學證明》時以人臉識別、實名認證為基礎，通過刷臉來認證新生兒父母身份，并對其加強識別核驗，確保“人”“證”一致，避免不法分子冒領、偽造出生醫學證明，影響社會秩序和安全。同時，電子化《出生醫學證明》具有紙質證明同樣的法律效力，能應用到各個領域，既方便了群眾辦事，也簡化了相關單位辦事流程，提高群眾的幸福指數。例如，某新生兒父母在申請新生兒《出生醫學證明》時，無須到醫院排隊等候，只需要在手機上通過身份認證之后申請預約即可。相關單位在接收到該新生兒父母的申請之后會予以核查，確認無誤后即可簽發電子版《出生醫學證明》。新生兒父母可以通過手機微信卡包等方式查看、利用，在給新生兒上戶口、辦理其他證件時就無須隨身攜帶紙質《出生醫學證明》，既方便省事，還能避免丟失，一舉兩得。

二、現階段《出生醫學證明》檔案管理與服務中存在的問題

1.數字化程度低，對大數據利用不足

紙質化《出生醫學證明》因涉及大量線下操作，因而管理效率低、成本高，群眾的滿意度低，而隨著大數據技術的應用融合，電子《出生醫學證明》成為相關醫療單位在辦理證明時的首選模式，其不僅大大提高了工作效率，更縮短了群眾辦事的時間，讓越來越多的醫院和群眾都深感滿意。但當前我國的《出生醫學證明》數字化起步較晚，對大數據技術的利用也未達到理想狀態，再加上各單位的信息化建設進度參差不齊，很多資料的原始版本出現缺頁、漏項等現象。這些都嚴重阻礙了《出生醫學證明》數字化發展進程，對進一步推廣電子版《出生醫學證明》，提高各助產醫療機構管理信息平臺對接以及確保電子《出生醫學證明》的真實完整性、權威性產生不良影響。

2.管理不規范，缺乏對大數據技術的深入拓展

對《出生醫學證明》的管理，各醫院機構管理不一，有的將其放置在婦產科保管，有的將其放在檔案室保管，不同的管理場所也導致《出生醫學證明》在執行標準和管理利用方面會出現截然不同的差別，特別是各科室對大數據技術應用的態度不一，導致其在實施電子化、數字化《出生醫學證明》過程中進度快慢不一。再加上很多醫療機構在落實信息化、數字化時流于形式，很多信息資源服務的內容都沒有得到充分發揮和發展，因此很難展現其價值，也無法得到大眾的一致認可。

3.工作人員信息化素養不足，無法開展更高層次的工作

電子《出生醫學證明》的發展速度以及效果在很大程度上取決于工作人員的信息化素養，其信息化能力越高，對大數據技術利用越高，電子化《出生醫學證明》管理越規范。但部分工作人員并未從根本上意識到大數據技術應用的價值，對電子化《出生醫學證明》也是隨大流進行簡單操作，未展開更深入層次的工作探索。這也在一定程度上降低了電子化《出生醫學證明》的發展速率，導致其利用大數據技術解決紙質檔案保管難、查詢難、耗時長等問題。

三、大數據背景下提升《出生醫學證明》檔案管理與服務的策略

1.健全規章制度，明確責任追究制度

電子化《出生醫學證明》的發展離不開相關規章制度的監督管理，婦幼保健院要及時修訂、完善相關規章制度，檔案管理人員應與時俱進，做到有章可循、有規可依，避免其因缺乏責任心、制度約束力而出現亂簽、隨便簽的現象。同時，醫院可以根據《出生醫學證明》相關制度建立從孕產婦到新生兒出生等各個環節的信息化檔案管理，確保從孕期、產時到辦證實現封閉式信息化管理，最大限度堵住管理上的漏洞，確保其安全性和可靠性。同時，醫院主要負責人還要簽訂相關的責任承諾書，要對出生醫學證明管理實現多層次、多維度監督約束管理，常態化數據控制，并定期進行三方核對，確保數據安全無誤。例如，在簽發《出生醫學證明》時出現新生兒父母姓名不對的情況，醫院可以根據工作簽字來追本溯源，找到當時負責的工作人員并及時了解情況、解決問題。在健全規章制度以及責任追究制度下，工作人員的言行都會受到極大約束和監督，對其日常工作也會形成強有力的督促效果，確保《出生醫學證明》管理與服務的精準化和安全可靠性。

2.構建數字資源庫，有序開展數字化管理

婦幼保健院在推行電子《出生醫學證明》時必須要參考衛生部門、國家檔案局以及相關管理部門的規定，并結合本院特色，充分利用大數據技術發揮數字化管理價值，開展數字化工作。在新證的收集和管理上要實現電子和紙質化并行的措施，以完善的數字資源庫來為《出生醫學證明》檔案管理和服務提供保障。同時，工作人員在利用大數據開展電子化《出生醫學證明》檔案管理之時，必須要分階段來進行。第一，管理人員要加強對檔案實體以及信息組織的管理和規劃，以規范化步驟來進行基礎工作管理，如檔案登記入庫、查閱、日常管理等，工作人員可以以數字化形式對《出生醫學證明》進行重新分類、編目和索引，讓數字化嵌入到《出生醫學證明》檔案管理當中，為其服務群眾打好基礎。第二，要著重加強對單個數字檔案館的建立和管理。婦幼保健院工作人員可以通過網站、電子文件等來實現對紙質《出生醫學證明》的進館管理，確保其無丟失、無錯誤、無遺漏，保證數字化《出生醫學證明》的有序開展。第三，工作人員要加強對多個數字檔案館的互聯管理，以互聯網、大數據等為依托，加強信息化平臺構建，確保與其他醫療保健機構互聯互通，最終為實現數據共享、資源整合共用奠定基礎，為服務于客戶端平臺、擴大其使用場景提供保障。第四，為保障檔案管理的安全可靠性，婦幼保健院還需要在電子化《出生醫學證明》的基礎上建立備份機制，要將其按要求轉化為備份格式并在上一級醫療機構或檔案管理部門中登記備份。同時，還要借助數字化可復制性特點來額外制訂一些版本，以此確保其可以實現脫機管理，確保其安全和服務的高效性。

3.建立統一管理標準，以多元化形式服務群眾

電子《出生醫學證明》的簽發是以“互聯網+”為基礎，大數據技術為依托展開的數字化服務，是智慧醫院的重要表現之一。婦幼保健院在管理此類檔案過程中，先要確保數字化檔案管理的規范化和歸檔的高質量化，要開發個性化、可視化服務，這樣才能為群眾提供多元化服務，才能展現電子《出生醫學證明》的價值。同時，為了更好地服務于群眾，醫院在管理《出生醫學證明》檔案時可以采用人臉識別技術解決“真證件假用戶”等問題。孕婦通過人臉識別在手機端建立產檢檔案并關聯到醫院的出生醫學證明系統，自動生成相關信息，完成與公安備案信息身份認證的聯通，避免冒領現象發生，為有效追蹤《出生醫學證明》去向提供保障。同時，醫院還可以利用線上App、微信公眾號等形式構建智慧醫療服務體系，群眾可以根據App或微信公眾號上的時間段來選取申請領證時間，減少新生兒父母排隊等候時間和人員聚集，營造良好的服務氛圍，提高防疫減流效果。例如，泰興市婦幼保健院實施了“新生兒出生一件事業務流程”策略，利用大數據管理將新生兒《出生醫學證明》簽發、戶口登記、《預防接種證》發放、醫保繳費等相關服務項目關聯到一起，形成一條快捷、高效的服務通道，讓新生兒父母能夠在10分鐘內拿到電子簽證。同時，該院還整合多部門資源，不斷精簡辦事流程和材料，同步共享各項數據，延伸服務觸角，讓每一對新生兒父母都能在最短時間內拿到《出生醫學證明》，提高群眾的幸福感和好感度。

4.擴大宣傳渠道和力度，提高群眾對電子《出生醫學證明》的認可度

電子《出生醫學證明》的推出雖然好處很多，但因傳統觀念影響，很多孕產婦及其家屬還是熱衷于紙質化《出生醫學證明》認領，對申請電子化證明并不認可。對此，婦幼保健院等機構要加大宣傳力度，在門診大廳、收費處、產科門診、孕婦培訓機構等場所張貼有關電子《出生醫學證明》的信息和辦理流程，以孕婦培訓機構授課方式來幫助孕婦及其家屬掌握申請電子《出生醫學證明》的流程和作用。同時，醫院還可以利用大數據為孕產婦及其家屬推送一些與之相關的宣傳信息，提高群眾對電子《出生醫學證明》的了解度和認可度，最終實現減少家屬來院次數、提高辦事效率、提升群眾滿意度的目標。例如，福建某婦幼保健院為了更好地落實電子《出生醫學證明》相關政策，提高信息化、數字化檔案管理優勢，充分發揮其作用，該院通過構建制度、升級信息系統以及加強培訓等措施，從多方面提升醫院工作人員的信息化素養。同時，還借助微信公眾號等線上平臺宣傳有關電子《出生醫學證明》的政策和內容，讓每一個醫護人員都能時刻牢記并運用電子《出生醫學證明》簽發系統，為解決產婦尤其是異地產婦產檢問題提供保障，為提高《出生醫學證明》的簽發效率提供有效助力，使其更好地為群眾服務，解決群眾需求，提高群眾幸福指數。

5.明確檔案管理期限，定期向上級移交檔案

電子化《出生醫學證明》雖然能夠最大限度減少檔案管理的損失，卻也存在一定的管理隱患，作為《出生醫學證明》檔案管理直接單位，婦幼保健院并非專門的檔案管理機構，也很難對檔案進行充分利用和管理。因此，在對檔案進行數字化加工后，要及時備份并向上級檔案館移交，確保其管理的安全性。同時，對于電子類檔案管理，相關工作人員還要采取數據加密、密碼保護等多重保護措施，以此來防止數據丟失、黑客侵入，確保檔案安全和服務的時效性。以無錫市為例，該市截至2021年8月，已經完成了包括1996年在內的出生醫學證明檔案資料移交工作，不僅做好了紙質備份，還做好了數字化掃描，形成了完整的電子檔案，申請人只需攜帶有效身份證件和相關證明材料即可到當地檔案史志館查詢電子檔案，簡單省事且便捷，大大提高了群眾的滿意度。

6.加強對相關人員的培訓，提高其信息化素養

大數據背景下的《出生醫學證明》首先要依賴數據的支撐，只有龐大的數據才能確保電子版《出生醫學證明》順利運行，才能有效推動《出生醫學證明》改革與創新。基于此，婦幼保健院要定期組織職工開展相關業務培訓，通過線上線下兩種方式來加大工作人員對大數據、信息化、數字化《出生醫學證明》發展的理解，繼而將其運用到實際工作中。同時，醫院還要加強醫務人員對《出生醫學證明》電子版運用重要性和普及意義的掌握，要增強其主人翁意識和責任歸屬感，使其在為患者及其家屬服務過程中能言之有物、行之有效，提高醫院服務水平，增強產婦及其家屬對醫院的好感度。另外，對于直接接觸《出生醫學證明》簽發系統的人員，醫院也要重點加強培訓和考核，要嚴格要求對方遵循管理規定，以規范化操作來進行作業，避免因行為隨意導致簽發出錯，影響群眾的生活和心情。

四、結語

作為人生的第一張證，《出生醫學證明》對一個人的影響和作用是不言而喻的，電子《出生醫學證明》檔案管理不僅有效解決了紙質化檔案管理中存在的問題，更提高了服務的精準度和效率，讓每一個群眾都能在最短時間內獲得自己想要的簽證。不過，電子《出生醫學證明》系統對大數據的應用和開發并未達到最高限度，相關工作人員還要積極探索、努力鉆研，以針對性調整和優化來確保其安全可靠性，提高服務的友好度，為未來人口管理發揮至關重要的作用。

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