旅游檔案的特點與有效開發利用分析

侯莉

摘 要：近年來，我國的經濟建設步伐進一步加快，百姓物質條件得到大幅度提升，旅游行業呈現一片廣闊的發展前景，旅游檔案是旅游業運行與發展的見證，承載著寶貴的旅游資源。旅游檔案作為一種重要的信息資源，為推動我國旅游行業的健康發展提供了有力支持。基于此，本文分析了旅游檔案的主要特征，探討了旅游檔案的有效開發利用策略。

關鍵詞：旅游檔案;主要特征;開發;利用;策略

檔案是人類社會發展的真實記錄，具有深厚的歷史、文化、經濟價值，旅游檔案是伴隨旅游行業興起的一種特殊資源，在旅游業向前發展中起到了重要的作用。旅游檔案的有效管理和利用，便于在旅游行業發展中形成具有保存意義的歷史記錄。雖然我國的旅游業得到飛速發展，但是人們對旅游檔案管理的重要性還未形成充分認識，加強旅游檔案有效管理，促進旅游檔案價值的發揮已成為相關人員共同研究的課題。

一、旅游檔案的主要特征

1.開放性

第一，旅游業是社會歷史發展的產物，是帶有經濟色彩的行業，旅游業展開的所有活動，是構成旅游檔案資源的重要依據，旅游檔案也可看作是旅游活動的影像，沒有科學、政治成分，具有開放性特點。第二，旅游業主要為了幫助游客了解旅游景點的歷史、文化、風俗、設施等，一般需要借助相應的宣傳和推銷方式。通常的旅游區域會將有關當地自然景觀、人文景觀的內容以及特色的旅游設備、交通、環境等介紹以多樣化的形式呈現，如網站、圖書、海報等，達到向游客推銷的目的，讓更多人獲悉景區的概況，吸引大量的外來人員。景點的多樣化宣傳與旅游檔案在內容上保持高度一致，旅游檔案呈現鮮明的開放性，從而保障旅游勝地取得豐厚的效益。

2.綜合性

旅游檔案具有綜合性，指的是檔案形成范圍較廣，類型多樣。旅游檔案是一種專門的檔案資源，在旅游業發展的特殊背景下記載的有關文化、經濟領域的較廣范圍的文字資料，包括衣、食、住、行、娛等方面。為了幫助游人更好地了解景區的基本信息，旅游機構要通過影像、書籍、實物等檔案展示方式。近年來，隨著蜜月旅游、親子旅游等旅游形式的盛行，旅游檔案也呈現多領域、多空間等綜合性。

3.復雜性

第一，個人收集的旅游檔案。旅游資源從被人們發現，逐漸到面對游客，需要經歷一個很長的周期考證、推出、儲存的一系列復雜流程。在此期間，會不斷形成不同形式、分散的旅游檔案，它們起初由少部分業余愛好者收集，或經過其他人員二次收集，這期間會有很多人員收集旅游檔案資源，最終正式推出并加以保護。第二，保管部門收集重要地區的旅游材料。從發現一個旅游景區，到對其做出考察、論證，需先由當地政府委托專業人士對景區考察、證論。因為專家隸屬不同單位，所以在其記載可用的、具有意義的資料后會帶回所屬單位，使得考察機構未能及時收集完整的檔案。

4.經濟文化性

旅游業不僅是一種經濟產業，還是一種文化事業。首先，旅游業作為社會主義市場經濟的發展產物，受到地區經濟發展規律的制約，如某些旅游產品、旅游服務項目價格會隨行波動，進而影響了旅游檔案的形成，使得旅游檔案具有經濟性。比如，旅游景區推出的風景宣傳折頁，被游人選購時即呈現了經濟價值。其次，旅游產品是一種特殊商品，自然會受市場價值規律的影響，不僅具有價值與使用價值，而且具有商品的生產性，受到消費需求的影響，體現了極大的競爭性。最后，旅游檔案具有文化性，游客的花銷歸根結底屬于文化消費，使得在旅游消費中形成的旅游檔案呈現一定的文化性。

二、檔案管理的意義

通過檔案的信息化手段，可以有效提高檔案信息的安全性和保密性。與傳統的紙質檔案保存相比，它更快、更機密，有效保證了檔案數據信息的安全。同時，可以通過使用加密等手段有效防止信息泄露和信息被盜，從而保證用戶安全。隨著信息時代的到來，文件管理也在不斷演變，以適應時代變化。檔案管理具有極大的重要性，傳統的檔案管理方法已不適應信息時代的要求，為了更好地展示其重要性，檔案管理需要改革、創新和現代化。

三、旅游檔案的有效開發與利用策略

1.建立完善的旅游檔案管理制度

第一，建立集中管理的工作制度。旅游檔案管理機構要認真遵循國家《檔案法》相關規定，堅持“統一管理、集中管理”原則，不準檔案資源落于個人手中，所以要建立一套完善的檔案管理制度。在全國范圍內的多種檔案資源中，旅游檔案是新的檔案類型，現階段我國旅游業亟待建立集中統一的檔案管理制度。第二，旅游公司可結合實情，建立《文件材料的收集制度》，形成可行性強的檔案管理方式，規范檔案管理準則，為相關檔案管理人員提供依據。旅游檔案材料的管理工作要確保檔案信息的完整性、準確性、安全性，還要方便提取和利用。相關部門要不斷優化旅游檔案管理規則，對旅游檔案工作的各環節確立標準化流程，還可推行節點考核制度，促進旅游檔案管理各項工作正常進行，如資料采集、分析、整理、統計、鑒定、保存、管理等。第三，強化檔案人員管理。旅游檔案的管理者必須具有較強的專業能力，定期參加培訓活動，使檔案管理者對其保持高度重視，與時俱進，提高自身的檔案管理水平。

2.全面貫徹服務理念

旅游行業屬于第三產業，作為一種新興的服務業，旅游檔案管理人員一定要認真貫徹服務理念，旅游檔案管理人員要樹立較強的服務意識，充分正視旅游檔案資源管理工作的價值，不斷提高自身的檔案管理水平，有效處理各項管理問題。在檔案管理中檢測自己的工作能力，根據旅游業、景點管理規劃及景區實際，定期更新檔案管理方法，提高旅游檔案的管理效率，充分發揮檔案資源的利用率，體現檔案管理價值，為旅游業健康、穩定、有序發展提供可靠的支持。根據旅游檔案的主要特征，創新檔案開發、利用的思路，準確定位旅游檔案的服務主體、服務功能、服務項目、服務模式，掌握我國旅游行業的未來發展方向，制定科學的檔案管理規劃，有效開發旅游檔案資源。分批次、有計劃地采集可體現不同景區特征的文獻、歷史信息，加以分析、分類、整理、編輯，推出優質檔案。采用大力宣傳和推廣方式，提高檔案的利用率，體現旅游檔案管理的服務精神，推動我國旅游行業向縱深方向發展。首先，歸檔文件的管理者必須改變自己的想法，加強對電子文檔存儲的重要性認識，提高公司統一管理系統的技術要求，保證個人信息的安全，歸檔工作小組應該謹慎對待歸檔文件的管理。各部門使用的存儲文件管理電子系統也必須與存儲文件管理系統相一致，實現一體化的存儲文件管理系統要有保障，并保證準確性和真實性。通過采用規范的制度，可以有效提高數據庫的質量，增強資源共享力度，從而減少不必要的資源工作和資源成本。

3.加快檔案管理信息化進程

第一，隨著科學技術的進步，信息技術廣泛滲透社會諸多領域并發揮著無法取代的功能。旅游檔案管理也要與時俱進，開拓創新。可利用先進的檔案管理模式，加快檔案管理進度。比如，對于檔案收集，可結合信息化檔案管理標準，收集不同載體的檔案以及電子檔案，確立科學的收集、歸檔方式和要求，促進旅游檔案收集順利進行。第二，引入檔案信息在線查詢、文件網絡共享等模式，進一步發揮檔案管理價值。構建專業的資料數據庫，把各項檔案資料分別輸入數據庫，促進旅游檔案管理有序、規范進行。可創建檔案資料目錄，僅需通過查詢功能，即可查找需要內容，有利于提高旅游檔案的管理質量。第三，構建數字化平臺。先進信息技術的應用，為旅游檔案管理工作帶來了新的發展機遇，旅游檔案的信息化管理已成為未來檔案管理的發展方向。相關旅游單位有必要建立數字化管理平臺，具體包括以下幾點：其一，借用互聯網、多媒體設備，采集多樣化的旅游資料及信息，加強數據庫建設;其二，優化旅游檔案的管理工作流程，促進游人智能化、便捷出行;其三，沖破時空的局限性，為游客提供豐富的飲食、居住、旅行、購物、游玩、娛樂等信息;其四，加強旅游檔案平臺的網絡監管力度，不僅為旅客提供優質服務，而且讓數字化平臺推動旅游行業的發展。

4.形成旅游檔案橫向聯系機制

旅游業是近年來的新興產業，為了促進旅游業健康、長期、穩定發展，旅游檔案管理工作也要不斷創新、開放，挖掘檔案資料的價值，根據我國經濟體制的改革和發展要求，相關部門也要積極建立旅游檔案的橫向聯系機制，表現在強化不同旅游經營單位、旅游景區、經營項目的聯系。旅游機構從上到下形成順暢的信息溝通，不僅要加強上下級的檔案聯系，而且要強化同級檔案之間的聯系。在旅游檔案管理工作中形成橫向聯系機制，有利于更好地發揮各地旅游機構、經營單位的檔案特色，拓展旅游檔案的覆蓋范圍，促進旅游檔案資源合理開發和利用，為廣大旅客提供最優質的服務。

5.構建專業的旅游檔案管理團隊

現階段，我國很多旅游機構的管理人員素質偏低，旅游檔案管理工作人員缺少檔案管理知識。第一，旅游單位要側重于開發新的旅游資源，引進旅游檔案管理方面優秀、高素質人才，構建知識結構完善、業務能力突出的人才團隊，逐漸提高人才數量與綜合素質，適應我國旅游行業發展需求。第二，檔案管理機構在業務方面可加強對基層旅游檔案工作的有效指導與監督，通過多種方式設置培訓課程，全面提高旅游檔案管理人員的業務素質。根據行業發展情況，對旅游業的結構、發展規劃進行培訓，建立高層次旅游檔案技術人員隊伍。第三，建立旅游信息網站，加強網站維護，選擇素質過硬的人才分管，由信息技術專業人才負責實施，提高旅游檔案資源的有效開發與利用率。

6.采用多元化管理方式

在完成檔案搜集工作后，檔案的分類以及挖掘工作被提上日程，管理工作人員需要結合不同的檔案介質，靈活利用人工智能技術來進行分析及研究。文本檔案技術比較復雜及多元，與自然語言處理領域密切相關，實體識別技術的有效分析以及合理利用最為關鍵，這一點有助于對文本特定意義的有效識別。通過設置專有名詞的形式圍繞不同的文本來進行基本標注，為后期的分類管理提供更多的依據和參考。關鍵詞提取以及標注不容忽略，管理工作人員需要結合機器學習的實質要求，對不同的分類方法進行研究以及歸納，了解具體的屬性以及分類要求，關注數據量的進一步提升。網絡技術的使用非常關鍵，管理工作人員需要關注對網絡技術適用性以及兼容性。深度學習技術比較常見，識別準確度相對比較高，工作效率能夠得到保障，能夠確保迅速分類、準確分類和科學分類。在挖掘檔案信息時，檔案內容智能檢索以及檔案價值鑒定非常關鍵，這些都需要以人工智能技術為基礎，關注對人工智能技術的合理處理，確保數字化信息的有序化，為后期的檔案信息挖掘提供更多便利。技術工作人員還需要著眼于全文索引檔案內容來進行分析，了解檔案信息挖掘的實質條件，關注不同檔案數據之間的關聯性。自動獲取關鍵信息，確保智能化運用檔案信息工作的有效落實。整個分類過程相對比較復雜，為了獲取與之對應的信息，必須要注重對保管期限、保密登記的有效預設以及提前安排，充分凸顯智能化鑒定的重要作用，加強對不同技術價值的有效分析以及合理研究。為了確保檔案信息數據的安全性，管理工作人員需要加強對人工智能技術的分析及研究，掌握人工智能技術的技巧及核心要求。其中，人臉、聲音、虹膜、指紋等人工智能技術的應用頻率比較高，這一點有助于為檔案人員提供更多的幫助，保障資料借閱和歸還工作的合理管理，確保檔案信息資料的安全性，促進檔案管理工作質量及效率的穩定提升，打下扎實的技術基礎。

四、結語

總之，旅游行業是我國地區經濟崛起的產物，為了促進旅游業的健康、長足發展，旅游機構領導一定要提高對旅游檔案管理工作的重視，從長遠角度合理規劃旅游行業結構，吸取國外成功的旅游業檔案管理經驗，挖掘地方旅游文化，建立完善的旅游檔案管理制度，充分發揮旅游檔案的價值，全面貫徹服務理念，打造特色旅游項目，提高檔案管理人員素質，引進先進的科學技術，建立檔案管理數字化平臺，加快旅游行業信息化發展進程，助推旅游行業可持續發展。

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