企業費用報銷違規問題分析及管理建議

李曉娟

摘要：隨著企業經營規模的逐漸擴大，很多企業取得了良好的市場經濟效益。但是，企業的運營管理制度卻沒有得到相應的完善。一些企業的組織結構變的復雜龐大，員工數量也成倍增加，但是，仍然沿用以往相對簡單的公司管理制度。內控體系沒有得到相應的建立健全，尤其是在費用報銷方面的相關控制欠缺，導致企業員工報銷中頻頻出現不合規問題，給企業運營帶來諸多風險。在這種背景下，本文匯總了企業費用報銷中存在的各類問題，進而從多個角度提出了改進建議。

關鍵詞：企業;費用報銷;違規;策略

科學有效的內部控制，如果能夠得到企業整體的有效執行，那么就能真正發揮內控的作用，對企業運營的各個環節進行控制，梳理企業的風險點，從而規避企業發展中面臨的運營風險和財務風險。由于部分企業沒有有效的內控制度，出現了不合理費用審批，不合規發票入賬的情況，甚至員工利用費用報銷制度的漏洞，采取違規報銷行為，套取企業資金，給企業帶來了較大的損失。因此，企業費用報銷體系的健全完善就顯得尤為重要。

一、企業費用報銷概述

費用報銷是企業日常運營中的一項重要經營管理活動，企業員工因履行公司職責而發生的費用，需通過企業財務部門審核報銷。很多學者對費用報銷從理論角度進行了研究，但是由于研究角度的不同，目前還沒有形成統一的認識。有學者認為費用報銷的關鍵控制環節是保證所有環節的規范性和有效性，增強報銷環節涉及數據的真實性。也有學者認為傳統的費用報銷模式非常容易出現問題，一旦報銷人員和財務部門人員相互勾結，那么就可以通過多種手段，進行違規操作，另外，手工報銷方式不僅會降低員工報銷的效率，而且還會增加報銷的錯誤率。因此，應該采用信息化的報銷方式。當前，很多企業已經認識到了報銷問題的重要性，但是還沒有建立健全針對性的防范制度，經常出現違規報銷方面的問題，比如有些企業費用報銷的流程不合理，員工報銷的手續不規范以及員工私自改造票據內容等。這些問題不但擾亂了公司報銷的正常秩序，而且還給企業帶來了一定的財務風險和稅務風險[1]。

二、企業費用報銷中存在的問題

（一）財務人員綜合素質不足

通常而言，財務部門負責企業員工的費用報銷工作，因此，財務人員的素質可能會直接影響費用報銷的效率和效果。從實際情況來看，很多財務人員的綜合素質尚有欠缺。首先，部分財務人員的責任意識淡薄，認識不到報銷違規對企業的嚴重影響。所以，在應對報銷問題時，往往存在敷衍的態度，不能以客觀嚴謹的心態報銷費用，增加了費用報銷違規問題的出現頻率。其次，部分財務人員的法律意識淡薄，認識不到財務違規的嚴重性。有的財務人員和報銷人員沆瀣一氣，共同套取企業資金，導致企業費用報銷出現違規問題。最后，很多財務人員的專業素養不足，缺乏對財務知識的有效掌握，審核中容易出現錯審漏審情形，無意識的造成不合規票據報銷入賬。

（二）內部審計監督乏力

有效的內部審計能夠及時發現員工報銷中存在的問題。然而從實際情況看，很多企業的內部審計部門缺乏較高的獨立性。部分審計工作流于形式。很多審計人員在對報銷情況進行審計時，即使發現問題，但是由于領導已經審批簽字，因此，審計人員為了不讓領導尷尬，往往選擇給出合規性的意見，這是審計獨立性不夠的一種體現。其次，很多審計部門的專業程度不夠。部分企業的審計人員缺乏專業的審計背景或者財務經驗，對財務報銷金額的具體計算方法以及報銷的流程都缺乏深入了解，甚至將報銷內審的責任推給財務部門，正是在這種背景下，審計部門無法發揮職能，導致報銷違規的情況時有發生，影響了企業費用報銷的規范性。

（三）費用報銷體系不完善

費用報銷體系不僅包括費用報銷制度，還要有與之匹配的費用報銷系統。科學合理的費用報銷體系能對報銷中的風險點進行梳理，從而加強關鍵控制，從流程上減少財務違規行為出現的概率，但是從實際情況來看，很多企業的財務費用報銷體系并不完善。首先，部分企業采用的是手工報銷機制。部分員工會利用手工報銷機制的弱點，偽造領導簽字或者直接偽造報銷憑證，而手工報銷很難實現對類似風險點的控制及驗證。其次，即使有些企業制定了科學合理的費用報銷制度，但是由于企業整體員工沒有認識制度執行的重要性，因此，往往讓有效的控制制度被淡化，這就給企業員工費用報銷違規行為的發生提供了機會。此外，報銷制度是否嚴密細致，嚴重影響公司內控管理的效果，如多人參與的招待費報銷，必須由參與人員中最高級別員工提交報銷，如果制度中沒有相關規定，則會出現自己審批自己費用的內控審批漏洞。

（四）發票違法違規性問題多

發票是員工報銷的重要依據之一，大部分報銷問題也集中體現在發票違法違規上，如發票開具的完整性準確性，發票的真實性等。例如，在發票的真實性上，目前報銷過程中會存在以下多種違規操作：首先，一些員工會從市場直接購買虛假發票，這些發票信息并不能在稅控平臺查驗，甚至發票無抬頭[2]，或者，財務人員僅會對部分發票進行驗證，但是大部分發票的驗證周期較長或未經查驗，短時間內無法確定發票的真實性。在這種前提下，部分虛假發票得到了報銷，增加了企業面臨的稅務風險。其次，部分員工會開具和業務實質不符的發票，由于財務部門審核中很難掌握每筆真實業務內容，僅從票面本身無法識別問題所在。所以，最終類似違規發票也會通過報銷。

（五）原始報銷憑證不夠完善

目前在原始報銷憑證中存在問題的類型主要有，部分工作人員在市場中購買盜版發票以及不具有發票應用功能的發票。由于部分企業在報銷費用時，為了確保工作效率，沒有嚴查發票的使用用途，管理機制不夠合理，出現了盲目報銷的情況。再者，部分企業存在內部利益牽連的問題，部分工作人員運用個人工作地位與報銷人員相互勾結，使得原始報銷憑證無法準確體現出各項費用的支出情況，從而導致企業費用報銷出現違規問題。

三、解決企業費用報銷違規問題的策略

（一）提高財務人員的綜合素質

通常而言，報銷工作是財務部門的重要職責，財務部門工作人員的綜合素質能對報銷工作的有效性產生重要影響。因此，提高財務人員的綜合素質非常重要。

首先，應該提高財務人員的責任意識，讓其認識到報銷工作的重要性，加強對費用報銷環節的有效控制[3]。財務人員要嚴格履行報銷程序，杜絕報銷中的“人情化”操作。企業應強化崗位職責，確保財務人員明確自己的崗位職權與責任，讓報銷審核人員意識到，如果沒有嚴格履行報銷制度，會給公司帶來怎樣的財務風險，而財務人員自己又需承擔什么樣的公司內部或法律層面的責任;另外，從企業文化層面提高財務人員的歸屬感認同感，讓財務人員自覺主動的以主人翁的精神來完成工作，時刻從公司角度出發，無形中提高了公司管理制度的有效執行。

其次，企業應該加強對財務人員專業素養的培訓工作，充分運用現有資源進行培訓，可以采用線上和線下相結合的培訓方式，完善培訓體系，爭取通過培訓提升財務人員的工作技能和職業素養。線上培訓，企業可以考慮學習群或購買一些有價值的網課等培訓形式，將公司的財務報銷制度、網頁上的報銷注意事項等專業小文章、或財務專業的法律法規相關調整等，不定時發送到學習群中，要求財務人員在業余時間自主學習。為了調動學習主動性，企業可以運用小程序做一些考試問卷，督促財務人員學習，并及時查缺補漏，提升線上學習質量。線下培訓時，企業可以定期組織財務人員進行報銷等相關制度流程的培訓會議，由公司內部專業同事重點講解制度的更新或需重點關注的部分，在會上進行相關制度的解釋溝通，同時聽取不同意見的反饋，以盡可能的讓財務人員理解認同報銷制度。或者邀請該領域的專家老師，來企業開展專題講座等;同時，鼓勵財務人員積極參加公司外部相關專業的培訓學習，鼓勵員工實時了解相關法律法規的更新調整，提供學習相關知識條文的便捷途徑等。

另外，企業應嚴格把控招聘的質量關，在招聘過程中盡可能的了解應聘人員的個人品質，了解其對企業費用報銷的認知情況，盡量吸納那些具備責任意識和財務專業能力的員工，從源頭上提高財務團隊的綜合素質。

（二）提高審計部門的獨立性

有效的監督是內部控制制度的重要因素。一旦費用報銷中出現問題，但是內部審計的監督職能比較有效，那么就可以及時發現費用報銷中存在的問題，從而進行針對性地改進，及時止損。所以，企業必須提高審計部門的地位，促使其真正發揮審計職能，強化其對費用報銷的監督職能。一方面，企業應該提高審計部門的獨立性。審計部門能夠認識到自身的審計責任，嚴格把控審計的流程，杜絕審計中的“人情化”操作[2]。企業在設置審計部門時，應將其劃分為一個獨立的部門，至少不應歸屬于對應審計的部門，為審計工作的公正性創造良好條件。并且企業應建立完善的審計規章制度，明確審計人員的職權，確保審計工作獨立于財務部門進行，審計人員直接按審計制度按報銷制度去進行費用報銷的合規性審計，不需要考慮職級審批等問題。另一方面，審計部門要加強自身的專業性。企業應該招聘一些具備財務和審計專業背景的工作人員，在企業內部建設一支經驗豐富的審計團隊，這樣審計人員能夠從專業的角度出發，及時發現費用報銷中存在的問題，比如報銷金額問題或者財務程序問題等。同時，審計部門應該出具客觀和公正的審計報告，列示審計中發現的對企業發展有影響的關鍵或重要問題，并對相關問題進行分析，結合企業實際情況給出針對性的改進建議，從審計角度監督和督促費用報銷的合規處理。

（三）建立費用報銷信息化系統

企業財務報銷出現問題的一個重要原因就是沒有引入信息化的元素，目前仍然采用手工報銷方式。手工控制存在著固有風險，因此，企業有必要建立或完善費用報銷的信息化系統。首先，企業員工根據出差任務需要，在報銷系統提前預報出差日程，錄入差旅日期、地點、涉及費用類別、預算金額等，后期員工在提交報銷系統申請時，需對相應的出差日程進行關聯，第一層面核驗費用支出是否符合實際情況。其次，當員工出差后實際進行報銷時，除了向財務部門上報相關的憑證和發票之外，還應該在報銷系統中進行報銷申請，填報準確的費用金額、發票信息等，申請完畢之后，應該由財務部門負責人和歸口部門負責人在系統中進行審核。同時，報銷人員要結合報銷系統申請審批情況，審核紙質報銷憑證，并將發票審核驗證信息填報系統。最后，系統完成報銷審批之后，要在規定的時間內進行費用報銷支付。目前更加先進的報銷系統或集團財務共享中心，直接引入影像掃描系統，實現了原始單據的電子化上傳，更加直觀有效，也提高了檔案管理的質量。

（四）完善財務報銷制度加強對發票的管理

發票是費用報銷中的關鍵風險點，根據企業的數據統計，很多報銷問題出在發票的管理環節。所以，企業應該加強對報銷中發票的管理，建立有效的發票管理制度。首先，企業應加強發票常規知識的培訓普及，形成發票培訓手冊，并將手冊發送給每個工作人員，要求工作人員認真學習，尤其針對第一時間取得發票的企業人員，應具備簡單的發票合規鑒別能力。其次，完善費用報銷制度，加強制度中對發票管理的報銷要求和標準，包括對發票的傳遞、審核、入賬、違規責任等細化明確。為了確保費用報銷制度符合企業實際，在更新費用報銷制度過程中，相關人員應系統分析原有制度存在的漏洞或執行過程中存在的問題，并將其篩選歸類，積極與各部門溝通意見，并與財務人員商討改進方案，最終報經審批后完成費用報銷制度的更新。在制度更新完善后，企業應為全體人員培訓相關更新完善的部分或者涉及的重點條款，一方面要求申請人主動合規報銷，另一方要求財務人員重點審核執行。另外，企業可以和部分企業建立協議合作關系，比如設立協議住宿和餐飲客戶清單，采用定期公對公結算開票等形式，一定程度上可以降低發票不合規情形，同時可以減少虛假發票報銷套取企業資金的可能性。最后，企業可以制定一個詳細的報銷清單，列明可以報銷的費用類型、支持資料、發票注意點等信息，從而讓報銷人員可以簡單快捷的掌握報銷要求，這樣報銷人員在今后可以按照報銷清單完成費用報銷任務。

（五）建立有關費用報銷的績效考核制度

費用報銷違規問題發生的原因是多方面，并且也會涉及多個部門的責任主體。企業應該落實相關的責任主體，規范各個主體的行為，只有這樣，才能最大可能的減少費用報銷問題的出現。為了有效規避企業費用報銷違規問題，企業應該將報銷納入到績效考核制度中去，明確各個部門有關報銷的責任，針對每個部門的責任設計有關的報銷控制指標，同時，要按照有關標準，設計報銷指標之間的權重。在開展考核時，企業應該引入定量和定性相結合的方法，全面考察各個部門的報銷情況，增加考核方式的科學性和指標的全面性。在考核結束時，企業應將表現優異的員工挑選出來，將考核的結果和員工的績效工資掛鉤，將考核對應的獎懲措施落實到位，這樣才能夠實現真正的激勵作用[3]。如果在考核中發現部分員工存在嚴重的費用報銷違規問題，企業應及時與員工進行交談，全面了解詳情，分析問題出現的原因，并及時與財務人員商談費用報銷方式改進措施，完善費用報銷步驟，防止今后組織費用報銷工作時出現同類型錯誤。

四、結束語

隨著我國市場經濟的不斷深入，企業面臨越來越大的運營壓力，而科學有效的現代企業管理制度能夠對企業經營流程進行規范，從而梳理企業運營中的關鍵點，實現對關鍵點的風險控制。費用報銷作為現代企業管理的重要組成部分，必將得到越來越多企業的重視，相信也會在企業發展中越來越規范和完善。本文總結了費用報銷中存在的各種問題，進而從多個角度提出了解決不合規費用報銷的建議方案，期望能為企業費用報銷中各項問題的規避提供一定的參考和借鑒。

參考文獻：

[1]馮麗莉.企業費用報銷違規問題分析及管理建議[J].知識經濟，2020 （07）：75+77.

[2]朱芳芳.企業費用報銷違規問題分析及財務管理建議[J].納稅，2020，14 （30）：83-84.

[3]董斯成.行政事業單位財務報銷違規問題分析及規范建議[J].財政監督，2017 （01）：59-64.