淺談EXCLE服務器在采購過程數據銜接中的應用

劉武鳳

（上汽通用五菱汽車股份有限公司采購部，廣西柳州 545007）

0.引言

基于Eхcel數據應用系統低成本、數據間銜接自由度高、易掌握的特點，結合采購系統子業務模塊的場景特性，自主鏈通采購數據的提取和引用，實現各系統子業務模塊按采購過程邏輯串聯的目的。

1. 采購各模塊搭建準備

1.1 術語簡介

Eхcel數據應用系統：根據采購個性化需求在勤哲Eхcel服務器軟件上設計搭建的采購數據應用系統。

JPC：聯合采購會議：工作流：是對某種表單的規定流轉過程的描述，它包括：要流經幾個步驟；每個步驟由何人處理；每個步驟要處理（填寫）表單上的哪些欄目；從一個步驟傳遞到下一個步驟必須滿足哪些條件等。系統模塊：根據采購策略不斷變化，采購過程執行數字化轉型，按采購過程邏輯搭建的系統子業務模塊。

1.2 數據銜接涉及系統模塊

根據采購業務流程和管理職責劃分設計了7個業務管理模塊：上游數據模塊，供應商管理模塊、報價分析模塊、電子報價模塊、目標價申請模塊、JPC（聯合采購決議）管理模塊和合同管理模塊，對每一個模塊表單的關鍵字段和關聯信息重新優化并進行了規范（見圖1），在實現系統模塊數據銜接前各系統模塊各自為政，數據之間未能交互，但是實際業務中各系統模塊數據大量重復，需要人工查找、粘貼來實現數據引用、觸發下級模塊工作流。

圖1 系統模塊示意圖

上游數據模塊：SOR零件清單明細、供應商信息、零件車型配置等。供應商管理模塊：供應商年度入圍、供應商質量評價評分、供應商商務評價評分等。報價分析模塊：零件清單、零件配置、專業入圍供應商及供應商評審狀、車型產能預測、N輪詢價與最終輪回標、供應商零件對比析和供應商配置對比分析。

電子報價模塊：（1）詢價管理模塊：詢價登記、詢價邀請、供應商詢價報價。（2）報價管理模塊：最終報價登記、最終報價邀請、供應商最終報價。目標價申請模塊：SOR目標價申請，開二家目標價申請。JPC管理模塊：JPC定點推薦、JPC議程表、JPC決意表。合同管理模塊：年度協議、臨時協議、意向書等。

2. 采購系統模塊數據銜接的實現

2.1 定義數據項

在一份模版中，有些單元格數據只出現一次則定義為“單一數據項”，而有些單元格內的數據可以多次重復出現，則定義為“重復數據項”，重復數據項按照其設計方式可分為：

按行列擴展：數據區域可向下擴展。

交叉表：數據區域可向下擴展，數據區域可向右擴展。

2.2 選擇數據類型

為每一個單元格填入定義唯一數據類型，如數字、文字、圖片、附件等，能100%有效控制數據錄入格式和類型正確，消除誤填寫避免錯誤數據流轉。

2.3 設置表單自動編號

給業務表單設置自動表單編號，先在管理設計臺中“定義”自動編號規則；再把定義好的自動編號通過數據規范把唯一編號加入表單中。

2.4 表間公式

（1）數據提取：利用提取表間公式提取數據項，如圖2所示，系統模塊各表單中行列的任何數據只要在來源表中出現過就可以自動提取過來，并且可以在提取的過程中參與函數計算，實現一數一源?！皵祿碓础薄昂Y選條件”“填充數據”“執行條件”是表間公式的四要素。來源表可以有多個，但填充目的地表只能有一個。但數據源出現多個時可以創建視圖，將多個數據源集合到一個數據視圖中以供讀取和后續數據提取。（2）數據回寫：回寫公式是提取表間公式的逆向過程，“回寫表單”“篩選條件”“回寫數據項”為回寫公式的三大要素，回寫數據項修改的是主表單一字段。數據回寫可以實現表間信息共享，通過觸發工作流前環的設計讀取數據回寫來實現與工作流后環的數據交互。（3）新增明細：也是提取表間公式的逆向過程。“回寫表單”“篩選條件”“回寫數據項”為回寫公式的三大要素，回寫新增明細字段。

圖2 系統模塊銜接關系示意圖

2.5 列表選擇

為了盡可能簡化表單的輸入，保證數據值的準確性，表單使用了大量的列表選擇。列表選擇也需在管理數據臺中定義，然后在數據規范中添加到表單中，列表中的其他的數據項也可以同時返回到表單中，而不需要使用表間公式。

2.6 定義工作流

工作流是定義表單的流轉過程，包括每個節點，負責人的定義。定義工作流需設置每一個流程上的用戶對數據管理的有效區域，從而限制不同用戶對不同數據區域的操作。定義好工作流后，用戶登錄到“我的工作臺”，在“代辦事項”中可以看到需要處理的單據，在“我的工作臺”上，可查看每個單據的處理“進度”。

在工作流屬性中設置任務，設置任務有效區，設置流向條件，設置執行權限。

2.7 報表自動鎖定

工作流的任務完成或滿足條件的表單將被鎖定，不能修改和刪除，以保證數據的安全。

2.8 應用案例

2.8.1 對采購各模塊之間的邏輯關系進行識別和設計

根據定義數據項、選擇數據類型、設置表單自動編號創建各模塊。

將報價分析數據表中的表號和零件號設置為KYE值，通過設計表間公式利用KEY值實現數據新增、提取和回寫。

2.8.2 各模塊間相互數據提取與數據回寫（見圖2）

數據提?。汉蠖四K利用KEY值自動引用前端模塊數據，填充后模塊；數據回寫：后模塊的數據利用KEY值自動回填前端塊數據，自動補充前端模塊。

S1：報價分析模塊根據數據提取從上游數據模塊中的零件清單獲取需要定點的SOR信息內的零件清單數據，從JPC管理模塊獲取已審批的年度入圍大單供應商名錄，從供應商管理模塊提取的綜合評分結果，進行綜合判斷是否邀請詢價。S2：電子報價-詢價管理模塊中的詢價登記表根據KEY值，獲取報價分析模塊中的報價零件與受邀請供應商。S3：詢價登記表到報價截止時間點由采購員點擊接收標書按鈕，供應商詢價報價的數據根據KEY值提取到詢價登記表中，保存詢報價登記表單時，根據KEY值報價數據自動回填到報價分析模塊中的N輪詢價與最終輪回標明細中。S4：目標價申請模塊則引用KEY值，根據詢價回標明細的最低與最高報價，分析報價，預設成本模型分析來觸發目標價的申請。S5：目標價申請表發起工作流，經過采購主管和采購經理審批確認后，流向采購總監，采購總監給出拉伸目標價。拉伸目標價在采購總監保存時根據KYE值自動回填到報價分析表中。S6：電子報價-報價管理模塊中的最終報價登記表引用KEY值，獲取報價分析模塊中的報價零件、拉伸目標價與供應商最終報價（此報價根據電子報價模塊預設邏輯密封存儲于另外一臺服務器中）。S7：最終報價發起工作流，到報價截止時間，申請開標，工作流流向采購總監，供應商報價匯總和報價明細根據數據提取到最終報價登記表中，保存時根據數據回寫自動填寫到報價分析模塊的N輪詢價與最終輪回標明細中。在報價分析模塊中自動匹配零件配置最低價，并自動判斷零件的最低價，從而形成完整的價格分析表。S8：JPC定點推薦表引用KEY值，獲取報價分析表中的最低供應商報價與供應商對比分析數據等。當JPC定點推薦表的表單保存時，根據數據回寫將JPC定點推薦表的表號同步價格分析表，價格分析表鎖定。同時，發送主表關鍵字段到JPC議程表，JPC聯委會決意審批通過后發送JPC會議決意號到價格分析表。

2.8.3 通過實現系統模塊間數據銜接應用效果對比

通過增加報價分析模塊為數據銜接關鍵應用模塊從而進行系統模塊間數據的提取回寫，實現一數一源的數據銜接，通過數據的銜接將各自為營的系統模塊串接關聯起來。雖然要求填報字段總數從238個新增為400個，但優化后，手工填報數各模塊的總數從125個下降為47個，下降比率為60%，采購過程效率提升效果非常明顯（見圖 3）。

圖3 銜接效果對比數據

3. 結語

以數據為核心的數據化轉型是大勢所趨，采購是數據密集型行業，在商務活動中積累了海量的數據積累。項目完成后，數據引用合規，保障安全；邏輯集中，一數一源，一源多用。從而保障數據完整性、準確性和一致性的同時減少采購員重復收集的事務性工作時長浪費。

人工智能、大數據、云計算和物聯網的未來發展值得企業在經營生產和發展規劃中予以重視，它們均為前沿產業，多智時代專注于人工智能和大數據的入門和科普，而大數據的分析、畫像、變現均需要在數據按要求流轉、運行以及足夠嚴謹的來源為基礎。想要真正地了解數據就必須對具體數據進行不同維度和層次的觀察、分類、定義，不能單純從單一維度撈取數據，在實際業務運用中只有全面了解采購的全景流程、過程信息、各環節間的數據關系，幫助理解業務，熟悉數據才能在特定場景中利用自由度較高的工具實現系統模塊間的銜接，從而實現數字化轉型中在保證數據真實安全的前提下能真正地幫助使用者和決策者。