基于辦公自動化中的計算機技術應用探析

文/周秀紅

（駐馬店技師學院，河南駐馬店 463000）

隨著時代的發展，各行各業的辦公模式、流程步驟與方法手段均發生了明顯的變化，在辦公過程中產生的海量數據有待進一步處理，企業對辦公效率、數據處理能力提出了更高要求。而計算機技術為辦公模式的創新發展提供了更多的可能性，它通過辦公自動化系統來突破技術限制，可以實現可視化辦公、遠程異地辦公、離線辦公等多重目標。

1.計算機技術概述

隨著社會的不斷進步，計算機技術智能化水平得到了明顯的提高，研究范圍也有所拓寬。例如量子計算機技術及化學計算機技術等起步較晚，但發展前景十分廣闊。目前，計算機技術在各行各業中均實現了廣泛的應用，并逐步得到優化及完善，其作用不容忽視。

2.辦公自動化概述

辦公自動化是指依托計算機技術使辦公室中的各項工作均能夠實現自動化處理。傳統的辦公室工作處理環節會消耗大量的人力，工作效率及質量也極易受到影響；而辦公自動化可依托計算機等設備，對辦公室內部的各項工作信息進行收集與傳輸，依托網絡技術建設辦公系統，使各項信息均能夠得到科學有效的管理，從而提高企業的經濟效益，實現現代化發展目標。

3.辦公自動化作用

3.1 數據處理作用

隨著市場經濟的飛速發展，在日常工作中，工作人員需要處理的數據體量會愈加龐大。為了提高數據信息處理效率，工作人員可應用計算機數據庫系統對各項信息數據加以傳輸、分類、處理，并在工作中有效應用處理完成后的數據信息。在辦公自動化的影響下，數據信息處理效率及處理質量能夠得到保障。

3.2 文本處理作用

辦公室工作人員可應用WPS等計算機軟件，對文本信息加以編輯、刪除、修改，使文本信息格式、字體更加統一，提高文本信息閱讀效率。與傳統文本信息處理方式相比，應用計算機技術對文本信息加以處理，能夠使工作人員更加準確地掌握文本信息內容，提升辦公效率。

3.3 圖片處理作用

相關研究表明，與傳統文字信息相比，人腦對圖片信息的識別速度更快。辦公室工作人員可應用計算機技術對圖片信息加以處理，或將圖片信息與文字信息相結合，使信息內容更加生動直觀，從而有效提高信息獲取效率。

4.計算機技術在辦公自動化中的應用價值

4.1 拓寬辦公范圍，改善辦公環境

由于傳統辦公模式受到工作紀律、場所、空間、時間要素的約束，工作人員與客戶、其他部門人員間的溝通頻率較低。而通過應用計算機技術，依托互聯網與計算機操作系統，如召開視頻會議、遠程發送文檔文件等，工作人員可以與其他地區的客戶、部門人員保持高效溝通，例如辦理相關業務、交流學習、進行項目商討等活動，徹底擺脫了時間、空間對辦公范圍的束縛。

4.2 降低辦公成本

在傳統辦公模式中，由于下發紙質版辦公文件、反復打印修改文件，紙張的用量較大，辦公成本較為高昂。而計算機技術的應用標志著無紙化時代的到來，工作人員可在計算機操作系統中生成電子圖表、編輯電子檔案與傳達電子文件，實現“全線上操作”，最大限度地減少紙張流轉。

4.3 提升辦公效率

工作人員既可以使用Lotus、Office、Microsoft Word等計算機軟件，快速完成書面材料寫作、圖表編輯、案卷檔案錄入等任務，又可以在第一時間將辦公文件單獨傳輸至指定用戶或群體。這樣不僅可以極大地提升辦公效率，還解決了辦公文件上情無法下達、溝通不便等問題。

5.計算機技術在辦公自動化中的具體應用

5.1 文檔與文件生成

計算機系統具備文件生成、在線修改、打印、存儲與自動備份等多項使用功能。工作人員使用系統自帶工具與配套的硬件設備，包括文字處理機、電子照排輕印刷機等，即可直接完成文字處理、文件管理等任務。例如，工作人員可以將多個文件內容導出、合并生成全新文件，使用文檔審閱工具審閱文檔是否存在格式錯誤、輸入錯誤等問題，同時標記錯誤位置進行校正。校正完畢后，工作人員將文件上傳至系統數據庫和發送至相關部門進行交接。

5.2 文檔儲存管理

在辦公自動化系統中，工作人員僅需利用信息載體，將電子文檔上傳至云計算平臺與本地數據庫中進行儲存，即可完成文檔管理任務。將文檔文件進行復制、粘貼與發送，既可以滿足辦公需要，還不會對文檔儲存效果造成影響。相比之下，傳統的紙質文檔不但需要歸檔至資料室中進行保存，受到環境侵蝕、調用查閱等因素影響，而且時常出現文檔潮濕發霉、頁面翻卷破損、缺頁少頁等問題，文檔信息的完整性缺乏保障。

5.3 決策支持

進算計技術能夠搭建群體決策支持或決策支持系統，應用模糊邏輯推理、BP神經網絡、邊緣計算等算法，建立數學分析模型，向模型中導入外部數據與內部抽象化數據，在數據支持下，預測待辦業務與項目實施過程，獲取模型輸出值，從而為管理決策提供支持。同時，計算機技術還可以進行結構化決策，假定環境條件與導入規則，根據模型輸出值來描述各套方案的實施情況，幫助決策者從多套方案中選擇最優解決方案。

6.計算機技術在辦公自動化中的保障策略

6.1 給予充分的硬件、軟件支持

在硬件支持方面，企業需要靈活配置智能復印機、光學字符閱讀器、光電掃描儀、繪圖機、電傳打字機、OA工作站、物理接口、光筆等硬件設備。例如，在辦公期間，當需要合并處理大量圖像文字時，企業應配置光學字符閱讀器，采取掃描識別方式，直接從待處理文件圖像上提取印刷體字母、圖形特征信息與數字，將識別結果導入文件中。工作人員僅需修改識別的錯誤內容并進行文件排版即可，無須手工錄入相關資料。在軟件支持方面，企業需要預先配置一些基礎性、使用范圍廣的軟件產品，包括Windows操作系統、Microsoft Word、Excel、PowerPoint等，隨后根據工作需要配置支持軟件，例如：在具備系統決策支持需要時搭建GDSS群體決策支持系統或DSS決策支持系統，在具備圖像處理要求時配置Photoshop專業圖像處理軟件與GIF Movie Gear動態圖片處理軟件。

6.2 實現遠距離信息傳輸

一方面，為保證辦公安全和內部機密不被泄露，企業需要搭建內部的計算機服務系統，通過無線Wi-Fi或網線將計算機設備與外接設備連接，形成局域網。計算機系統能夠對文件數據實施統一管理，將文件數據自動上傳至數據庫保存，有利于員工在內部服務系統上辦理工作交接等業務。

另一方面，企業需要在lntra net企業內部網基礎上建立外部網。外部網處于防火墻后方，選擇性地向指定企業與客戶群體開放，并不像因特網一樣完全對公眾開放。簡單來講，企業外部網是一種用于維持企業之間、企業與客戶群體間信息溝通聯絡的網絡服務系統，本質上屬于電子商務媒介，供應鏈上的各家企業在外部網上溝通、交流信息，如上流供應商交流供貨信息、下流經銷商反饋商品銷售情況等。

6.3 提升工作人員信息化素養

首先，企業領導人員需要充分認識到計算機技術與辦公自動化相結合的重要意義，從人才招聘環節出發，積極引進具備專業技術能力及豐富操作經驗的復合型人才，適當提高他們的薪資待遇，提升人才吸引力。其次，為滿足工作開展的需要，企業應加大對現有人員的培訓力度，以計算機技術的前沿理論、同類項目案例、硬件設備維護方法、系統與軟件程序操作方法、計算機辦公流程步驟等作為培訓內容，使工作人員對基于計算機技術的辦公自動化模式進行全面、深入的了解，積累起豐富的工作經驗。

7.結語

綜上所述，信息化時代，員工為滿足工作需要，需全面強化信息處理、決策制定、業務辦理、工作交接與信息傳輸等方面的能力；而企業必須對計算機技術予以高度重視，配備充足的軟硬件設施，并在文檔文件管理、公文處理、業務審批、決策支持等場景中做到對計算機技術的有效應用。