醫院檔案數字化管理的實現途徑研究

石青 曹昊洋

摘要：隨著時代的發展，信息技術已廣泛應用在人們生活中，推動了社會發展的進程，在醫院管理的改革中，醫院檔案數字化管理是非常必要的。醫院在現有的基礎建設上，要保障醫院檔案數字化管理的安全問題，并以標準化的流程管理檔案，提高醫院對于檔案數字化管理的重視程度，該文將具體剖析醫院檔案管理中存在的問題，以及實現醫院檔案數字化管理的策略。

關鍵詞：檔案管理數字化醫院建設實現途徑

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A ? 文章編號：1672-3791（2022）04（a）-0000-00

Research on the Realization of Digital Management of Hospital Archives

SHI QingCAO Haoyang*

（Zhejiang Provincial Tongde Hospital，Hangzhou，Zhejiang Province，310000China）

Abstract：With the development of the times， information technology has been widely used in people's life and promoted the process of social development. In the reform of hospital management， the digital management of hospital archives is very necessary. Based on the existing infrastructure， the hospital should ensure the safety of hospital archives digital management， manage archives with standardized processes， and improve the hospital's attention to archives digital management. The following will specifically analyze the problems existing in hospital archives management and the strategies to realize hospital archives digital management.

Key Words：Archives management; Digitization; Hospital construction; Realization way

醫院在信息時代的發展中應抓住改革機遇，結合互聯網思維和先進的技術完成醫院檔案數字化管理的目標，提高工作效率，增強檔案的安全性。目前醫院已結合信息技術理念，將傳統的醫院檔案管理向數字化管理進行轉變，但是醫院檔案數字化管理改革比較表面化，因此在探究醫院檔案數字化管理這一問題中，應結合醫院實際情況進行完善管理制度。

1醫院檔案數字化管理意義

醫院檔案管理是醫院的基礎管理部門，與醫院的發展和改革息息相關，目前大多數醫院已經采用醫院檔案數字化管理的方式，將成熟的管理方案直接用在本院的管理建設上，出現了因為管理和實際情況不匹配的問題，在醫院的發展建設中扔存在一些問題需要進行優化，管理者深入調研醫院的實際問題，醫院檔案的內容非常多，包括醫院各個部門、各個環節的相關檔案，文件資料大部分是紙質版檔案，還有一部分數據、影像資料，在管理上較為復雜，為了方便醫院管理檔案，發展醫院數字化管理是非常有意義的。

首先，檔案數字化管理能通過數據的方式將紙質版資料進行歸檔和備份，形成醫院內部的數據庫，將數據庫以子集的形式進行構建，規范的管理數據，從檔案的建檔到歸檔實現數據可追蹤，并且在醫院的發展中，數據庫可作為數據分析的依據，在大數據時代下，醫院必須要建立醫院內部的數據庫來適應時代的發展;

其次，檔案數字化管理能保證檔案的時效性和有效性，醫院的部分檔案是患者的病歷檔案，很多數據都是具有時效性的，因此檔案數字化管理能夠方便醫務人員迅速的檢索信息，及時解決問題。

最后，醫院檔案數字化管理的共享性能夠增加醫院各部門之間的聯系，提高協同辦公的能力和效率，在完善檔案數字化管理后會實現資源的整合和共享，提高檔案信息高效傳遞性[1]。

2醫院檔案數字化管理現狀

在醫院檔案數字化管理進程中存在著一些限制發展的問題。

2.1醫院檔案管理與數字化管理上的銜接問題

傳統管理在向數字化管理的轉化工程中，很多問題都被忽略，造成了現在“半數字化”的尷尬局面，在傳統的醫院檔案管理中，大多數的檔案數據都是紙質檔案，由于在過去的管理中，技術水平與檔案管理意識不足，導致很多檔案的歸檔混亂，出現檔案丟失、檔案破損、檔案不全等問題，這為醫院檔案管理與數字化管理的銜接造成了很大的困難，很多檔案沒辦法進數字化歸檔管理，以至于部分檔案電子化、部分檔案紙質化，非常不利于檔案數字化管理的發展。

2.2網絡安全問題

醫院檔案數字化管理毫無疑問會應用到信息技術，因此保障網絡信息安全是非常重要的工作，但在醫院建設中，網絡信息安全問題沒有引起管理者的足夠重視，導致在檔案數字化管理中會出現數據泄露的問題，在醫院檔案管理中，安全性是最為重要的要求，很多檔案關系到醫院的一些核心資料和數據，所以信息網絡建設者應充分的考慮醫院網絡安全問題，在保證醫院檔案數字化管理為醫院管理提供便利的同時設置查看權限，保證網絡安全，減少因病毒侵入醫院的管理系統或者其他人黑入醫院的核心數據庫，避免出現信息泄露影響醫院發展的問題。

2.3關于醫院發展建設者的思想觀念問題

一些管理者認為在醫院的發展中只需要提升醫療水平，加大醫療設備的投入，對于醫院檔案數字化管理并不重視，認為醫院檔案管理并不會影響到醫院的發展，導致醫院檔案數字化管理進程推進緩慢，資金投入量較少的問題[2]。

3發展醫院檔案數字化管理的原則

3.1提高檔案使用率

完善醫院檔案數字化管理能夠提高檔案的使用效率，在傳統檔案管理中，以患者病歷檔案為例，一些患者需要進行復診或者多次前往醫院就診，紙質版病歷需要患者妥善保管，如果出現檢查結果丟失等情況，就會影響就診的效率，病歷檔案因為不方面查看，所以使用率并不高，但在完善醫院檔案數字化管理后，患者的病歷信息會非常的明確，醫務人員通過在醫院信息化平臺中輸入患者的信息就能夠檢索到患者的病歷檔案、檢測檔案、影像資料等檔案信息，便捷的方式也提高了檔案的使用率。

3.2實現標準化檔案管理

標準化的檔案管理能夠提高檔案的安全性。醫院檔案數字化管理要從建檔到歸檔實現標準化的管理流程，檔案管理部門細化工作流程，按照規章制度來完成工作，明確各崗位的職責和職能，不僅在技術上實現數字化管理，在人員管理上也應嚴格按照數字化的要求規范各崗位人員，在完成工作是有據可依、有據可查，出現問題是能夠追溯源頭。完善醫院檔案數字化管理離不開檔案管理人員對于數據的收集、整理、分類、分析等工作，實現標準化管理檔案室醫院檔案數字化管理的前提。

4實現醫院檔案數字化管理的策略

4.1建立醫院檔案管理系統

建立醫院管理檔案系統是實現醫院檔案數字化管理的重要途徑，醫院管理檔案系統是醫院檔案數字化的載體，在醫院的發展中，很多醫院將成熟的系統直接應用到醫院的管理中，產生了很多與醫院實際管理不匹配的問題，因此在建立醫院檔案管理系統時首先要深入調研醫院管理需求，結合醫院特色和管理需求建立與本院高度匹配的檔案管理系統;其次醫院檔案管理內容非常的多，且隨著醫院的發展，檔案數據也會越來越多，因此醫院檔案管理系統應在保證網絡完全的同時做好擴容工作，保證檔案數據的儲存空間;最后結合醫院檔案管理系統的共享性實現數字化辦公，傳統的醫院管理中，存在各部門交流困難的問題，很多數據檔案共享效率低，想要跨部門調取資料需要層層申報、層層審批，非常應先工作效率，在搭建醫院檔案管理系統，完善醫院檔案數字化管理后，完成檔案數據的整合，能夠大幅度提高檔案的使用率以及符合條件的快速共享數據，將層層審批的環節改為系統審批，系統預設審批要求，大部分情況系統都夠快速的識別審批內容，如果出現系統無法審核的情況，進行人工審核，這樣既能夠環節工作人員的工作量，又能夠提高工作效率。

例如：患者就醫時需要做心電圖、CT、血檢等檢查項目，患者需要在各個檢查室檢查后等待報告結果，拿到所有報告結果后給到醫生查看，應用數字化管理使用醫院檔案管理系統，在輸入患者信息后，系統中就能夠顯示各個科室的檢測報告，提高了工作效率，便于患者檔案信息的存檔、查取，以及為醫院的數據分析工作提供支持[3]。

4.2加強檔案管理團隊建設、提高醫院檔案數字化管理意識

為了加快實現醫院檔案數字化管理的腳步，需要轉變檔案管理人員的思想觀念，將現代的管理理念應用在檔案管理工作中。由于傳統醫院管理中，檔案管理工作并沒有得到相關管理者的重視，檔案管理人員沒有數據管理分析的能力，所以目前檔案管理工作人員的專業技能不足以完成檔案數字化管理的轉型工作，對此可進行以下3個方面的工作加強檔案管理團隊的建設。

（1）吸引優秀的人才加入到完善檔案數字化管理的隊伍中，專業的人才會以專業的角度完成工作，因此這是做高效的解決辦法，目前關于檔案管理相關的技術人才是非常短缺的，因為現代化的檔案管理工作不再只是文職工作，更是結合信息技術、數據分析等專業技能的符合型人才，能夠使用先進的信息設備，了解科學的管理理念，為醫院檔案數據化管理貢獻專業力量[4]。

（2）要加強現有檔案管理人員的專業能力，定期開展培訓活動，通過培訓的方式提高檔案管理人員的專業技能，并結合培訓了解先進的技術和科學的檔案管理方式，在檔案數字化管理中，能夠熟練地使用系統，完成文檔庫的建立、數據錄入、檔案移交、整理組卷、數據導出、報表打印、借閱管理、檔案保管等一些列的數字化管理流程。

（3）應提高檔案管理人員的數字化管理意識，檔案管理數字化在醫院改革發展進程中是必然的結果，還需要檔案管理人員能夠改變固有的陳舊思想，為檔案數字化管理建設貢獻一份力量，以領導責任制的方式，充分發揮領導的帶頭作用，引導檔案工作人員提高數字化管理工作的意識，多與基層工作人員溝通交流，避免疑問改革出現“一刀切”的問題，影響基層工作人員的工作熱情，與檔案管理人員分享科學的工作方法和管理思慮，增進員工之間的交流和情感，更好地開展檔案數字化管理的工作。另外，醫院相關部門應該加大對于檔案數字化管理的資金投入，引進科學的硬件設施，讓檔案數字化管理能夠得到技術支持，在提供檔案管理人員能力的同時保證硬件設施的引進，從內因外因兩個角度、兩個維度共同完成醫院檔案數字化管理的目標[5]。

4.3規范醫院方案管理工作流程

規范的工作流程能夠避免出現工作中的疏漏，檔案管理工作需要工作人員足夠的細致和謹慎，在傳統的醫院檔案管理中經常會出現檔案管理混亂，丟失檔案數據等問題對此檔案管理部門應制定詳細的工作流程，規范人員管理，針對細化流程，可從以下幾個重點問題進行細化流程。

（1）0分類歸檔。分類歸檔包括按照性質分類、按照內容分類、按照保密級別分類幾個分類原則，紙質檔案按照要求分類后放至檔案室進行保管，電子檔案則進行數據錄入，在數據錄入時根據系統要求及時填寫和提交檔案資料，以比較常見的數據錄入方式為例，按照資料錄入—輸入代碼—復制信息—提取數據編碼—查詢重復值—批量修改等步驟完成數據的錄入工作，然后進行文件的掃描歸檔，比如：有時效性的數據檔案需要進行銷毀，則需要建立銷毀數據庫，并按照醫院要求設置可恢復數據的期限，以免出現數據無法找回的問題。除保密文件外，重要檔案數據要進行備份，建立備份數據庫，保證數據的儲存空間安全性。

（2）檔案的順序性。通常來說，檔案都是會按照時間順序進行歸檔，便于后期查閱，針對此問題的檔案數據管理應建立不同的時間檔案子集，按照時間的順序將檔案有序的歸檔，后續查找檔案時按照不同時間段的文件夾子集查找檔案信息，有效的節省了查找檔案的時間[6]。

5結語

隨著社會的高度發展，逐漸暴露出醫院檔案管理中出現的問題，醫院應該結合現代技術和思想觀念完善醫院檔案數據化管理工作，加強醫院管理的基礎建設，保障醫院工作的運營，推進醫院工作的發展。應用檔案數字化管理能夠提高醫院管理的工作效率，促進醫院的可持續發展。

參考文獻

[1]張占武.高校檔案信息資源共享在互聯網環境下的有效建設研究[J].浙江檔案，2021（10）：57-59.

[2] 張秀娟. 現代數字化時代下醫院聲像檔案信息化管理的策略與方法探析[J]. 管理學家，2021（6）：80-82.

[3] 劉麗君.數字化背景下實現中醫院檔案創新管理的措施分析[J].黑龍江檔案，2021（3）：66-67.

[4] 劉麗君. 信息化環境中醫院綜合檔案數字化管理的應用探究[J]. 管理學家，2021（11）：74-76.

[5] 廖燕.基于反哺價值識別的醫院高智人才數字化檔案管理系統構建[J].佳木斯職業學院學報，2021，37（12）：52-54.

[6] 張愛娥，楊陽.大型醫院檔案數字化外包管理模式研究——以山東大學齊魯醫院為例[J].浙江檔案，2021（3）：62-63.