新時期聲像檔案管理現狀與發展對策分析

徐敏

聲像檔案是對國家和社會有保存價值的以照片、底片、膠卷、錄音磁帶、錄像帶等不同材料為載體的歷史記錄，由國家機構、公共組織和個人在各種社會活動中形成，其以磁性材料或感光材料為載體，并輔以文字說明。聲像檔案是單一檔案的重要組成部分。隨著社會的發展，以及工作和各種活動中辦公條件的改善，大量聲像檔案形成。當前聲像檔案管理存在許多問題，遠遠落后于檔案工作的總體發展水平，直接影響著聲像檔案的儲存和使用以及檔案的完整性。為了更好地保護和利用這些“明亮、生動”的特殊媒體檔案，亟須加強對聲像檔案的管理。

聲像檔案管理的主要特征

聲像檔案的特征

1.聲像檔案有直觀的形象特征

聲像檔案主要以視頻和音頻的形式存在，并通過視頻和音頻記錄、傳輸信息，這種形式相對而言比較真實。與紙質檔案相比，聲像檔案可以更直觀、更生動地記錄特定時間內所發生的事件，這是紙質檔案所不具備的優勢。

2.聲像檔案可以作為其他檔案的有效補充和佐證

聲像檔案具有傳統檔案無法獲得的優勢，但這并不意味著傳統紙質檔案會消失，相反，紙質檔案和聲像檔案可以相互補充和說明。例如，會議產生的決議、記錄和其他文本通常以紙質文件的形式管理和存儲，但與會者的照片和聲明必須以聲像檔案的形式記錄和存儲；當研究人員仔細研究會議情況時，紙質檔案和聲像檔案可以反映整個會議各個方面的真實情況，使研究人員能夠更充分地研究會議內容。

3.聲像材料可以反映真實的歷史

聲像檔案不同于紙質檔案。聲像檔案可以顯示其原始外觀，并加以文字說明，給人以視覺和聽覺的雙重感受。因此，它可以向大學和研究部門提供第一手材料，為學術研究提供幫助，使聲像檔案的價值遠遠超過自身具有的價值。比如，很多歷史性事件的影像記錄會給人一種身臨其境的感受，如果沒有聲像設備拍攝現場，也沒有很好的檔案儲存，人們就很難對當時的情景和事件有更深刻的理解。在教育領域，一些聲像材料的教育功能非常強大。學?？梢岳寐曄癫牧弦龑W生進入學校，使學生愛上學校，進而安心學習。

管理方式多樣化

傳統的聲像檔案管理通常側重于數據收集和存儲，特別注重數據的完整性和安全性，大多數人都期望看到和借用這些數據。但隨著網絡技術的發展，調整對聲像檔案的管理十分重要。關于聲像媒體，普通文件主要由照片、盒式磁帶、光盤等產品和電子出版物攜帶，但如今，許多聲像檔案可以通過計算機轉換為電子PDF格式。例如，利用數碼相機直接拍攝照片，大容量服務器會將拍攝內容記錄在CD上，這種存儲方式與以前的原始聲像資源相比有更多好處。隨著檔案的增加，其占用的物理空間也在增加。目前，聲像檔案中的信息主要由音像人員接收，只有一小部分物理空間的檔案信息可以通過網絡轉化為虛擬音像檔案，并存儲在計算機和網絡上。虛擬聲像檔案管理部門不能局限于空間建設，必須接收電子文件并將其作為關鍵收藏手段，同時利用虛擬建設為公眾服務。

新時期聲像檔案管理方式

新時期聲像檔案的歸檔方式

在新時期聲像檔案的管理中，第一步是收集和保管視頻、音頻、照片和其他文件，其中也有收集各種類型檔案資源的其他方法。為了收集和保管照片，必須在單位拍攝各種重要活動及成果的照片，以反映單位的基本情況、重要會議、重大活動等，然后將照片、底片、文本說明和其他文件提交至檔案管理服務中心。接下來，檔案管理人員會對照片進行組織和分類。在這個過程中，必須盡可能多地保存原始照片，不能進行主觀處理，以確保真實性。第二步是音頻和視頻文檔的收藏和歸檔。媒體中心的檔案資源收藏，一般應由單位的宣傳部門記錄，并由其評估在重要會議、活動和工作中錄制的音頻和視頻等文檔的價值，然后提交錄像帶，并轉發給歸檔管理服務。在這一過程中，管理者應嚴格遵守相關管理標準，采用音像文件的分類、處理、編號、編目和捕獲等合理的技術方法，將視聽文件有序地存儲在信息系統中，以防遺漏和錯誤現象發生。

聲像檔案的管理方式及具體措施

新時期聲像檔案的管理應當制定嚴格的標準制度。首先，聲像檔案的管理要納入日常工作的范疇，進行定期檢查和監督。并且，聲像檔案的積累、分類等工作，要專門由檔案管理部門的具體工作人員負責，要規范權限范圍，完善管理制度，為聲像檔案管理的完整性、系統性和安全性提供環境基礎。其次，要根據我國現行法律法規，以信息技術加強對聲像檔案的保密管理，使用先進的信息加密技術確保檔案信息的安全性。同時，應當在文件信息系統中加入賬戶加密和身份確認的環節，以加強對聲像電影和電視檔案的保密，防止文件泄露。未經許可復制文件、出售聲像資料的人應承擔責任；涉嫌犯罪的，應按照規定處罰，并移交司法機關，用這樣的方式防止重要音像資料的丟失。另外，必須做好收集和監督聲像檔案等方面的工作。聲像檔案的管理與檔案管理的其他類別相同，是檔案管理的重要組成部分。因此，相關管理者在收集聲像檔案時，必須及時與相關服務人員溝通。例如，在舉行重要的大型會議或活動時，特別記錄管理員要負責對視聽材料進行組織和分類，以確保會議和活動記錄的完整性，同時要根據實際需要收集相關文本和照片記錄，以確保聲像檔案的完整性和相關性?？傊?，專門負責聲像檔案信息管理的工作人員必須做好檔案收集和分類工作。最后，使用最新信息技術捕獲和轉換聲像檔案格式，以確保對檔案的合理保存。

新時期聲像檔案管理現狀

管理制度有待完善，聲像檔案沒有得到有效的管理

實際上，由于許多設備沒有正確的信息、統一的管理標準和科學的管理方法，因此很難有效地建立聲像文件管理系統。目前，許多檔案是在沒有監督的情況下管理的，如在聲像檔案運作中，缺乏集中和全面的管理，以及所需的管理系統和管理關系。有些設備雖然有管理系統，但沒有得到執行或實施，因此沒有有效的保障，導致聲像檔案丟失。使用膠片或光盤作為存儲介質的聲像檔案對存儲條件有嚴格要求，需要專門的聲像文件柜來存儲，也需要控制溫度、濕度和靈敏度。但在實際工作中，許多檔案部門將聲像檔案與已被保存和管理的定期檔案一起存儲，由于存儲方式不當，可能會造成影片的黃化和損壞，從而嚴重影響聲像文件的功能。

聲像檔案管理的思想觀念淡薄

首先，重紙張，輕聲像。長期以來，聲像檔案的管理意識比紙質檔案弱得多，這一意識使得紙質檔案的機構管理水平大大高于聲像檔案。其次是重使用，輕維護。當前，多媒體手段的運用豐富了聲像檔案的服務功能，但仍忽視了聲像檔案的存儲功能。再次，高度重視能力，輕視保管。一些檔案員十分重視聲像檔案的存儲能力，知道如何按照自己掌握的標準和技術手段存儲聲像材料，但不知道保存的聲像材料內容是否完整。最后，高度重視結果，輕視過程。當前，一些檔案員認為只需管理最終存放在檔案庫中的聲像檔案，而在進行制作和傳輸等可能影響聲像檔案壽命的工作時，卻忽視了聲像檔案的質量和完整性。

聲像檔案管理制度不健全

管理聲像檔案時，系統管理員必須確保在評估重要事件或項目時，能夠完成視頻制作并創建有價值的音頻文件。文件管理要求嚴格、統一，檔案資料要求全面。實際上，聲像檔案在從準備到完成和提交的過程中，如果沒有形成系統的工作流程，可能會出現一些因鏈接不良導致文件夾丟失的現象。為此，可作以下規定：例如，視頻數據的布局必須根據活動要求和內容進行設置；錄像帶的布局應按照管理流程設置，且必須編制安全目錄；聲像存檔應指定光盤的類型，特別是政府機關和機構的咨詢會議記錄；所有這些材料都必須按時間順序查找；必須定期查看文件，如文件夾和文件目錄，如果銜接系統有問題，文件中的數據可能會丟失。

新時期聲像檔案管理發展對策

健全管理制度，狠抓制度落實

與傳統紙質檔案相比，聲像檔案有很大的不同。為了改變聲像檔案管理中的混亂局面，應當制定實用的控制系統。同時，所有立檔機構應建立適當的行政管理制度，加強規劃管理，制定嚴格的制度，防止檔案的分散損失。同時檔案管理司還應制定關于聲像檔案日常保管、借用和使用的明確規定。在此基礎上，相關工作人員要密切觀察實施情況，確保相關制度落實，制定有效的措施，使其逐步實現自覺。

樹立聲像檔案管理意識

第一，通過社會信息和教育，讓人們知道聲像檔案與紙質檔案有著同樣的功能。只有這樣，人們才能感受到聲像檔案的價值，才會大力支持聲像檔案的管理工作。第二，加強對各級聲像檔案管理人員的關注和支持，促進檔案部門和部門之間的協調，以便長期處理聲像檔案管理問題。第三，為了促進聲像檔案的使用和發展，應當利用聲像檔案本身的生動性這一特點實現其藝術價值，以更好地宣傳和普及，從而為聲像檔案的有序管理作出貢獻。第四，要抓住開展文化宣傳等重大活動的機會，提高人們對聲像檔案管理的認識，提高各類人員對聲像檔案重要性的認識。

建立聲像檔案專業的管理機制

各級管理人員要注重對聲像檔案的管理，建立符合單位實際情況和適宜部門中心工作的聲像檔案管理制度。這項制度應在聲像檔案的收集、歸檔和轉移、綜合管理和保存、出借和使用方面加以規范，以防止材料從文件中丟失。應當明確聲像檔案的質量，同時確保法規的實施。

聲像檔案的保存要求比紙質檔案的保存要求更加嚴格。聲像檔案管理系統要求將檔案管理納入系統化管理過程中。例如，在管理照片文件時，需使用掃描儀或數碼相機將其存儲在磁盤和光盤上。根據計算機系統的讀取和處理情況，通過通信網絡傳輸的圖像文件應由數字文件、照片和錄音組成，而視頻文件則應使用光學電磁記錄方法和半音信號形成聲像材料。這些制作方法應附有機構保障，以便更好地進行聲像檔案的收集、分類和歸檔。聲像檔案管理過程應采用簡化、易用、標準化、分散、可控、集中和分級的方法，文檔管理經理應定義職責，確保集成規劃和統一管理。聲像檔案應當有專門的庫房和設備，設置適當的溫濕度，采取防盜竊、防火、防曬、防蟲、防塵等檔案管理的安全措施；入庫的聲像檔案應當按照國家音像檔案管理部門的要求，進行科學組織和管理，如對聲像文件從左到右、自上而下進行編號；歸檔聲像檔案時，必須定期檢查檔案保存和環境狀況，如定期進行預防昆蟲和霉菌、快速修復受損和變質聲像檔案的工作。另外，應對聲像檔案進行全面的年度盤點。

加大物質投入，增強聲像檔案的硬件建設

隨著科技進步，相關部門也必須改善物理設施的建構，以便對聲像檔案進行管理。聲像檔案的專業管理要求員工具備一定的專業技能。同時，還必須保證資金充足，以便檔案管理服務購買工作所需的專業數碼相機、數碼相機或其他視頻錄制設備。同時，為了方便CD-ROM和硬盤的存儲，必須配備CD-ROM防潮的專業文件柜，以延長其使用期限，使聲像存檔更加方便和長久。檔案管理服務還應積極使用高級聲像檔案管理軟件，提高專用軟件的利用率，使聲像檔案管理更加準確和科學。

實施對聲像檔案管理的有效監督

對聲像檔案管理的監測旨在確保制作時間和文件傳輸程序符合要求。在監測和檢查過程中，應當逐步核實專業訪問設備、人事和記錄管理人員是否依法管理、是否制定了規則和條例、文件管理是否標準化、文件是否及時提交以及專業攝影師和知識是否到位。在監督過程中，可以使用管理措施來改進檔案管理，如由部門重點收集需要簽署機密合同的特定機密圖像。聲像檔案管理的主要活動必須以與數據恢復有關的單位的紅色文件為基礎，所有這些具體工作都需要管理過程的實施和檔案的使用。聲像檔案在檢查后應交給相關服務人員，交接工作除了提交的檔案和檔案的交接清單外，還應輔以聲像檔案，發送給相關服務人員。為了確保賬戶的一致性，在移交聲像存檔時要注意留存備份文件。只有通過合格方簽名，雙方才能準備檔案的交接清單，不符合要求者必須在期限內返還以進行整改。

綜上所述，在新時代背景下，信息技術和數字技術已經滲透到生活的各個領域。歸檔管理有助于提高管理效率和質量，而聲像檔案管理有助于解決傳統檔案管理的許多問題，確保對聲像檔案的保存，有助于整合相關聲像資源，為檔案的開發利用提供框架和保證，并促進檔案管理的可持續發展。

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