就業視角下高校學生檔案管理與數字化創新研究

阮紅兵

摘要：在教育改革背景下，高校招生范圍逐漸增加，為高校學生檔案管理工作提出了全新要求，同時也對高校畢業生就業產生了直接影響。高校檔案管理屬于綜合性較強的文獻資源管理工作，可以直接反映學校的管理水準與教學水平，為保證學校管理體制，逐漸創新實現可持續發展，高校需要逐漸提升檔案管理效果，在就業角度，分析高校檔案管理存在的現實問題，綜合現實需求提出完善方案，提升檔案管理數字化建設效果。

關鍵詞：就業視角;學生檔案管理;數字化建設

引言：

在高校管理角度來看，檔案管理屬于不可缺少的重要部分，對學生個人發展與學校整體發展都有著直接影響。通過檔案管理的方式，可以直接了解學生個人成績情況，同時也能直接反映高校教學效果，為保證教學發展正確性，教學體制得以創新，需要將檔案管理工作作為核心，為日后發展提供理論基礎。對于高校發展而言，檔案管理有著不可替代的效果，在進入信息化發展的背景下，高校檔案管理需要在現實角度出發，逐漸完善已有的管理模式，合理應用數字化技術，切實做好檔案服務與管理工作，逐漸增強檔案管理實效。本文主要針對高校檔案管理存在的問題進行深入了解，希望通過完善檔案管理制度的方式，為學生就業提供良好基礎，探尋全新的高校發展思路，同時也能保證數字化技術在檔案管理領域得到合理使用。

1高校學生檔案管理現狀和存在的問題

1.1高校學生檔案管理不具有服務功能

高校學生檔案管理工作開展需要重視自身的服務功能，目前高校開展檔案管理工作時，服務功能整體喪失，造成這種情況的主要原因為：檔案管理工作人員綜合素質不足，直接影響檔案管理水平。檔案管理工作人員由于缺乏責任心和專業素養，無法及時了解檔案管理工作流程，對學生檔案處理過于注意，從而造成數據丟失問題發生。其次為學生檔案內容不具有真實性，存在重要數據缺失現象。我國高校在進行檔案收入和檔案管理工作時，將學生成績作為重點，沒有真實記錄學生的在校表現和社會經歷，從而形成了檔案記錄不完善現象。最后是檔案管理方法過于陳舊。目前高校在檔案管理工作開展中，依然使用傳統工作方法，不光耗費了大量人力和物力資源，同時也無法保證檔案管理的真實性。

1.2檔案管理數字化建設缺乏統一標準

目前高校檔案管理呈現出不標準和不統一現象，數字化程度較低，導致檔案管理體系存在問題。高校中不同學院各自為政，對檔案管理都有屬于自己的標準，學校對于各學院的檔案管理工作開展統一化要求不高，直接制約了高校檔案管理發展。高校歸中國教育部直接管轄，不同地區的高校，在檔案管理工作開展中都有自己的特色，檔案管理工作開展受到軟件配置和硬件配置的影響，各校檔案管理開展的智能化程度有所差異。在數字化檔案管理體制建設過程中，學校需要自行采購所需設備，這也是造成檔案管理無法統一的主要原因。高校檔案管理工作開展，受到經費和軟硬件設備的影響，導致檔案管理工作無法達到理想目標。

1.3系統存在安全隱患

高校在進行檔案管理工作時已經開始應用了檔案管理系統，系統運行中需要得到校園網絡和其他網絡的支持，由于檔案管理系統預防能力相對較弱，可能存在病毒侵入和黑客入侵等風險。另外，系統運行情況和管理人員綜合素質有著直接聯系，部分管理人員網絡安全意識較弱，沒有查殺病毒和預防黑客的敏感性，在遇到系統問題時束手無策，從而限制了系統使用效果。高校在進行檔案管理工作時沒有實現宏觀計劃，使用數據庫規模無法滿足檔案管理需求，若是出現學生檔案泄露情況，導致的后果無法想象。

2高校學生檔案管理數字化建設

2.1提高檔案管理意識創新管理機制

在信息化快速發展背景下，高校需要加強學生檔案管理工作，合理應用信息技術，對高校檔案管理意識進行逐漸強化，保證檔案管理工作迅速完成轉型，從而滿足新時代發展要求。高校在構建檔案管理制度過程中，需要制定完善的考核標準，做好檔案體制宣傳工作，為學生就業提供全方位指導。在檔案日常管理工作開展中，需要嚴格按照標準流程進行實施，保證工作人員具備良好的服務意識，確保數據獲取的真實性與可靠性，為學生就業提供良好保障。

2.2構建檔案管理數據庫

為保證檔案管理實現數字化建設，首先需要針對檔案管理信息化建設存在的問題進行解決，根據現實需求制定檔案管理數據庫。高校檔案管理工作開展中，需要將文件資料作為核心，保證資料錄入效果，在資料錄入后需要進行及時校對。對于部分無法查找的資料，需要使用數字化技術盡量還原，合理推廣成熟的檔案管理模式，全方位應用軟件系統。在系統開發中需要大膽、創新，綜合現實工作需求，尋求檔案管理的全新路徑，在系統開發后需要注重推廣，從而解決檔案管理局限性問題。

2.3建設和完善高校檔案管理系統

通過已有網絡進行系統連接過程中，需要對服務器和客戶終端機進行區別，保證傳統文件共享處理效果，只有將系統處理方式進行合理劃分，才能為數據庫建設提供穩定條件。在構建數據庫系統時，部分用戶只能觀察到系統界面，若想調取數據庫中某些數據，需要發出數據調取請求，在系統作出響應后，將指令傳輸給工作站。數據庫系統具有工作站特點，需要確保軟件運行效果，根據軟件運行需求配置硬件系統。在檔案管理工作時需要依靠系統優勢，完成數據資源充分利用，逐漸提升檔案數據管理效率。

結束語：

綜上所述，本文主要針對高校學生檔案管理與數字化創新進行深入研究，綜合現實需求提出，在高校管理角度來看，檔案管理已經成為重點，若想保證檔案管理工作為學生就業提供良好基礎，實現數字化發展，在初始階段需要根據發展需求構建數字化管理平臺，明確高校檔案管理工作未來發展方向。由于我國高校檔案管理工作缺乏理論基礎和實踐經驗，在信息化創新過程中依然遇到多種問題，在未來發展中仍需大膽突破，將重點放在系統開發和創新方面，將信息技術作為基礎，構建強大的數字化管理系統，實現檔案管理模式的合理創新。

參考文獻：

[1]郎文香，李吉慶.加強高校學生檔案建設 助力大學生創業就業[J].安陽工學院學報，2021，20（05）：43-45.

[2]湖南省大中專學校學生信息咨詢與就業指導中心 在做好高校畢業生檔案管理中踐行初心使命[J].中國大學生就業，2021（14）：24-26.

[3]成珊珊.新形勢下高校學生檔案管理存在的問題及對策[J].江蘇經貿職業技術學院學報，2021（04）：35-37.