醫院文書檔案信息化管理中OA辦公自動化系統的應用分析

陳佳強

摘要：在醫院管理中引入OA辦公自動化系統可以顯著提升醫院文書檔案的管理質量，改變傳統管理中醫院檔案管理存在的詬病，提升信息化管理水平。在現代信息技術的支持下，OA辦公系統將會不斷完善，為單位管理提供有效的途徑。通過研究醫院信息化管理中的OA系統，闡述OA辦公自動化系統特征、運用。

關鍵詞：OA自動化;醫院;信息化管理;辦公自動化

Office Automation通過結合計算機網絡、現代辦公形式整合成新型而高效的辦公方式，辦公自動化將是未來辦公發展的重要趨勢。隨著我國醫療衛生體制的不斷改革，使用OA辦公能夠實現內部的交流，整合醫院內部信息，及時溝通，實現信息采集、處理等從而實現資源共享，實現內部信息的自動化處理，將辦公從傳統模式向無紙辦公化發展，形成靈活、集成的電子化辦公，更好處理日常工作事宜。

1.OA系統在醫院管理中發揮的作用

在當前醫院檔案管理也在不斷創新，已經成為醫院文書檔案管理效率提升的有效手段。OA系統的實際使用帶來的不僅僅是辦公效率的提升，還促進醫院檔案管理朝著更規范、更制度的方向發展，醫院檔案信息管理效率也顯著提升。在醫院的發展中醫院檔案管理、行政理念也產生了變革。在醫院的運用中OA系統的發展運用主要分為三個階段，第一個階段是數據信息處理階段，在這個階段以數據處理、計算數據為主的任務與能力， 對特定辦公事務進行處理的過程，主要集中在行政辦公的最初階段。其次是日常檔案處理工程流程、日常文書信息化處理、滿足內部業務處理辦公需要，因此第二階段的運用主要集中在辦公和業務處理方面。對于辦公和業務處理來講主要是通過系統協作、規范化的過程，能在一定程度上提高系統處理效率，降低系統辦公的成本。第三階段是對特定檔案的管理、辦公系統的協同運用，逐漸實現兩者的結合從而為文書檔案管理提供了有效的交流渠道，實現信息共享。醫院負責文書檔案管理工作的員工要運用各種手段學習潛在知識，避免出現重復性的勞動錯誤情況，將更系統的業務知識運用在管理與服務當中[1]。

醫院是多部門組成的特殊服務機構，內部部門多而且管理難度比較高，傳統的管理模式已經無法滿足當前發展的需要，尤其是檔案管理落后限制了醫療科研進展，限制了資源共享，OA系統的運用可以提升檔案資源的流通速度，當上級下發重要任務與文件之后，下級部門收到與執行，實現業務開展的優化管理，提升辦公流程的規范性和準確性。

2.檔案管理的意義

2.1提升管理能力

檔案信息化是現代背景下醫院管理的重要內容，計算機信息技術能夠為醫院工作提供重要的技術支持，同時在現代技術的支持下創新醫院服務工作，為醫院的發展奠定良好的服務平臺。在現代技術支持下實現網上預約掛號、網上繳費、醫院信息管理等，為患者提供更方便服務。檔案信息化建設促進內部部門的交流，提高信息的傳輸效率、數據共享，保證部門的信息獲取更方便，從而提高醫院的管理能力。

2.2對珍貴文件的管理

傳統的紙質文書檔案管理占據較大空間，消耗大量時間與人力，而管理比較困難。在長時間的影響下文書檔案的管理質量很難得到保障。為提高保管質量，做好更全面的管理，工作人員需要消耗大量時間進行資料修編、整理，而這個過程也存在操作失誤、資料丟失的現象。在大數據環境下文書檔案的信息化管理不僅省略了傳統檔案占據空間的成本，減輕人力壓力，提高了檔案管理的有效性和準確性，保證檔案管理工作效率與質量。

2.3檢索更快

傳統的人力管理方式很容易造成人力、財力等的浪費，而且利用效率不高，無法充分發揮資料的價值。在信息化背景下管理效率提升。另外借助辦公系統實現數據資料共享，方便科室快速查找和運用，實現信息化管理，提高文書檔案管理效率[2]。

3.醫院文書檔案信息化管理中OA辦公自動化系統的應用分析

3.1采集數據信息化

醫院文書檔案管理是臨床實踐管理中逐漸形成的具備參考價值的原始資料的記錄與保存，以及實現有效的分類管理。醫院文書檔案記錄下所有業務工作內容，在計算機技術、網絡通信技術支持下，將業務活動開展形成的數據信息集聚到平臺上以互聯網的形式實現共享。使用掃描設備、儀器來識別信息，將文件、檔案以數字化形式按照統一規范的格式錄入到計算機設備方便數據信息的處理。

3.2業務流程

在業務開展方面通過對業務開展進行分析，根據現實業務情況使用信息化技術來對文件檔案管理集中分類，搜索系統內檔案對應應用，可開發系統軟件，對文書檔案進行歸檔、編目、檢索、排序等高效處理和分析，將業務落實到不同崗位上，明確權責與標準，減少不必要的人為破壞現象。另一方面醫院的自動化系統要與檔案管理做好兼容適配的調整，保證文件檔案管理的一致性。

3.3信息檢索

醫院的文書檔案進行數字化管理、歸檔之后，在逐漸龐大的數據庫中搜索關鍵詞，找到需要的文件檔案來使用。而這個過程中辦公自動化還需要開發搜索程序，適配對應文件檢索、搜索需要。在這個過程中通過醫院網絡信息系統與互聯網的連接來實現信息共享[3]。

3.4辦公信息化的輸入

OA系統在檔案管理中的運用要建立檔案的數字輸入、存儲管理，保證檔案管理的時效性，保證系統具備兼容性，能夠及時更新。首先將檔案輸入納入到億元的日常管理中，通過OA系統和互聯網的聯系建立起集中處理的關系，實現系統的分類與管理，最終進行集中的處理、存儲。

結語：

綜上，OA系統在醫院文書檔案信息化管理中的運用價值極為突出，能提高醫院管理效率提升信息化處理水平。通過醫院檔案管理水平的提升，借助信息化技術加強檔案信息化與OA系統的結合，對醫院管理效率、業務開展有極大地促進效果。

參考文獻：

[1]曾霞. OA辦公自動化系統在醫院文書檔案信息化管理中的應用[J]. 2021（2015-2）：90-90.

[2]王磊. 分析OA辦公自動化系統在醫院信息化管理中的應用[J]. 電腦編程技巧與維護， 2020， 000（002）：61-63.

[3]張明軒. OA辦公自動化系統在醫院信息化管理中的應用[J]. 信息與電腦， 2019， 425（07）：69-70.