醫療設備管理中信息化管理系統的設計與應用

金 鎏

（中國科學技術大學附屬第一醫院< 安徽省立醫院> 安徽 合肥 230002）

0 引言

醫療設備是開展醫療衛生工作的基礎，在國家的大力支持下各醫療機構不斷加大醫療設備管理的投入力度，全面推進醫療設備信息化應用，通過云計算、大數據等信息技術手段的科學利用，不斷增強自身醫療設備數據管理和應用能力，確保數據存儲、調用的準確性和安全性，為醫療設備的有效管理打下堅實基礎。

1 醫療設備信息化管理重要性

隨著醫療設備的數量和使用頻率不斷增加，醫療機構對醫療設備日趨依賴，傳統的管理模式逐漸無法適應醫療設備快速增長的局面，出現設備出入庫登記出錯、維修保養不及時、設備故障頻繁、責任劃分不清等狀況。為此，醫療設備信息化管理是醫療衛生行業發展的必然趨勢，應用信息化技術開展醫療設備管理有利于提高醫療設備管理成效，改善醫療機構日常管理方法，提升醫療機構管理流程化、精細化、精準化水平，推動醫療衛生服務高質量發展。

2 醫療設備信息化管理系統建設方法

醫療機構各科室具有不同的工作任務和工作內容，在使用醫療設備時應根據實際情況開展規范作業，借助信息化管理系統在醫療設備審定、購買、驗證、維護、報廢等眾多環節采用規范工作模式，依據醫療機構標準規則實施約束管控，真正滿足現代化醫療機構管理要求。醫療設備信息化管理系統應在HIS（醫院信息系統）基礎上進行建設，利用HIS 數據資源強化信息化管理系統功能，實現醫療設備整個生命周期全程化、數據化監管（圖1）[1]。在系統構建前，一方面要做好需求分析，確定領導層、臨床科室、醫療設備管理部門、醫療設備維修保養人員及生產廠家在醫療設備管理中的定位，聽取相關意見建議，做好通盤考量和統籌謀劃；另一方面要對所有醫療設備進行全面摸底，充分了解醫療設備的使用年限、保養狀況、使用頻率、采購成本等信息狀況，確保醫療設備管理信息化系統符合醫療設備自身的使用規律。

醫療設備管理信息涉及醫療機構的經營發展和使用人員的個人隱私，因此在醫療設備信息化系統建構過程中，應重點考慮信息安全，做好以下工作：（1）依據國家有關管理規范規程和技術標準確立系統安全防護等級。通過加裝隔離裝置有效阻斷內網與外網之間的連接，針對用戶身份與終端操作實施嚴格認證，提升系統安全性與穩定性。同時將系統劃分為邊界、終端、主機系統、應用系統、網絡環境等多層結構，每一層分門別類設置好安全防護措施，做好縱深防御。（2）建立健全信息化管理規章制度，滿足醫院信息安全需要。建立健全風險管控機制，完善相關預警監測手段，定期開展安全檢測，防止產生安全漏洞。完善信息化系統操作規范，建立信息系統監督辦法，確保醫療設備管理效率和質量有效提升[2]。

3 醫療設備信息化管理系統設計

醫療設備信息化管理系統首先應以目標和結果為導向梳理應用需求，根據業務需要開展系統設計。系統結構分為4 個層級，從下到上分別是物理層、傳輸層、數據層、應用層。物理層和傳輸層位于系統最底層，是系統建設中的基礎內容，同時也是工作量最大最集中的部分，是集成所有設備信息的核心環節[3-4]。數據層主要負責數據的存儲、運算和調用，能夠有效實現數據的長期保存，并將數據運行結果反饋到應用層實現數據展示，用戶則根據應用層呈現的數據進行下一步工作處理，包括醫療設備的使用狀況、出入庫情況、設備本身工況、使用頻率和預計效益等拓展功能，在充分利用數據的基礎上實現醫療設備的有效管控，使醫療設備全過程管理成為有機整體（圖2）。

醫療設備管理系統的設計構建，應以大力提高醫療服務質量為目標定位，遵循“以病人診療為中心，加強醫療過程控制”的服務理念，根據各項工作實施效果及時調整工作模式，不斷優化工作流程，促進醫療服務水平及管控效果的有效提升。在系統建設過程中應高度重視醫療設備的質量控制管理，對數據傳輸的實時性和準確性加以調校，確保管理人員能夠根據醫療設備類型做好精準管理。數據庫中的數據應通過醫療機構內部局域網有效傳輸至各個科室，便于科室間協調調動，最大化滿足各科室對于所有醫療設備的使用需求。同時，在信息化管理系統建設中應加強對醫療設備質量、性能的監管，有效消除設備故障和安全隱患，提高醫療設備的安全性和可靠性[5]。

4 醫療設備信息化管理系統在醫療設備管理中的應用

醫療設備信息化管理覆蓋醫療設備全周期，根據其進入臨床使用的順序可分為前、中、后3 個階段。

4.1 醫療設備管理前期

醫療設備管理前期的信息化應用涵蓋醫療設備進入臨床使用前的管理，主要包括以下部分。

（1）采購管理。①用好系統中相關醫療設備信息數據。通過對現有醫療設備使用頻率、使用年限、成本效益等數據的統計，科學分析采購數量和品類，提出科學合理的采購計劃，避免在設備采購后產生無用的設備積壓，保證資金使用周轉順暢。②編制完善的采購方案與計劃。醫療機構設備管理部門應明確所需醫療設備的實際情況，進行詳細比對，做好采購流程審批架構搭建，依據各科室提出的采購計劃按月度、季度、年度設備采購申請做好分類規整，遵守內部管理制度及“增補管控”原則，在系統中對各科室提交的申請計劃進行嚴格審批。③做好供應商管理。優質供應商選擇是醫療設備管理的關鍵，然而醫療設備采購門類繁多，供應商五花八門，應在制度層面做好管控，同時構建供應商線上協作體系，開展信息化管理，有效掌握供應商價格、質量、交付等信息狀況，通過建立統一的考核評分機制，確保高質量完成醫療設備采購。

（2）過程數據管理。①做好臺賬管理。由于各科室工作職責不盡相同，在常用醫療設備的管理中也存在差異，因此做好臺賬管理尤為重要。傳統臺賬管理任務重、壓力大，容易受周圍因素干擾產生人為錯誤，造成不必要的損失。醫療設備信息管理系統能夠有效填補人為管理漏洞，通過醫療設備與HIS 物資庫對接，掌握各類醫療設備調用的實時使用情況，自動生成電子出入庫記錄，便于管理人員搜索查詢。②做好檔案管理。對這些文檔進行保存涉及檔案管理工作，具體應用主要包括技術檔案與購置檔案兩部分，其中購置檔案是在設備采購過程中所形成的檔案，如購置清單、認證表、供貨廠商資質、材料產品生產許可證、產品注冊證、安裝驗證驗收報告、設備卡信息等，應及時在信息管理系統中做好記錄形成醫療設備購置檔案，方便各科室辦理設備領用手續。技術檔案是在使用設備過程中形成的檔案，如使用情況記錄、學習培訓記錄、維修保養情況記錄等。通過對醫療設備購置檔案和技術檔案的有效保存和分析利用，為每一類醫療設備“建檔立卡”，做到全面覆蓋和重點監測，實現醫療設備的精細化管理，讓每一個醫療設備的領用狀況和設備信息一目了然、可追可查[6]。

4.2 醫療設備管理中期

醫療設備管理中期的信息化應用涵蓋醫療設備進入臨床使用后的管理，主要包括以下方面。

（1）設備維修。當前醫療設備出現故障主要通過電話報修等傳統方式進行處理，容易產生維修響應不及時、維修進度不清楚等問題，影響醫療衛生服務的正常有序開展。通過信息化管理系統在設備維修中的應用，能夠有效改善上述問題：①醫護人員能夠實時掌握維修進度。臨床科室在使用監護儀、輸液泵等醫療設備時如出現故障，可通過移動端管理系統上傳報修內容及要求，保障部門第一時間獲取消息并指派技術人員到達現場對故障設備進行全面檢修，把所獲信息數據傳輸到信息管理系統中，實時更新維修進度，如需廠家外協維修的進行單獨標注。而整個維修過程中所產生的諸如歷史領用部門、設備狀況變化等歷史信息均能隨時調取，便于管理人員對設備進行實時跟蹤，全程掌握設備維修狀態。②醫療設備管理部門能夠通過維修頻率和維修狀況判斷設備工況。臨床科室報修后，維修部門對維修人員、維修進度、維修日期、維修內容進行詳細記錄，既便于臨床科室全程掌握維修進度并制定好下一步診療計劃，也方便日后設備管理的數據調用。③管理層能夠準確衡量考核指標。醫療設備的維修次數、維修質量、維修滿意度等均能夠成為工作評估和業績考核的重要參考，通過信息化系統對設備維修的統計應用，分析不同設備在不同時間段、不同科室、不同使用人員中的報修情況，研究分析、綜合評判，為醫療機構醫療設備管理工作評估、業績考核等事項提供重要依據，進一步提升醫療機構的設備管理能力[7]。此外，醫療設備故障信息也能通過信息系統及時反饋給生產廠家，由廠家技術人員一同參與，監測設備使用情況，做好后期排查工作，為醫療設備安全使用做好技術保障。

（2）設備維護保養。傳統的設備維護保養主要依據廠家給定的設計維保周期進行，沒有結合醫療設備具體的使用情況，很多醫療設備因維護保養不及時造成了設備使用壽命縮短或使用體驗不佳，影響了醫療服務的正常開展。醫療設備信息化管理系統能夠有效增強醫療設備日常巡檢效率，根據對設備的跟蹤定位和使用情況分析，掌握設備“健康”狀況，提前發現風險隱患，便于管理人員把事后維保轉變為事前維保，在全面落實各項措施與制度的基礎上有效排除醫療設備安全隱患，降低醫療設備故障發生率，延長設備使用壽命，滿足醫療機構各項工作實施要求，節約醫療機構經營成本。因此，在信息化管理系統功能設計中應突出預警功能，結合醫療設備維保計劃控制預設時間，規范維保流程，提升各項工作效率與質量[8]。

（3）醫療設備資產盤點和普查。醫療設備的出入庫頻繁，部分醫療設備價值極高，因此醫療設備日常管理工作中做好普查和盤點至關重要。傳統普查盤點的主要方式是人工登記檢索，這種方式往往會耗費大量時間在查找文件檔案上，效率低下。通過醫療設備管理系統在資產盤點和普查中的應用，僅通過報表就可以將設備購入、維修、淘汰的記錄信息全部調出，并以這些信息為基礎開展自動化匯總、運算，可以有效規避漏算、失算等人工失誤，落實盤點和普查責任，及時做好查漏補缺，提高工作準確度。

4.3 醫療設備管理后期

醫療設備管理后期的信息化應用主要指醫療設備使用后的管理行為。

（1）醫療設備的折舊報廢。開展系統調查，摸清設備自身情況，通過醫療設備信息管理系統對折舊、報廢等設備信息進行重點錄入，全面詳細統計醫療設備價值及使用年限，在信息系統中自主完成設備折舊處理工作，依據制定的報廢管理規定，做好設備折舊報廢流程運轉，確保醫療設備報廢全流程管控。例如，臨床科室在領用醫療設備后發現設備存在使用故障，第一時間將設備使用情況和故障信息提交至設備管理科，設備科管理人員通過調用管理系統內設備運行數據、維保記錄、使用年限等情況進行綜合審定，認定符合報廢流程的即填寫審核意見提交至上級部門審批，領導層審批后將最終審批文件傳回管理系統，據此開展折舊報廢工作[9-10]。

（2）編制醫療設備報告。醫療設備管理系統能夠自主記錄醫療設備日常管理維護記錄，生成醫療設備管理報告，包括設備類型、維修情況、使用日期等，避免了繁瑣復雜的傳統管理方式無法及時記錄設備管理信息造成醫療設備管理混亂的情況，既有效減輕工作人員負擔，也讓管理人員能夠實時掌握設備維修頻率和經營成本。

5 結語

綜上所述，信息化管理系統在醫療設備管理中具有重要作用，能夠從根本上改變醫療機構的管理理念和管理方法，提高醫療技術能力和醫療質量水平。信息化管理系統能夠有效消除醫療設備使用過程中存在的安全隱患，優化設備使用效率，充分發揮設備特性。在管理上樹立“全程監管，事前發現”的工作理念，將“被動運維”轉變為“主動運維”，結合醫療設備信息化管理系統的建設，摸清醫療機構內現有醫療設備底數，掌握醫療設備情況，做好設備全生命周期信息化管理，在采購、領用、運維、報廢等各個環節發揮作用，利用系統記錄的設備管理數據，為醫療機構經營決策、醫療設備采購管理提供參考依據，有效推動醫療設備管理現代化，提高醫療機構整體的經營和管理水平，為醫療水平高質量發展帶來積極影響。