關(guān)于物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)管理信息化探索

李彤珊

在激烈競爭的市場環(huán)境中，信息化始終是企業(yè)制勝的法寶，物業(yè)管理企業(yè)也必須順勢而行，迎合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展，積極融入互聯(lián)網(wǎng)思維，改變傳統(tǒng)財務(wù)管理模式，更好的適應(yīng)市場環(huán)境、政策環(huán)境以及行業(yè)環(huán)境，本文對物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)管理信息化展開研究，對豐富物業(yè)服務(wù)企業(yè)財務(wù)管理信息化理論和其實踐操作有著重要的現(xiàn)實意義。

一、物業(yè)管理及財務(wù)管理信息化相關(guān)概念

（一）物業(yè)管理

廣義上的物業(yè)管理泛指一切有關(guān)于房地產(chǎn)發(fā)展、租賃、銷售以及售租后的服務(wù)，狹義的物業(yè)管理則指樓宇的維修以及相關(guān)機(jī)電設(shè)備和周遭公共設(shè)施的管護(hù)，治安保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生、綠化等工作。其主要的服務(wù)對象是住宅小區(qū)，包括高層與多層住宅樓、綜合辦公樓、商業(yè)大廈等，管理范圍相當(dāng)廣泛，服務(wù)項目多元化。

（二）財務(wù)管理信息化

財務(wù)管理信息化，即指利用先進(jìn)的信息技術(shù)和現(xiàn)代化的管理方法和手段，以會計信息系統(tǒng)為載體，全面實現(xiàn)會計電算化，并實行網(wǎng)絡(luò)財務(wù)，提供互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的財務(wù)核算、分析、控制、調(diào)整等一系列財務(wù)管理功能，當(dāng)下隨著科技的進(jìn)步與發(fā)展，這種模式已經(jīng)成為了企業(yè)強(qiáng)化管理水平和提升核心競爭力的重要手段。目前，財務(wù)管理信息化的組成模塊主要包括以下五部分：會計事務(wù)處理信息系統(tǒng)、財務(wù)管理信息系統(tǒng)、財務(wù)決策支持系統(tǒng)、財務(wù)經(jīng)理信息系統(tǒng)、組織互連系統(tǒng)。

二、物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)管理信息化目標(biāo)

為了更好的發(fā)揮物業(yè)管理企業(yè)的服務(wù)作用，結(jié)合企業(yè)所在的行業(yè)特點以及自身的管理需求，利用信息化實現(xiàn)主營業(yè)務(wù)項目中的人力、物力、財力的科學(xué)配置，致力于實現(xiàn)以下目標(biāo)：

（1）實現(xiàn)對采購環(huán)節(jié)進(jìn)行采購計劃、采購價格、到貨管理、庫存計劃、及后續(xù)對物資在庫出庫等環(huán)節(jié)的管理，打造高效、可靠、規(guī)范、低成本的物資管理體系，縮減人工管理成本，提高資金利用效率。

（2）打通供應(yīng)鏈，貫通各功能模塊，進(jìn)行供應(yīng)鏈一體化建設(shè)，實現(xiàn)供應(yīng)鏈的整體升級優(yōu)化。實現(xiàn)從業(yè)務(wù)端發(fā)出訂單需求，到收貨、入庫、開票業(yè)務(wù)的整合，供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動生成財務(wù)憑證。實現(xiàn)供應(yīng)鏈管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)一體化，具體包括業(yè)務(wù)賬與財務(wù)賬一體化，供應(yīng)商、物資管理等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一體化，業(yè)務(wù)憑證正向傳遞、逆向聯(lián)查，上級單位實現(xiàn)對各管理單位的多維度透視查詢。

（3）形成通用化標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)查詢模板，為對標(biāo)分析提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，各單位根據(jù)實際情況，開發(fā)個性化統(tǒng)計數(shù)據(jù)報表模板，提高統(tǒng)計分析工作的效率和質(zhì)量。實現(xiàn)供應(yīng)商多維度信息的收集錄入，通過及時更新信息，持續(xù)對供應(yīng)商進(jìn)行維護(hù)管理。

（4）提高服務(wù)便利性，實現(xiàn)增值服務(wù)的增長。通過財務(wù)管理信息化系統(tǒng)的設(shè)計，能夠?qū)崿F(xiàn)客戶自主繳費、報修等意見反饋，與新時代互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，利用大數(shù)據(jù)尋找針對性的優(yōu)化策略，凸顯物業(yè)管理企業(yè)的服務(wù)意識，同時財務(wù)管理信息化海量的承載力能夠進(jìn)一步擴(kuò)寬服務(wù)內(nèi)容，開設(shè)增值服務(wù)，不斷提升收入比重，維系企業(yè)運營。

（5）提高企業(yè)核心競爭力，增強(qiáng)客戶粘度。通過財務(wù)管理信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)資金的優(yōu)化管理，進(jìn)一步提高辦公效率，簡化財務(wù)處理流程，提高人均生產(chǎn)率，發(fā)揮個人最大價值，以此提升企業(yè)核心競爭力，同時企業(yè)與客戶能夠通過這種方式，實現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理的全過程跟蹤，加強(qiáng)與客戶之間的聯(lián)系，提升物業(yè)服務(wù)的粘性，更好的踐行企業(yè)服務(wù)性質(zhì)，推動企業(yè)長足發(fā)展。

三、物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)管理信息化現(xiàn)存問題

（一）財務(wù)管理信息化認(rèn)識不到位

目前，財務(wù)管理信息化多用于主營業(yè)務(wù)，而物業(yè)管理作為企業(yè)的后勤服務(wù)單位，對該方面的應(yīng)用其實并不多，大部分憑證仍需要手工錄入，這也導(dǎo)致相關(guān)人員對財務(wù)管理信息化的認(rèn)識較為淺顯。雖然財務(wù)管理信息化是大勢所趨，對工作效率的提升也有很大的促進(jìn)作用，但是對于長期從事手工帳的物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)人員來說，財務(wù)人員已經(jīng)形成了固定化的工作模式，其不僅無法提升效率，反而會降低財務(wù)處理的速度，如何保證財務(wù)人員平穩(wěn)度過財務(wù)管理信息化的過渡階段，并全面提升相關(guān)人員對財務(wù)管理信息化的深度認(rèn)識，是每個物業(yè)管理企業(yè)首要思考的問題。

（二）業(yè)務(wù)流程設(shè)計繁瑣

在物業(yè)管理企業(yè)進(jìn)行財務(wù)管理信息化時，會陸續(xù)上線各類信息系統(tǒng)模塊，例如：OA 審批、成本管理系統(tǒng)等，同時在實際應(yīng)用中還要注重財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，甚至?xí)鶕?jù)信息化系統(tǒng)的運行模式，更改當(dāng)下的業(yè)務(wù)流程，以配合信息化流程運行，但是當(dāng)下物業(yè)管理企業(yè)的業(yè)務(wù)流程已經(jīng)形成了固定的運行模式，而線上信息化管理運行簡化了業(yè)務(wù)流程，而諸多物業(yè)管理企業(yè)并未根據(jù)信息化流程優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，而是根據(jù)信息化運行有選擇的將線下業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到線上，并沒有根據(jù)新的經(jīng)營管理結(jié)構(gòu)調(diào)整組織架構(gòu)。現(xiàn)代企業(yè)競爭激烈，對于服務(wù)業(yè)同樣如此，效率是企業(yè)服務(wù)質(zhì)量的一種表現(xiàn)形式，然而復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程設(shè)計并不利于財務(wù)管理信息化的轉(zhuǎn)換。

（三）系統(tǒng)操作人員能力不夠

物業(yè)管理企業(yè)實行財務(wù)管理信息化，不僅是改變了當(dāng)前財務(wù)管理的工作環(huán)境，也會對業(yè)務(wù)處理造成沖擊，需要從前端的業(yè)務(wù)活動進(jìn)行改善，對業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分析，除了企業(yè)信息化系統(tǒng)的普及以外，還需要熟練的系統(tǒng)操作，但目前物業(yè)管理企業(yè)在系統(tǒng)操作上還存在些許問題。一是，手工帳依舊存在，當(dāng)前的財務(wù)管理信息化只適用費用報銷、折舊計提等通用模板，部分專業(yè)性較強(qiáng)的憑證仍需手工錄入，正處于手工帳與信息化半結(jié)合的狀態(tài)，這種情況并不利于物業(yè)管理企業(yè)實現(xiàn)全面財務(wù)管理信息化；二是，信息系統(tǒng)操作不熟練，對于長期以來形成固態(tài)工作模式的財務(wù)人員來說，其傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)根深蒂固，對于財務(wù)管理信息化的新概念，需要一定的接受時間和操作訓(xùn)練，極大的降低了財務(wù)管理工作效率，阻礙了信息化進(jìn)程，反而增加了財務(wù)人員的工作量。

（四）信息孤島化嚴(yán)重

長期以來，部門閉門造車、各管各事的工作模式已經(jīng)滲透到了全行業(yè)，對于物業(yè)管理企業(yè)來說也是如此，財務(wù)與業(yè)務(wù)之間存在溝通壁壘，導(dǎo)致信息孤島化嚴(yán)重，在信息不能實現(xiàn)共享的狀態(tài)下，將無法推動財務(wù)管理信息化。第一，信息系統(tǒng)無法掌握詳細(xì)人力資源信息，物業(yè)管理企業(yè)的人員流動性較大，經(jīng)常會進(jìn)行規(guī)模性新員工培訓(xùn)工作，但是就整體文化水平來看普遍偏低，通過教育培訓(xùn)無法提升全民素質(zhì)，信息化與實際的操作難以契合，很難形成標(biāo)準(zhǔn)化線上管理；第二，信息系統(tǒng)無法實現(xiàn)前端客戶信息收集，這也是因為業(yè)務(wù)、財務(wù)存在矛盾的地方。當(dāng)下，物業(yè)管理企業(yè)呈現(xiàn)出市場化、規(guī)模化、集約化的發(fā)展特征，其對各類客戶的信息管理、需求收集、及時溝通等關(guān)系到物業(yè)能否及時提供服務(wù)，但由于與前端業(yè)務(wù)存在溝通矛盾，無法第一時間利用系統(tǒng)進(jìn)行信息整合，因此降低了工作效率，無法提供及時服務(wù)，從而形成了惡性循環(huán)，不利于財務(wù)管理信息化的發(fā)展。

四、物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)管理信息化優(yōu)化路徑

（一）強(qiáng)化財務(wù)管理信息化認(rèn)知

物業(yè)管理企業(yè)的財務(wù)管理信息化并非簡單的將線下工作流程轉(zhuǎn)移到線上，而是通過信息系統(tǒng)的科學(xué)分析、數(shù)據(jù)總結(jié)達(dá)到提升財務(wù)處理工作效率、整體服務(wù)質(zhì)量的目的，因此必須強(qiáng)化物業(yè)管理企業(yè)對財務(wù)管理信息化的認(rèn)識，不僅局限于會計信息處理的便捷化，也要從企業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)。第一，消除財務(wù)人員的抵觸心理，積極接納財務(wù)管理信息化，從企業(yè)管理層入手，發(fā)揮其帶頭作用，開展財務(wù)管理信息化宣傳講座，或開展主題研討會，普及財務(wù)管理信息化基本知識，養(yǎng)成企業(yè)基本的信息化氛圍；第二，尤其注重資深財務(wù)管理員工的思維轉(zhuǎn)換，其既有的工作經(jīng)驗和對物業(yè)業(yè)務(wù)的基本了解是支持財務(wù)管理信息化建設(shè)的支柱，只有這部分人員深刻認(rèn)識到財務(wù)管理信息化的重要性，認(rèn)識到這與自身職業(yè)生涯息息相關(guān)，才能夠積極主動的踐行理念，自主進(jìn)行學(xué)習(xí)，形成互聯(lián)網(wǎng)管理思維，推動財務(wù)管理信息化與物業(yè)管理企業(yè)的深度融合。

（二）加強(qiáng)信息化軟件平臺設(shè)置

物業(yè)管理企業(yè)實行財務(wù)管理信息化，依托于現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)和信息化技術(shù)，企業(yè)必須選擇合適的財務(wù)管理軟件，滿足物業(yè)管理企業(yè)的長期發(fā)展需求，同時還要考慮到信息系統(tǒng)的維護(hù)成本、運營成本等，還要兼顧短期經(jīng)營效益。在選擇財務(wù)管理信息化軟件時，一般有三種選擇方式，一是，完全外包，選擇質(zhì)量高、足夠信任的第三方軟件供應(yīng)商，負(fù)責(zé)開發(fā)適合物業(yè)管理企業(yè)的財務(wù)軟件，這比較適用于自身研發(fā)技術(shù)不夠、缺少內(nèi)部支持的企業(yè)；二是，自行研發(fā)，在擁有一定開發(fā)技術(shù)后，購買基本模塊，進(jìn)行二次開發(fā)，提高其與單位自身的適配性，但這比較適用于資金雄厚、經(jīng)營范圍廣泛的大型物業(yè)管理企業(yè)，對于規(guī)模小、人員少的物業(yè)企業(yè)不予采納；三是，完全自主開發(fā)，這對企業(yè)自身要求極高，其投入資金也更多、開發(fā)周期也更長，對于一般的物業(yè)管理企業(yè)來說，很少有具備這種開發(fā)模式的規(guī)模。物業(yè)管理企業(yè)必須根據(jù)自身實際情況，選擇合適的軟件開發(fā)方式。在選擇了合適的系統(tǒng)、軟件之后，并非一勞永逸，而是要不斷優(yōu)化信息系統(tǒng)，形成財務(wù)共享報賬平臺，專注企業(yè)資金流動管理，同時形成資金回溯，能夠追責(zé)到每一筆資金的運動，降低財務(wù)風(fēng)險，構(gòu)建資金集中管理模式，從財務(wù)的角度達(dá)成對企業(yè)全體活動的管理。

（三）著重人才梯隊建設(shè)

物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)是系統(tǒng)性、全面性的工作，涉及到行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)三大板塊，要求全員參與，同時還涉及到崗位、部門等的業(yè)務(wù)調(diào)整，因此，企業(yè)必須強(qiáng)調(diào)該環(huán)節(jié)中“人”的作用，上至領(lǐng)導(dǎo)層，下至具體執(zhí)行者，進(jìn)行全面人才建設(shè)。首先，成立財務(wù)管理信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，由企業(yè)管理層負(fù)責(zé)，協(xié)同管理信息化實施工作，根據(jù)不同的信息化系統(tǒng)，下設(shè)行政小組、財務(wù)小組以及業(yè)務(wù)小組，對應(yīng)職能部門，向其他部門輻射，同時做好各個小組之間的連接工作，實現(xiàn)小組間的系統(tǒng)信息共享；其次，調(diào)整企業(yè)部門職責(zé)，尤其是負(fù)責(zé)信息化管理的企管部門，如計算機(jī)設(shè)備安全、網(wǎng)絡(luò)信息安全維護(hù)、財務(wù)管理網(wǎng)站設(shè)計、財務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)宣傳等，配備專業(yè)的高素質(zhì)人才，對下負(fù)責(zé)物業(yè)服務(wù)受理、客戶維護(hù)等工作，對上進(jìn)行分類總結(jié)，分管到不同小組，進(jìn)行線上錄入；再次，重新梳理績效考核指標(biāo)，強(qiáng)化部門、個人的績效管理，結(jié)合財務(wù)管理信息化系統(tǒng)上線后的考核指標(biāo)量化數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計與分析，調(diào)整現(xiàn)有的績效考核指標(biāo)，以此優(yōu)化薪酬體系，達(dá)到激發(fā)相關(guān)人員工作積極性的目的；最后，強(qiáng)調(diào)專業(yè)技能培訓(xùn)和財務(wù)管理系統(tǒng)培訓(xùn)。一方面，通過內(nèi)訓(xùn)師的方式，實現(xiàn)一帶一，擴(kuò)充已有財務(wù)人員的知識面，或選擇第三方培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，提高財務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)。另一方面，提升其系統(tǒng)了解度，不斷強(qiáng)化實操能力，做好計算機(jī)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高線上系統(tǒng)辦公能力。

（四）提高部門信息交換時效性

財務(wù)管理信息化建設(shè)中，必須提升企業(yè)內(nèi)部各部門信息交換時效性，尤其是業(yè)務(wù)與財務(wù)部門。首先，統(tǒng)一業(yè)務(wù)、財務(wù)部門目標(biāo)，對于物業(yè)管理企業(yè)來說，其最終的經(jīng)營目的就是解決客戶的實際需求，提升客戶對服務(wù)質(zhì)量的滿意度，而財務(wù)部門在該過程中只是起到輔助核算作用，對企業(yè)整體的目標(biāo)進(jìn)行精細(xì)化分解，劃分成各職能部門、個人可完成的具體工作任務(wù)，使其充分認(rèn)識到，即使部門目標(biāo)有所差異，但都是為整體目標(biāo)服務(wù)，化解部門矛盾，實現(xiàn)信息高速傳輸，確保有效溝通；其次，強(qiáng)化財務(wù)管理信息化系統(tǒng)在人力資源管理上的應(yīng)用，物業(yè)管理企業(yè)針對不同崗位設(shè)置了具體的工作任務(wù)，以薪酬為根本驅(qū)動力，與財務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行連接，但由于物業(yè)管理企業(yè)人員流動性大，需要時常調(diào)整管理系統(tǒng)，因此物業(yè)管理系統(tǒng)必須加強(qiáng)與人力資源管理部門的溝通，詳細(xì)把握相關(guān)人員的在崗、離職信息，實時進(jìn)行更新，確保相關(guān)財務(wù)管理工作順利開展；最后，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)信息安全問題，穩(wěn)定的財務(wù)管理信息系統(tǒng)才是保證企業(yè)順利運行的根本，但是在系統(tǒng)操作的過程中不可避免的會出現(xiàn)會計信息安全風(fēng)險、職業(yè)道德風(fēng)險等，所以在物業(yè)管理企業(yè)研究如何將財務(wù)、業(yè)務(wù)與現(xiàn)代信息化技術(shù)融合的同時，也要考慮到信息化風(fēng)險的防范與管理，一方面在開放的互聯(lián)網(wǎng)面前，必須設(shè)置系統(tǒng)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)且科學(xué)的內(nèi)部控制機(jī)制，涵蓋軟件開發(fā)、計算機(jī)硬件管理、相關(guān)人員權(quán)限管理等，構(gòu)建針對性的應(yīng)對措施，保證系統(tǒng)穩(wěn)定、安全運行；另一方面，運用先進(jìn)系統(tǒng)管理技術(shù)，如構(gòu)建防火墻、網(wǎng)絡(luò)病毒檢測裝置、信息提取身份認(rèn)證等，保證整套財務(wù)管理系統(tǒng)的各個模塊都有安全保障。

（五）加快業(yè)財融合步伐

上述提到，物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)與行政、業(yè)務(wù)都有著重要聯(lián)系，因此必須提高業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合效率，實現(xiàn)業(yè)財融合，這也是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的大方向。其一，構(gòu)建業(yè)財一體化框架。線上信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，打通了業(yè)務(wù)、財務(wù)之間的基本溝通，物業(yè)管理企業(yè)可通過對業(yè)務(wù)流程的重新梳理，明確流程詳細(xì)要求，建立會計總賬與業(yè)務(wù)明細(xì)賬之間的勾稽關(guān)系，與業(yè)務(wù)部門明確數(shù)據(jù)的統(tǒng)計口徑，定義好數(shù)據(jù)字段；其二，梳理財務(wù)部門內(nèi)部的組織框架，物業(yè)管理企業(yè)的財務(wù)管理信息化建設(shè)，除了在線上信息系統(tǒng)的應(yīng)用，更重要的是要讓傳統(tǒng)處于后端處理總結(jié)的會計工作走向前端，與業(yè)務(wù)齊驅(qū)，體現(xiàn)出財務(wù)系統(tǒng)在業(yè)務(wù)管理上的價值，積極從財務(wù)處理向財務(wù)管理轉(zhuǎn)換，這也是當(dāng)代財務(wù)轉(zhuǎn)型的要求。

五、結(jié)束語

綜上所述，物業(yè)管理企業(yè)作為現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的重要組成部分，其財務(wù)管理信息化建設(shè)不僅是提升內(nèi)部管理質(zhì)量的重要手段，也是其適應(yīng)現(xiàn)代激烈競爭、提升企業(yè)實力的關(guān)鍵步驟。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，各行各業(yè)都與互聯(lián)網(wǎng)、信息化息息相關(guān)，如何將其科學(xué)的運用到企業(yè)經(jīng)營管理中，以更少的成本提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是值得每個企業(yè)認(rèn)真思考的問題。由于對相關(guān)文獻(xiàn)、理論等的研究不透徹，導(dǎo)致提出的財務(wù)管理信息化建設(shè)方面的措施也較為淺顯，未來會不斷的深入學(xué)習(xí)，力求提出更具執(zhí)行價值的管理辦法，更好的踐行物業(yè)管理企業(yè)的社會服務(wù)價值。