中國古代檔案管理機構的沿革

■ 劉 強 畢鑫宇 李 穎

中國是一個歷史悠久的文明古國，擁有舉世無雙的、十分豐富且極其珍貴的歷史檔案遺產(chǎn)。我國古代就有“結繩記事”、“刻木為契”的歷史傳說。中華人民共和國檔案行業(yè)標準《檔案工作基本術語（DA/T 1- 2000）》規(guī)定檔案（acrchives）的定義為：“國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種歷史文獻。”

與世界其他文明相比，中國的歷史記載完整且豐富，其中原因與我國對歷史檔案文獻保管的重視具有非常重要的關系。在本文中，從檔案管理機構的官制和官署兩個方面闡述了中國古代的檔案管理機構，梳理了其發(fā)展的歷史沿革。

一、中國最早的檔案館

在我國有據(jù)可查的最早的“檔案館”是1936年6月12日在安陽小屯發(fā)現(xiàn)的，我國考古學的開拓者之一李濟先生在他的著作《安陽》中特別地以對這一發(fā)現(xiàn)的報道作為該部分學術報道的結束，他提到：

用這一報道來結束這一章，我想是可以理解的。……它把這一建立在理性推理和田野經(jīng)驗積累之上的事業(yè)推向了頂峰。H127 的發(fā)現(xiàn)不是僥幸之事，而是有系統(tǒng)的科學工作積累的結果。

從單純考古觀點來看，H127 檔案庫的發(fā)現(xiàn)僅是我已簡要敘述過的多次安陽發(fā)掘中獲得的許多令人驚異的成就之一。實際上，最后三次發(fā)掘積累的大量田野記錄，以及任何科學標準都能給予最高評價的重要發(fā)現(xiàn)和田野資料，為至今了解安陽文化的真實性質提供了基本材料。H127明顯居于整個發(fā)掘過程的最高點之一，它好像給我們一種遠遠超過其他的精神滿足。所以，不僅從單純科學的觀點來看，而且?guī)е鴮ξ覀儦g欣鼓舞情形的回憶，我認為這是結束這章關于最后三次田野發(fā)掘的最合適主題。[1]

文中的“H127”就是一般公認的解放前中央研究院主辦的安陽前后十五次發(fā)掘中的最高成就和最偉大的業(yè)績，被稱作“地下檔案庫”的H127，該坑共出土有字甲骨17096 片。從上述文字中可以看出，即使過去了40年（《安陽》成書于1977年），李濟先生還是掩飾不住自己內(nèi)心的歡欣和驚異。

在《安陽》書中，李濟先生還轉引了當時發(fā)掘領導人石璋如先生的一段話：“H127 的口徑約1公尺8 寸，深距地面約6 公尺。窖內(nèi)的堆積上層為繪圖，下層綠灰土，中間是一層堆積灰土與龜甲……所占的空間高約1.60 公尺。還發(fā)現(xiàn)一個人骨架伴著這些古代檔案……。”從中可以看出，遠在商代，檔案已經(jīng)開始集中保管了。

二、中國古代檔案管理官制的沿革

在商代我國就已專門設置“史”這一官位，如在甲骨文中有“在北史其獲羌”的文字，這里“史”與后世的“使”近似。后來商王在其左右設置史官，掌管祭祀和記事等。周時沿置，在王國及諸侯國均有之，如西周時有太史、內(nèi)史等，春秋時更有稱外史、左史、南史的。《尚書·金滕》：“史乃冊祝”，可見史掌著作、簡冊及祀神之事，或稱“作冊”。《禮記·玉藻》：“動則左史書之，言則右史書之。”可見史又分左、右，分掌記事、記言之職。另外，“史”不但是古代的官名，還是古代官佐之稱，官佐是指古代官員的副職或助理人員。如《詩·小雅·賓之初筵》：“或佐之史。”《周禮·天官冢宰》記宰夫：“掌治朝之法。以正王及三公、六卿、大夫、群吏之位，掌其禁令。……辨其八職：一曰正，掌官法以治要。二曰師，掌官成以治凡。三曰司，掌官法以治目。四曰旅，掌官常以治數(shù)。五曰府，掌官契以治藏。六曰史，掌官書以贊治。七曰胥，掌官敘以治敘。八曰徒，掌官令以征令。”鄭玄注：“贊治，若今起文書草也。”[2]

如果商代設置的“史”官，其職能還是記事的話，那么在周代已經(jīng)出現(xiàn)了專門主管文書檔案的官員，即“柱下史”[3]。《史記·張丞相列傳》云：“蒼（張蒼），秦時為御史，主柱下方書。”意思是說張蒼是主掌藏書的御史，其實御史本職即是宮內(nèi)主文書檔案之官，與唐宋以后的御史意義完全不同。又《史記·老子列傳》云：“老子者，楚苦縣厲鄉(xiāng)曲仁里人也，姓李氏，名耳，字聃，周守藏室之史也。”唐代司馬貞撰寫的《史記索隱》云：“周秦皆有柱下史，謂御史也。所掌及侍立恒在殿柱之下，故老聃為周柱下史。今蒼在秦代亦居斯職。……方為四方文書也。”[4]謂老子為柱下史，即藏書之柱下，因以為官名。后世有稱翰林官為柱史者，亦有稱御史為柱史者。其實若與后世之官相比附，惟隋唐的秘書監(jiān)較為相近。

而御史作為中國的古代官制中的官名，其內(nèi)涵隨時間亦歷經(jīng)變化。戰(zhàn)國時御史本作為國君的侍從史官，《史記·廉頗藺相如列傳》記秦、趙兩君澠池之會曰：“趙王鼓瑟。秦御史前書……秦王不懌，為一擊缻。相如顧召趙御史書……。”《史記·滑稽列傳》中亦云：“賜酒大王之前，執(zhí)法在傍，御史在后……”。自秦始御史作監(jiān)察之官，一直延續(xù)到清朝。《漢書·百官公卿表》：“監(jiān)御史，秦官，掌監(jiān)郡，漢省。”秦以后置御史大夫，職位僅次于丞相，主管彈劾、糾察官員過失諸事。御史大夫，從一品，負責監(jiān)察朝廷、諸侯官吏的失職和不法行為，同時也負責保管朝廷的檔案文件。御史大夫在御史臺辦公，由御史中丞（從二品）協(xié)助工作，下轄司法御史，掌管司法案件。《漢書·百官公卿表》：“御史大夫，秦官。位上卿，銀印青綬，掌副丞相。有兩丞，秩千石。一曰中丞，在殿中蘭臺，掌圖籍秘書……。”

《漢書·百官公卿表》中的“蘭臺”是漢代設置的官署名，作為中央檔案、典籍庫，用以收藏地圖、戶籍等檔案及圖書，隸屬于御史臺，由御史中丞一員兼領，設置蘭臺令史，史官在此負責典校、修史等。后人從此引申，宮廷內(nèi)的典籍收藏府庫、御史臺和史官，都曾被稱為蘭臺。唐朝時，秘書省在唐高宗龍朔年間改稱蘭臺，光宅年間改稱麟臺，唐中宗神龍年間又改回秘書省。唐朝白居易《秘書省中憶舊山》詩：“厭從薄宦校青簡，悔別故山思白云。猶喜蘭臺非傲吏，歸時應免動移文。”

中國檔案事業(yè)源遠流長，波瀾壯闊的歷史長河里，歷史的沿革，造成了檔案從業(yè)人員及檔案館室曾有許多種別稱或美稱。這其中，以蘭臺最為普及。蘭臺史從漢代開始設置，由于當時時尚的推崇，以及蘭臺司職者的苦心經(jīng)營，名人名著輩出，可謂盛況空前。著名歷史學家班固、傅毅、李尤等都曾擔任此職，先賢的楷模風范，歷來是人們追慕、學習的典范，為紀念成就卓著的業(yè)界前輩，檔案工作者就自稱為“蘭臺人”了。

另外，在歷史發(fā)展的過程中，與檔案有關的官署還包括秘書省與翰林院等。秘書省，是專門掌管修撰國史及管理國家藏書的官署。東漢桓帝時置秘書監(jiān)一員，典司圖籍，屬太常。曹操掌權時，置秘書令，典尚書奏事。曹丕時改令為監(jiān)。西晉惠帝時置秘書監(jiān)，南朝梁時改稱秘書省，其主官為秘書監(jiān)。唐代曾改稱蘭臺及麟臺。明以后其職務并入翰林院。翰林院是唐代開始設置的一個官署，唐玄宗初由翰林待詔起草、批答文書，后又將制書詔敕由翰林供奉與集賢學士分掌。晚唐以后，翰林學士院演變成了專門起草機密詔制的重要機構。明以后被內(nèi)閣等代替，成為養(yǎng)才儲望之所，負責修書撰史，起草詔書，為皇室成員侍讀，擔任科舉考官等。清襲明制，設翰林院，負責國史編修，及記帝王起居注，進講經(jīng)史，并草擬與典禮有關的文件。“掌制誥、文史，以備天子顧問。凡陳書講幄，人承儤直，出奉皇華。職司纂重也。”[5]

三、中國古代檔案管理官署的沿革

在檔案保管的發(fā)展過程中，不但檔案從業(yè)人員的官職發(fā)生了一系列的變化，檔案的具體存放或保存的地點也隨著歷史的演進產(chǎn)生了系列的更迭（見表2.1），我國歷代存儲檔案的機構主要有天府、石渠閣、蘭臺等。

表2.1 中國古代檔案存儲機構的演變簡表

天府，西周時期宗廟名稱，也是儲存檔案的庫房。[6]西周時期國家機關龐大，檔案種類明顯增多。王朝中央保存的檔案主要有圖版（地圖與戶籍）、盟約、譜牒（王室世系記錄和貴族族譜與家譜），史官保管的有誥、誓、政典、記注等檔案。上述檔案大多有副本多分，正本存于天府，藏于“金縢之匱”，副本則分存于太史、內(nèi)史、司會及六官等處。據(jù)《周禮·春官》載，當時“功書藏于天府”，“紀邦之大盟約、蒞其盟書而登天府”，“鄉(xiāng)老及大夫群史獻賢能之書于王，王再拜受之登于天府”。[7]

因此，天府是收藏珍貴檔案的管理機構，這也是我國歷史上有確切史料記載的最早的中央政府正規(guī)檔案管理機構。有關天府的記載始見于《大戴禮記·少閑》篇。西周宗法制度逐漸完備，宗廟設置與收藏更趨完善，于“春官”下設“天府”，“掌祖廟之守藏與其禁令”。天府屬“九府”之一，地位頗高，不同于一般的檔案庫房，負責保管天府檔案的史官稱“守藏史”。這時一些極機密、極重要的珍貴檔案的存儲還采取了收貯于“金滕之匱”的做法，所謂“金滕之匱”，就是把重要的文書檔案放置于金屬帶子捆縛的匣子之中。《尚書·金滕》記載：“武王有疾，周公作策書告神請代武王死。事畢，納書于金滕之匱。遂作金縢。”《史記·魯周公》記載“周公藏其策金縢匱中，誡守者勿敢言。明日，武王有。”[8]“納書于金滕之匱”，亦即把載有禱辭之冊秘藏起來。周公“納書于金滕之匱”的做法也為此后歷朝所繼承。

石渠閣是西漢時期中央收藏檔案典籍的機構。西漢統(tǒng)治者對匯集于王朝中央的檔案典籍非常注意保管，在宮內(nèi)外修建了許多收藏檔案典籍的處所，石渠閣是其中之一，相傳它是西漢首任丞相蕭何于公元前200年左右專為收藏從咸陽收集來的秦代的檔案圖籍而修建的，由于西漢社會經(jīng)濟、政治、文化的高度發(fā)展，所以建造石渠閣時考慮到了保管檔案典籍的特殊要求，設有排水渠，以防檔案典籍受潮霉變，這在當時的歷史條件下非常不易，石渠閣也因此得名。它除藏有檔案典籍外，還收藏著許多圖書，同時也是群儒議訂五經(jīng)、校勘書籍和從事著述的處所。西漢末年，石渠閣被毀棄。[9]

東觀是東漢時期中央收藏檔案典籍的處所。據(jù)記載，東觀有極為豐富的藏書，學者稱東觀為“老氏藏室”，還收存有部分詔書、奏章等重要檔案，東觀還是群儒議訂五經(jīng)、校勘書籍和從事著述的場所，集保管檔案資料和著書立說為一體是我國封建社會初期檔案收藏機構的一個特點。

唐朝時期，官方檔案文獻編纂機構主要為史館，所以史館也是檔案文獻的主要存放機構。[10]此外，唐朝中央保管甲歷檔案的專用庫房稱作“甲庫”，甲歷檔案是我國封建社會中期在銓選、任用官員過程中形成的一種專門檔案。

架閣庫是宋朝從中央到地方普遍建立的存儲檔案的機構。宋朝實行嚴密的封建集權專制制度，對檔案工作的控制也很嚴密，在最高軍事機關的樞密院，最高財政機關的三司以及處理日常政務的尚書省六部和一些寺、院，分別設置了存儲各種不同檔案的機構——架閣庫，并選擇有名望者管理，體現(xiàn)了宋統(tǒng)治者對任用主管架閣庫官員的重視。到宋仁宗時，宋代各級地方機關也普遍設置了收藏文書檔案的架閣庫，并由知州、令、丞、主簿等地方的主要執(zhí)政官員掌管。宋代各級架閣庫的普遍設置，不僅對鞏固宋王朝的統(tǒng)治有積極作用，而且對我國古代檔案工作的發(fā)展也具有重要意義，在以后的后金、元、明朝都延用了宋代的架閣庫制度。[11]

皇史宬是明代皇家檔案庫房，建于明世宗嘉靖十三年（公元1534年），至十五年(1536年)七月竣工。它是明朝統(tǒng)治者為妥善收藏皇族的玉牒、歷代皇帝的實錄、圣訓而仿照古代的金匱石室”建造的專用庫房，位于明代東苑（今紫禁城東側）宮殿群中（今東城區(qū)南池子南口東側），是一個獨立的院落。由皇史宬門、皇史宬主殿、東西配殿組成（清代在主殿東增建御碑亭），外圍以紅色高墻，是一組結構奇特而緊湊的古建筑群。院正中為正殿，座北朝南，整個建筑在兩米的石基上，臺四面有滴水龍頭，圍漢白玉石欄，望柱頭上浮雕翔鳳盤龍。臺南有御路，為漢白玉浮雕雙龍戲珠。正殿東西共九楹，南北約四丈，廡殿頂，黃琉璃瓦蓋頂，其脊、鴟吻、垂獸、仙人均用黃琉璃磚燒制，殿前正上方高懸“皇史”匾額，既體現(xiàn)了我國宮殿式的建筑風格，又具備了保管檔案的條件。皇史宬全部用磚石砌成，墻體用灰磚砌成，厚達五米，厚而堅實，南北墻體上辟有漢白玉石窗，以使其內(nèi)外通風，保持室內(nèi)外較小的溫差，有利于典籍的保存。額枋、斗拱、門、窗，均用漢白玉雕成。正門五，南向；門分兩層，外層為實踏大門，內(nèi)層為朱紅隔扇門。皇史宬四周上下俱用石甃，主殿頂部成拱券式，全用石砌，無梁柱，俗稱“無梁殿”。又因整個皇史成主殿全為石砌，又稱“石室”，以防火災。主殿內(nèi)筑有一米多高、雕著海水游龍圖案的漢白玉石臺，在這個巨大的石臺上，放置二十個鎏金雕龍的銅皮樟木柜，這就是“金匱”。金匱內(nèi)收藏著皇家的實錄、圣訓等皇家檔案，這樣的保管條件，對防塵、防光、防蟲、防潮、防霉變和控制溫濕度等方面起到了良好的作用。皇史宬的建造反映出我國古代高超的建筑水平，是我國封建社會建造的檔案庫房的杰出代表，是我國古代檔案事業(yè)的一份珍貴遺產(chǎn)。到清嘉慶十二年（公元1807年），皇史宬又被重新修整，并仍被用作收藏皇家的重要檔案場所。新中國成立以后，皇史宬被列為國家重點文物保護單位。[12]

天府、蘭臺等只是我國檔案保管歷史上比較重要和具有代表性的主要存儲機構，另外，歷朝歷代還存在著其他一些機構也起到了檔案文獻的保管存儲功能，例如“凌煙閣”。凌煙閣是古代專門陳列功臣畫像的檔案庫房建筑，名稱始見于北周。唐太宗貞觀十七年（643）圖畫開國功臣長孫無忌、杜如晦、魏征、尉遲敬德等二十四功臣于長安凌煙閥，由大畫家閻立本畫像，大書法家褚遂良題閣，太宗本人做畫像贊。[12]

隨著檔案管理機構的發(fā)展沿革，檔案管理也經(jīng)歷了從自發(fā)到自覺、從經(jīng)驗到理論、從探索到成熟的歷程。特別是發(fā)展到今天，檔案管理的任務不單純局限在保管上，檔案資源的開發(fā)利用及保護都越來越被重視。如何適應新形勢下的新要求？對檔案管理機構既是一種挑戰(zhàn)，又是一個嶄新的機遇。

注釋：

[1]李濟：《安陽》，上海人民出版社2007年版，第95 頁。

[2]俞鹿年：《歷代官制概略》黑龍江人民出版社1978年版，第408 頁。

[3]潘瑞新：《中國秘書詞典》，海天出版社1988年版，第6 頁。

[4]臧云浦，朱崇業(yè)，王云度：《歷代官制、兵制、科舉制表釋》，江蘇古籍出版社1987年版，第256 頁。

[5]陶喜圣，沈任遠：《明清政治制度》，臺灣商務印書館1967年版，第74 頁。

[6]陳文清：《文秘詞典》，遼寧人民出版社1987年版，第468 頁。

[7]楊樹森，張樹文：《中國秘書史》，安徽大學出版社2003 版，第152 頁。

[7]劉中一：《探詢國學》，人民出版社2014年版，第109 頁。

[8]李默：《代表中國皇室文化藝術的50 座帝王宮殿》，廣東旅游出版社 2013年版，第25 頁。

[9]李曉菊：《唐宋檔案文獻編纂研究》，社會科學文獻出版社2014年版，第46 頁。

[10]陳兆祦，曹喜琛，李鴻健：《檔案工作全書》，中國人民大學出版社1992年版，第346 頁。

[11]賀樹德：《北京通史，第六卷》，北京燕山出版社201年版，第431 頁。

[12]陳文清：《文秘詞典》，遼寧人民出版社1987年版，第464 頁。