智慧檔案館建設：困境辨識及行動框架

宋欣 魯國軒

摘要：信息化的快速發展，使檔案用戶對檔案館的資源服務提出了更高的要求。檔案學者和檔案工作者在智慧化浪潮中積極探討智慧檔案館的建設和發展，在檔案學界掀起了智慧檔案館研究的熱潮。但由于缺乏系統的理論指導和統籌規劃，目前我國智慧檔案館建設仍處于研究探索階段。該文擬從智慧檔案館的概念、建設標準、服務目標和內容三個方面，辨識智慧檔案館建設的困境，總結歸納智慧檔案館建設的行動框架，為今后智慧檔案館的建設提供參考。

關鍵詞：智慧檔案館 檔案館建設 檔案信息化

Abstract： With the rapid development of informa？ tion technology， archives users put forward more re？ quirements for the information resource service of ar？ chives. Archival scientists and archivists are also ac？ tively discussing the construction and development of smart archives， which has set off an upsurge of re？ search on smart archives in archival circles. Howev？ er， due to the lack of systematic theoretical guidance and overall planning， the construction of Chinas smart archives is still in the stage of research and ex？ ploration. We intend to identify the dilemma of the construction of smart archives from three aspects： the concept， overall planning and construction stan？ dards， objectives and contents of service. Summarize the basic connotation and action framework of the de？ velopment of smart archives， and provide a reference for the future construction.

Keywords： Smart archive； Archive construction； Archival informatization

圖書館學界率先開始了智慧圖書館的研究，此后檔案學界也開始了對智慧檔案館的關注。國內關于智慧檔案館研究較早的科研成果是楊來青等[1]發表的《檔案館未來發展的新前景：智慧檔案館》一文，文中指出智慧檔案館是一種提供泛在服務的檔案館模式，主要采用物聯網等新信息技術，實現對多元檔案資源的智能管理和信息處理等。莫家莉等[2]認為智慧檔案館是檔案信息化的高級形態，它以新興技術為基礎，以提高檔案管理和服務效益為目的，來實現檔案事業的持續發展和人的全面發展。在服務方面，葉惠杰[3]認為智慧檔案館的服務應依托社交媒體技術來擴展。鞏淑芳[4]對檔案學核心期刊上有關智慧檔案館的研究進行梳理后，發現當前智慧檔案館的研究主要聚焦在概念解讀、建設思路、頂層設計和體系結構、智慧化服務四個方面。隨后，朱紅濤等[5]也指出智慧檔案館的研究內容正在逐步深化，但智慧檔案館建設的理論體系仍未成熟。

近年來青島市、張家港市、麗水市等地檔案部門展開了對智慧檔案館建設的初步實踐，獲得了一些寶貴經驗，但由于缺乏成熟的頂層設計、建設目標以及技術方案等理論指導，尚未建成真正意義上的智慧檔案館。當前，智慧檔案館的建設面臨諸多障礙，亟須從理論層面進行深入探討，如概念界定、建設標準、服務目標和內容等。[6]本文將對以上幾個問題進行探討，辨識智慧檔案館建設存在的障礙，并針對障礙提出發展行動框架，以期引發領域內學者對此類問題的關注和探討，共同推動智慧檔案館的建設和發展。

一、智慧檔案館建設的困境辨識

（一）概念不統一

筆者以“smart archives”和“intelligent archives”為關鍵詞在外文數據庫中進行檢索，未檢出與智慧檔案館直接相關的文章。國外對數字檔案館的研究比較系統和深入，已將檔案資源共享、檔案云端存儲以及檔案創新服務等方面的內容納入其中，從研究內容上看數字檔案館的研究成果已經具備了智慧檔案館的相關特質。

國內學者對智慧檔案館這一概念的認識各異，尚未統一，這是智慧檔案館建設面臨的首要問題，也是根本性的問題。當前，國內學者主要從以下四個角度對智慧檔案館的概念進行界定。第一，從發展形態出發，該角度目前有兩種觀點：一種觀點認為智慧檔案館的建設需經過三個階段，即經過“初級階段（數字檔案館）—中級階段（智能檔案館）—高級階段（智慧檔案館）”的建設過程[7]；另一種觀點認為智慧檔案館建設是從數字檔案館直接到智慧檔案館的建設過程[8]。第二，從構成要素出發，學者們將智慧檔案館用公式化的方式表述為“智慧檔案館=檔案館+物聯網+云計算+智慧化設備+智能館舍+信息資源+人力資源”，即智慧檔案館是由這七個要素組合成的一個有機整體，是以新的信息技術為依托、改變用戶和資源交互的方式、實現智慧化的服務和管理的檔案模式。[9]第三，從大數據背景出發，認為智慧檔案館是大數據背景下產生的第四代檔案館，是檔案信息化的高級形態，綜合運用物聯網等新信息技術工具和方法，以實現提升檔案資源整合建設和開發服務能力的目標。[10]第四，從智慧城市建設出發，部分學者認為智慧檔案館是智慧城市的重要組成部分，也是檔案館模式轉型和升級的必然發展趨勢[11]；也有學者認為智慧檔案館是在智慧城市系統的驅動下對原有數字檔案館的目標進行深化，應用新興技術最大限度提高檔案資源整合和開發利用能力，最終實現檔案館智能化的蛻變[12]。

綜上，雖然國內學者對智慧檔案館的定義不一，但存在兩點共識：一是智慧檔案館需依托物聯網、云計算和人工智能等新技術；二是智慧檔案館具有高度整合各類檔案資源以及實現智慧化管理和服務創新的能力。在此基礎上，本文認為智慧檔案館是以智能技術設備為基礎，以檔案資源建設為重點，將檔案專業化管理與智能技術設備相結合，從而實現館藏資源的全方位感知、立體互聯、多元整合和協同處置等功能，能夠精準、高效、主動地為用戶提供所需檔案資源的新型檔案館。

（二）缺乏統籌設計和建設標準

現階段我國智慧檔案館建設缺乏頂層設計和統籌規劃[13]，智慧檔案館整體定位不明確，尚未形成統一的建設標準。針對建設怎樣的智慧檔案館、按照怎樣的標準建設智慧檔案館等問題，學者們展開了廣泛討論：李星玥等[14]從智慧檔案館發展的必然性出發，提出了“以打造共建共享共治格局為建設目標、著眼于人的需求和發展、立足于檔案館建設實踐、關注檔案內容和實體管理以及完善檔案工作環境”等建設策略。莫家莉[15]設計了具有“3層”（核心層、支撐層和應用服務層）和“7子系統”（文化價值系統、資源系統、技術系統、管理系統、制度系統、安全系統和服務系統）的智慧檔案館頂層架構模型。錢毅[16]將智慧檔案館建設層級分為智識、治理、智聯、智能和智慧五大層級，層層遞進，共同構成智慧功能的必要條件。郭紅霞[17]認為智慧檔案館在建設過程中，應該遵守“因地制宜、安全管理、個性服務”的原則。

綜上，學者們對智慧檔案館建設的研究各自為政，未形成系統全面的研究局面，相關理論難成體系。應盡快推進國家層面智慧檔案館建設的統籌規劃，構建統一的建設標準。此外，智慧檔案館的建設策略還與所在區域以及檔案館自身基礎有著密切的聯系，因此，除參照已有的建設策略外，還應注意與自身實際、地域特點等相結合，探索出適合自身發展的智慧檔案館建設策略。

（三）智慧服務目標和內容不明確

智慧檔案館應該提供怎樣的服務、與傳統檔案館和數字檔案館的服務有何區別等這類問題值得深入研究。衛恒[18]基于信息服務的要素提出智慧檔案館信息服務模式：基于主體的增值性主動服務、基于客體的個性化智能服務、基于內容的知識化信息傳遞服務和基于策略的智能化吸引用戶服務。牛力等[19]參考數字檔案館信息服務模式，提出三種信息服務模式：以資源為中心的服務、以技術為中心的服務和以用戶為中心的服務。賀奕靜等[20]指出智慧檔案館的智慧服務應以用戶需求為導向，朝著智能化交互、知識共享創新和個性化自助服務的方向發展。綜上，現有研究成果主要集中于智慧檔案館服務模式和策略的討論，較少涉及智慧服務的目標和內容。

二、智慧檔案館建設的行動框架

在歸納分析國內智慧檔案館領域研究成果的基礎上，本文提出以環境保障層為基礎，數據資源層為核心，應用服務層為目的的智慧檔案館建設行動框架，如圖1所示。

（一）環境保障層

目前，國內大部分檔案館還處于數字檔案館的建設階段，要向智慧檔案館邁進，必須使檔案館置于智慧化的保障環境之中。一方面，需要具備先進的信息技術和智能的設備環境，如運用物聯網、大數據、云計算和人工智能等技術，部署基于物聯網的通信智慧系統，實現檔案信息資源、檔案人員、檔案設備等的互聯互通[21]；另一方面，需要具備相關的管理體制、政策法規、標準規范、資金支持、人員培養等軟環境。就目前而言，智慧檔案館的建設并未完全處于智慧化的保障環境之中，其中軟環境的缺失尤為明顯。因此，檔案學界應召集各領域的專家學者，組織討論智慧檔案館包括其定位、建設目標等在內的問題，明確一套全面、系統、完善的智慧檔案館評價體系，建立起符合智慧檔案館發展的設施、人員、技術管理制度和標準。這些制度和標準也將成為智慧檔案館建設的藍圖，有利于推動智慧檔案館事業的持續發展。

（二）數據資源層

無論是傳統檔案館、數字檔案館還是智慧檔案館，最核心的都是館藏資源建設，但三者在檔案資源的類型、檔案資源建設方式和檔案資源共享程度等方面有所差異。

1.核心館藏資源建設。傳統檔案館一般以紙質檔案的保存和利用為主。數字檔案館以保存電子檔案、多媒體聲像檔案等數字態的檔案為主，同時將模擬態的傳統檔案轉化為數字態檔案進行整理和利用。智慧檔案館資源建設的重點在于對現有館藏資源的挖掘和加工，提取其中的知識。對此，在資源建設方面應首先實現對檔案信息的采集、分析、挖掘、傳遞等各個環節的智慧化，同時通過條形碼、二維碼和RFID技術實現對模擬態和數字態檔案載體的感知，為檔案資源的查找、定位等提供基礎感知數據，實現館藏資源的智慧開發和利用。一方面，能夠對館藏各類載體的檔案資源進行高度整合，另一方面，便于對檔案內容信息進行分析，從中挖掘新信息并提取加工形成新的知識，為用戶提供更加精準高效的知識服務。

2.用戶參與資源建設。檔案館的服務對象是廣大的檔案用戶，無論是傳統檔案館、數字檔案館還是智慧檔案館，都應堅持以用戶為中心。有學者指出，智慧檔案館的核心內涵是以有序的檔案資源和自動化設備為基礎，為用戶提供最優的服務體驗。[22]

智慧檔案館的資源建設主體應具有多元化的特點，除政府機關等傳統資源主體外，還應使檔案用戶充分參與到資源建設中來，并建立有效的用戶反饋機制。一方面，在資源建設過程中要充分采納和考慮檔案用戶的信息需求，對用戶數據進行處理分析，為館藏建設提供參考和指導；另一方面，要主動對用戶服務偏好進行調研和總結，積極挖掘用戶潛在的信息需求，進而優化館藏資源結構，調整服務策略和方式，為用戶提供人性化、個性化、有人文關懷的智慧型檔案服務，從而更好地實現智慧檔案館應有的價值和功能。

3.資源共享合作建設。隨著網絡信息安全技術的快速發展，檔案館際間的檔案資源共享和合作也在逐步推進。我國檔案館館際合作主要是中央和國家機關檔案館之間、地方各級檔案館之間、地方檔案館與高校檔案館之間，以合作協議為依據，通過技術手段實現檔案信息資源共享、提升管理效益、創新服務模式。[23]自2011年中央和國家機關檔案館館際合作協作組正式成立以來，館際間業務交流得到了極大加強。例如，成都市檔案館相繼與廣州市檔案館、深圳市檔案館簽訂了合作協議，共建民生檔案跨館利用服務機制，從而進一步加強了跨館利用合作平臺的建設，完善了跨館合作網絡體系，跨越地域限制，可為民眾提供更加便捷的服務。

在智慧檔案館建設階段，檔案資源整合、共建、共享的范圍將不再局限于檔案館際之間，而轉向區域內所有的機關、團體和事業單位之間，進一步擴大合作主體和范圍。對此，應加強檔案館與博物館、圖書館、文化館等單位在檔案資源共享方面的合作等，建設方便人民群眾的檔案資源體系和利用體系，建立全國范圍的檔案資源共建共享平臺，促進檔案信息資源共享，提升檔案館資源保障水平和服務質量。

（三）應用服務層

應用服務層，即前文所述的“智慧服務”，是智慧檔案館建設行動框架的最終目的層級。智慧服務堅持“以人為本”的服務理念，通過借助新型信息技術深入挖掘檔案館的文獻資源和用戶數據，在智慧環境的保障下，分析用戶檢索行為、預測用戶信息需求，為用戶提供精準、高效、個性化的服務[24]，注重改善用戶的服務體驗。智慧服務的建設主要包括服務模式、服務內容和服務手段三個方面。

1.服務模式：多維交互。智慧檔案館改變以往“檔案資源→館員→用戶”的單向服務模式，打通檔案資源、館員與用戶之間的壁壘，實現“檔檔相聯、人檔相聯、人人相聯”的智慧管理模式，構成多維交互的檔案利用服務網。[25]在多維交互服務模式下，館員根據用戶的信息需求，對關聯的館藏資源進行挖掘和加工，按照時間、人物、事件等整理成專題檔案推送給用戶，用戶可按需選用檔案資源。除此之外，用戶在使用檔案資源的同時，還可根據內容等信息為其添加合適的標簽，即從用戶的角度對檔案資源進行簡要描述，以供其他用戶參考和使用。

2.服務內容：知識服務。知識服務的過程以檔案信息資源檢索和輸入為起點，以信息分析和知識提取為重要環節，以檔案知識輸出為終點，來提高服務內容的質量和流動的效率。[26]智慧檔案館提供的知識服務是在檔案資源高度整合和互聯的基礎上，以用戶的需求為導向，運用新興信息技術對各載體類型的檔案資源進行挖掘，從中提煉出用戶所需的知識，為用戶提供一站式的精準知識服務。對此，應按照知識管理和分類的依據對檔案信息資源進行標引、組織和關聯，構建智慧檢索系統；同時，利用信息分析、知識圖譜、大數據分析等方式，對檔案資源進行挖掘和知識提取。

3.服務手段：主動服務+新技術。無論是傳統檔案館提供的面對面查檔服務，還是數字檔案館的線上檢索、咨詢服務，實質上都是被動服務，改變的只是提供服務的渠道。現階段，檔案館已開始從被動服務向主動服務轉變，如利用微信公眾號、微博、論壇等社交平臺主動推送檔案信息，不過推送的內容仍主要是根據館藏檔案信息來決定，還處在主動服務的初級階段。智慧檔案館將在此基礎上進一步深化主動服務，結合以往用戶數據，通過信息分析、大數據分析等技術，對用戶信息需求進行分析和預測，構建包括用戶檢索行為、信息偏好、研究內容等在內的用戶畫像，同時，通過與當下新技術的結合，采用主動推送、個性化推薦等方式，隨時隨地為用戶提供精準、高效、主動的知識服務。

三、結語

本文針對智慧檔案館存在的概念不清、建設標準缺失、服務目標和內容不明等問題，創新性地提出智慧檔案館建設的三層行動框架：環境保障層為基礎，強化硬環境加軟環境的智慧化雙保障；數據資源層為核心，注重核心館藏建設的同時，引入用戶參與，加強資源共享合作；應用服務層為目的，積極運用新技術，實現多維交互的主動的知識服務，為今后智慧檔案館建設的頂層設計與統籌規劃提供參考。

*本文系2019年教育部哲學社會科學研究重大課題攻關項目“布達拉宮古籍文獻（貝葉經）搶救性保護研究”（項目編號：19JZD040）的階段性研究成果。

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作者單位：中國人民大學信息資源管理學院