科研機構(gòu)基建項目檔案管理探究

張旭

摘要：科研機構(gòu)基建項目檔案記錄項目建設(shè)的全過程，可以為后期改擴建提供重要依據(jù)。該文以科教基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目為例，分析當(dāng)前科研機構(gòu)基建項目檔案在管理中存在的不足之處，提出通過形成部門聯(lián)動的檔案管理體系、制定切合實際的基建項目檔案規(guī)章制度、強化基建項目檔案全程管理、組織業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)等手段加強基建項目檔案管理。

關(guān)鍵詞：科研機構(gòu) 基建項目 項目檔案管理

為滿足科學(xué)研究、人才培養(yǎng)的需要，提供良好的科技基礎(chǔ)設(shè)施及平臺，科研機構(gòu)往往會開展一系列基本建設(shè)項目，項目檔案工作重要性日益凸顯。2019年4月14日，國務(wù)院總理李克強簽署中華人民共和國國務(wù)院令《政府投資條例》，其中第二十九條規(guī)定，“項目單位應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定加強政府投資項目檔案管理，將項目審批和實施過程中的有關(guān)文件、資料存檔備查”[1]。

基建項目檔案主要包括在新建、改擴建、修繕平臺用房建設(shè)項目活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄。[2]近年來，國家投入了大量資金用于科教基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，項目多具有經(jīng)費體量大、建設(shè)周期長等特點?；椖繖n案直接反映建設(shè)項目質(zhì)量的好壞，是建設(shè)項目的有機組成部分。

一、科研機構(gòu)基建項目及檔案管理特點

筆者所在單位緊密圍繞各個時期的辦院方針和科研工作實際需求，及時規(guī)劃部署、統(tǒng)籌實施，圓滿完成了眾多科教基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)任務(wù)。[3]科研機構(gòu)基建項目除了以上提及的經(jīng)費體量大、周期長的特點，還具有因多地辦公而產(chǎn)生的異地建設(shè)、多轄區(qū)施工而產(chǎn)生的屬地管理差異，以及跨單位建設(shè)等特點。其產(chǎn)生的基建檔案具有成套性、專業(yè)性等特征，文件內(nèi)容較為復(fù)雜多樣，歸屬與流向更需明確。

筆者曾參與科教基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目驗收，接下來將結(jié)合驗收過程中與科研機構(gòu)檔案部門人員和基建部門人員實際溝通情況，總結(jié)當(dāng)前科研機構(gòu)基建項目檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，提出對科研機構(gòu)基建項目檔案管理的看法和建議等。

二、科研機構(gòu)基建項目檔案管理存在的不足之處

總體來看，近幾年科研機構(gòu)基建項目檔案管理得到了較大的改善，但在實際工作中仍存在一些不足之處，具體如下所述。

（一）科研機構(gòu)基建項目檔案管理體系仍不完善

首先，科研機構(gòu)在異地開展的基建項目，建設(shè)之初雖成立了項目領(lǐng)導(dǎo)組和工作組，但部分項目組沒有明確項目檔案管理職責(zé)或未將相關(guān)檔案管理責(zé)任細化到人。其次，科研機構(gòu)基建部門在項目建設(shè)過程中，會指定專門人員負責(zé)收集和整理項目文件，但多數(shù)項目管理人員為工程口出身，不具備檔案專業(yè)背景，也沒有專門的用于整理檔案的工作場所。最后，科研機構(gòu)基建項目涉及勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位，相關(guān)參建單位機構(gòu)設(shè)置和人員變動頻繁，文件交接手續(xù)簡單，文件材料流向不清。

（二）科研機構(gòu)基建項目檔案規(guī)章制度不完備、落實不到位

科研機構(gòu)基建項目檔案規(guī)章制度不完備表現(xiàn)在：一方面，多數(shù)科研機構(gòu)在早期制定了項目檔案管理規(guī)范性文件，但隨著國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及地方標(biāo)準(zhǔn)的不斷修訂完善，早期制度呈現(xiàn)出與屬地管理要求不相適應(yīng)的內(nèi)容，從而無法指導(dǎo)實踐工作。另一方面，相關(guān)文件規(guī)定了收集和管理的業(yè)務(wù)流程，但由于異地管理的復(fù)雜性，實際工作中往往是有什么就收什么，再加上缺乏監(jiān)管措施和對參建單位的約束機制，導(dǎo)致制度落實不到位，沒有發(fā)揮實效。

（三）科研機構(gòu)基建項目資料收集歸檔沒有與項目同步進行

研究發(fā)現(xiàn)，科研機構(gòu)在基建項目檔案同步管理方面仍有欠缺。這具體表現(xiàn)為以下幾點：第一，部分科研機構(gòu)制訂了同步歸檔計劃，但往往只開展紙質(zhì)文件的收集整理，忽略了聲像、電子文件等其他載體類型文件的同步收集，而前期項目管理性文件在辦理重要節(jié)點審批事項中被頻繁借出，多保存在個人手中，沒有專人統(tǒng)一保管。第二，部分科研機構(gòu)在階段性督查時開展整理歸檔工作，缺乏自查自糾環(huán)節(jié)，也沒有對各參建單位收集的文件進行同步檢查。第三，基建項目檔案管理后置的現(xiàn)象依然存在，部分科研機構(gòu)在竣工驗收階段才開展檔案整理工作，沒有實現(xiàn)文件材料的同步收集、實時歸檔，從而與項目管理不同步。第四，異地建設(shè)帶來的檔案管理不同步，部分站點檔案管理水平較低，本部檔案工作與項目實地建設(shè)未能同步開展；部分項目建設(shè)過程中發(fā)生人員辦公地點遷移、項目檔案搬移等，沒有及時進行清點整理。

（四）科研機構(gòu)基建項目檔案整理規(guī)范性有待加強

一方面，科研機構(gòu)基建部門和檔案部門對本單位產(chǎn)生的文件材料進行了體系化整理，但各參建單位對檔案工作未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實施過程中更注重收集是否齊全，忽視項目檔案整理的規(guī)范性和系統(tǒng)性問題。這具體表現(xiàn)為工程施工文件按照總包單位和分包單位分別進行分類和組卷、卷內(nèi)文件排序混亂，部分文件未簽字或未蓋章，部分圖紙未加蓋竣工圖章或簽章不清晰、竣工圖中變更與洽商未逐一標(biāo)注等。另一方面，部分科研機構(gòu)在工程實施過程中將檔案整理工作交由代建公司完成，其整理規(guī)則與院所規(guī)范存在較大差異，導(dǎo)致項目檔案整理不符合要求。

三、科研機構(gòu)基建項目檔案管理的對策與建議

（一）形成部門聯(lián)動的檔案管理體系

根據(jù)基建項目特點和檔案整理要求，科研機構(gòu)成立項目檔案工作小組，建立由檔案部門專職人員、基建部門、各參建單位兼職檔案人員共同參與的工作網(wǎng)絡(luò)和責(zé)任體系。其中，基建部門總體協(xié)調(diào)、明確專人負責(zé)檔案收集和整理工作。檔案部門與基建部門密切配合，定期進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，對檔號編制、案卷和卷內(nèi)目錄題名著錄、圖紙折疊方式等進行把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。各參建單位將項目文件的形成和積累納入相關(guān)人員的職責(zé)范圍；科研機構(gòu)與各參建單位在簽署合同、協(xié)議中明確約定項目文件管理職責(zé)，包括文件形成的質(zhì)量要求、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍、歸檔套數(shù)、移交期限及違約責(zé)任等，并將項目文件整理和交付情況作為合同款支付審批的標(biāo)準(zhǔn)之一。[4]

（二）制定完善的基建項目檔案規(guī)章制度

科研機構(gòu)依據(jù)國家《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28—2018）和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、院建檔規(guī)范和地方標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合項目檔案工作實際需求，及時制修訂本單位基建項目檔案管理規(guī)范性文件；制度中要明確項目各相關(guān)部門的檔案管理職責(zé)，劃定項目文件的歸檔范圍和保管期限，具體規(guī)定項目檔案整理方法及相關(guān)管理流程和條件保障措施；建立科研機構(gòu)與施工單位、監(jiān)理單位在檔案收集整理方面的雙向監(jiān)督和懲罰獎勵機制[5]，增強相關(guān)管理人員的檔案意識；同時，明確項目檔案歸屬與流向，由科研機構(gòu)檔案部門集中統(tǒng)一保管所形成的項目檔案，外地站點留存復(fù)印件并通過履行相關(guān)審批手續(xù)完成文件借閱利用，從制度層面保證項目檔案管理工作的順利進行。

（三）強化基建項目檔案全程管理

在項目建設(shè)中以制度化和流程化的方式納入檔案管理工作，切實實現(xiàn)“三納入”“四參加”“四同步”的要求，實現(xiàn)《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28—2018）總則提出的“項目檔案工作應(yīng)融入項目建設(shè)，與項目建設(shè)管理同步”[6]。

將項目檔案工作融入項目建設(shè)的各個階段[7]，在開工審批階段同步配備專門人員和專門地點開展項目檔案收集和整理工作；在施工階段相關(guān)參建單位應(yīng)根據(jù)施工進度情況同步制定歸檔進度和計劃，做到實時歸檔；在中期督查階段同步開展項目檔案檢查，科研機構(gòu)檢查各參建單位形成文件的收集、整理和歸檔情況；在竣工驗收階段按照驗收要求完成項目檔案歸檔工作，同步開展項目檔案驗收。

將項目檔案工作融入項目管理的各個環(huán)節(jié)，在建設(shè)項目策劃立項、組織協(xié)調(diào)、質(zhì)量控制、進度控制等各個重要和關(guān)鍵節(jié)點明確項目檔案工作內(nèi)容，留存紙質(zhì)和聲像、電子等不同形式、不同載體類型的原始記錄，保證工程資料的可追溯性。

（四）組織業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)以切實提高基建檔案質(zhì)量

第一，在項目建設(shè)初期科研機構(gòu)檔案部門根據(jù)建檔規(guī)范要求和項目建設(shè)內(nèi)容制定項目檔案分類方案，明確項目檔案在保存格式、存儲介質(zhì)等方面的要求，深入前端，把控檔案質(zhì)量。如交付代建公司整理檔案，應(yīng)明確要求其按照本單位基建檔案管理要求進行收集歸檔。

第二，在項目建設(shè)過程中加強對施工單位、設(shè)計單位、勘查單位等參建單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)?？蒲袡C構(gòu)專職檔案人員應(yīng)深入施工現(xiàn)場，對建設(shè)周期較長的項目開展階段性檢查。筆者在研究中發(fā)現(xiàn)基建項目檔案問題多集中于施工文件中，對此提出以下三點改進措施：首先，一個單體建筑的施工文件應(yīng)按照建筑工程部位也就是分部進行分類，確保各分部形成的文件集中歸檔；其次，過程中發(fā)生洽商與變更及時收集、歸檔，確?？⒐D和洽商與變更一一對應(yīng)，同時特種設(shè)備年檢文件應(yīng)按年度及時歸檔；最后，將檔案工作納入部門例會中，根據(jù)項目進展實時檢查和推進。

第三，在項目驗收階段科研機構(gòu)檔案部門按照驗收要求及時開展項目檔案自查自糾，從檔案齊全完整、系統(tǒng)規(guī)范、真實有效三方面逐項檢查項目檔案質(zhì)量，查漏補缺，進一步夯實項目檔案質(zhì)量。

四、結(jié)語

當(dāng)今科技不斷發(fā)展，信息技術(shù)迭代升級，為科研機構(gòu)基建項目檔案管理提供了新思路、新理念、新技術(shù)?？蒲袡C構(gòu)檔案工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、加強學(xué)習(xí)，與基建部門人員共同搭建基建項目檔案管理平臺，建立項目檔案管理數(shù)據(jù)庫，借助系統(tǒng)完成項目檔案收集整理，做好數(shù)字化及定期備份工作，為項目檔案的完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性、安全性和有效性提供信息化手段；在確保文件安全的前提下實現(xiàn)線上傳輸和異地利用，充分發(fā)揮基建檔案資源的價值，更好地服務(wù)科研工作。

注釋及參考文獻：

[1]中華人民共和國國務(wù)院.政府投資條例[EB/OL].[2019- 04 - 14]. http ：// www.gov.cn/zhengce/content/2019- 05/05/ content_5388798.htm.

[2][4]中國科學(xué)院檔案館.中國科學(xué)院基本建設(shè)項目檔案建檔規(guī)范[S].北京，2015.

[3]邢淑英.櫛風(fēng)沐雨栽梧桐創(chuàng)新環(huán)境造輝煌——中國科學(xué)院科教基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)六十年[J].中國科學(xué)院院刊，2009，24（6）：593-600.

[5]劉慧萍.基本建設(shè)項目文件材料收集歸檔工作初探[J].北京檔案，2017（2）：24-25.

[6]中華人民共和國國家檔案局.建設(shè)項目檔案管理規(guī)范：DA/T 28—2018[S].北京，2018.

[7]王紅敏.項目檔案工作的“納入”與“融入”[J].中國檔案，2017（11）：62-63.

作者單位：中國科學(xué)院檔案館