流動人員人事檔案管理服務研究

摘 ?要：2021年12月，《流動人員人事檔案管理服務規定》 的頒布和實施，進一步詳細規定了流動人員人事檔案的內涵、主體、管理服務機構及職責、日常管理內容，以及接收、轉遞和服務利用等，為新時代流動人員人事檔案管理服務提供了根本遵循，有力促進了就業大局穩定和人力資源順暢流動配置。本文分析了 《流動人員人事檔案管理暫行規定》 實施以來，流動人員人事檔案管理服務取得的成績，以及新出臺的 《流動人員人事檔案管理服務規定》 實施原則，及其與 《流動人員人事檔案管理暫行規定》 相比，存在的新特征，并就落實新的流動人員人事檔案管理服務規定提出了相應的對策措施，為做好新時代流動人員人事檔案管理服務提供有益探索。

關鍵詞：流動人員;人事檔案;檔案管理;檔案服務

概述

截至2021年底，全國共有各類人力資源服務機構5.91 萬家，較2020年增加了1.33萬家，人力資源服務業從業人數103.15萬人，為用人單位提供服務次數為5099萬家次，較2020年增加116萬家次，管理流動人員人事檔案9584.02 萬份。人力資源服務業為流動人員提供招聘信息、高端人才引進、人事檔案管理等服務。為進一步規范流動人員人事檔案管理，提升流動人員人事檔案管理服務水平，促進人才資源順暢有序流動，2021年12月29日，中組部、人社部、財政部、國家郵政局和國家檔案局根據 《檔案法》《干部人事檔案工作條例》 《人力資源市場暫行條例》 等，聯合印發了 《流動人員人事檔案管理服務規定》（以下簡稱《規定》）。 《規定》 詳細規定了流動人員人事檔案的內涵、主體、管理服務機構及職責、日常管理內容，以及接收、轉遞和服務利用等。該 《規定》 的出臺和實施為新時代流動人員人事檔案管理服務提供了根本遵循，有力促進了就業大局穩定和人力資源順暢流動配置。

1流動人員人事檔案管理服務取得的成績

隨著 《流動人員人事檔案管理服務規定》 的頒布實施，1996年 《流動人員人事檔案管理暫行規定》（以下簡稱 《暫行規定》）實施20余年后正式宣告其使命的完成。20 余年來，我國流動人員人事檔案管理服務工作在機構設置、人員配備、管理職責、檔案范圍、管理數量等方面均有較大進展、取得較大成績，為流動人員工作流動、工齡計算、檔案轉遞、人才選拔錄用提供了有力服務。

1.1機構設置較合理

根據 《檔案法》 《暫行規定》 等，流動人員人事檔案管理實行集中統一管理，其人事檔案作為國家檔案重要組成部分，所有權為國家。 《暫行規定》 指出，流動人員人事檔案管理機構統一為“縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬人才流動服務機構統一管理”“跨地區流動的流動人員人事檔案，由其戶籍所在地的人才流動服務機構管理，也可由其現工作單位所在地人才流動服務機構管理”。具體來說，各地均陸續組建了縣級以上專門的流動人員人事檔案管理機構，機構名稱或叫“人才服務中心人事檔案管理科（處）”“人才交流中心人事檔案管理科（處）”，屬人力資源與社會保障局下屬組成機構。健全的管理體制、統一的機構設置，為流動人員人事檔案管理工作提供可靠組織保障。

1.2管理范圍較明確

從全國范圍來看，2021年，人力資源服務機構管理著9584.02萬份流動人員的人事檔案。從管理范圍來看，流動人員的人事檔案主要包括：1）辭職或被辭退機關、企事業單位工作人員、專業技術人員、管理人員的人事檔案;2）與用人單位解除勞動/聘用合同專業技術、管理人員的人事檔案;3）待業大中專畢業生的人事檔案;4）自費出國留學人員的人事檔案;5）外商投資企業、鄉鎮企業、區街企業、民營科技企業、私營企業等非國有企業聘用人員的人事檔案;6）外國企業常駐代表機構中方雇員的人事檔案;7）其他流動人員的人事檔案。從各級人才管理服務機構的情況來看，大中專畢業生、企事業單位人員的人事檔案占比較大。

1.3作用發揮較顯著

近年來，隨著人才流動服務中心的成立，在人才流動服務方面，為用人單位提供了較為全面的流動人員人事檔案，促進了人力資源的順暢流動，為就業大局的穩定提供了有力保障。如棗莊市市中區公共就業和人才服務中心通過人事檔案信息管理系統，為流動人員提供檔案接收、保管、轉遞等服務，也為用人單位提供人才學歷核驗、誠信信息、獎懲背景調查等查詢服務。此外，還為流動人員職稱評定、證明出具、工作流動等提供人事檔案服務，在流動人員順利就業、培養、晉升，以及用人單位人員招錄等方面發揮了積極作用。

2流動人員人事檔案管理服務工作的原則

2.1堅持“集中統一、歸口管理”

《暫行規定》 第三條、《規定》 第五條均提出，流動人員人事檔案工作應遵循“集中統一、歸口管理”的原則。流動人員人事檔案屬于國家檔案的重要組成部分，其所有權歸國家。其中，集中統一管理，是指各級各類檔案保管機構分別集中管理國家檔案。具體到流動人員人事檔案管理，則由本機關建立的檔案室、檔案科等集中統一管理，不得由個人或用人單位分散保存。建立檔案行政管理系統，運用行政手段統一管理流動人員人事檔案，執行統一的規章制度和行業標準，等等。落實 《檔案法》 《規定》 等國家制定或認可的有關流動人員人事檔案管理工作的法律、法規、條例、政策等。歸口管理，實際上是指根據國家賦予的流動人員人事檔案管理權利和承擔的責任，按特定管理渠道實施管理。流動人員的人事檔案管理統一歸口由縣級以上黨委組織部門或人事行政部門所屬的人才流動服務機構，即人才服務中心或公共就業與人才服務中心等管理，嚴禁用人單位或個人管理流動人員人事檔案。

2.2堅持“安全、保密”原則

流動人員人事檔案管理服務工作是一項保密性工作，突出要求其安全性。 《暫行規定》 明確“人才流動服務機構應按照 《干部檔案工作條例》 中的有關規定”，并提出5項“流動人員人事檔案查詢、借閱工作制度和注意事項”;

《規定》 提出“嚴格執行國家保密法律法規”，堅持“預防為主，防治結合的要求”，進一步做好流動人員人事檔案的保密和安全管理服務工作。從當前流動人員人事檔案保密安全的影響因素來看，主要有轉遞程序執行不夠嚴格。根據 《規定》，流動人員人事檔案轉遞應通過機要通信、專人送取、郵政特快等給據郵件方式，但在實際執行過程，流動人員，尤其是高校畢業生求職時自帶檔案，用人單位本應從人才服務中心調閱檔案，但也落實不到位，不問來源渠道。此外，查閱、借用手續不規范，《規范》 中明確提出“嚴格查閱手續”，以及任何個人不得查閱人事檔案的范圍，在實際執行過程中，認為流動人員非行政事業單位正式員工，不是國家公職人員，降低了查閱手續要求。

2.3堅持“人事代理服務”原則

流動人員人事檔案管理服務工作具有很強的公益服務屬性，要始終把服務擺在首位，建立用人與管檔相分離的流動人員人事檔案管理服務體制，最大限度地發揮人事檔案功能和作用。 《規定》 第28條，明確提出要“ 健全流動人員人事檔案公共服務制度……提高流動人員人事檔案管理服務水平”。第21條、23條、24條提出了人才服務中心為流動人員人事檔案提供“檔案管理服務機構按照程序和要求提供查閱服務”“出具存檔、經歷、親屬關系等相關證明材料”“為流動人才黨員提供黨員組織關系轉接服務”。

3流動人員人事檔案管理服務工作新特征

與 《暫行規定》 相比，《規定》 從內容上進一步拓展了服務范圍、規范了服務流程，提高了服務標準和要求，也使得新時代流動人員人事檔案管理工作呈現出新特征。

3.1拓展服務范圍

《暫行規定》 第2條、《規定》 第4條都將流動人員人事檔案服務范圍規定為七類。但 《規定》 中的人事檔案較《暫行規定》 有了進一步的拓展。一是將非公有制經濟組織和社會組織聘用人員的人事檔案納入管理范圍。二是將原本辭職、辭退的機關工作人員、企事業單位人事檔案拓展至辭職辭退、解除（終止）聘用（勞動合同）、取消錄（聘）用、被開除等與用人單位解除或終止人事（勞動）關系，以及“軍隊文職人員”的人事檔案。三是將自費出國留學人員人事檔案拓展至“自費出國（境）留學的高校畢業生及其他隱私出國（境）人員”。四是明確“自由職業或靈活就業人員”的人事檔案也納入管理范疇。 《規定》 也從提法上就當前現實情境將相關表述進行修訂。突出體現“一非一未”特點。即，非公有制、未就業人員。

3.2突出服務理念

與 《暫行規定》 相比，《規定》 更加突出就業和人才服務屬性，流動人員人事檔案管理機構名稱也由之前的“人才流動服務機構”修改為“公共就業和人才服務機構”。從名稱變化來看，流動人員人事檔案管理服務從之前的注重服務“體制內”技術人員、管理人員及大中專畢業生流動朝著向“體制外”流動人員服務，重點向所有“非公”企業及組織聘用人員提供“公共就業和人才服務”。從“服務為主、適當收費”向“嚴禁將流動人員人事檔案管理服務與其他經營服務相掛鉤”“嚴禁以流動人員人事檔案為載體的捆綁收費、隱形收費”。可見，《規定》 的制定和實施，更加突出了以人為本的服務理念，體現出新時代經濟社會發展需要轉換發展動力，深化創新驅動，推動人才順暢流動。

3.3嚴格服務要求

《暫行規定》 第6章規定了四種“監督與處罰”，《規定》 第5章第29條、30條、31條明確規定了“紀律和監督” 的相關條款。其中，明確提出了流動人員人事檔案管理服務工作的“十個嚴禁”，并就這些規定落實情況，明確由人力資源社會保障行政部門進行日常監管，并提出接受相應的舉報投訴渠道，自覺接受組織、群眾和社會監督。并提出違反流動人員人事檔案管理規定分別給予相應的處理和處分。

4流動人員人事檔案管理服務工作舉措

4.1加強政策宣傳

《規定》 是2021年12月出臺，實施還不足一年，這是一部專門針對流動人員人事檔案管理服務，較 《暫行規定》 有較大幅度的修改和完善。因此，要切實加強 《規定》 的現行規章制度的宣傳力度，讓相關的人事檔案管理制度和政策規定為社會公眾、用人單位，以及流動人員個人所熟悉。明白公共就業和人才服務中心是流動人員人事檔案專門管理服務機構，讓流動人員知曉要及時將個人人事檔案及人事關系交由公共就業和人才服務中心保存，后期才能更好地接受全方位人事檔案管理服務。

4.2做好檔案收集

檔案收集是流動人員人事檔案管理和服務的前提和基礎，也是十分重要的一個環節。一方面，要嚴格按照 《規定》 的具體要求和程序，通過機要通信、郵政特快專遞、專人送取等給據郵件的方式進行。流動人員人事檔案接收方應履行告知承諾制，確保人事檔案資料收集的規范、完整。公共就業和人才服務中心要增強工作的主動性、積極性，主動與流動人員及其用人單位的聯系，督促按照標準和要求主動做好人事檔案資料移交轉遞工作，確保應收盡收。

4.3強化檔案利用

隨著人事制度改革的深入，以及人才流動的現實需要，應積極改革現行條件下流動人員人事檔案利用制度，切實發揮流動人員人事檔案價值和功能，設置一定條件，在滿足相關條件的基礎上，允許用人單位查閱流動人員人事檔案信息。同時，要嚴明紀律規矩，嚴格遵守流動人員人事檔案“十個嚴禁”，公開舉報投訴電話，自覺接受各界監督。并對在流動人員人事檔案利用過程中違反相關規定的，堅決處理。

4.4加快信息化建設

《檔案法》 將電子檔案作為一個章節專門進行了詳細規定，流動人員人事檔案管理服務也要加快信息化建設進程，通過流動人員人事檔案信息化、網絡化、數字化建設，解決流動人員人事檔案“人檔分離”情況下的人事檔案資料補充和利用。流動人員人事檔案信息化建設，有助于精準分析流動人員的數量、結構、分布及流向等。此外，要積極落實 《加強和改進人力資源社會保障領域公共服務的意見》 《關于簡化優化流動人員人事檔案管理服務的通知》 精神，加快構建“全國流動人員人事檔案基礎信息庫”，提升流動人員人事檔案管理的信息化水平。

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作者簡介：楊玚（1986— ），碩士研究生，棗莊市市中區公共就業和人才服務中心工作，主要從事檔案管理研究。