大數據環境下干部人事檔案資源管理與利用的思考

侯杰

摘 要：大數據時代，干部人事檔案管理工作發生深刻變革，也面臨新的機遇與挑戰。本文分析了大數據環境對干部人事檔案資源管理與利用的影響，剖析了存在的突出問題，提出了干部人事檔案資源管理與利用的策略。

關鍵詞：大數據;人事檔案;資源;管理;利用

大數據時代，隨著檔案管理理念的革新和新技術的應用，干部人事檔案管理工作也呈現新的發展趨勢，面臨諸多新的挑戰。如新生的理論觀念、增多的數據資源、變換的服務方式等，這些變化都需要干部人事檔案部門對大數據時代的檔案管理工作重新進行認識和分析[1 ]。干部人事檔案管理部門應準確把握大數據時代的發展機遇，進一步把握大數據時代檔案管理模式的改變、存在的突出問題及優化措施，促進干部人事管理工作的創新發展。

1 大數據環境對干部人事檔案資源管理與利用的影響

1.1 推動管理理念轉變

長期以來，機關事業單位的干部人事檔案資源處于封閉管理狀態，未能完全擺脫“管控為先”的檔案管理理念，大數據時代的來臨給干部人事檔案管理理念帶來了從“管控”向“服務”的價值取向轉型。其體現：一是能夠促進傳統干部人事檔案管理的“靜態思維”向“動態思維”轉變。大數據環境下數據體量急速增加、快速迭代，傳統檔案管理的“長周期”正大幅縮小，更加注重數據庫的動態更新和實時完善。這給干部人事檔案資源管理與利用提供了現實借鑒，即干部人事檔案管理部門應在保證檔案真實性、完整性的基礎上，更注重碎片化檔案資源的收集，定期或不定期收集工作人員的工作業績、實踐活動與政治思想等方面的資料，不斷增強人事檔案的動態建設程度，以適應大數據時代背景下人事檔案管理創新工作的新要求[2 ]。二是促進干部人事檔案管理的“完整性優先”向“全面性”轉變。大數據環境下對數據的收集和處理方式都發生巨大變革，更注重跨行業、跨領域的數據整合，所有數據都被認為是具有潛在價值的信息資源[3 ]。在此環境下，干部人事檔案管理也應打破常態下的“重此輕彼”現象，更注重檔案資源來源和需求的多元化。三是促進管理思維的多元化。大數據時代數據類型更加豐富，囊括了現有技術條件能實現的數據載體而不是單一的文本化數據，促進干部人事檔案資源管理與利用從原有簡單的紙質或文本數據發展為音頻、視頻、圖片等多種載體相結合的多媒體信息資源管理，為干部人事檔案服務與利用層次的提高打下良好基礎。

1.2 推動管理技術革新

技術革新是大數據環境下推動干部人事檔案資源管理與利用創新發展的重要內容和關鍵所在。大數據環境下，無論是海量數據的收集、歸檔和管理，或是檔案信息資源的個性化利用，都給檔案管理部門的計算機技術、數據庫技術、多媒體技術應用提出更高要求，也為干部人事檔案信息化建設提供了現實條件。一是大數據時代信息技術的發展打破了傳統干部人事檔案以紙質為主的靜態管理弊端，從傳統手工管理轉變為信息化管理。隨著軟硬件設施的不斷完善，檔案管理信息系統、自動歸檔以及云存儲的應用愈加普及，不僅提高了干部人事檔案管理的精度，也借助網絡化傳輸和數字化存儲大大提高了管理效率[4 ]。未來隨著人工智能、區塊鏈等新興技術的推廣與應用，其與干部人事檔案管理的融合也會帶來新的管理模式的改變。二是數據庫技術的發展給數字化人事檔案資源建設帶來新的思路。干部人事檔案數據來源更加廣泛。大數據時代檔案數據來源突破了原有的內部產生、收集與管理的格局，職工在日常工作中產生的過程性數據也成為重要的數據來源之一。而隨著人們信息獲取與傳輸習慣的改變，人事檔案在填寫、申報、歸檔上也更加依賴線上操作。數據內容更加豐富，大數據時代檔案數據量明顯增大，隨著收集數據種類的不斷增多，這一趨勢將愈加明顯。檔案數據類型也在不斷增多，不僅包括傳統意義上的成套檔案，過程性信息也逐漸成為檔案保管的對象。數據價值密度降低。大數據時代，由于數據類型和規模的急速增長，很多檔案長期以來無人利用，整體信息資源的價值密度逐漸降低。

1.3 推動管理服務創新

大數據環境下可推動干部人事檔案服務創新。一是促進資源建設。利用多渠道、多主體的檔案資源收集與自動歸檔技術實現檔案智能收集、檢索與查閱，推進檔案資源建設。二是拓展服務空間。利用信息技術一方面能夠在線下提供自助服務終端，線上也能夠集成各項功能提供統一的服務端口，打破傳統干部人事檔案服務的時空界限。三是擴大服務渠道。在大數據環境下，干部人事檔案業務管理與利用服務能夠更好地整合，實現自動化的線上服務，提高服務效率，方便用戶利用檔案。四是加強服務反饋與優化。傳統干部人事檔案服務機制多是自上而下的單向信息傳遞，對用戶行為數據和使用評價的采集較少。而在大數據環境下，管理方與用戶的交互更為密切，能根據用戶利用檔案的需求和特點，不斷優化檔案服務。

2 大數據環境下干部人事檔案資源管理與利用存在的突出問題

2.1 管理制度層面有不足

一是尚未建立現代化的干部人事檔案管理制度。傳統干部人事檔案管理與利用側重“管控”而忽略“服務”，這在管理制度上體現得尤為明顯。特別是在機關事業單位，以“管控”為導向的總體制度框架體系仍是主流，在一定程度上保證了干部人事檔案管理的規范性，但也與多元化的干部人事檔案利用需求產生矛盾，如流動人員的“棄檔”現象和“重復建檔”，都體現了制度的僵化與陳舊[5 ]。這也提醒管理部門應積極構建以“服務”為導向的制度框架體系，適應數字化管理趨勢和日趨多元化的檔案利用需求。

二是數字化管理制度建設滯后。目前，數字化管理已成為干部人事檔案管理的重要趨勢，很多機關事業單位在干部人事檔案收集歸檔方面都采用了“紙質加電子”的“雙軌制”管理模式。但從具體的制度建設上看，與大數據管理、數字化管理相關的制度多側重于籠統的原則性規定，多是沿用上級部門的管理規定，未根據本單位干部人事檔案特征進行明確的具體要求和細化規定，導致干部人事檔案在流轉過程中各環節的自由裁量權較大，隨意性操作屢禁不止，不利于干部人事檔案管理的規范化和標準化。

2.2 信息化建設層面有遲緩

一是基礎設施硬件建設較為滯后。大數據理念以及相應信息技術的應用需要基礎硬件的支撐，最基礎的如計算機設備、基礎網絡設施等，而隨著物聯網、云計算等新技術的應用，對硬件設施的要求也進一步擴大。如檔案實時服務就要求高速網絡帶寬，大批量的數據存儲與處理需要有高性能的服務器與CPU來提供強大的運算存儲能力，包括維護方面的投入也是持續性的[6 ]。同時，由于存儲需求的迅速增長，在庫房、機房管理方面的要求也有所提高，這些都需要在前期進行大量投入。與這些需要相比，投入不足，影響工作推進。

二是軟件系統有所欠缺。軟件系統對提高干部人事檔案管理與利用效率、創新檔案服務方式有重要作用。近年來，隨著我國移動互聯網的蓬勃發展，各類信息管理系統產品的開發空前繁榮，但專門針對干部人事檔案管理的系統還較少。特別是對機關事業單位來說，限于單位性質和相關管理制度限制，無法完全與民營企業一樣采用外包和代管的形式，因此對于軟件的開發很大程度上取決于管理人員的專業技術水平。在實際的管理中，經常出現軟硬件不兼容的情況，影響檔案管理信息化的推進。

2.3 隊伍建設層面有欠缺

一是干部人事檔案管理人員的大數據管理意識不強。機關事業單位檔案管理部門人員流動較少，平均年齡較大，部分管理人員還習慣于紙質檔案管理模式，認為大數據管理只是數字化管理的一種模式，是紙質檔案和電子檔案的不同，而沒有認識到大數據管理的核心理念;即數據是有價值的信息資源。這也導致大數據并沒有在干部人事檔案資源管理與利用中充分發揮價值，無論是制度建設和信息化建設，其功效限制在“管控”層面，而沒有拓展到服務與利用層面。

二是干部人事檔案管理人員管理技能欠缺。大數據環境下干部人事檔案的功能得以拓展，其服務創新更多考慮用戶需求，通過特定的服務平臺，用戶能在動態且可視化程度的界面中實現多種干部人事檔案的利用需求，這就對管理人員的信息素養和專業技能提出更高要求。一些工人員缺乏專業技能，不能熟練掌握現代信息科學技術操作技能，不能將這些技術所帶來的巨大便利轉化為工作中的現實成果，影響了管理效率的提升。

3 大數據環境下干部人事檔案資源管理與利用的策略

3.1 理順干部人事檔案管理制度

一是加強總體性的制度設計。應在堅持有關法律法規規定的“管控”原則基礎上，重點補充以“服務”為導向的干部人事檔案管理新制度。在框架設計上應逐步轉化成為對業務相對人的發展與流動提供相應的信息、信用證明和服務。同時，制度設計應更加注重服務干部人事檔案管理事業的發展需要，充分滿足機關事業單位人力資源優化配置的多樣化需求，努力提高干部人事檔管理發展的境界和水平。

二是完善日常管理制度。應在總體框架下進一步細化干部人事檔案數字化管理的歸檔、鑒別、轉換、保管、分析、利用等環節的分類管理制度，加強各個流轉環節的管理與監控。同時，結合大數據信息化、開放化的特點，依據本單位干部人事檔案的特征，構建電子文件在線歸檔和電子檔案管理的安全防范體系，加強對各類系統、網絡、配套硬件設施、人員權限等方面的管理，保證檔案安全。

三是完善績效考核制度。應將原有的“粗放型”考核方式逐漸轉變為“精細型”考核方式，運用數據思維進一步明確和細化各環節的責任，采用目標考核的方式，將定性評價與定量評價相結合，以便通過制度約束和量化考核的方式，規范干部人事檔案數字化管理人員的管理行為，保證干部人事檔案數字化管理制度的有序實施和良性運轉。

3.2 完善檔案信息化建設

一是加強基礎設施建設。為合理配置資源，提高工作效率，干部人事檔案管理部門應做好短期和長期規劃，根據業務發展趨勢和工作需要，合理采購設備，為干部人事檔案數字化管理的順利實施創造良好的條件。同時，硬件設施的正常運轉還有賴于日常的管理與維護，檔案管理部門應當安排專職人員對硬件設備和辦公場所進行設備維護和日常管理，最大限度地延長干部人事檔案數字化管理設施設備的有效使用壽命，避免干部人事檔案數字化管理設備和設施的浪費。

二是加強軟件系統開發。大數據環境下干部人事檔案管理軟件系統的開發應滿足內部業務融合的基本要求，形成系統優化、功能完善、以用戶為中心的、多種形式的檔案信息管理模式。在平臺框架方面，選取Bootstrap框架（為實現快速開發Web應用程序而設計的前端工具包）作為平臺前端架構方案并基于Web四層架構模型來實現。四層架構包括網絡層、數據層、應用服務層和用戶層。在功能模塊方面。服務方式上應集成各個服務渠道，包括基于PC端內部信息門戶的服務端口、基于線下服務窗口的服務終端和公共查詢平臺。此外，還應基于大數據環境特征對后臺管理模塊和功能模塊進行針對性的設計。在數據收集方面，應采用適應大數據環境的Agent等自動數據抓取技術，采用開放的數據標準及技術，開發接口模塊自動采集和接收系統，推送待歸檔數據。

3.3 建立高效管理團隊

一是樹立以“服務”為導向的管理理念。根據大數據應用的具體情況進行前期規劃分析，將紙張、人工、庫房管理、空間管理等工作內容進行合理規劃，提高人員工作協調效率。在具體的業務領域應根據大數據各領域的技術特征，建立并實行自下而上的管理流程優化機制，周期性地對應用效果以及衍生的危機事件進行綜合評估，保證干部人事檔案管理的持續、穩定推進。此外，還應加強對干部人事檔案信息的開發和利用，運用大數據技術對檔案進行關聯內容分析，挖掘人事檔案多元價值。

二是進一步優化隊伍結構。一方面做好人才引進工作，保證人力資源的充分利用。另一方面制定流失人才補償機制，針對本單位近年來的流動情況做好數據分析，按流失的傾向性大小，分為高流失傾向人群、中等流失傾向人群、低流失傾向人群和潛在流失傾向人群。對每個群體流失的主客觀原因進行分析并提出個性化的解決方案，以降低人才流失風險。同時，加強干部人事檔案數字化管理人員的綜合技能培訓，不斷豐富和完善人事檔案管理人員的知識結構、理論儲備，提高實際操作能力。

參考文獻：

[1]張偉城.大數據時代下機關事業單位人事檔案管理面臨的困境及出路探索[J].蘭臺內外，2020（28）：4—6.

[2]王建美.大數據背景下的機關干部人事檔案優化管理[J].山西檔案，2018（01）：74—76.

[3]張鴻艷.大數據背景下人事檔案信息資源建設的現狀與進路研究——基于檔案數據管理視角[J].山西檔案，2020（01）：81—86.

[4]鐘虹.大數據背景下人事檔案信息化建設的問題與對策研究[J].中國管理信息化，2019，22（08）：179—181.

[5]李彬.淺析大數據時代的數字化人事檔案管理[J].山東檔案，2019（01）：51—52.

[6]寧慧敏.大數據背景下科研單位人事檔案管理的創新探討[J].人才資源開發，2016（02）：180—181.

[作者單位：自然資源部第二大地測量隊（黑龍江第一測繪工程院）]