如何利用干部人事檔案助推人才培養工作

卜茜

摘 要：干部人事檔案管理是干部人事工作的重要基礎。做好干部人事檔案收集整理工作，加強人事干部檔案的管理和開發利用，在發掘人才、提拔人才的過程中充分發揮干部人事檔案作用，可以有效助推人才培養工作，促進各項事業發展。

關鍵詞：干部人事檔案;人才培養

干部人事檔案是用人單位或單位的人力資源職能管理部門在員工工作、學習、繼續教育培訓、調崗晉級、科技研發、學術研究等工作期間所形成的真實記錄，反映了干部職工的政治面貌、工作業績、科研成果、個人綜合能力素質等。是用人單位招聘錄用員工、培養選拔任用干部的重要依據。干部人事檔案管理能為進行人才培養、開發、利用，選拔任免領導干部提供真實、準確的數據信息依據。本文主要探討有關干部人事檔案管理助力人才培養的幾個重大問題。

1 干部人事檔案及管理工作的重要性

1.1 可靠的憑證作用

干部人事檔案是記錄單位干部職工從進入求學期間開始，到單位聘用、錄用，以及隨著時間的推進，在工作中成長、變化情況，客觀、真實地反映了每個人在每個階段的成長過程和工作業績;具有時間上的連貫性，信息記錄上的真實性，是能夠全面、真實地提供可靠的、具有法律效力的原始憑證材料，是完整、可靠的真實歷史憑證材料。

1.2 重要的參考作用

在人才錄用、任命初期，干部人事檔案作為人才履歷的唯一證明，記錄了人才的培養狀況。求學時期的檔案材料使用人單位初步了解員工的能力素質基礎。員工的錄用、聘任，以及每一次崗位變遷所記載的信息，向用人單位展示了員工綜合能力素質發展變化的各種可能性和可塑性，是提拔員工、任命重要職務的重要參考依據。

1.3 珍貴的寫實史料

從某種意義上說，干部人事檔案也是黨和國家各項事業及經濟社會發展史的重要基礎材料，是每個人投身于中國革命、改革開放和社會主義現代化建設的寫實產物，為后人了解、研究當下的社會歷史發展或撰寫紀實文學作品提供珍貴的歷史參考。干部人事檔案以它專屬的形式，忠實地記錄了社會歷史的發展，使其具有很重要的史料價值，也有很強的時代印跡。

1.4 協助進行人才定位、培養

通過干部人事檔案提供的準確信息，結合本單位人力資源管理發展需求和充足的資料，對人才的綜合能力素質進行評價，并根據評價結果為選人用人提供有參考價值的信息，可以更好地協助用人單位人力資源的開發、利用，促進單位人才隊伍的建設和管理。

2 當前干部人事檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 干部人事檔案歸檔內容缺失

干部人事檔案材料的收集整理歸檔必須保證其全面完整、真實有效。然而依然有一些干部人事檔案材料在經過跨地區、跨部門或者跨單位傳遞后，一些細節性的內容會出現某一個時間段的斷層，應該新增補進去的內容沒有得到及時的更新，從而導致了干部人事檔案材料內容的部分缺失，用人單位在進行評價、考核的時候也就無法全面真實地查考和反映這些人才的真實狀態，有的員工可能因此喪失了應有的競爭優勢，失去寶貴的晉升機會和發展平臺，影響用人單位的選拔任用人才工作。

2.2 干部人事檔案的利用價值未能充分體現

一般來說，干部人事檔案主要為單位進行人才崗位調整、晉升提拔等工作提供有效幫助。對于一些干部職工來說，并沒有享受到干部人事檔案工作所帶來的便利。在職位應聘求職過程中，沒有有效利用人事檔案，人事檔案沒有充分發揮其價值，使聘用人才的單位無法建立對人才的全方位認識，進而無法為其安排更為合適的工作崗位。

2.3 干部人事檔案管理人員的素質參差不齊，檔案意識不高

諸多單位依然未能正確認識到干部人事檔案工作的重要性，檔案意識不強、職業道德素質較低、專業知識結構不佳。相對于某些重點項目來說，干部人事檔案管理不能給用人單位帶來明顯的、直接的經濟利益，所以在開展干部人事檔案管理工作時，存在投入不足、制度不完善、忽視日常管理、效率低下、質量不高等問題，致使干部人事檔案管理工作一直處于被動落后的局面。

2.4 干部人事檔案管理手段落后

一些單位的干部人事檔案管理手段依然沿用傳統的紙質檔案管理方式，沒有推行干部人事檔案信息化、數字化建設，依靠檔案管理人員進行被動的干部人事檔案材料的收集、整理、審核、歸檔、利用、轉遞等大量簡單的、重復性工作，效率低下。特別是一些大型國有企業在職員工數量龐大，管理手段落后，干部人事檔案利用率低，工作成效不高。

3 利用干部人事檔案促進人才培養工作的措施

3.1 完善干部人事檔案管理制度，為人才培養提供保障

中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案管理條例》，為干部人事檔案管理提出了指導性、政策性意見，為全國干部人事檔案管理工作提供了可遵循的管理規范，為干部人事檔案管理工作中普遍存在的突出問題指出了解決的方向，為人才的選拔、任用提供了一個公平、公正的平臺。按照《條例》相關規定和要求，單位在開展干部人事檔案管理工作時，應嚴格遵循相應原則，并根據用人單位的實際情況，結合當下社會發展的需求，不斷完善、規范用人單位的干部人事檔案管理制度，積極主動收集原始材料，認真對檔案材料的內容進行審核整理，加強對干部人事檔案的分類管理、查詢利用，做到工作規范化、標準化、制度化，不斷提升干部人事檔案工作質量，保證干部人事檔案信息的全面完整、真實有效，為員工未來的職業發展、單位的人力資源建設和開發提供有力的基礎保障。

3.2 充分發揮干部人事檔案的利用價值，為人才培養搭建平臺

干部人事檔案記錄的是員工自身各類信息的總和，對用人單位的人才開發與培養發揮著不可或缺的作用。干部人事檔案只有被充分利用，才能真正實現其價值。只有全面掌握干部人事檔案中所反映的信息數據，才能確保干部人事檔案信息得到全方位的運用，為員工搭建更好的發展平臺、施展才華的舞臺，充分發揮員工的個人能力。

3.3 推進干部人事檔案信息化建設，提升管理效率

“十四五”全國檔案事業發展規劃提出，對各項檔案管理工作要逐步開展檔案資料的信息化、數字化建設，干部人事檔案也不例外。根據《條例》相關規定，干部人事檔案材料的存檔分為正本和副本兩個部分，干部人事檔案正本是由真實地、全面地反映人才情況的最原始材料構成的檔案，檔案材料的內容包含個人信息、求學經歷、績效考核、黨團類材料、表彰處分材料等十個方面的內容。而干部人事檔案副本是正本的影印復制件，在以前的傳統人事檔案管理中，一般是通過復印的方式來進行副本的管理。在信息化、數字化技術不斷發展的今天，干部人事檔案正本、副本均可采用信息化、電子化管理手段，利用掃描技術將人事檔案紙質版轉化成更方便直觀的數字圖像和數字文本，能極大地方便干部人事檔案的查閱和利用工作，減輕了干部人事檔案管理人員的工作負擔，同時豐富了干部人事檔案材料存檔及利用的形式，使干部人事檔案材料更加豐富、形象、立體，進一步提高了干部人事檔案的利用效率和效果，從而提升其保存利用價值。

3.4 不斷提升干部人事檔案管理者的綜合能力素質，創新開展干部人事檔案管理工作

要實現干部人事檔案管理工作的高質量高水平發展，就應持續提升干部人事檔案管理人員的綜合能力素質、更新其專業知識結構，促其積極探索創新，努力實現干部人事檔案工作的新突破。應注重干部人事檔案管理人員綜合能力素質的培養和持續提升，強化檔案管理工作的職業道德素養。應重視和加強專業化培訓力度，與時俱進，通過檔案專業性培訓、不定期的檔案管理講座等，不斷提升檔案管理工作人員的業務素養、道德素養、工作作風，建設一支綜合能力和素質強的干部人事檔案管理人才隊伍。

全面提升、優化干部人事檔案管理手段，促進人力資源管理科學化、合理化開發和人才培養，是為用人單位組建高素質高水平人才隊伍的重要基礎。應結合用人單位的實際需要，不斷完善干部人事檔案管理體制和規范，健全工作制度，細化工作標準，創新工作方式，加快推進干部人事管理信息化，持續推進干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化發展，全面提升干部人事檔案管理工作水平，更好地為人才培養提供檔案服務。

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（作者單位：四川省水利規劃研究院）