淺析新時代推進醫院檔案管理的若干問題

李福英 李香花

摘 要：我國的醫療事業隨著當下信息化、智能化、數據化的不斷推進而不斷變化發展，醫療機構的內部管理也在隨著時代的發展而不斷精簡、發展并優化，內部管理制度也是日趨完善，其檔案管理水平也明顯提升。檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，在新時期應當著重探索其新模式，諸如借助于先進的信息技術，整合各類醫療數據和信息，從而確保檔案資料的真實性和完整性，推動醫院檔案管理工作向前發展。

關鍵詞：檔案管理;醫院;新時代;問題

醫院檔案管理工作涉及大量的醫療信息和資料，其中主要包括病歷資料、醫療信息、設備管理、會計核算以及人事管理資料等。隨著我國各領域信息化智能化水平的不斷提升、醫療水平的不斷提高、醫保政策的不斷完善、醫院服務范圍的不斷擴大和醫療項目的持續增多，傳統的檔案管理方式方法已不能全面、快速和高效地進行信息篩選、收集和整理，嚴重影響醫院檔案管理的效率和服務質量的提高，需要借助先進的信息技術及信息化來推動醫院檔案管理工作邁上新的臺階。

1 新時代推進醫院檔案管理的重要性

1.1 有利于形成常態化管理機制

推進醫院檔案管理，有利于明確醫院檔案管理范圍和保管期限，做到有章可循，有據可依。同時，可以對醫院日常工作中產生的各類檔案資料，從收集、整理、分類歸檔、查閱銷毀等各個環節，形成一套科學合理的規章制度體系，規范醫院檔案管理工作。在檔案管理工作中，還能建立常態化的工作機制，成立專門的組織機構，配備專門人員，全面負責醫院檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理規章制度，堅決避免檔案資料亂扔亂放、遺漏、丟失、毀損以及其它管理不規范現象的發生。

1.2 有利于醫療服務規范化

隨著信息時代的到來，信息服務的重要性日益凸顯。當前我們國家非常重視醫療數據資源的整合利用，目的就是加快實現醫療數據信息的聯通和共享，通過檔案管理標準化建設，以醫院檔案為基礎做好信息收集和利用，從而為醫院的醫療護理和管理決策提供必要的數據信息支撐，為患者提供高效便捷的健康檔案建立和查詢服務，有利于醫院服務的規范化建設和服務質量的提升。

1.3 有利于醫院檔案管理制度化

醫院檔案客觀地記錄著醫護工作者在該院進行醫療護理以及醫護人員成長過程的真實軌跡。通過加強對這些檔案資料的管理工作，能夠為醫院醫療護理事業的發展提供充足、合理、詳細、可信的資料素材。醫院檔案，既是當下醫療護理工作人員掌握醫院發展史、借鑒前人成功經驗的基本參考資料，也可以為醫務工作者今后的事業發展提供經驗參考。有基于此，醫院檔案管理工作本身就十分重要，需要通過制度化進一步規范。

1.4 有利于醫院業務運轉便捷化

醫院檔案管理過程是相關工作人員通過收集和整理醫院中的醫療檔案、人事調動、重要文件、重要獎勵乃至醫療處方等，把此類醫院日常經營和管理、醫療服務和技術使用過程中所產生的信息進行收集，再逐步對這些信息和資料加以整理和分類，以檔案的形式進行記錄和保存，能夠為醫院開展醫療護理、醫學研究、整合醫療資源、優化人員配置等提供重要的依據和參考，從而為醫院高效化、便捷化運轉提供堅實的基礎保障。

1.5 有利于珍貴醫療資料固定化

醫院檔案中，特別是醫療檔案是醫護人員根據就診個人實施針對性治療而形成的，它真實、客觀、正確、全面地記載了醫院有關科室與人員針對就診個人進行的醫療護理各項活動，對這些資料加以有效的保管，可以為醫院當下的醫務工作者和將來從事相關疾病診療的醫護人員提供大量參考，提供豐富的、真實的客觀基礎資料，包括醫藥古籍、中醫方劑、診斷方法、診斷結論、治療實施、治療效果、特殊注意事項等珍貴信息，有利于醫院醫療護理水平的持續穩定提高。

1.6 有利于醫院文化建設長效化

規范的醫院檔案，能夠為醫院的文化積累傳承提供保障。如建院的重大過程性會議記錄、相關文件、重要人事變動，以及醫院的重大獎勵、重要醫療護理檔案、會計檔案等，這些重要的檔案信息資源在保留原有的優良醫院文化傳承內容的同時，又體現了兼收并蓄中外先進醫療文化，發展社會主義醫療文化的過程。因此，必須重視醫院檔案管理和保護，將醫院檔案保護工作與醫院的文化傳承深度融合，使醫院的社會主義文化不斷延續和發展。

2 新時代醫院檔案管理中存在的主要問題

2.1 領導重視不夠

一些醫院及其有關領導對檔案管理工作的重要性和獨特作用認識不足，覺得檔案管理工作無法直觀形成實際效果，從而常常忽略，有的甚至覺得檔案管理工作可有可無。這樣難免地會造成醫院檔案管理工作的正常秩序難以維護，工作中遇到的一些重大問題不能及時得到解決，檔案管理部門及人員出現精神不振、麻痹大意、掉以輕心等狀況，削弱了檔案部門及其工作人員的主觀能動性，工作進展緩慢。

2.2 管理制度不夠健全

由于歷史原因和醫院本身的人員工作狀況，新時代許多醫院對納入檔案管理的內容沒有明確要求和統一的管理標準和模式，尚未形成與新時代新情況相適應的檔案管理制度，也沒有制定統一的立卷歸檔制度，日常檔案管理工作無章可循。目前多數醫院尚未將檔案管理納入目標考核，致使醫院在其檔案管理制度建設上存在缺陷，導致收集效率不高，檔案不齊全，檔案信息化推進難度較大。

2.3 檔案歸檔不及時

醫院中的病歷檔案歸檔對于醫療事故鑒定和醫療水平提升都有著非常重要的作用，是新時代醫院檔案管理的的重要內容。病歷檔案一旦丟失、書寫欠完整、資料項目缺失，就會造成醫療檔案重大損失，給后續醫療事故鑒定等項工作造成很大隱患。按照一些醫院的相關規定，病歷檔案資料應于患者出院一個工作日內移送至病歷檔案室存檔管理，但大多難以在規定時間內將病案資料完整移交到病歷檔案室歸檔。此外，因保管不善導致病歷檔案丟失的情況也時有發生。

2.4 檔案管理不夠規范

部分醫院對重要文檔進行收集、錄入、整理和保存的過程中，仍然存在著不仔細、不標準、不嚴謹、不嚴格的問題。有的醫院檔案收集、整理不準確，有的醫院檔案錄入、整理不全，有的醫院文檔錄入有錯誤，文檔損毀甚至流失等狀況時有發生。

2.5 檔案工作人員不夠專業

當前，國內很多醫學院校中未設置專門的檔案學專業，即使設置了，通常也都會被看作是偏門專業，很少有人愿意主動經過幾年的努力去報考此類學科，這就造成了醫院中學檔案專業的人員相當匱乏，導致大多數檔案崗位的工作人員是醫學或者行政崗位中轉過來的，從而造成了檔案專業人員的短缺以及檔案工作人員專業素養較差。

3 新時代推進醫院檔案管理的路徑

3.1 更新領導的檔案觀念

醫院應對檔案管理工作給予足夠的重視，認真貫徹落實國家及上級有關部門關于加強醫院檔案管理工作的一系列部署和要求，將檔案管理工作納入醫院工作重要議事日程，進一步加強對檔案管理工作的領導，及時研究解決檔案管理工作中遇到的重大困難和問題。在廣大職工中，特別是在醫務人員中進行新觀念的教育引導，使之充分了解檔案管理工作在醫療服務中所占的重要地位，理解支持并參與病歷檔案等檔案的管理工作，將病案管理系統發展成醫療檔案信息資料的在線歸檔、儲存、管理、利用系統，逐步實現醫院檔案管理的現代化。應認識到醫院檔案部門擁有非常豐富的醫療技術、醫學文化、醫療科研、醫療教育以及醫療與社會各方面的信息，開發應用這些檔案信息資源，為醫院工作服務，是醫院檔案部門的光榮任務。

3.2 完善檔案管理制度

醫院在進行檔案管理信息化建設的過程中，還要進一步規范檔案管理流程，完善相關的檔案管理制度。首先，醫院要明確檔案信息化管理的一系列流程，從信息收集到整理成電子檔案，直至完成歸檔和安全備份，檔案管理人員要嚴格遵守操作規范，實時、準確地上傳信息數據。其次，在進行檔案管理的過程中，對于一些原始的紙質檔案在完成掃描備份工作之后，仍然要加以整理和保存，不可隨意丟棄。醫院應健全檔案管理監督機制，強化檔案管理人員的責任意識，不斷提高專業化水平。

3.3 推進規范化管理進程

做好醫院檔案管理，要求醫院領導從思想上轉變管理理念，深刻認識到做好醫院檔案管理工作的重要性和長遠意義，加大扶持和宣傳力度，引導教育醫院全體干部職工從思想、行為上重視起來、行動起來，增強檔案規范化管理意識，加快推進醫院檔案規范化管理進程，將規范化管理落實到檔案管理的每一個環節，確保檔案管理的每道程序都朝著規范化的方向發展，查漏補缺，確保萬無一失。

3.4 加快推進檔案管理信息化

隨著信息化時代的到來和現代信息技術的快速發展，醫院檔案工作的電子化、信息化進程已成為必然趨勢。應充分發揮現代信息技術手段，借助計算機、網絡建立醫院檔案網上管理系統，還要利用現代化信息技術，將醫院檔案管理中涉及的黨務、醫務、財務、科研、設備等各項電子文件及檔案資料全面納入信息化管理范圍，實行信息化、數字化管理，降低管理成本，提高檔案管理效率。

醫院應加大專項資金投入，構建相應的檔案管理信息化數據平臺，為檔案管理信息化建設奠定重要的物質基礎。首先，醫院應設計開發或者引進統一的檔案管理信息系統，系統應包括相應的信息收集、整理分類、綜合查詢等功能模塊，同時強化檔案管理系統的安全防護性能，必要的后臺數據備份，以確保檔案資料的安全。其次，檔案管理系統應以內部聯網的方式在各科室和各部門運行使用，及時上傳相關的檔案信息，以便更好地為利用者提供檔案查詢利用服務，同時也能夠減輕檔案管理人員的工作壓力。最后，醫院在進行檔案管理信息化建設時，可以打通外部的數據共享機制，建立與醫療大數據中心相適應的數據庫，從而為后續的醫療數據分析和醫學研究提供必要的數據支持。

3.5 加大基礎設施投入

目前，我國“三甲”以下的醫院檔案管理基本上還是傳統的、封閉的、松散的管理模式，相當部分醫院還停留在手工收集、檢索階段。隨著數字化技術在各大醫院的臨床廣泛應用，病案、科研電子化管理已成為數字化醫院的重要標志之一。檔案管理部門應加強基礎標準建設和標準的配套工作，使標準系列化，為實施、推廣計算機管理創造條件，比如：紙質病案數字化處理、電子病歷在線歸檔等均需要相應硬件配置，計算機、網絡及各種相應配套軟件等均成為現代化醫院檔案管理必需的設施設備，應及時配備，滿足工作需要。同時，還需要修建符合要求的檔案專用庫房，以保證電子文件安全儲存和電子文件傳輸過程的安全，方便科學管理和有效利用。

3.6 加強工作人員隊伍建設

隨著信息化時代的到來，醫院檔案管理工作所需要的人才結構也發生了相應的變化。以往的檔案管理工作中管理型人才占有較大比重，而在推進檔案管理信息化建設的過程中，這些管理型人才并不具備信息技術上的優勢，這就需要醫院大力培養和引進具備較高信息素養的復合型管理人才。首先，醫院應進一步優化檔案管理部門的職能配置和崗位設置，增設信息技術崗位，主要是負責定期檢查和維護醫院的檔案管理信息系統，參與指導醫院檔案管理的信息化建設工作。其次，對在職檔案管理人員，醫院應通過組織培訓等方法，提高他們的信息技術應用能力，使其更好地適應檔案管理信息化的工作模式。

新時代對醫院檔案管理工作提出了新的要求，醫院應更加重視檔案管理信息化建設，借助先進的信息技術來提升檔案管理工作的層次和效率，簡化檔案管理流程，拓寬檔案管理工作的服務范圍，優化檔案管理內部人員結構，提高醫院檔案管理工作的整體水平和成效，推動醫院檔案管理工作邁上新的臺階。

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作者簡介：李福英，大學學歷，延邊朝醫醫院檔案室副研究館員，研究方向：醫院檔案管理。李香花，碩士研究生學歷，延邊朝醫醫院人力資源管理科館員，研究方向：醫院人事檔案管理。