淺議如何做好事業單位檔案管理工作

摘 要：隨著現代信息技術在各行各業的廣泛應用，事業單位檔案管理逐漸由傳統管理模式向著數字化、信息化轉型。在這種形勢下，檔案管理中存在的問題也逐漸凸顯，包括對檔案管理不夠重視、軟硬件設施需要更新、檔案管理機制不完善、檔案管理工作人員綜合素質較差等。本文從事業單位檔案管理的重要性入手，針對事業單位檔案管理存在的問題及其相應對策進行了相關探討，希望能為事業單位檔案管理工作的優化與完善提供參考價值。

在事業單位發展過程中，檔案管理有著重要意義。隨著我國社會經濟的不斷提升，對事業單位檔案管理的要求也越來越高，傳統的檔案管理形式很難適應社會發展，十分容易存在檔案管理問題。因此，事業單位檔案管理必須要跟隨時代發展進行創新，及時更新管理方法，加快檔案管理信息化建設進程，制定科學合理的檔案管理制度等，實現對傳統管理模式的優化與完善，保證事業單位檔案管理水平穩步提升。

一、事業單位檔案管理的重要性

近些年來，事業單位進行了體制改革，并在人事管理以及機構簡化等方面取得了一定成績。隨著現代化科學技術水平的不斷提升，事業單位檔案管理工作面臨著更多挑戰。互聯網技術、計算機技術、大數據技術等現代化手段給事業單位檔案管理工作帶來了很大便利，對傳統的檔案管理模式帶來了沖擊。檔案管理涉及眾多工作人員，是一項需要投入很多時間和精力的龐大工程。在事業單位檔案管理工作中，對檔案資料管理不夠重視，常常出現資料亂放、存儲不當等問題，一旦文件丟失，很可能會影響到事業單位各項工作的順利開展。檔案管理可以將事業單位的實際情況充分反映出來。比如，事業單位人力資源管理人員可以根據對人事檔案的匯總分析，了解事業單位內部工作人員的數量、學歷、工齡等信息。在內部考核工作中，事業單位可以匯總工作人員的定級、任免以及晉升等檔案資料，以此作為考核依據。因此，事業單位檔案管理工作必須受到重視，做好檔案資料的收集、分析、存儲等工作，為事業單位的各項工作提供便利條件。從員工的角度考慮，其工作調動、工資調整等各項證明、手續等都需要以檔案形式進行保存處理。隨著我國事業單位的不斷發展，檔案管理工作也逐漸受到關注。比如，在調整我國退休待遇后，部分退休較早的人員或高級職稱的工作人員，都需要確認職稱與工齡材料，這就需要借助人事檔案來展開工作。因此，在事業單位中檔案管理工作至關重要，對單位內部每一個工作人員都有著重要影響。

二、事業單位檔案管理面臨的問題

1.檔案管理意識不足

我國事業單位很多重要信息都存儲在檔案中，這些信息關系到事業單位各項業務工作的順利開展。比如，單位內部工作人員的身份、經歷的記錄等，如果事業單位檔案管理工作出現問題，很可能導致一些重要信息數據泄露、個人隱私受到侵犯等嚴重問題。因此，事業單位檔案管理工作應受到更多關注，相關工作人員必須高度重視這項工作。但在實際工作中，做得再完美的檔案管理工作也很難創造出實際效益，因此檔案管理工作在很多事業單位不受重視，單位管理人員不重視檔案管理，也會讓檔案管理人員的工作態度受到消極影響。在部分事業單位中，檔案管理人員也不了解檔案管理工作的重要性，只把檔案管理工作看作是一份簡單的檔案文件整理與保管工作，再加上單位領導的消極態度，檔案管理人員很難努力工作，導致事業單位檔案管理工作一直流于表面，并未有實質性的進步與發展，工作人員不能嚴格按照相關規定開展工作，導致一些重要檔案資料殘缺不全，檔案查閱效果不佳。

2.硬件設施投入不足

最近幾年來，我國科學技術不斷發展，計算機技術、互聯網技術等新興技術在現代管理中運用廣泛，事業單位檔案管理硬件設施較為欠缺、資金投入不足的問題越發明顯。（1）部分事業單位檔案庫房陳舊且面積狹小，在防火、防潮、防盜、防蟲、防鼠等方面的設施并不完善，導致檔案材料霉變、蟲蛀等現象，影響了檔案資料的完整性與美觀度;（2）部分事業單位沒有專門的檔案管理庫房，也并未進行檔案庫房、辦公室、閱文室的明確劃分;（3）有的事業單位檔案保管的條件十分簡陋，仍然在使用陳舊老化的檔案柜，計算機以及檔案管理軟件并未及時更新與維護，導致部分檔案管理功能欠缺等。從當前情況來看，事業單位檔案管理現代化管理設備并不充足，這也是影響檔案管理信息化建設的重要因素。

3.欠缺完善的檔案管理機制

檔案管理工作十分復雜，涉及信息收集、檔案資料保存以及信息統計等工作。在我國事業單位檔案管理中，一直采用的是計劃管理模式，這樣的方法不夠靈活，很多工作都以計劃為核心。在新時代背景下，這樣的管理模式已經逐漸不適合事業單位檔案管理的工作需求。隨著現代信息技術的不斷進步，檔案管理工作也面臨著轉型，但很多事業單位檔案管理工作并沒有統一的標準和工作模板，檔案管理工作人員只能結合自身工作經驗和個人理解來開展工作，導致檔案管理并不具有全面性。

此外，一些事業單位為了將高素質的專業人才留住，存在扣留員工檔案的現象，導致檔案庫中的檔案資料不全，這也給檔案錄入審批工作增加了難度。再加上事業單位檔案管理制度不夠完善，在很多工作環節中并未嚴格按照檔案管理制度執行，相應的獎懲機制、考核機制也流于表面，并未發揮實質性作用，在一定程度上影響了檔案管理效率。因此，事業單位應從整體考慮，不斷完善檔案管理制度，提高事業單位檔案管理效率和管理質量。

4.檔案管理方法有待更新

現代信息技術發展迅速，很多事業單位的檔案管理工作仍然以傳統的紙質檔案為主，并沒有利用太多的現代化手段，檔案管理工作由傳統模式轉型升級為數字化、信息化建設的進程受到嚴重影響，也讓事業單位檔案管理工作的開展受到很大阻礙。存在這種問題的原因主要有以下幾點：

第一，檔案管理觀念有待更新。很多檔案管理人員認為傳統的檔案管理模式十分順手，他們覺得傳統管理模式好用，并沒有放棄熟悉的管理方法而改為新的管理模式的想法，因此對數字化管理模式的推進并不積極，也未認識到數字化管理的重要性，從而影響了檔案數字化發展;

第二，事業單位急需更新檔案管理所使用的各種軟硬件設備。數字化、信息化的檔案管理工作離不開先進的電子設備，如計算機、掃描儀、服務器等，但目前很多事業單位用于檔案管理的基礎設備都較為陳舊，缺乏現代化的軟硬件設施，現代化管理系統不完善嚴重影響了檔案管理工作效率;

第三，檔案管理人員對于現代信息技術并不熟悉。在有的事業單位中，檔案管理工作人員的年紀較大，對計算機信息技術方面的知識了解不多，從而影響了檔案管理信息化建設，檔案管理效率不高。

5.檔案管理人員專業能力不足

從實際情況分析，事業單位中很多檔案管理人員的綜合素質都有所欠缺，這也給事業單位檔案管理工作增加了難度。檔案管理工作人員專業知識有待提升，很多檔案管理人員并不是專業出身，他們掌握的檔案管理專業知識不夠，甚至一些檔案管理人員只是兼職，還承擔單位內部其他職責，單位內部專業的檔案管理人員不足，造成檔案管理工作雜亂無序。很多檔案管理人員的計算機信息技術有待加強，因此在工作中常常采用傳統的紙質存檔方式，很容易因人為因素產生管理錯誤，導致丟失檔案資料。不完善的檔案管理制度很容易導致檔案管理人員工作不積極，存在敷衍情況，這也是影響事業單位檔案管理效率的原因之一。

三、加強事業單位檔案管理的有效策略

1.重視檔案管理工作

要想增強事業單位檔案管理能力，必須要加強對檔案管理工作的重視，從單位內部管理人員做起，全面了解檔案管理工作的重要性，讓單位員工都充分認識到檔案管理工作的重要作用，增強工作人員對檔案管理工作的積極性。同時，根據事業單位具體情況，加強相關工作人員檔案管理意識的培養，嚴格按照檔案管理相關要求開展工作。事業單位領導必須要以身作則，高度重視檔案管理工作，才能讓員工嚴格按照相關要求進行檔案管理，讓檔案管理人員認真負責地做好自己的工作，運用科學合理的手段進行檔案管理，促進事業單位檔案管理水平的有效提升。

2.加強軟硬件設備設施建設

從實際情況來看，很多事業單位在檔案管理方面的資金投入并不多，導致檔案管理軟硬件設施并不能滿足實際的工作需求，檔案管理效率受到影響。對此，事業單位應嚴格按照檔案室建設規范與要求，加大對檔案管理的資金投入，配備完善的檔案管理軟硬件設施。比如，檔案庫房面積要符合工作要求，盡量減少擁堵狹窄等問題;各種軟硬件配備齊全，包括檔案柜、除濕器、切紙刀、計算機、檔案管理軟件系統等，還要配備防火、防潮、防蟲、防潮等設備;事業單位還可以配備安全、溫濕度、消毒凈化一體化智能控制體系、視頻監控系統、門禁系統以及檔案存儲設備智能密集架管理系統等，營造現代化檔案室，給檔案管理人員提供便利的辦公條件，促進事業單位檔案管理工作效率的提高。

3.構建全面完善的檔案管理制度

在事業單位中，檔案管理是一項十分復雜煩瑣的工作，單位應制定合理的檔案管理機制，對檔案管理人員的工作行為提出規范要求，促進事業單位檔案管理工作的有序開展。事業單位構建的檔案管理制度應將檔案收集、檔案保密等內容包含在內，要求相關工作人員嚴格按照制度要求開展檔案管理工作，促進事業單位檔案管理規范化、系統化發展。同時，事業單位內部工作人員不能私自存儲自己或者別人的檔案信息，必須要根據我國檔案保密制度嚴格執行，堅持分級管理原則做好檔案管理工作。尤其要注意構建必備的安全保障體系，檔案管理工作中的安全管理主要有以下內容：（1）易燃材料不可存放在檔案室內，檔案應做到避光保存，并對室內溫度進行有效把控;（2）利用檔案管理制度實現檔案收集、分析、歸納等環節的規范化管理;（3）事業單位還可以組建領導小組，專門負責檔案管理工作，明確劃分各級責任，提高檔案管理人員的責任心，從而提高單位檔案管理水平。

4.做好檔案管理信息化建設

隨著時代的發展，事業單位檔案管理工作也應不斷優化與完善，針對檔案管理模式進行適當創新，將傳統的檔案管理模式逐漸轉變為數字化、信息化檔案管理，打破人工整理檔案的局限性，在傳統檔案管理中合理融入現代化管理手段，促進檔案管理現代化發展。結合目前檔案管理在事業單位中的具體情況來看，應先認清形勢，及時轉變管理觀念，打破傳統的思維模式，培養數字化、信息化檔案管理意識，才能加快事業單位檔案管理信息化建設進程。事業單位檔案管理部門還應根據實際情況逐漸開展檔案數字化建設工作，在有限的時間里將以往的檔案資源中重要的、利用率較高的信息數據錄入電子系統中，遵循先后有序、確保重點的原則。事業單位還應在本單位的綜合管理建設規劃中納入檔案管理信息化建設方面的內容，利用單位局域網與辦公系統之間的有效銜接，實現各項數據信息的高效接收、傳輸、整合利用等，這也有助于事業單位實現檔案資料數字化。檔案管理信息化建設必須要得到單位管理人員的認可和支持，檔案管理工作人員應針對檔案管理信息化建設的要求以及建設情況及時向領導匯報和請示，讓單位領導對檔案管理信息化建設更加重視，在領導的關注與重視下，才能保障檔案管理信息化建設的人員、設備以及經費等資源，更快完成事業單位檔案管理信息化建設。

5.注重培養檔案管理人員的綜合素質

現代化管理手段為事業單位檔案管理帶來了很大便利，將現代化管理手段引入到檔案管理中，可以對傳統管理模式進行創新，提高事業單位檔案管理的時效性，保證檔案管理質量。因此，也就要求檔案管理人員專業素質過硬，才能在檔案管理工作中靈活運用現代化管理辦法，增強單位檔案管理質量和效率。但是，在實際工作中，一些檔案管理人員專業知識技能有所欠缺，針對這一問題，可以組織相關工作人員開展專業知識技能培訓，并對檔案管理知識進行適當拓展。事業單位可以帶領檔案管理人員到其他友好單位參觀學習，學習他人優秀的檔案管理經驗和方法，也可以邀請業內專家到單位進行專業知識答疑活動，將其成功經驗傳授給事業單位的相關工作人員，提高檔案管理人員的綜合素質，促進檔案管理工作有序開展。另外，事業單位在進行檔案管理人才招聘時，也可以要求面試人員要具備檔案管理專業知識和良好的道德品質等，為檔案管理工作注入新活力，促進檔案管理工作順利進行。檔案管理人員還可以根據檔案管理制度，嚴格根據相關要求進行檔案管理，嚴格規范自己的工作行為，讓檔案管理工作具備有序性、規范性，充分發揮檔案管理的積極作用，促進事業單位長遠發展。

四、總結

在現代科技不斷發展的新時代背景下，做好事業單位檔案管理，為事業單位工作的有效性提供重要保障，讓檔案管理工作充分發揮其價值。因此，事業單位必須要對檔案管理工作更加重視，根據實際情況制定完善的檔案管理機制，投入充足的資金進行軟硬件設備設施建設，提高檔案管理人員的專業能力，加快檔案管理信息化建設進程，強化事業單位檔案管理水平。

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（作者單位：單縣醫療保障局）

作者簡介：張帥（1987—），男，漢族，山東單縣人，本科，工程師，研究方向：檔案管理。