用好EasyWord插件辦公操作更高效

平淡

首先到“h t t p s： // w w w. s o f t wa r e l ove .c n /a p p /12 6 5 .html”下載并安裝插件，完成安裝后重啟Word，點擊菜單欄中的“EasyWord”，就可以看到插件的所有功能了（圖1）。

1. 一鍵完成常見的批量操作

從網頁中收集資料到Word時，粘貼復制獲得的文本后經常會出現很多空行。雖然使用Word的“查找和替換”可以批量刪除，但是由于需要用到正則表達式，很多新手使用起來有一定的難度。EasyWord插件將這些常見的操作集成在了“一鍵刪除”子菜單中，展開該菜單后選擇“刪除空行”，便會自動選中所有空行并完成刪除（圖2）。

同樣，點擊對應的子菜單，還可以一鍵完成很多操作。比如對于文檔中的一些內容（如產品說明、價格），若不希望查看者更改、編輯，可以選中需要保護的內容，點擊圖1中所示的“一鍵轉圖”，選中的內容會自動轉換為圖片（圖2）。其他諸如批注、墨跡、修訂等，都可以一鍵批量刪除。

2. 快速替換多個文檔中的關鍵詞

我們有時需要替換多個文檔中的關鍵詞，比如一些新產品的開發文檔，由于撰寫文檔時新品的名稱并未確定，這樣在名稱確定后，需要將所有文檔中涉及到的“新品”字樣均替換為具體的名稱。常規的方法是打開每個文檔，然后使用“查找和替換”來批量替換。用EasyWord插件的“查找/替換”則可以批量替換多個文檔中的關鍵詞。具體方法是，點擊圖1所示界面中的“查找/替換”，在打開的窗口中選擇“替換”，然后按提示輸入查找和替換的關鍵詞，點擊目錄后的“選擇”按鈕，選擇替換文檔的保存目錄（圖4）。最后點擊“替換”，這樣插件會遍歷目錄中的文檔，并批量替換指定的關鍵詞。之后可以在下方的窗格中看到完成替換的文檔（圖5）。

3. 一鍵移除密碼保護

為了保護一些文檔的指定區域不被查閱者隨意修改，很多朋友會為文檔添加密碼保護。比如可以依次點擊“開發工具→限制編輯”，為文檔添加只讀保護的密碼，這樣文檔打開后需要輸入密碼才能編輯指定的區域。不過，時間長了以后，可能會忘記當時設置的密碼，導致文檔無法編輯。EasyWord插件可以一鍵清除密碼保護。點擊圖1所示界面中的“密碼移除”，在打開的窗口中點擊“選擇文件”，然后選擇添加保護的文檔，最后點擊“移除密碼”即可（圖6）。

注意：對于機密文檔，請勿隨意使用該插件來解密，此外插件只能解除用“開發工具→限制編輯”設置的密碼，對于在“保存”選項中設置的針對文檔保護的密碼是無法移除的。

4. 自動提取關鍵詞

有時我們需要統計文章中出現的高頻詞，手動操作費時費力，借助EasyWord插件則可以一鍵提取關鍵詞，它通過TF-IDF/TextRank算法，分析文章中的高頻詞，并可以根據詞性來統計，計算其權重。點擊圖1所示界面中的“提取關鍵詞”，插件可以根據字詞在文中出現的頻率自動提取關鍵詞（小括號內的數字為權重），最后再根據自己的需要手動修改即可。比如本文可以將關鍵詞“插件”修改為“EasyWor d插件”（圖7）。

5. 全文自動糾錯

在撰寫文章的過程中難免出現一些錯誤，如同義詞使用錯誤、語法拼寫錯誤等。對于這些常見的錯誤，EasyWord插件可以自動糾正。先在文檔中按下“Ctrl+A”全選文本，接著點擊圖1所示界面中的“全文糾錯”，插件會自動檢查全文，并會對疑似錯誤以高亮顯示，同時給出更正建議（圖8）。注意，插件發現的錯誤僅供參考，大家還可以結合Word的“自動更正”來作更多的糾錯。EasyWord插件的很多功能作者正在完善中，大家可以定期到其官網下載最新的版本，以獲取更多的功能。