基于A上市公司財務(wù)共享模式的信息化建設(shè)實踐解析

摘 要：在信息化、數(shù)字化時代大背景下，公司經(jīng)營規(guī)模化發(fā)展勢頭加劇，對會計信息化提出了更高的要求，公司內(nèi)部各部門基礎(chǔ)信息大量存儲于計算機，需要借助網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)來實現(xiàn)各部門信息資源共享，財務(wù)共享模式應(yīng)運而生，以標(biāo)準(zhǔn)化、高效率的財務(wù)輸出模式整體提升公司經(jīng)營效率，備受管理層青睞。本文以筆者所在A上市公司的管理實際為案例，通過研究公司原有信息化工作現(xiàn)狀及存在問題，分析A上市公司財務(wù)共享模式下信息化建設(shè)的具體實施路徑，并做出實施效果解析，以期為行業(yè)內(nèi)相關(guān)公司信息化提升工作提供參考。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享;信息化建設(shè)

一、引言

隨著經(jīng)濟信息化和行業(yè)數(shù)字化的發(fā)展，公司集團化集約化發(fā)展日益加劇，尤其是跨區(qū)域經(jīng)營、跨行業(yè)拓展成為大型集團公司的常態(tài)化模式，為此如何降低公司溝通管理成本，減少資產(chǎn)資源浪費，提升人力資源效率，加強日常監(jiān)督管控成為公司管理層的關(guān)注焦點。而信息化工作正好滿足這一管理需求，在日常經(jīng)營管理過程中的作用也日益凸顯，財務(wù)共享模式也就基于此背景應(yīng)運而生。通過對公司簡單重復(fù)的會計基礎(chǔ)工作進行標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化和流程化處理，減少了重復(fù)勞動，降低了管理成本，同時還避免了數(shù)據(jù)差錯，控制了管理風(fēng)險，提升了業(yè)務(wù)效率。本文以筆者所在A上市公司的管理實際經(jīng)驗為案例，通過研究公司原有會計信息化工作現(xiàn)狀及存在問題，分析A上市公司財務(wù)共享模式下信息化建設(shè)的具體實施路徑，并做出實施前后效果解析，從實際工作出發(fā)，對相關(guān)公司信息化建設(shè)工作具有顯著指導(dǎo)意義。

二、A上市公司原有管理模式下的信息化現(xiàn)狀分析

A上市公司是一家上市多年的國有公司，其在全國各地均設(shè)有分支機構(gòu)或投資公司，主營業(yè)務(wù)廣泛，基于公司業(yè)務(wù)屬性和管理要求，無論是在基礎(chǔ)會計核算還是在財務(wù)資金管理上，公司都采取總部高度集中統(tǒng)一管理的模式，雖然有一定會計信息化基礎(chǔ)，但信息化水平相對較低，在公司風(fēng)險管控和業(yè)務(wù)效率方面無法滿足工作要求，難以適應(yīng)公司上市后的業(yè)務(wù)發(fā)展需要。

A上市公司在上市前長期使用OA辦公系統(tǒng)和用友財務(wù)系統(tǒng)，其中OA辦公系統(tǒng)主要用于公司行政人事、財務(wù)法務(wù)、經(jīng)營管理等各個部門業(yè)務(wù)流程審批，用友財務(wù)系統(tǒng)則主要用于基礎(chǔ)會計賬務(wù)處理及會計報表編制，但兩個系統(tǒng)信息是完全獨立的，會計核算過程中涉及員工日常差旅及費用報銷，應(yīng)收款項的到款認(rèn)領(lǐng)，資產(chǎn)折舊及報廢處置，財務(wù)賬面收入確認(rèn)等環(huán)節(jié)，基本是通過人工紙質(zhì)原始單據(jù)處理，缺乏信息系統(tǒng)的服務(wù)支撐。OA辦公系統(tǒng)雖然也可以完成部分業(yè)務(wù)審核審批，但基礎(chǔ)財務(wù)數(shù)據(jù)單個完成，導(dǎo)致信息集成功能極差，大量基礎(chǔ)會計工作仍需依賴會計人員進行手工賬務(wù)處理，具體表現(xiàn)為以下幾個方面：

一是紙質(zhì)票據(jù)填報審核審批，員工日常報銷效率低下。A上市公司及下屬分子公司原會計處理系統(tǒng)缺乏報銷支撐，所有單據(jù)報銷付款均需手工填制紙質(zhì)單據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)逐層簽字審批后，交由財務(wù)人員報銷付款，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)簽字審批與移動辦公場景存在沖突，審批效率不高，同時還容易出現(xiàn)單據(jù)填寫不規(guī)范，附件不全，票據(jù)丟失等問題，影響員工日常報銷效率，激發(fā)員工報銷過程中的不滿情緒，也不利于公司經(jīng)營業(yè)務(wù)開展。

二是應(yīng)收款項的到款認(rèn)領(lǐng)，資產(chǎn)折舊及報廢處置，財務(wù)賬面收入確認(rèn)等缺乏信息系統(tǒng)支撐，嚴(yán)重影響財務(wù)工作效率。A上市公司在總部所在地開立地方分子公司收款專戶，負責(zé)全公司經(jīng)營業(yè)務(wù)收款，做到收支兩條線，到款需人工匹配至對應(yīng)經(jīng)營合同，并在OA辦公系統(tǒng)逐一查詢合同信息，人工查詢匹配耗時耗力，且經(jīng)常存在同一客戶多個合同情形，難以保證匹配精確度，也增加工作難度，應(yīng)收賬款管理效率低下，同時到款信息數(shù)據(jù)錄入工作繁雜，增加會計工作壓力。對于收入確認(rèn)工作，會計從OA辦公系統(tǒng)導(dǎo)出合同信息表，經(jīng)過人工數(shù)據(jù)處理，并編制下設(shè)分子公司收入確認(rèn)表，經(jīng)相關(guān)負責(zé)人人工審核確認(rèn)后，再作為原始單據(jù)用于用友系統(tǒng)進行收入會計處理，效率極低。諸如此類情形，導(dǎo)致收入會計無法直接根據(jù)到款信息掌握客戶回款質(zhì)量，不能對分子公司財務(wù)收入確認(rèn)進行預(yù)警提示，影響財務(wù)收入的會計信息質(zhì)量。

三是分子公司財務(wù)管控力度不夠，存在資金安全隱患。日常業(yè)務(wù)開展過程中，考慮報銷付款效率問題，A上市公司允許下屬分公司先付款，月末財務(wù)統(tǒng)一審核入賬的方式，這就存在分子公司不經(jīng)總部財務(wù)審核就直接付款的情形。而部分分子公司在執(zhí)行過程中，難免存在專業(yè)水平參差不齊，或是對總部財務(wù)制度理解不到位的情形，如分子公司自身內(nèi)部控制存在問題，會在客觀上導(dǎo)致A上市公司對分子公司的財務(wù)管控失效，且分子公司采用銀行U盾直接付款，總部財務(wù)僅在月末通過銀行對賬單掌握分子公司資金往來及資金余額，無法做到實時掌控下設(shè)機構(gòu)資金動態(tài)，造成公司體系內(nèi)存在資金安全隱患。

三、A上市公司財務(wù)共享模式下的信息化建設(shè)方案設(shè)計

在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時代背景下，財務(wù)共享已成為公司管理必然的發(fā)展趨勢，具有顯著的時代特征。財務(wù)共享是以財務(wù)管理為核心，在公司內(nèi)部將各部門、各下設(shè)單位作為服務(wù)對象，并借助信息技術(shù)，實現(xiàn)線上票據(jù)審核、會計核算、資金收付等基礎(chǔ)工作的一種模式，它融入了現(xiàn)代信息技術(shù)和電子商務(wù)，幫助公司快速實現(xiàn)集約化發(fā)展。A公司前期經(jīng)營財務(wù)管理工作受會計信息不準(zhǔn)確、財務(wù)數(shù)據(jù)不安全等因素影響，信息化建設(shè)進展緩慢，需要積極創(chuàng)新，探尋路徑。財政部《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》規(guī)定，對于分子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)集團，應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)促進會計工作集中，逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心。為此，A公司為滿足標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、規(guī)范化、高效化管理要求，解決會計核算和資金管理、費用預(yù)算管理問題，開始分階段完善成本費用預(yù)算、網(wǎng)上報銷、會計核算、資金管理等子系統(tǒng)，并定制開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，逐步推進財務(wù)共享模式下的信息化建設(shè)，實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)信息共享集成。

1.優(yōu)化統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的信息化處理平臺

A公司結(jié)合自身實際，重新建立統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的信息處理平臺，通過這個平臺，可與各部門、各下設(shè)分子公司的各信息系統(tǒng)模塊完全對接，這種高度集成、實時運行的信息平臺是財務(wù)共享模式的重要保障。一是加大技術(shù)開發(fā)資金投入，引進高級技術(shù)人才，加大技術(shù)研發(fā)力度，確保信息處理平臺與各系統(tǒng)在安全、高效環(huán)境下運行，從而實現(xiàn)了全方面、多樣化的數(shù)據(jù)集成。二是進一步整合優(yōu)化了信息系統(tǒng)軟件開發(fā)，將原有信息系統(tǒng)與新開發(fā)信息系統(tǒng)建立聯(lián)系，實現(xiàn)了彼此的數(shù)據(jù)集成，加快了信息收集速度，保證了公司相關(guān)部門數(shù)據(jù)信息共享的及時性。三是大力完善信息系統(tǒng)的配套設(shè)施建設(shè)，包括建立完善的財務(wù)會計制度、統(tǒng)一的審批操作流程、規(guī)范的財務(wù)預(yù)警體系等，以便將業(yè)務(wù)與財務(wù)管理相結(jié)合，為信息化推進提供強有力的輔助與支撐。

2.完善財務(wù)核算和管理信息系統(tǒng)

一是完善成本費用預(yù)算信息系統(tǒng)。A公司年初確定整體目標(biāo)預(yù)算，并分解下達到下設(shè)各部門、各分子公司，其中成本費用預(yù)算一經(jīng)確定，則通過信息系統(tǒng)控制，全年預(yù)算使用進度按季度額度控制，日常費用報銷以及項目執(zhí)行的付款都將實時在系統(tǒng)中通過預(yù)算執(zhí)行進行跟蹤反饋，隨時可以查詢預(yù)算執(zhí)行和費用支出情況，一旦預(yù)算執(zhí)行達到預(yù)算警示線，系統(tǒng)將預(yù)警提醒，超出預(yù)算額度，系統(tǒng)將無法提交相應(yīng)項目的費用報銷或付款申請。分公司財務(wù)可提交預(yù)算調(diào)整單申請預(yù)支下季度預(yù)算額度，A上市公司財務(wù)根據(jù)分公司的收入、到款情況綜合考慮后進行預(yù)算額度審批。

二是完善網(wǎng)上報銷操作系統(tǒng)。系統(tǒng)開發(fā)全面支持移動填報、移動拍照、移動審批、移動查詢等移動終端應(yīng)用，以全面提升移動辦公效率;員工經(jīng)營活動通過在浪潮系統(tǒng)申請，并線上填報電子單據(jù)并于后期費用報銷;單據(jù)填報設(shè)置按照公司管理制度等內(nèi)部控制需要，前置審核審批流程，如差旅報銷關(guān)聯(lián)出差審批單，辦公用品報銷關(guān)聯(lián)辦公用品采購申請，項目成本付款關(guān)聯(lián)付款合同審批、項目收入合同及項目立項申請;系統(tǒng)對關(guān)鍵信息，如日期、經(jīng)營項目、合同號、收款人銀行賬戶信息等設(shè)置為必填項，避免了手工錄入帶來的人為差錯;原始發(fā)票、合同附件等均通過文件、拍照等形式形成電子版附件上傳，便于在線審核審批及電子檔案建立;原始電子單據(jù)經(jīng)審核審批后，自動通過資金系統(tǒng)發(fā)起付款申請并完成報銷自動付款。

三是完善會計核算及資金管理系統(tǒng)。會計核算系統(tǒng)作為會計人員賬務(wù)處理的統(tǒng)一歸口平臺，與業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)等無縫對接，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的電子報銷單據(jù)通過審核審批流程在信息系統(tǒng)內(nèi)自動流轉(zhuǎn)，經(jīng)稽核后在會計核算系統(tǒng)自動生成預(yù)制憑證，會計人員對憑證審核、編輯、修改、結(jié)轉(zhuǎn)憑證，最終生成會計報表。資金管理系統(tǒng)歸集了公司總部及下設(shè)分子公司所有銀行賬戶信息，對內(nèi)連接網(wǎng)上報銷、會計核算系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享，對外通過銀企直聯(lián)連接各業(yè)務(wù)合作金融機構(gòu)，構(gòu)建高效網(wǎng)絡(luò)結(jié)算體系，系統(tǒng)一經(jīng)上線就實現(xiàn)對各分子公司、金融機構(gòu)資金業(yè)務(wù)的實時監(jiān)控，實現(xiàn)資金業(yè)務(wù)集中管理。

3.定制開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)信息共享

業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要設(shè)置相應(yīng)業(yè)務(wù)管理模塊，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)信息的財務(wù)共享，具體包括合同管理、客戶信息管理、經(jīng)營項目管理、發(fā)票管理、應(yīng)收應(yīng)付款項管理、經(jīng)營收入管理六大子模塊。

合同管理模塊主要用于合同基礎(chǔ)信息收集，合同流程審批，是整個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的中樞神經(jīng)，連接了其他所有業(yè)務(wù)模塊和其他信息系統(tǒng)，以合同號為信息紐帶提供核心數(shù)據(jù)，有助于整體業(yè)務(wù)優(yōu)化。

客戶信息管理模塊主要用于往來單位基本信息填報審批，如單位名稱、地址、聯(lián)系方式、開票信息、銀行賬戶等，上述信息一經(jīng)維護，便可在合同管理、發(fā)票管理及浪潮網(wǎng)上報銷系統(tǒng)等同步使用，對客戶跟蹤管理也具有極強的分析功能，有助于業(yè)務(wù)人員對客戶服務(wù)品質(zhì)提升。

經(jīng)營項目管理模塊主要用于大型項目信息填報，項目預(yù)算審批，項目下各細分合同的商業(yè)盈利結(jié)算模式、具體經(jīng)辦及負責(zé)人員、流程審核審批狀態(tài)、合作金額及執(zhí)行預(yù)算成本明細、收付款信息數(shù)據(jù)等，有助于跟蹤項目動態(tài)，公開項目執(zhí)行，提升項目管理效率。

發(fā)票管理模塊主要用于日常業(yè)務(wù)發(fā)票的申請、開具、領(lǐng)取、郵寄、簽收等全線上流程管理，詳細記錄各階段基礎(chǔ)信息，如開票時間、金額、開票內(nèi)容、發(fā)票號碼、簽收時間，快遞單號等，發(fā)票信息同步至合同管理系統(tǒng)，有助于業(yè)務(wù)信息溝通，提升發(fā)票管理安全。

應(yīng)收應(yīng)付款項管理模塊實時同步公司總部及各下設(shè)分子公司各賬戶信息，到款認(rèn)領(lǐng)時的系統(tǒng)可自動匹配客戶所對應(yīng)合同信息，財務(wù)人員可以精準(zhǔn)完成合同和到款匹配，到款認(rèn)領(lǐng)后的到款信息將同步至合同管理模塊，并自動向會計核算系統(tǒng)推送到款憑證，效率極高。

經(jīng)營收入確認(rèn)模塊根據(jù)《收入準(zhǔn)則》相關(guān)規(guī)定設(shè)置，月末時，信息系統(tǒng)根據(jù)已歸檔的經(jīng)營收入合同自動生成各部門、各分子公司的經(jīng)營財務(wù)收入確認(rèn)單，詳細展示各收入合同的合同期間，累計確認(rèn)收入、到款情況、以及應(yīng)收賬款的逾期時間等信息，并自動判斷生成當(dāng)月財務(wù)收入，同時財務(wù)人員進行復(fù)核，對異常情況或特殊原因，需要人工調(diào)整財務(wù)收入的，需提供并上傳情況說明后，在系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)審批后修改確認(rèn)，具有極強的收入確認(rèn)原則性和管理科學(xué)性。

四、A上市公司財務(wù)共享模式下信息化建設(shè)實踐效果及啟示

1.信息化建設(shè)效果實踐效果

經(jīng)過近五年的持續(xù)改進和不斷優(yōu)化，A上市公司信息化建設(shè)水平明顯提升，有效防范了管理風(fēng)險，提升了管理效率。

一是提升了會計核算水平和財務(wù)工作效率。財務(wù)共享模式下會計信息化建設(shè)，在系統(tǒng)輔助下讓原始票據(jù)得以標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，各層級的人工審核效率大幅度提升，收付款信息、費用報銷信息、財務(wù)收入數(shù)據(jù)等自動接入會計核算系統(tǒng)生成會計憑證，將會計核算人員從繁雜的手工錄入憑證中解脫出來，提高了賬務(wù)處理效率。系統(tǒng)數(shù)據(jù)在公司內(nèi)部高效集成，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)可以清晰掌握每個經(jīng)營項目執(zhí)行狀態(tài)和項目評價，為管理會計工作和經(jīng)營財務(wù)分析奠定了堅實基礎(chǔ)。

二是加強了財務(wù)監(jiān)督，提升了公司內(nèi)部控制水平。公司通過會計信息化建設(shè)，將所有經(jīng)營活動數(shù)據(jù)集成，全面預(yù)算實施提供了數(shù)據(jù)支持，所有項目成本費用通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)了制度控制、預(yù)算控制，進一步優(yōu)化了全面預(yù)算管理水平;公司所有銀行賬戶納入資金管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對公司資金高效統(tǒng)一管理，更重要的是實時監(jiān)控資金安全;通過流程審批控制設(shè)置，將公司內(nèi)部控制關(guān)鍵點內(nèi)嵌于信息系統(tǒng)，提升員工的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化意識，如在新增合同時強制要求關(guān)聯(lián)經(jīng)營項目的立項審批件，這就要求業(yè)務(wù)部門提前做好項目立項，并報辦公會決策，以規(guī)避項目合同風(fēng)險;發(fā)起付款合同時，系統(tǒng)強制要求關(guān)聯(lián)對應(yīng)的經(jīng)營收入合同，強化收入大于成本、毛利率水平等管理要求;公司內(nèi)部控制管理理念，不是僅停留在少數(shù)管理者口頭，而是通過系統(tǒng)逐步成為全體員工遵從的經(jīng)營管理理念。

三是提升了員工和客戶對公司管理的滿意度。一方面就內(nèi)部而言，員工費用報銷實現(xiàn)移動端操作，單據(jù)填制規(guī)范化、審批流程電子化、信息傳遞自動化，大幅縮短報銷時間;報銷審核審批全程公開透明，員工隨時可以查詢報銷進度以及審核審批意見，第一時間對報銷存在的問題溝通和確認(rèn)，大幅度提升了報銷效率，提高了員工滿意度。另一方面通過信息化建設(shè)，所有客戶信息都對稱，業(yè)務(wù)部門能第一時間掌握客戶關(guān)系現(xiàn)狀，對客戶服務(wù)的及時性、精準(zhǔn)性也更為高效，大幅度提升了客戶對公司服務(wù)的滿意度。

2.信息化建設(shè)效果實踐啟示

通過對A上市公司財務(wù)共享模式下的信息化建設(shè)實踐，筆者認(rèn)為會計信息化建設(shè)對于跨地區(qū)、跨行業(yè)的大中型企業(yè)而言，在提升公司財務(wù)管理水平、加強內(nèi)部控制建設(shè)，提升公司服務(wù)能力，促進公司快速成長等方面，具有極強的現(xiàn)實意義。同時對于會計信息化建設(shè)的成功實施也需要處理好幾個關(guān)鍵問題。

一是要創(chuàng)新信息化建設(shè)頂層設(shè)計。在公司層面做好整體布局和信息戰(zhàn)略規(guī)劃，然后從近期、中期和長期角度分階段分步驟實施計劃，信息化進程規(guī)劃要參照公司發(fā)展思路和目標(biāo)設(shè)定，從單項到集成，從簡單到復(fù)雜，逐步積累經(jīng)驗，逐漸提高水平;從基礎(chǔ)到高端，首先解決基礎(chǔ)管理方面的問題，然后再解決更高層次發(fā)展的問題;要理順內(nèi)部后再延伸到外部，先通過整合內(nèi)部信息化提高公司內(nèi)部的業(yè)務(wù)管理水平，再延伸到把客戶管理、供應(yīng)商管理納入到公司信息化建設(shè)范疇，逐步形成完善的客戶關(guān)系管理、供應(yīng)鏈管理等系統(tǒng)，不斷推進信息化發(fā)展躍上新臺階;要明確不同階段實施重點及推進目標(biāo)，在實施過程中可以適當(dāng)調(diào)整完善階段性目標(biāo)，但始終不能偏離信息系統(tǒng)建設(shè)的最終目標(biāo)，才能最后落實到位，實現(xiàn)公司整體信息集成。

二是信息化建設(shè)必須要完善組織保障。公司信息化建設(shè)作為一個系統(tǒng)工程，牽涉面極廣，實施難度極大，如果沒有最高決策層的大力支持和積極推動，沒有專項協(xié)調(diào)與管理機構(gòu)保障是不可能達到預(yù)期效果的。所以必須作為公司一把手工程，在最高決策層面重視推進，全公司、全部門、全體員工都參與，要在制定信息化實施規(guī)劃時，就形成信息化建設(shè)專項領(lǐng)導(dǎo)小組和項目執(zhí)行小組這樣的機構(gòu)，組織信息技術(shù)支持部門和各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人共同組成工作小組，確保信息化建設(shè)工作全面、深入、持續(xù)推進和落實。

三是信息化建設(shè)必須要與公司業(yè)務(wù)實際相結(jié)合。要結(jié)合公司自身的行業(yè)特色、經(jīng)營業(yè)務(wù)特點，以及獨特的商業(yè)模式，從自身實際需求和公司現(xiàn)實條件著手考慮，有針對性地進行信息系統(tǒng)定制技術(shù)開發(fā)，著重解決實際業(yè)務(wù)管理工作中的痛點難點問題，突破信息不透明的傳統(tǒng)管理瓶頸。同時要制定必要的保障信息化建設(shè)的各項規(guī)章制度和管理辦法，使公司信息化實施推進的過程中能夠做到有章可循，有據(jù)可查，有公司自己的標(biāo)準(zhǔn)可參考，避免不必要的技術(shù)層面內(nèi)部控制風(fēng)險，如此才能真正起到管理提升和業(yè)務(wù)發(fā)展的作用。

此外，還應(yīng)對信息化建設(shè)工作進行階段性評價和評估，要明確信息化實施的階段性效果，為此必須確定評估方法、方案優(yōu)化措施等，以便在后續(xù)定制開發(fā)階段不斷總結(jié)經(jīng)驗，保證公司整體信息化戰(zhàn)略實施的效果。

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作者簡介：陳夕楊（1978.11- ），男，漢族，四川內(nèi)江人，碩士，現(xiàn)職：財務(wù)總監(jiān)，研究方向：分管財務(wù)法務(wù)，人力資源及經(jīng)營管理工作