關于企業職工檔案管理的思考

[ 作者簡介 ]

郝兵，男，山東臨清人，臨清市人力資源和社會保障局，科員，本科，研究方向：企業職工檔案管理。

[ 摘要 ]

做好企業職工檔案管理工作，是滿足企業職工切身利益的的必然要求，是實現全面建設小康社會奮斗目標的必然要求。檔案管理在現代企業發展中發揮著越來越重要的作用。職工檔案作為職工工作的歷史記錄，在維護職工合法權益方面發揮著重要作用。它們是可以從法律角度確定的法律文件。職工檔案是企業各部門根據工作實際情況形成的客觀資料。它們是最原始的記錄，反映了職工的工作狀況和工作成績。檔案中的一些材料是由職工本人提供和簽署的，并已得到有關組織和檔案管理部門的確認，具體可信度很高。

[ 關鍵詞 ]

職工檔案;存在問題;應對措施

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.12.014

近年來部分企業員工的檔案保存管理工作問題凸顯，影響了企業員工退休的客觀公正性，損害了企業員工一切權益。因此本文主要從嚴格要求企業歸檔保存的標準、全面嚴格建立存檔管理工作制度、企業存檔移交程序健全完善、嚴肅處理企業違紀違法行為、從切實加強企業員工檔案的規范化管理工作等五個方面進行闡述，進一步完善企業員工檔案保存管理工作。做好企業員工檔案保存管理工作是維護企業員工根本利益的必然性需要。我們要義無反顧地肩負歷史任務，清醒地承擔好肩上擔負的責任，既要科學、規范、安全地管理好員工檔案，又要為公司和員工創造及時有效的公共服務條件。[1]

1 ? ?企業職工檔案管理工作中存在的問題

1.1 ?檔案管理人員工作能力不強，制度建設投入不足

現階段檔案管理人員還存在工作能力弱、素質低的問題，不能很好地滿足大數據發展下企業職工檔案管理的需求。因此，數據化發展對檔案管理人員的專業素質提出了更高的要求。同時，為了應對大數據的發展給企業職工檔案管理帶來的挑戰，檔案管理系統不可避免地需要升級和發展。如何合理地建設和投入系統是一個重大問題，是當前發展階段需要解決的方向。

1.2 ?一些小企業沒有專門的檔案管理部門

一些小企業不太重視在經營過程中形成文件的保存，甚至認為文件是可有可無的。一方面，這是管理者管理思想薄弱、管理觀念松懈所致。另一方面，這些小企業信息化程度低、規模小、資金有限、設備不完善。小企業管理投入有限，無法進行現代化管理，只能通過“手寫+電腦”進行管理。但是，在信息技術高度發達的今天，僅靠人工來進行文件資源管理是非常困難的。小企業專業管理部門少，難以滿足檔案保存和整理的要求。

1.3 ?檔案管理人員的素質不能滿足行業需求

在新形勢下的企業，由于檔案管理工作中沒有能系統地掌握企業職工檔案管理技術的復合型人員，使一些較先進的管理技術已無法在企業職工檔案保存中發揮重要作用。文件管理創新要求檔案管理人員掌握專業知識。但現代管理信息技術的廣泛運用以及電子檔案的問世，檔案管理的形式更加多樣化，如紙質文件，電子表格等新的文件載體格式。隨著檔案與人們之間的關系越來越緊密，檔案的公共服務制度越來越受到人們的關注。這對檔案管理員提出了更高的要求。[2]

2 ? ?對于企業職工檔案管理的思考

2.1 ?依法治檔，加強對企業職工檔案的監督管理力度

各地的檔案行政主管部門都要突出抓好對企業職工依法治檔工作的嚴肅性和規范性，力求企業在檔案行政法制建設上有新的發展。各地檔案主管部門必須要行使行政執法能力，提前參與企業職工檔案的標準化管理工作進程，健全企業檔案行政執法監督制度，進一步推進政府執法檢查治檔工作水平。要加強對企業檔案政策法規的宣傳教育，著力增強全社會尤其是各類企業領導層的檔案法律意識。在企業職工建檔問題上，各地歸檔主管部門必須要根據《檔案法》的規定，嚴格執行技術標準，從嚴執行，從嚴監管。

2.2 ?建設與社會主義市場經濟蓬勃發展相適應的現代職工管理制度

科學的管理工作方法應滿足中小企業發展和勞動力市場發展要求，企業職工檔案從現在的多級分流管理工作要逐漸轉變為一體化管理工作。[3]企業將嚴格按照《檔案法》的各項規定，完善企業檔案管理規章制度，認真負責的幫助職工記錄、整理、保存好歸檔材料，并定期監督檢查、復查，對發現的問題及時進行整頓，以確保職工檔案資料的全面、完備與真實性。要強化對企業職工檔案管理工作人員的業務素質培訓，當地檔案主管部門要定期組織舉辦學習培訓，認真做好企業職工檔案工作人員職業道德教育和愛崗敬業培訓，使企業職工檔案工作人員在落實政策、規范運作上更加符合社會實際要求，從而全面提高企業職工檔案管理技術水平。

2.3 ?切實提高企業職工檔案管理水平

目前，相關專業人才嚴重短缺，尤其是檔案管理部門。要切實加強檔案政策宣傳力度，逐漸增強企業領導層對職工檔案管理工作的重視。要充分運用報刊、網絡等媒介形式，加大有關檔案保管工作實踐方面的法律法規條文的傳播實施力度，加強企業領導層忽視職工檔案保管工作的思維方式。通過針對依法實施的職工檔案保管工作先進執行個案的推廣，逐漸促使企業管理人員認識實施企業職工檔案保管工作的重大價值，逐漸提高企業職工檔案保管工作的領導水平。通過對不同的輿論環境和教育方式的綜合應用，切實推動企業職工更加真實而科學的了解開展企業職工檔案保管工作的重要性、任務和意義，為企業職工檔案保管事業的健康有序開展，提供良好的管理實務條件和環境。面對當前的大數據時代，加強檔案工作者的安全意識，提升其管理基礎顯得尤為必要。強化安全管理技術，要進一步提高檔案管理團隊的素質。

2.4 ?切實規范企業職工檔案管理工作的實施體系

在現代企業內部檔案管理改革的實踐過程中，要根據目前企業職工檔案管理工作實施的情況，對規章制度進行有針對性調整，從而切實規范企業職工檔案管理工作的實施體系，真正使現代企業職工內部檔案保存管理工作具備較為完善的制度標準化、合規性和科學化等特征。企業職工檔案管理工作必須切實確保其及時性和準確性，同時在針對企業原始檔案信息進行整合操作的業務流程中必須確保科學化和嚴謹性，并嚴格對檔案信息的借閱與調取進行詳細記錄，以切實確保企業檔案所負載信息內容的保密性吧，推動企業職工檔案管理工作實踐效能有效提高。

2.5 ?實現企業職工檔案的網上查詢

要實現職工歸檔制度信息化，必須建設職工檔案信息庫，逐步構建以身份證號碼、年齡段、職務等為重要字段的個人信息數據庫檢索體系，與中國傳統企業職工檔案信息化制度相配套，逐步形成職工的個人檔案管理和就業、社會保障等信息銜接的系統化管理制度。要利用現代管理設備和先進管理手段，使企業職工檔案信息實現網上查詢。發揮人力資源社會保障局部門的公共服務職能，進一步提高工作效率，使檔案管理更加科學規范化，為企業職工本職工作或再就業提供合理依據，以促進社會和諧和經濟穩定。[4]

2.6 ?強化監督，協助做好企業職工檔案管理

各級檔案行政管理機關負責對本行政區域內各單位的歸檔工作監督、管理與指導，也要受理已破產關閉企業整理歸類后的歸檔。各級人力資源社會保障行政部門也要做好有關企業職工檔案管理工作，并著重做好勞動關系、社會保障等各項工作的管理指導。各企業的主管部門應當認真按照相關規定，做好對所管轄企業職工檔案管理工作的指導并主動協調，認真搞好企業歸檔保管的各項管理工作。目前，我國有關檔案信息安全的法律法規還不完善，利用檔案侵權的法律空間更大，這大大增加了企業或其他單位檔案管理的難度，非常不利于檔案管理的整體發展。由于檔案管理是信息化的，在建立檔案信息安全體系時，應更傾向于計算機和網絡檔案管理。建立健全強制性法律法規和權威的檔案信息安全體系，對意圖竊取或刪除他人記錄的行為，起到有效的震懾作用。貫徹落實《檔案法》，加強檔案管理法治化工作，可以增強檔案工作的安全性。具體來說，我們從以下幾個方面繼續完善現行的檔案管理規章制度。首先，從現有的法律法規來看，需要進一步完善檔案信息保護制度。只有在法律層面加強檔案信息管理，才能真正實現檔案管理的過程。其次，要不斷完善檔案信息安全技術標準和業務指南，指導工作人員解決信息化工作過程中遇到的問題，進一步提高檔案管理人員的工作效率。

企業職工檔案管理者也應當認真學習國家檔案管理規章制度，并積極主動參與到國家檔案行政管理機關的培訓，以努力提高企業職工檔案管理工作質量。

2.7 ?進一步提高中小企業檔案管理工作的規范化、科學研究、現代化程度

各中小企業要充分運用當前的互聯網信息技術，盡快建設好中小企業職工檔案現代化管理體系，并逐步與社會保險、人才管理信息等服務平臺實現有效銜接，采用先進科學的管理模式，為員工提供便捷的信息服務，切實維護好員工的合法權益，更好發揮人力資源社會保障行政部門檔案行政管理機關的服務作用，進而提升中小企業工作效率。今后，相關部門還應專門出臺企業職工檔案的歸檔范圍、保管時限要求和歸檔整理工作標準，為建立全國企業職工檔案信息庫提供操作規范。

2.8 ?重視對檔案的運用，以充分發揮檔案的實際效用

發揮職工檔案的服務社會功能，是體現以人為本教育宗旨、推動人的全方位健康發展的主要內涵。在社會主義市場經濟體制下，人員的流轉也越來越頻繁，勞務市場也已逐步形成，原工作崗位與人員檔案之間的相互依附聯系也越來越減弱，原人員檔案所起到的只是必要的參照依據的憑證功能，而開始著重于社區生活服務功能。做好對職工檔案的管理工作，做到對檔案的管理標準化，最后目的就是為最好地利用檔案，充分發揮檔案作用，為職工提供最優質服務。

2.9 ?切實加強破產企業職工檔案規范化管理工作

各公司、企業破產清算組和勞動保障代理組織要為企業管理檔案工作提供必要的物質條件和經費保證;要選擇思想品德好、工作責任感強、具有相應業務素質的工作人員，負責企業檔案保管工作，要逐步健全檔案管理工作的保密制度。企業職工檔案要按時立卷歸檔，整理規范，集中管理。破產企業的檔案信息資料，可以按縣（市）、區政府或公司主管部門為單位集中存放，以保證檔案數據的安全、真實。嚴格檔案數據的借閱管理制度，企業失業員工在辦理離退休手續時必須提交原始資料，原單位或公司破產清算組工作不能拖延，也必須按時提交;對由于檔案資料不齊全、填寫不標準、涂改了檔案信息等因素，導致失業員工無法辦好提前退休手續的，以原公司領導及破產清算組主要責任人為第一責任人，主動進行人民群眾來信來訪維穩和善后工作。

3 ? ?結語

規范企業職工檔案是一個很漫長的過程，在某個短期或許并不會看到明顯的成效，不過從整個企業的長期發展趨勢考慮，它對整個企業的統籌規劃管理工作及其未來發展趨勢都將產生很重要的影響。所以不管對外力量或是對內整理資源，規范職工檔案管理工作都需要有一種雙向的制約效果，即既要制約企業領導層，也要制約基層的普通職工，上下一致才能堅持規范管理嚴肅性，體現企業規章制度的嚴肅性，從而減少了無謂的問題生成。同時，管理方式也不要太過于死板，有變化有規范，通過企業整體的反饋情況對按照預先規定實施的管理方式做出了有效的調整，順應企業自身的企業文化，而不能生搬硬套。這樣，一個規范化的員工檔案管理體系的形成，可以有利于公司內部人員管理工作，有利于企業創造出更加優異的發展業績。

參考文獻

[1] 劉仁江.檔案管理的安全保密及信息化管理措施分析[J].青年時代，2016（23）：252.

[2] 李金玲.加強檔案管理安全保密及信息化檔案管理的思考[J].城建檔案，2017（11）：66-67.

[3]喻袁崛，袁玥.“互聯網+”時代建筑裝飾藝術數字化檔案資源的網絡安全問題[J].中國包裝，2018，38（1）：31-33.

[4]項連平.“互聯網+”時代綜合檔案管理的未來發展方向探究[J].城建檔案，2018，38（3）：57-58.