新時期做好醫院綜合檔案管理工作的創新思路分析

[ 作者簡介 ]

何娟娟，女，甘肅甘谷人，天水市婦幼保健院，副研究館員，研究生，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

在醫院的日常管理中，綜合檔案管理發揮著基礎性作用，其能夠為醫院管理工作的有序開展提供有效保障。在科學技術的推動下，國內外醫療水平不僅得到了顯著提升，醫院的管理模式也在不斷優化。然而，就當前的實際情況來看，醫院的綜合檔案管理工作仍然存在著脫離實際情況的問題，不僅制約著醫院的發展，也給醫療水平的提升帶來了不良影響。

[ 關鍵詞 ]

醫院;綜合檔案管理;工作創新

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.12.030

檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，社會形勢的變化對醫院的管理工作提出了更高的要求。因此，醫院要牢牢把握客觀形勢來對自身的管理理念進行調整和創新，在確保醫院管理能夠滿足客觀需求的基礎上，為國民醫療問題的解決提供有效保障。基于此，本文結合當前的客觀形勢來對醫院的綜合檔案管理工作進行深入剖析，針對其中所存在的問題提出創新思路，從而為醫院綜合檔案管理水平的提升打下堅實基礎。

1 ? ?醫院綜合檔案管理工作的基本原則

1.1 ?規范性和靈活性相統一

醫院的日常管理工作水平與國民的健康有著密不可分的聯系，因此，醫院在對綜合檔案進行管理時，應嚴格遵循國家以及行業標準，確保管理工作的規范化開展。除此之外，醫院還需根據自身的工作特點以及實際需求對管理模式進行升級和創新，不斷提升綜合檔案管理工作的靈活性和合理性，從而為醫院內部管理水平的提升提供有效保障。

1.2 ?職責權益相兼顧

除規范性和靈活性外，醫院在開展檔案管理的過程中，還應將職責權益進行有機結合。具體來說，即所有相關人員均能夠明確自身的權利與責任，從而確保內部管理人員的綜合檔案管理工作能夠有理有據地開展，以避免出現管理空白或管理沖突等問題。與此同時，醫院還應對相關人員的合法權益進行有效保障，在激發管理人員工作熱情的同時，充分發揮人力資源優勢來推動管理工作的穩步發展。

1.3 ?制定與執行并重

在社會發生重大變革的背景下，醫院的綜合檔案管理機制也發生了重大變化。在此背景下，醫院應對行業形勢、行業特點等因素進行綜合考量，并以此為基礎來制定與內外部形勢相符合的管理制度。同時，還應制定有效的保障措施，以確保制度能得到全面實施，并在實施的過程中不斷對制度進行創新和優化，在推動制度不斷完善的同時，提升綜合檔案管理工作的效率和質量。

1.4 ?靜態與動態相結合

在內部條件和外部宏觀形勢發生變化的背景下，醫院還應對綜合檔案管理工作進行適時的調整和創新，以確保管理工作不僅能夠符合最新的客觀形勢，也能充分體現新的管理理念，并不斷引入新的管理技術，從而促進綜合檔案管理工作的不斷改革和創新。

2 ? ?醫院檔案管理工作優化創新的重要性

2.1 ?實現檔案信息資源共享

當前，絕大多數醫院已經深刻認識到資源共享平臺的重要性，并致力于打造以信息資源為基礎的共享平臺，逐步構建科學且完善的信息管理模式。共享平臺融合了大數據、信息資源等多方優勢，能夠為綜合檔案管理工作的開展提供全方位保障。具體來說，相關部門在查詢工作人員或患者的資料時，僅需通過共享平臺即可調取完整的資料。除此之外，共享平臺還能對醫院的相關信息進行存儲，如內部人員名單、設備等固定資產信息、藥品信息等，從而為內部控制或審計等工作的開展提供必要的數據查詢渠道。信息資源平臺的構建能夠有效確保內部信息的共享，為各部門查詢或調取信息提供便捷渠道，同時，也能有效提升各部門之間的溝通效率，有利于綜合檔案管理整體工作效率的提升。

2.2 ?為管理層決策提供參考依據

醫院內部的檔案資料能夠直接體現醫院的發展歷程、經營管理等相關內容，綜合檔案管理指的是采用科學、安全的方法來對醫院的關鍵文件或資料進行存儲和保管。從這一層面來看，綜合檔案管理不僅能有效確保醫院資料和信息的完整性，而且能為醫院管理工作的開展提供參考依據。對于醫院而言，對綜合檔案管理進行優化和創新不僅能夠提升綜合檔案管理工作的科學性和規范性，也能充分發揮檔案的價值和作用，為醫院管理層制定決策提供參考依據，在確保決策具有科學性和可行性的基礎上，為公司內部管理水平的提升提供有效保障。

2.3 ?為醫院發展提供理論基礎

當前，隨著國民醫療需求的增加，越來越多的醫院開始擴大規模，提高對服務效率和服務質量的重視，并從硬件、人員等多個方面入手來不斷提高自身的綜合素質。這不僅為醫院的發展帶來了深遠影響，也極大地促進了醫療水平的提升。在醫院建設需求越來越高的背景下，綜合檔案管理也面臨著更高的要求。因此，從實際情況出發，對傳統的檔案管理模式進行創新和升級，不僅能給醫院內部管理水平的提升帶來積極影響，而且能為醫院的未來發展提供科學有效的理論依據。

2.4 ?是醫院發展的歷史見證

從根本上來看，醫院的綜合檔案見證了醫院的發展歷程，同時也保留了與醫院管理活動、醫療服務等相關的信息，因此具有巨大的研究價值。它不僅對于醫院本身有著極其重要的影響，同時也能為醫療研究活動的開展提供必要的參考。傳統檔案大多以紙質或視頻資料為主，如果資源載體出現損壞，將對資料和信息的保存帶來不良影響，嚴重時甚至將導致醫院面臨巨大損失。為有效規避此類風險，醫院應充分發揮先進科學技術的作用，對綜合檔案管理模式進行優化和創新，在提高檔案資料安全性的同時，為醫院的穩定運行帶來積極影響。

3 ? ?新時代做好醫院綜合檔案管理工作的創新思路

3.1 ?轉變管理理念，強化人本管理

對于醫院而言，在開展綜合檔案管理工作的過程中，應始終堅持以人為本的原則。具體來說，為了確保綜合檔案管理水平的提升，應確保管理人員工作理念的創新，不斷突破傳統思想的禁錮，在樹立創新型思想的同時，不斷提高自身的綜合素質和業務能力。檔案管理在醫院管理工作中占據著核心地位，不僅能為醫院決策水平的提升提供信息支撐，而且能為醫療水平的提升帶來積極作用。因此，轉變工作人員的管理觀念，不僅能夠有效提升其工作積極性，而且能鼓勵工作人員不斷對自身能力進行優化，從而為管理水平的提升提供必要的智力支撐。

3.2 ?完善檔案管理制度

醫院管理層應提高對制度的關注和重視，從實際管理需求出發，在對各方因素綜合考量的情況下來完成管理制度的制定。除此之外，管理層在制定制度的過程中，還應將工作人員的意見或建議納入考慮范圍之內，以確保制度的完善性和科學性。與此同時，在對制度進行優化的過程中，應以人事檔案為核心，確保人力資源管理活動能夠有序開展;提高對機密或關鍵信息的重視，避免因信息泄露等問題而對醫院的發展產生不良影響;密切關注實際需求，確保檔案的存儲及調用機制具有快捷性和便利性。在制定綜合檔案管理制度時，應始終堅持因地制宜的原則，必要時可成立專門的管理小組，在確保權責制度能夠有效落實的基礎上，打造管理人員各司其職、相互合作的管理體系。此外，還應加強對人才制度的完善，不斷提升工作人員的工作積極性，對于表現良好或業務能力突出的人員可給予一定的物質或精神獎勵，對于表現不佳或消極怠工的員工，應采取一定的懲罰或教育措施，以幫助其不斷提升自身的業務能力，促進管理人員綜合素質整體水平的提升，從而為工作效率的優化提供有效保障。

3.3 ?科學應用現代化技術

在對綜合檔案管理進行創新的過程中，應充分發揮現代化科學技術的作用。具體來說，傳統的檔案管理工作主要以文本存儲的形式為主，該管理方式需要占用大量的空間資源，同時在檔案的保管、調用等方面也需耗費大量時間，且資料的使用和查詢過程十分煩瑣。因此，應充分發揮現代科學技術的作用，引入多種現代化存儲媒體，不斷促進檔案管理向多元化、信息化、高科技方向發展勢在必行。與此同時，為了確保綜合檔案管理工作的有序開展，醫院還應致力于打造系統化的管理網絡，提高對大數據、信息技術等高科技的利用，進而提升綜合檔案管理的整體水平，不斷創新管理方式，優化管理機制，全方位推動綜合檔案管理水平的提升。但需指出的是，在推動管理網絡建設的過程中，應始終秉持統一性和協調性的原則，對系統的使用權限進行明確規劃，并要求技術人員定期對網絡進行維護，以避免出現網絡漏洞而對醫院的正常運行帶來不良影響，全方位確保系統作用的發揮，從而為工作效率的提升提供必要的技術支撐。簡單來說，信息化和智能化是醫院綜合檔案管理未來的發展方向，醫院只有從自身的實際情況出發，不斷提高信息化和智能化水平，才能真正實現綜合檔案管理的優化及創新。

3.4 ?構建管理保密機制

從安全層面來看，由于綜合檔案涉及醫院管理的大量信息，如醫療成果資料、病患信息等，此類信息絕大多數屬于保密信息，因此，醫院在開展綜合檔案管理工作的過程中，應提高對安全的關注和重視。比如，可通過VPN虛擬專用網絡、專門的信息共享通道等來提高網絡的安全性，從而避免機密信息的泄露。與此同時，在對綜合檔案進行管理的過程中，還可引入先進的加密技術來提高對信息和檔案的保護，在確保管理工作能夠高效開展的同時，提高信息的完整性和管理工作的安全性，從而為醫院的穩定運行奠定良好的基礎。

3.5 ?積極轉變服務模式

在開展檔案管理工作的過程中，醫院還應從服務模式出發來對工作進行創新，以確保綜合檔案管理工作能夠與時代的發展相接軌，在確保服務模式具有科學性和合理性的基礎上，為醫院服務水平的提升打下堅實的基礎。具體來說，為了確保服務模式的創新，醫院在開展管理工作的過程中可引入信息化軟件，從而為各方之間的信息交流提供良好的渠道。除此之外，為了確保醫院內部的交流活動能夠高效地開展，為醫務人員的交流活動提供有效途徑，保證內部運行過程中各類問題的順利解決，醫院還應對檔案內容進行及時更新，從而為服務模式的創新提供必要的理論指導。開展檔案管理工作應將對外服務與對內管理進行有機結合，并以此為基礎來提高資源的配置水平，促進綜合檔案管理不斷向現代化和精細化方向發展，逐步打造符合新時代發展需求的新型醫院。

3.6 ?建立人才培養機制

醫院應根據自身的實際需求來建立科學合理且具有可行性的人才培養機制，從而為綜合檔案管理的優化和升級提供必要的人才保障。首先，應根據醫院業務的特征來建立系統的培訓機制，不斷提高管理人員對基礎知識、法律法規等的理解和認知，全方位提升人才的綜合素質和業務能力，并鼓勵人才將理論知識運用于實際工作。除此之外，在對人才進行培訓的過程中，還應加強對信息技術的培訓，確保其能夠掌握基本的信息技術以及常規操作流程，從而為綜合檔案管理向信息化方向發展打下堅實的基礎。其次，對當前的人才引進機制進行優化和完善，提高對人才儲備的關注和重視，確保檔案管理的連續性。具體來說，應從招聘、激勵機制等維度出發來引進更多的優秀人才，鼓勵其不斷提升創新意識，逐步構建一支高質量、高素質的人才隊伍，從而為綜合檔案管理工作的開展提供人才支撐。最后，應不斷提升管理人員的工作積極性。為了達到這一目的，企業應對當前的激勵制度進行優化和完善，并根據客觀需求來構建科學且具有可行性的考核機制，明確獎懲措施，充分發揮激勵制度對員工的激勵和導向作用，在充分調動員工工作積極性的同時，改善工作氛圍，培養員工的責任意識，從而為綜合檔案管理工作的創新提供有力的智力支撐。

綜上所述，綜合檔案管理在醫院管理工作中發揮著至關重要的作用，不僅與其日常運營密切相關，也與醫院的醫療水平有著密不可分的聯系。因此，醫院有必要從理念、制度、技術、服務模式等多個層面入手，對當前的綜合檔案管理工作進行優化，全方位提升檔案管理工作的創新水平。

參考文獻

[1]許磊.新時期做好醫院綜合檔案管理工作的創新思路[J].中國衛生產業，2019，16（09）：47-48.

[2]許賢雄.新時期做好醫院綜合檔案管理工作的創新思路分析[J].辦公室業務，2018（23）：100.

[3]周紅.新時期做好醫院綜合檔案管理工作的創新思路分析[J].辦公室業務，2018（16）：166，175.

[4]馬淑芹.新時期做好醫院綜合檔案管理工作的創新思路分析[J].辦公室業務，2018（01）：87，144.