人才流動背景下醫院人事檔案管理分析

摘要：近年來，隨著醫院的快速發展，加大了高學歷、重點專業的優秀人才引進力度。在人才流動頻繁的社會背景下，人事檔案管理面臨著諸如棄檔、保管分散、來源廣泛等現實挑戰。本文針對人才流動背景下醫院人事檔案管理在收集方式、管理對象、檔案服務和轉遞等方面出現的新特點，以及人才流動給人事檔案管理帶來的諸多影響，進行了深入分析，并結合醫院人事檔案管理實際，提出了人才流動背景下做好醫院人事檔案管理的具體舉措，以期進一步規范醫院人事檔案管理，為醫院高質量發展提供人才支持和保障，做好檔案服務工作。

關鍵詞：人事檔案;人才流動;醫院

概述

煙臺市奇山醫院建于1958年，是煙臺硫磺頂醫院分

院，在職職工500余人，其中，專業技術人員450余人，高級專業技術人員82人，博士、碩士65人，碩士研究生導師、市級以上學科帶頭人及擔任國家級學術組織委員及省級學術組織副主委20余人。醫院開設有肝病科、內科、外科、中醫科等27個醫療醫技科室，是一家集醫、教、研、防為一體的綜合性醫院。近年來，隨著醫院的快速發展，加大了高學歷、重點專業優秀人才的引進力度。在人才流動頻繁的社會背景下，人事檔案管理面臨著諸如棄檔、保管分散、來源廣泛等現實挑戰。2021年，中組部、人社部、財政部、國家檔案局、國家郵政局聯合修訂頒布《流動人員人事檔案管理服務規定》，進一步健全完善流動人員人事檔案管理服務體系，推動流動人員人事檔案工作科學化、制度化、規范化，促進人才資源順暢有序流動。

1人才流動背景下醫院人事檔案管理特點

隨著醫療衛生事業改革的深入，以及人才競爭的加劇，人才資源已經成為醫院的“第一資源”[1]。在此背景下，人才頻繁流動成為一種常態，也使得人事檔案收集、管理、服務和轉遞等工作面臨著許多新情況、新特點。

1.1收集方式多樣化

隨著人才流動的日益頻繁，加之人事檔案管理工作的現實情況，醫院人事檔案資料的收集渠道、收集方式更為多元[2]。新進人員的人事檔案可直接進行定向收集;根據每一次引進人員，做到隨時收集;針對醫院人員流入情況，做好追蹤收集等工作。人事檔案資料收集要本著尊重人才、尊重人事檔案管理規律，根據醫院人才流動的實際情況，選擇相應的收集方式，拓寬收集渠道，為醫院用好、管好人才資源提供有力支撐。

1.2管理對象社會化

社會主義市場經濟條件下，人才流動是一種復雜的社會現象，在不同地區、不同行業、不同崗位之間流動或轉移。醫院的人事管理也逐漸成為一種社會化管理活動，人事檔案工作作為人事工作的重要組成部分，也具有其顯著的社會屬性。醫院人事檔案管理部門要積極適應這一情況，從傳統封閉式管理逐漸發展為向社會開放。醫院人事檔案管理部門應順應人才流動背景下對人事檔案管理工作的實際需要，積極適應人才流動現狀，切實為醫院的發展壯大、醫療衛生事業可持續發展提供高質量的人事檔案服務。

1.3檔案服務信息化

隨著大數據、云計算、人工智能等先進技術的發展和應用，人事檔案服務越來越智能化、信息化[3]。通過大數據技術，將傳統人事檔案信息進行數字化，建立專門的數據庫，實現人事檔案數字化管理;通過互聯網信息技術，實現人事檔案管理部門與用人部門之間的信息資源互聯共享;利用人事檔案管理系統，可實時進行人事檔案資料增加、補錄;運用計算機信息系統，快速精準統計醫院現有人員學歷、身份、專業、數量等信息，實現人事檔案管理的精細化管理。

1.4檔案轉遞規范化

隨著人才流動的日益頻繁，人事檔案轉遞的次數逐漸增多，通過人事檔案規范轉遞，確保檔案安全[4]?！读鲃尤藛T人事檔案管理服務規定》第20條，就流動人員的人事檔案接收轉遞提出了明確規定和要求：由流動人員或存檔單位提出申請，再由擬接收檔案管理機構開具轉檔手續;原檔案管理機構或用人單位填寫材料目錄清單，于15個工作日進行轉遞;轉遞的方式應通過機要通信、專人送取或郵政特快專遞等給據郵件方式進行。嚴禁個人自帶檔案。接收流動人員人事檔案還實行告知承諾制，督促指導流動人員及時補充材料等。

2人才流動對醫院人事檔案的影響

2.1人才流動不規范導致重復建檔增多

當前，人才資源在醫療衛生，尤其是醫院發展、壯大中的作用越來越明顯，名醫、專家給醫療機構帶來的名人效應是顯著的，醫療機構也越來越重視優秀人才的引進。但人才競爭過程中產生的不規范流動現象，原用人單位為了維系自身發展，千方百計地挽留高層次人才、知名專家，對這些人員的流動采取的是消極應對，人事檔案常常留在單位。新的用人單位不得不根據一些輔助性材料重新建立人事檔案。人才流動的“無序性”，導致“一人多檔”現象的產生，重復建檔不僅影響人事檔案的嚴肅性，也容易導致人事檔案管理混亂，不利于人員管理。

2.2檔案交接不科學導致材料丟失失真

人才頻繁流動，檔案的交接次數就會隨之增多[5]。由于原用人單位與新用人單位之間檔案交接不暢，導致人事檔案交接困難，也會增大人事檔案資料流失和數據失真。尤其是涉及一些重要的原始檔案資料，一旦丟失就會造成難以彌補的損失。隨著醫療機構改革的深入，醫院之間的競爭也會更加激烈，為了引進優秀、高層次人才，醫院忽視了人事檔案資料的及時收集。

2.3人才流動頻繁性影響檔案管理質量

人事檔案管理是一項專業性、連續性工作?？己髓b定、獎懲、黨團身份等信息，應隨著人事檔案主體的信息變化，及時做好相關資料的收集，但人才流動的頻繁，也導致一些重要的檔案資料因收集不及時而未及時納入檔案之中[6]。流動人員自身為了盡快到新的用人單位報道，現實中，“人檔分離”“死檔”“棄檔”等現象時有發生，人事檔案信息化程度不高，檔案管理人員信息技術水平不足，經費投入滯后等等，也是影響當前人事檔案高質量發展的因素。

3人才流動背景下醫院人事檔案管理對策

人才合理流動，是實現人才資源優化配置，推動醫院高質量發展的實際需要[7]。根據人才流動的特點和實際，深入研究人才流動背景下人事檔案管理的特點和規律，不斷完善人事檔案管理機制，才能有效促進醫院人才管理取得更大成效，為醫院長遠發展提供可靠人才支撐和保障。

3.1嚴格遵守人事檔案法規

現行人事檔案管理制度下，人事檔案管理工作突出表現出唯一性、嚴肅性、準確性。因此，組織人事主管部門專責建立相應的人事檔案。用人單位為引進高層次人才而重新建立人事檔案，是不符合相關規定，也違背了人事檔案管理制度規則。必須始終堅持“依法治檔”“依法管檔”原則，進一步規范人才流動過程中的人事檔案管理工作[8]。日常人事檔案管理工作，要嚴格執行《檔案法》《干部人事檔案管理條例》，在出現人事流入或流出時，應認真落實《流動人員人事檔案管理服務規定》，堅持“集中統一、歸口管理”原則，既要做好日常人事檔案管理工作，也要做好人才流動時的人事檔案接收、轉遞和服務利用工作。嚴格遵守《規定》的相關要求和規定，對高級專業技術人員、涉及國家秘密的流動人員人事檔案要從嚴保管，嚴格查閱手續，任何個人不得查閱本人、配偶等相關人事檔案，也不得保管本人或他人人事檔案[9]。人才引進、政審考察等需要查閱流動人員人事檔案，應遵守相關程序和要求，經審批同意，并在規定時限內完成查閱。

3.2推進人事檔案制度改革

為了推動醫院人事檔案管理工作更好發揮服務作用，為醫院高質量發展提供可靠人才支持和保障，推動醫院人事檔案制度改革顯得尤為必要和迫切。2017年，國務院出臺《關于建立現代醫院管理制度的指導意見》，明確要深化編制、人事、薪酬制度改革，逐步取消公立醫院的行政級別，逐步探索實行編制備案制，公立醫院“去編制化”，實行“同工同酬”。這樣，醫療機構就難以以編制或檔案控制醫務人員的流動，進一步提升醫院治理體系及管理能力現代化。政府或衛生主管部門探索設立專門人事檔案服務中心，實行醫院人事檔案社會化或者專門化集中管理，使人才資源與醫療機構之間建立更為緊密關系。例如，人才與醫療機構聘用關系解除后，其人事檔案可繼續保留在專門的人事檔案服務中心，這樣，用人單位就難以在人才流動選擇時進行約束或制止[10]。

3.3規范醫院人事檔案管理

人才流動背景下需要從轉檔、核檔等方面進一步規范醫院人事檔案管理工作。應嚴格執行《干部人事檔案管理條例》《流動人員人事檔案管理服務規定》等相關政策法規規定，強化流動人才的人事檔案管理，嚴禁人為設置檔案流轉障礙。規范人事檔案交接程序，人事檔案服務部門或機構，應按照人事檔案歸檔及轉遞的相關要求和程序，嚴格審查人事檔案資料。在人才流動時，根據流動人員或存檔單位申請，檔案管理部門應配合做好人事檔案接收和轉遞服務工作，準確記錄人事檔案監交人、接收人、移交人姓名、時間等信息，并在檔案交接過程中蓋章、簽字。做好流動人員人事檔案資料的補充和完善工作，根據檔案管理及人事管理的具體規定和要求，在人員流動完成后，應及時將新獲得的學歷、科研成果、職業道德考核、醫德醫風、業績考核等相關資料及時補充到人事檔案中，逐步完善人事檔案內容，確保流動人員的人事檔案資料補充及時、完整，做到流動人員信息管理與流動人員檔案管理同步。

3.4探索人事檔案社會化管理

傳統人事檔案管理模式下，人事檔案歸地區、單位管

理，保密性強。隨著經濟社會的快速發展，以及《關于建立現代醫院管理制度的指導意見》的實施，人事檔案管理應積極推動社會化改革，以滿足和適應人才流動的現實需要。首先是建立社會化人事檔案管理專門機構，為社會組織、醫療機構、個人等提供人事代理服務，整合人事檔案資源信息，加強人事檔案社會化工作的組織領導。在醫院之間人才流動時，該機構按照《流動人員人事檔案管理服務規定》為個人或用人單位提供檔案服務。其次是搭建人事檔案信息網絡平臺。借助計算機信息技術、互聯網技術的應用，建立人事檔案信息網絡平臺，實行開放式“社會化”管理，通過身份認證等，為流動人員人事檔案轉遞、查詢提供服務，實現人事檔案資源信息共享[11]。人事檔案網絡平臺的搭建，可有效解決人才流動背景下人事檔案查詢利用等難題。人事檔案社會化管理也要嚴格執行人事檔案管理的相關原則規定和要求。例如，檔案管理絕不允許檔案自帶。增強人事檔案管理人員責任意識，政府相關職能部門加強人事檔案社會化管理宣傳、引導、監督和管理，營造人事檔案社會化管理社會氛圍。

3.5健全人事檔案信息數據庫

人才流動背景下要高度重視人事檔案信息化建設，不斷健全人事檔案信息數據庫。首先是要高度重視人事檔案信息化建設。醫院要加大人事檔案信息化基礎設施投入，添置計算機、掃描儀、人事檔案管理軟件等，夯實人事檔案信息化基礎。人事檔案管理應用軟件應統一，根據醫院人事檔案管理實際，購買或開發專門的人事檔案管理軟件。其次是要健全人事檔案信息數據庫。數據庫中的人事信息項目要全面，包括人員的基本情況、學歷、職務、晉升時間等，根據人才流動情況，及時將相關人事信息數據補充、錄入到數據庫，始終保持人事檔案信息資源的完整性。再次是要加強人事檔案數據運行安全保護。人事檔案保密性、重要性不言而喻，借助計算機信息技術管理人事檔案，要切實保障人事檔案信息的安全。如，積極構建人事檔案信息備份機制，可保障電子人事檔案信息安全。此外，存儲人事檔案信息的服務器要具備較強的抵御病毒或黑客攻擊的能力。

3.6提升人事檔案管理專業化

醫院人事檔案工作需要一支專業化管理人才隊伍，要加強人事檔案管理人員業務培訓，提升專業素養，具有強烈的保密意識，以及做好人事檔案管理工作的責任心和使命感。為此，一要加強思想政治教育。堅持黨性原則，樹立正確的人事檔案管理立場、觀點和方法，具備強烈的事業心。加強檔案人員思想政治教育，提升做好人事檔案工作的思想認識水平。二要加強業務能力建設。人才流動背景下醫院人事檔案管理出現了新情況，面臨著新問題，需要從事檔案管理人員具備過硬的專業素質，加強人事知識、檔案專業知識，以及計算機信息技術的學習、應用。三要提高職業道德素質。切實增強做好醫院人事檔案工作的積極性、主動性，變被動服務為主動服務，加強醫院人事檔案的編研工作，為醫院引進人才提供支持。在醫院人事調整、編制使用、職稱評定時，及時提供醫院人事信息，為領導決策提供依據。

結語

醫院人才頻繁流動的大背景下，積極探索符合與時代發展要求相適應的、完善的人事檔案管理體制機制，既是適應醫院改革發展的現實需要，也是加強人才流動，激發人才活動的需要。為此，醫院人事檔案管理人員要增強工作的主動性，結合人才流動背景下醫院人事檔案管理特征、規律研究，采取有針對性的對策措施，為醫院發展提供智力支持和人才保障。

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作者簡介：李美玲（1977.11—），大學學歷，煙臺市奇山醫院館員，主要從事人事檔案管理研究。