國有企業科技檔案管理工作的創新思路

亢蕓

摘 要：科技檔案是企業檔案管理的重要組成部分，在信息化環境下，國有企業科技檔案的管理工作要依托先進的信息技術和管理理念，形成高效、健全的科技檔案管理制度，使科技檔案發揮出最大的價值。文章闡述了國有企業科技檔案管理的重要性，分析了國有企業科技檔案管理存在的問題，提出了國有企業科技檔案管理工作的創新思路和方法。

關鍵詞：國有企業;科技檔案;創新思路

科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的具有查考利用價值，并已歸檔保存的科學技術文件材料，包括圖紙、圖表、文件材料、計算材料、照片、影片以及各種錄音、錄像、機讀磁帶、光盤等，是檔案的一大門類。按照科技活動，科技檔案可分為自然現象觀測分析檔案、設計科研檔案、生產技術檔案和管理維修檔案 4種。國有企業研發、生產、建設所涉及的科技檔案種類多樣，內容豐富。因此，國有企業的檔案工作難度較大，為了保證科技檔案的完整性和安全性，國有企業的檔案管理人員應該從實際出發，做好新時期的科技檔案管理工作，切實提高科技檔案的管理效果。

一、國有企業科技檔案管理的重要性

1.科技檔案為企業的革新發展提供依據

科技檔案是科學技術信息的載體，充分記錄了企業在生產建設和發展中的技術信息。大型國有企業在自身的發展中所形成了復雜的、種類多樣的科技信息檔案。在改革開放的進程中，國有企業自身的改革創新發展是其保持高速增長、提升綜合實力的唯一方式。企業在進行領導決策中，除了要充分了解國內外的技術水平和市場動態外，更應注意分析研究自身的技術力量和技術水平，以及設備條件和材料供應等信息。這些信息都是由科技檔案管理工作來實現的，科技檔案作用的發揮帶有全面性、綜合性和系統性，能夠為企業的整體革新和發展提供有效的信息依據。

2.科技檔案孕育著科技成本和經濟效益

國有企業的科技檔案具有極大的科技成本和經濟效益作用。新的科學技術不斷被研發，盡管企業的科技檔案中會有一部分信息不會再被利用，但是龐大的檔案數據信息資源，可以呈現出一定的信息規律，這些信息規律是企業科技成本的有效體現，也是企業進行科技創新的源泉。憑借這些科技檔案資源，企業可以有效實現一定的經濟效益。比如，企業的設備管理維修檔案，是設備或工程項目使用單位所必備的，合理地利用設備維修檔案，可以有效掌握設備的運行狀態及故障原因，對于設備的維護保養以及后期的設備采購都會提供有效的經驗。

3.保持企業的核心競爭力

科學技術是國有企業發展的核心競爭力。在計劃經濟時期，國有企業處于技術和人才的壟斷階段。隨著改革開放，國有企業也需要進入市場經濟的洪流中，不論是在工程建設還是生產制造上，都會面臨著國內外企業的競爭。在這樣的市場環境下，國有企業要想保持足夠的競爭力，就需要依托本企業豐富的科技信息資源，通過這些科技信息資源，來有效實現人才的培養提升、科學技術的不斷進步。

二、國有企業科技檔案管理存在的問題分析

1.缺乏對科技檔案的重視程度

在現階段，許多國有企業普遍對科技檔案的重視程度不夠，因此，科技檔案的管理工作也出現了諸多問題。一是認為科技檔案管理對于企業不會產生實際的效益，大多數管理人員都會將關注點放在項目管理上，而包括項目施工和驗收中所有的數據資料的歸檔等工作，沒有得到足夠的重視，導致許多高質量的數據資料丟失，沒有在企業的科技檔案中保留下來，使得科技檔案的數據不夠完善，影響了企業科技檔案的價值。

2.科技檔案管理模式較為落后

科技檔案的管理是一項十分龐大和復雜的工作，尤其是大型國有企業，工業建設以及技術改革的內容眾多，歸檔的科技信息眾多。在信息化的時代背景下，信息技術在越來越多的行業得到了應用，發揮出了巨大的作用。信息技術在科技檔案的管理工作中也發揮了巨大的作用，專門推出了適用于檔案管理工作的計算機軟件系統。但是，國有企業在科技檔案管理中往往缺乏信息技術的實踐應用，或者是應用不夠深入。其中的原因有很多，一方面是因為科技檔案在信息化的建設中需要投入大量的人力、物力，而且要對傳統的科技檔案管理進行結構上的改革，對于企業的科技檔案管理工作造成很大的影響。另一方面，國有企業的機構組織復雜，對于某項管理事務的改革與創新，需要管理層來集中討論，才能夠實踐。而許多管理者對信息技術和應用軟件并不十分熟悉，因此，難免在決策上會產生一定的困惑。這樣就使得檔案管理信息化改革與應用的效率降低，很難在短時間內開展，導致國有企業的科技檔案管理模式落后，很難與先進的生產和工程建設水平相適應。

3.科技檔案的管理設備陳舊

在傳統環境下，科技檔案的管理只需要簡單的檔案文件設備即可，對于人力的需求較高。而當下的科技檔案管理，需要的不僅是相關的人力資源，同時對于管理設備也有很高的要求。許多國有企業還是依托傳統的科技檔案管理模式，采用人工編制檔案目錄的方式，科技檔案的管理設備也較為落后，雖然有計算機設備，但在硬件設備和系統軟件上有明顯的滯后性。科技檔案的管理設備陳舊，直接導致了科技檔案管理的效率不高，參與科技檔案管理工作的人員勞動量增加。同時，由于科技檔案管理系統與先進的工程管理系統之間存在著差異，導致雙方的信息資源不能夠有效及時傳送和共享，不僅會影響到工程管理文件的歸檔，同時也會導致企業的科技檔案無法得到有效利用。

4.科技檔案管理人員整體水平不高

科技檔案的管理工作需要由具體的人員來負責，人員的素質也是決定科技檔案管理工作質量的最重要因素。大部分國有企業成立的時間較久，尤其是一些傳統工業和交通運輸業領域的企業，其自身的檔案管理體系也十分成熟，不僅具有優良的工作傳統，而且還建立了一定規模的人才培養和人才晉升制度。但是，由于市場的變化以及科學技術的不斷發展，對于檔案管理人員的要求也越來越高。目前，檔案管理已經成為一門標準學科，在各大高校中開設相關專業和課程，培養專業的檔案管理人才。但是，許多國有企業的科技檔案管理人員還是非專業出身，不僅工作方式缺乏專業性，同時在檔案管理的理念上也存在很大的缺陷。非專業的檔案管理人員來參與科技檔案的管理，很難保證科技檔案管理工作的質量，同時對于科技檔案管理的改革工作，也造成了很大制約。

5.科技檔案的法律法規不夠完善

當前，我國科技檔案的法律法規仍然不夠完善，尤其是在科技檔案的保密性上，許多內容的界定并不明確。在檔案管理信息化建設上，相關的法律法規也遠遠落后，與現代信息化的管理模式不相匹配。這樣就直接導致了科技檔案管理中存在著明顯的職責不清問題，甚至涉及科技檔案保密性的法律糾紛，嚴重可能會損害企業的經濟利益。

在法律法規不完善的條件下，也會對企業科技檔案管理體系的建立構成困擾。企業在科技檔案管理中，必須要以相關的法律法規為依據，但是法律法規內容的模糊不清，使得企業的檔案管理規章制度建立過程中產生了矛盾和困難，對于科技檔案工作造成了很大干擾。

三、國有企業科技檔案管理工作的創新思路

1.對科技檔案管理工作保持科學的認知

在知識經濟時代，企業的發展對于先進科技的依賴性越來越高。企業的科技檔案是企業科技資源的集中體現，相對于其他行政文書的檔案內容，科技檔案具有較高的科研價值，這些科研價值最終都會轉化為企業的生產力，實現經濟效益的提升。因此，科技檔案對于企業的生存和發展有著十分重要的影響。在國有企業管理中，從高層管理者到科技企業的實際管理者，都要對科技檔案高度重視。首先，企業應該做好科技檔案管理的宣傳工作，使參與科技工作的人員，對科技信息的歸檔保持高度的責任感。其次，要在新的發展環境下，明確企業中科技檔案的管理細則，做好科技檔案信息化的歸檔整合工作，建立有效的科技檔案人事管理制度，充分調動科技檔案管理人員的工作積極性，實現科技檔案管理科學、高效地進行。

2.完善科技檔案的管理制度

首先，在企業科技檔案的管理上，要完善其管理制度，才能夠有效提升科技檔案管理工作的整體水平。國有企業科技檔案管理制度的建立，要符合企業自身的經營特點，找到企業科技檔案的側重點。對于生產建設型的國有企業，企業的工程項目內容較多，科技檔案的重點要放在工程項目的資料整理和歸檔上。在科技檔案管理制度的建立上，也要成立專門的機構或者小組，與企業的工程項目對接，以保證工程項目資料歸檔能夠順利高效。

其次，在科技檔案的管理中，要明確責任制度，使得每種類型的科技檔案都能在固定的檔案管理部門進行歸檔，這樣在出現問題時，也能夠追溯到相關部門的責任。明確責任劃分，可以提升檔案管理人員的重視程度，確保科技檔案不會被隨意遺失。

另外，要建立完善的科技檔案庫房和設備的管理機制，對庫房和設備采用專人負責制，確保庫房環境的安全及設備的良好運行，保證科技檔案的完整性和安全性。

3.及時更新科技檔案的管理設備

在信息技術的不斷發展下，科技檔案管理設備需要及時更新換代，才能夠適應新的科技檔案管理模式。科技檔案管理設備包括硬件設備和軟件系統，硬件設備包括檔案柜、除濕機、空調設備以及防磁音像柜、計算機設備等，同時，還有滅火設備等;軟件系統包括計算機歸檔和檢索系統，以及庫房的溫濕度控制系統和自動滅火系統等。除了傳統的文件柜以及滅火設備之外，其他的硬件設備和軟件設備都需要及時更新換代。

比如，計算機硬件設備，會隨著科技檔案信息量的增大，需要更新計算機的硬盤規格，同時，計算機軟件系統，也會隨著生產廠家的更新而在不斷提升，要認識到科技檔案管理設備的時效性，從制度上來實現科技檔案管理設備的及時更新。首先，要對科技檔案中重要的設備，如防潮、防火設備進行定期檢驗，保證設備能夠平穩運行。設立科學的定期檢修和設備淘汰機制，最大程度降低因為設備問題而出現的科技檔案損毀和丟失。其次，對于軟件系統的管理也要不斷完善，系統運行前期，要以生產企業建立前期維護和后期的人員教育合作模式，確保檔案管理相關的軟件系統平穩運行。同時，也要做好設備和系統的應急預案，在科技檔案設備和系統運行出現問題時，能夠將損失降到最低。

4.提升檔案管理人員的素質

高素質的檔案管理人員能夠為科技檔案管理工作的順利實施提供可靠的支撐，同時也是企業檔案管理改革的主要動力。提升國有企業檔案管理人才素質，要從兩個方面來進行：一是，通過多種方式，選聘優秀的專業檔案管理人才擔任科技檔案管理崗位。可以從高校的對口專業畢業生中招聘，也可以在社會上公開招聘。另外，國有企業也可以通過內部招聘的機制，與其他單位人事合作，選擇具有專業經驗的人員來擔任科技檔案管理的崗位。二是，要在企業內部進行專業化、系統化的人員培訓。首先，對于大學畢業生來說，雖然專業知識十分豐富，而且具有很高的工作積極性，但是其自身缺乏科技檔案管理的實際經驗。尤其是科技檔案不僅需要良好的專業知識，還應該具備科學技術知識常識，而高校的畢業生基本不具備這樣的能力。因此，要針對高校畢業生建立專門的培訓機制，使畢業生能夠及早進入工作崗位，發揮自身的價值。其次，對于科技檔案管理人員進行定期培訓，使其了解和掌握最新的技術和行業動態。尤其是科技檔案在進行信息化改革的過程中，需要對科技檔案管理工作進行全新變革，對科技檔案管理人員集中培訓，轉變思想、提升技能。國有企業的科技檔案人才培養工作，不僅對檔案管理人員的職業技能提升產生實際性的幫助，同時，還應該成為員工考核和晉升的重要依據，有效提高工作人員繼續學習的主動性。

5.做好科技檔案的開發利用

科技檔案的開放利用是其工作的主要作用，但是國有企業長期以來，對于科技檔案管理的重點一直都放在歸檔上，而缺乏有效的開發利用。在新的環境下，國有企業要對科技檔案管理工作重新認識，將主要工作放在科技檔案的開發利用上。首先，企業科技檔案管理人員要改進工作方式，深入企業生產經營活動中，了解企業的業務流程，隨時關注企業的發展動態，從企業的實際情況出發，為生產和工程項目等各個環節提供所需要的檔案資料，同時為企業的科研工作提供必要的理論數據。其次，要利用先進的信息技術，提升科技檔案利用的質量效果。比如，要開發并且不斷完善科技檔案管理信息化平臺，盡可能在企業內部開設檔案檢索和查詢入口，保證企業內部的相關人員能夠高效利用科技檔案，用于自身的學習和科研工作。同時，在進行科技資料歸檔中，也可以通過信息化平臺來進行線上傳輸和記錄，保證了科技檔案管理工作的高效性。

四、結語

科技檔案管理是企業檔案管理的重要部分，對于具有先進技術支撐的國有企業來說，科技檔案工作的高效進行和有效利用，對于企業自身的發展和建設有著十分重要的意義。因此，國有企業在科技檔案的管理上，要增強意識、完善制度、加強人員培訓、及時更新設備以及提升開發利用等，以此來實現國有企業科技檔案管理工作的價值。

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（作者單位：中國鐵路西安局集團有限公司西安高鐵基礎設施段）