機關事業單位檔案數字化現狀分析及優化措施

譚小銘

摘 ?要：檔案文件的數字化是為了提高檔案信息的使用效率和檔案信息的使用方式。檔案文件的數字化是提高檔案原件保存質量的重要手段。就目前的實際情況而言，電子政務和辦公自動化越來越普及，在這樣的背景下，對數字信息資源的需求越來越大。將傳統檔案信息，通過一定技術手段，轉換成電子版，收集并整理，最終建立一個資源庫。機關事業單位可以在資源庫中找到自己所需信息，以便更好地服務大眾。

關鍵詞：機關事業單位;檔案數字化;現狀分析;優化措施

1.機關事業單位檔案數字化現狀分析

1.1檔案管理數字化意識缺乏

在現階段，中國的一些機構和組織對數字存檔缺乏認識。雖然一些機構已經有了數字記錄管理系統，一些領導和管理人員意識到數字檔案管理的作用，但數字管理系統的運作并不如他們所希望的那樣好，因為慣性思維，部分領導認為沒有必要改變現有的管理模式，因為單位員工已經習慣了這種模式，其也很熟悉，所以在實際開展工作過程中，會遇到很多困難。紙質檔案管理模式這一系統的功能不夠完善，無法實現進一步提高記錄管理標準和效率的目標。數字技術在檔案管理中的使用是不可避免的，利用數字技術進行檔案管理是機構檔案管理發展的必然趨勢，互聯網技術的優勢也越來越明顯，所以只有將互聯網技術的優勢運用到檔案管理中，才能使機構檔案的管理更加方便和完善。所以當前工作重中之重就是解決檔案管理數字化意識缺乏這一問題。

1.2檔案數字化管理開發程度低

在當前的機關事業當中，對于檔案數字化工作，存在著檔案數字化管理開發程度低的問題，這一問題的存在，嚴重影響了檔案管理工作的質量。

就當前的檔案管理工作的實際情況而言，其發展不均衡，在經濟發達的地區，對檔案數字化管理工作給予了高度的重視，而在一些經濟欠發達的地區，檔案數字管理工作非常不受重視，沒有認識到檔案管理工作的重要作用，尤其是經濟發展不完善、小事業編單位中，在人員招聘中，沒有相關的規定要求應聘者攜帶檔案;在正式入職之后，工作人員對檔案接收進行電子信息錄入工作時，不能做到完全按照相關規定進行處理，不夠嚴格[1]。

1.3缺少系統的管理體系

當前檔案數字化管理沒有規范性的管理體系，在相關的建設中投入較少，目前資金非常短缺，沒有足夠的資金去購買先進的設備;后期的維護也需要大量的資金。沒有系統的管理體系，大大降低了檔案數字化管理效率，影響了工作質量，阻礙了其發展。

2.機關事業單位檔案數字化優化措施

2.1 充分認識檔案管理數字化的意義

機關事業單位應充分認識檔案管理數字化的意義，在此基礎上，充分發揮其重要作用。在機關事業機構當中，檔案管理和數字化中使用網絡計算，可以為其管理提供方便快捷的應用技術，有效縮短收集的時間，增加保存的時間，提高檢索的速度，增加使用的效率，不斷對其進行規范化，提高對歸檔信息資源的保護，新系統將有助于實現現代化，促進信息化，提高對社會和公民的服務質量。現階段，各行各業都會應用到現代信息技術，互聯網使用頻率在逐年提高。所以檔案管理業務部門要改變傳統的思維方式，充分利用數字技術的優勢，重新設定數字檔案管理的目標，完善和檔案管理工作[2]。

2.2加強檔案數字化管理工作

加強檔案數字化管理工作，做好自己的本職工作，確保檔案保持完好的狀態，嚴格按照相關規定要求進行交接，確保檔案的規范性。

檔案對于個人的發展是至關重要的，在檔案中，會記錄一個人在學習過程中與工作過程中所受到過所有的獎勵與懲罰，對個人的升職加薪起著直接的影響。通過檔案，相關部門會對這個人有大致的基本了解，評判員工工作能力、道德品行等方面提供了重要的依據，在日后工作中對人員的分配，相關部門也會參考檔案資料，所以檔案數字化管理工作是具有非常重要作用的。對檔案進行分類以后，利用現代技術把檔案信息錄入電腦系統當中，采用電子掃描技術，將紙質版檔案轉變為電子版檔案，方便檔案的查詢、調取，與此同時，避免了檔案資料丟失現象的發生，有利于檔案的存儲，大大減少了檔案管理工作人員的工作量，提高了工作效率，并且，保證了檔案的完整性，需要加強檔案數字化管理工作，在實際工作的過程中，必須嚴格按照相關規定對檔案進行管理，提高檔案管理工作人員的專業技能與職業素養，通過數字化，保證檔案內容有序，材料完整，杜絕檔案材料丟失現象的發生[3]。

2.3制定管理體系，實現制度保障

制定管理體系具有非常重要的作用，可以實現制度保障，采用信息化技術，形成信息化的管理體系，購買先進的設備，成立一個電子歸檔專項，安排特定人員定時、定進度做好數字化入檔建設，電子化入檔后必須領導簽字同意借閱審批方可借閱;對其定期進行維護，提高檔案管理的工作效率和工作質量。在對工作人員進行考核時，以績效為主，添加多種考核標準，尊重員工的主體地位，調動員工工作的 積極性，對員工進行綜合考評，實現制度保障員工的合法權益。

結束語：

為社會創建數字檔案是一個復雜而系統的項目，需要機關事業單位下大力氣做好建設，過程是不容易的，但一旦開始做了，效果是明顯的，為檔案管理引導向一個專業、高效的方向發展。因此，正確理解、描述、檢索和成功轉換數字化檔案非常重要。有效地管理一個機構的檔案可以促進其活動的發展。機關事業單位應改善數字技術在檔案管理中的應用，促進數字檔案管理系統的建立。總而言之，檔案管理的數字化和信息化程度可以提高檔案管理水平，所以要重視檔案數字化，支持其發展，提高工作效率以及準確性，保存的時間更加長久，不斷完善機關事業單位的管理。

參考文獻：

[1] 樸松子.機關事業單位檔案管理的有效策略以及機關事業單位養老保險檔案管理需把握的幾個 問題[J].中國管理 信息化，2019（16）：203-205.

[2]王玉玲，楊生吉.新檔案法視域下檔案信息化管理應遵循的原則與創新舉措 [J].檔案管理，2021 （2）：15—16.

[3]鄭金月.為加快檔案信息化戰略轉型提供法治保障———對新修訂的 《檔案法》 新增檔案信息化建設規定的若干思考 [J] .中國檔案，2020 （8）：33—35.