提高辦公室檔案管理工作效率的思考

陳晨

摘?要：國家社會經濟不斷進步，事業單位辦公室檔案管理的重要性更加凸顯出來，堅持一定的原則，正視存在的不足，積極采取措施提高辦公室檔案管理工作效率是新時期事業單位改革必須重視的工作，文章將簡要分析。

關鍵詞：事業單位;辦公室檔案管理;原則;效率

檔案管理是事業單位管理工作中的重要內容之一，高效優質的檔案管理工作對事業單位總結過去，記錄現在，制定未來發展規劃，調整工作方向具有重要作用，必須加強新時期事業單位辦公室的檔案管理，促進事業單位的高質量發展。

一、事業單位辦公室檔案管理的要求

事業單位辦公室檔案管理是一項極其重要的工作，具有一定的管理要求，應在管理要求下開展檔案的管理工作，才能達到良好的管理效果。①真實準確。事業單位辦公室檔案是事業單位各項活動的真實記錄，所以，檔案信息必須準確、真實，不可隨意更改相關數據，不可隨意丟棄相關憑證，不可隨意添加主觀評價，必須真實完整的保存原始資料、憑證，反映單位最真實的情況;②科學嚴謹。檔案管理是一項科學性工作，當今時代，檔案資料形式多樣化，檔案內容豐富，檔案信息收集、整理、編目、歸檔、存儲、調用的全過程中，必須科學嚴謹，注重細節，認真記錄與分析，提升管理水平;③安全。檔案是單位的重要資產，很多檔案內容涉密，必須保障信息安全，做好對檔案管理者保密教育以及電子檔案的加密工作;④與時俱進。事業單位檔案管理是關系到單位的各個部門、各個人的，檔案資源不是被動接收的，有時候要檔案管理人員主動搜集，所以，管理人員和各個部門的溝通、協調就十分重要，必須團結協作，及時更細和補充信息，實現檔案的動態管理。

二、當前事業單位辦公室檔案管理存在不足

近年來，我國事業單位改革不斷推進，但相關內的事業單位辦公室檔案管理工作卻相對滯后，存在不少問題，影響了事業單位的檔案管理，應予以重視。

1、檔案管理意識薄弱

事業單位辦公室檔案是事業單位資源的重要組成部分，對事業單位的發展具有重要意義，但是，很多事業單位和辦公室的管理人員并沒有充分意識到檔案管理的重要性，管理意識薄弱，沒有為辦公室檔案管理建立相應的管理制度、配備足夠的資金、人員、設備等，導致辦公室檔案管理混亂、無序，出現很多錯漏損，影響了檔案管理的質量。

2、檔案管理制度不完善

事業單位辦公室檔案管理是一項復雜的工作，涉及單位的方方面面，應有一定的制度作為檔案資料的收集、整理、存儲、調用、歸檔等程序，保障檔案信息的完整、規范、準確、全面，但是當前很多事業單位辦公室的檔案管理并沒有相應的制度，很多檔案管理工作不規范、不科學，在檔案資料收集整理、歸檔，安全保管，查借閱利用方面存在問題，影響了檔案的管理質量。

3、檔案管理方法落后，信息化建設不足

二十一世紀，科學技術和網絡的發展飛速進步，電子辦公已成基本趨勢，事業單位的信息化辦公也迅速發展，檔案的形式，除了以往的紙質材料，還包括大量的圖片、音頻、視頻、電子文檔等多種形式，但很多事業單位辦公室的檔案管理并沒有跟上時代的發展，管理方式落后，沒有建立起現代化檔案管理系統和管理手段，影響了檔案管理質量。

4、檔案管理人才綜合素質有待提高

事業單位辦公室的檔案管理，專業人才缺乏且人員不穩定是影響管理質量的普遍現象。一方面，單位不重視檔案管理工作，檔案管理人員是兼職，并不具備專業的檔案管理能力，檔案管理不規范，不嚴謹，一方面，一些辦公室檔案管理人員思想落后，管理手段不足，缺乏現代化辦公、計算機操作能力，還有，一些檔案管理人員職業道德水平有待提高，缺乏保密意識，工作粗心大意，不認真，對單位職能職責不清楚，檔案材料收集鑒定存在問題，影響了檔案管理的質量。

三、提高辦公室檔案管理效率的有效策略

1、重視辦公室檔案管理

事業單位檔案是事業單位的無形資產，是事業單位在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，包括人事檔案、公務活動檔案、教育教學檔案等等，十分繁雜，是事業單位發展歷史、發展過程的真實記錄，囊括了事業單位的方方面面，是事業單位檔案信息利用，制定發展規劃，做出發展決策等的重要依據，影響著事業單位的長遠、有序發展，意義重大。事業單位的領導、檔案管理人員必須清楚的認識到檔案的重要性，為辦公室檔案管理制定完善的管理制度、管理規范，提供一定的資金、設備，加強人才引進，保障辦公室檔案管理工作的持續正常開展。

2、建立健全檔案管理制度

事業單位辦公室的檔案管理，必須在意識建設的基礎上落實到行動上，通過強有力的制度，保障和規范檔案管理的全過程。首先，應建立完善檔案資料收集整理歸檔安全保管利用等制度，確保檔案資料收集齊全完整，分類鑒定準確，保管安全，提供利用迅速。同時應建立嚴格的信息保密制度，嚴禁檔案信息泄露，嚴禁檔案隨意擺放、隨意借閱，嚴格檔案借閱的權限管理，必須做好借閱登記，按時歸還。其次，應建立完善的辦公室檔案日常管理制度，及時進行信息的更新，新檔案的入庫，和其他部門加強聯系，使其積極主動上交相關資料便于檔案管理人員及時編制檔案入庫指引，并保障相關保管資料、憑證齊全，合格;應制定完善的檔案人員聘用、考核制度，并保持長期相對穩定，做好檔案管理的人才保障。

3、創新管理方式，加強檔案信息化管理

當今時代，新興科技和高速網絡正深刻變革著社會的生產生活方式、人類的思考方式，事業單位辦公中，電子辦公也已經十分普遍，檔案形式多種多樣，尤其是電子檔案的產生，不僅豐富了檔案的類型，擴展了檔案存儲的空間，延長了檔案存儲壽命，也讓檔案的調用、信息共享更為便捷，所以，信息化檔案勢在必行，事業單位辦公室也必須加強檔案的信息化建設，采用先進的現代化管理設備、系統進行檔案的管理，提高檔案管理的質量和效率。

4、提高檔案管理人員綜合素質

事業單位檔案管理中，人才是檔案管理的直接操作者，高素質人才是檔案管理水平提升的基本保證，必須加強人才保障。首先，應建立完善的檔案管理人員聘用、考核制度，選擇具有一定學歷、專業背景、計算機檔案處理能力的專業人才;然后，應建立完善的辦公室檔案管理考核制度，實行責任制，將管理質量、管理水平和績效考核相掛鉤，通過制度促使管理人員積極提升自身能力，做好自身負責的工作;最后，應加強對檔案管理人員的職業技能和職業道德培訓。檔案管理工作是動態性工作，隨著社會的發展而發展，隨著事業單位的發展變化而發展變化，傳統的以紙質為中心的管理方式已不適應現代社會的需求，加強管理人員的職業技能培訓，快速提升其管理水平十分必要。檔案管理人員的工作狀態、職業理念對檔案管理也具有重要影響，加強職業道德培訓，增強愛崗敬業意識，培養其創新思維，強化其認真負責的態度對管理人員認真履行個人職責，提高管理效率十分重要。

四、結束語

事業單位辦公室檔案信息管理十分重要，應達到準確全面、科學嚴謹、安全、與時俱進的要求，應加強檔案意識建設、制度建設，創新管理手段，加強人才培養，保障檔案管理工作效率的提高。

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