企業辦公室精細化管理的五項措施探析

文/北京強度環境研究所 王欣媛 殷斌 張夢妍 崔婧

辦公室是企業的綜合管理部門，是連接領導和其他部門的紐帶，是保證工作正常開展的中樞，是部門與部門間溝通協調的橋梁，是企業與外部聯絡宣傳的窗口，承擔著參謀助手、綜合協調、督辦查辦、服務保障等多項職能。作為企業承上啟下的關鍵部門，辦公室的工作涉及企業的各個方面，辦公室的工作水平、工作效能、工作作風及精神狀態直接影響企業運轉效率，對整個企業運營發展有著至關重要的作用，因此利用精細化管理理念提升辦公室管理水平具有必要性和現實意義。

一、精細化管理的概念及意義

精細化管理的概念最早是由科學管理之父泰勒提出的，是經濟發展新常態對現代企業管理的必然要求，是對常規管理固有模式的補充和提升，是將常規管理引向深入的思想和模式，是追求以最大限度減少管理成本而獲得最優管理預期的管理方式。

實現精細化管理是對辦公室工作的必然要求。辦公室工作量大且較為瑣碎，粗放式、傳統式的辦公管理模式會制約辦公室運行效率的提升。精細化管理的本質在于對工作進行分解、剖析、細化和精煉。找準關鍵問題、針對薄弱環節是精細化管理在企業中發揮功能、效果、作用的前提。精細化管理模式的引入可以提高運行效率、規范工作步驟、優化工作流程、提升業務能力，進而推動企業發展，適應經濟新常態下的市場競爭。

二、辦公室業務特點及現狀分析

（一）辦公室業務特點。辦公室業務涵蓋行政事務和辦公事務，具體包含公文、文秘、用印、督辦、信訪、外事、檔案、會議、公關、行政與后勤等，具備重要性、綜合性、保密性、服務性四個特點。

1.重要性。不論黨政機關還是企事業單位，大大小小的社會組織都會在組織機構中設立辦公室，其工作內容涉及黨和國家的政策、方針，上級機關的決策、部署，體現著企業領導的意圖，其重要性和不可替代性不言而喻。企業辦公室對于政策的把控、站位的高低、業務能力的強弱不僅影響到黨和國家的大政方針、政策法規、工作部署的貫徹和落實，還直接影響到領導的科學決策、企業的發展方向及運行效率、部門間的統籌協調、工作的開展推進。比如，在履行參謀職能時，辦公室需準確把握國家相關政策和領導意圖，緊密結合實際制定出切實可行的落實方案。又如，在履行助手職能時，辦公室需組織實施調研活動，為領導提供全面的實情材料。另外，辦公室對外還兼具“窗口”作用，辦公室工作作風的優劣、工作質量的高低，影響著企業在外部環境中的形象甚至地位。

2.綜合性。辦公室作為綜合辦事機構，在職責上包括參與政務、撰寫文稿、調查研究、協調監督、服務領導等；在工作內容上包含文書、檔案、會務等；在事務上包含日程安排、值班接待、行政后勤等。作為企業的中樞神經，辦公室需要統籌協調，促進職能部門協同合作，對日常工作督辦督查，傳達領導的決策部署、協調各方關系、保障工作運行。作為企業對外的聯絡窗口，辦公室需要密切聯系上級單位和從屬單位，保證政策執行到位，維持企業平穩運行。

3.保密性。辦公室是企業的重要工作場所，處于組織的信息樞紐位置，其相當一部分工作涉及機要公文、涉密資料、重要工作等。保密工作的好壞輕則影響企業的日常經營，重則影響社會的和諧穩定。辦公室要對企業內部涉密信息嚴格保守，在一般性場合不得隨意談及企業內部秘密以及涉及領導、辦公內容的敏感信息，需要根據談話對象嚴格把控談話內容，避免因失泄密造成不必要的損失。

4.服務性。服務性是辦公室工作的基本特性之一。提供優質服務、做好后勤保障在辦公室工作內容中占有很大的比重。全面履行辦公室職責，做好服務非常關鍵。具體而言，辦公室的服務內容主要有三個方面：為上級領導和領導機關服務、為本級領導和機關服務、為下級單位和企業員工服務。

（二）現存問題。當前，精細化管理被日益廣泛地推行到企業辦公室的工作中，但在落地實施過程中仍存在諸多問題。

1.精細化管理意識問題。辦公室對于精細化管理的實施來源于上級單位要求，對精細化管理的內涵、實踐策略及措施的了解只停留在表面，不夠深入。缺乏將精細化管理滲透進日常工作的意識，不能主動將精細化管理與自身業務相結合。以上原因導致精細化管理在辦公室工作中內生動力不強，實踐效果不佳，使問題得不到解決、漏洞不能被發現、盲區不能被掃除、細節得不到打磨，管理質量和效率均受到制約。以請示報告為例，請示報告是辦公室履行上傳下達職能的一項業務。當下級機關向領導匯報工作、反映情況、答復詢問或向上級請求指示、批準時會向上級遞交請示或報告。請示報告的事項具有臨時性和非常規性的特點。在實際工作中存在諸多問題，如：某項業務已有固定審批流程，但業務部門仍然每次向領導遞交請示；新增的某項工作逐漸常態化之后仍然沿用遞交請示的方式辦理等問題。若具備較強的精細化管理意識，識別并著力解決以上問題將同時為企業領導、辦公室、業務部門節省很多精力，提高工作效率。

2.制度問題。統籌協調是辦公室的重要職能之一，其本質是企業資源調配。企業內部資源復雜多樣，理想狀態下各部門分管不同領域內的資源，相互獨立，互不干涉。但在實際中，部門間的分管內容存在交叉現象。使用精細化管理手段梳理、完善規章制度可以有效避免部門間因分工不清、業務重疊造成的“踢皮球”現象。推動規章制度的精細化建設，細分崗位職責，充分把握企業內部資源、合理調配資源，驅動各部門積極配合辦公室落實工作的需求極為迫切。以會議管理為例，辦公室具有會議管理職責，但會議相關的事務卻涉及多個部門。會議事務具體包含會議制度、會議安排、會議組織、會議通知、會議報名、會議室準備、會務管理等。通常會議制度及會議安排由辦公室負責，會議組織、會議通知、會議報名由會議承辦部門負責，會議室準備及會務管理由指定責任部門負責。在制度中清晰界定各部門在會議舉辦中的分管責任、負責內容和實施方法非常重要。若未能在制度中詳細清晰地界定這些工作，會造成承辦部門組織會議時遇到無從處理的問題不知向哪個部門咨詢情況，辦公室需要花費更多的精力去解答和宣貫，同時可能會造成其他責任部門拖沓懈怠、拒絕履行相應職責的現象發生。

3.機制問題。領導與基層之間的互動是組織運行的關鍵。上下級關系的質量直接影響下屬的工作效率、角色行為、工作幸福感及求職意向等。企業辦公室承擔著上傳下達的工作，保證領導意圖可以下達至基層，民情民意可以上傳至領導、上級機關。但在以“關系取向”和“權威取向”的國情中，上下級關系較其他國家更為敏感。因此在實際工作中常會存在上情準確下達、下情上傳無力的情況。這樣的運行機制難以察覺工作缺陷及盲區。頂層策劃與實際工作的沖突最能暴露管理問題，通常一線的作業人員對此類沖突最為敏感。通過精細化管理手段建立有效的溝通機制，暢通反饋渠道，解決此類問題，避免因此造成的重復工作和資源浪費是提高辦公室業務水平、推進精細化管理的重要著力點。以印章管理為例，常規的用印流程為：由申請人提出申請，經部門領導審批同意后，再由業務主管領導審批同意，由申請人攜帶審批手續及需用印的材料前往辦公室，由辦公室印章管理員實施用印。但在實際工作中，常會遇到非常情況。如領導工作繁忙，在辦公室的時間不固定，申請人在需要用印時難以找到領導簽字，耗費大量精力。有時情況緊急，申請人急需用印卻不能聯系到主管領導，此時若不用印將貽誤科研生產，若用印則未經主管領導審批不符合用印規定。又如，在用印時，無從審核申請人攜帶至辦公室用印的材料是否與交由領導申請時的材料一致。

三、辦公室精細化管理措施

辦公室在工作中需構筑精細化管理體系，以求能夠全面、系統、持續地將精細化管理融入工作中，為企業服務。

（一）增強精細化管理意識。意識是行動的先導，認識不到位就難以實現行動自覺。精細化管理的滲透依靠辦公室對精細化管理意識的增強。具備精細化管理意識是辦公室開展精細化管理的基礎。辦公室需要深入學習精細化管理內容，在工作中建立并不斷強化精細化管理意識，注重工作中遇到的問題，培養用精細化管理解決問題的思維模式，更加細致、客觀地剖析問題，根據問題制定更加精細的規章制度、提供更加務實的參考意見，避免實際工作中的“形而上學”——只有精細化管理口號，卻不知如何開展的弊端，將精細化深入工作的方方面面。

（二）制訂精細化管理制度。無規矩不成方圓，精細化管理在辦公室工作中的落地依靠精細化管理制度的建立。從細節入手，健全辦公室管理制度，一定程度上可以通過剛性的制度要求有效提高工作效率和工作質量，防止部門間因職責不清造成的推諉扯皮、企業內耗，避免因工作人員憑借經驗主義辦事帶來的不利影響。精細化管理制度的建立可分為兩類：第一類是日常管理制度的修訂。利用精細化管理思維梳理、歸納現有工作流程，分解、細化工作步驟，刪減、提取工作節點，建立規范化、系統化的管理制度。鼓勵全員參與完善制度的工作，群策群力，保證制度的合理性、可行性，做到辦公室工作事事有章可循、件件有文可依，推進辦公室工作由粗放型到精細型的轉變。第二類是獎懲制度的建立健全。從精細化管理的獎懲制度入手，約束辦公室行為的同時，激勵辦公室的積極性與能動性，營造積極的精細化管理氛圍，為精細化管理的實施創造有利條件。

（三）完善精細化管理流程。管理流程是辦公室控制風險、降低成本、提高服務質量及工作效率、提升反應速度及服務滿意度、推動企業有序發展的重要途徑。辦公室需要明確精細化管理目標、統籌業務規劃、梳理工作業務、正視管理問題、制定精細化管理流程，因地制宜地對業務流程進行再造和調整，不斷探索研究業務與流程的結合方式，以精細化流程為推手完善業務系統、彌補流程缺失、明確責任主體、暢通業務途徑、精簡工作步驟、反觀管理漏洞，切實提高辦公室工作水平。

（四）創新精細化管理手段。創新是發展的動力，一切長遠的發展都離不開創新，辦公室精細化管理也是如此。當今的社會是信息的社會，網絡已經深深融入人們的工作和生活中。傳統的粗放型管理模式已逐漸落后，遠不能滿足市場對企業提出的新要求。利用信息化創新辦公室精細化管理手段勢在必行。信息化手段能夠在業務流轉過程中獲取更豐富、全面的訊息及材料，提高事務辦理的準確度和精確度，是辦公室落實精細化管理中不容忽視的途徑。如將信息化手段應用于印章管理，建立印章使用申請流程，上述領導審批、材料審核等問題將迎刃而解。

（五）建設精細化管理隊伍。1.重視精細化管理知識學習，把加強辦公室人員學習精細化管理知識擺到重要位置，強化理論修養，使人人成為懂管理，善實踐的行家。辦公室領導要有意識地指導辦公室人員對本人負責范圍內的工作進行精細化思考，鍛煉辦公室人員的精細化思維，從宏觀方面把握辦公室精細化管理進程，從具體落實上結合工作實際提出精細化工作建議。2.加強業務知識學習。加強辦公室人員業務能力培養，不斷加深對業務的理解，能夠做到“人人上講臺”。只有對自身工作足夠了解、熟悉、掌握，才能在工作的精細化中做到對癥下藥、有的放矢。3.定期開展業務交流。辦公室應定期開展部門內部、辦公室與其他部門、辦公室與相關企業辦公室的業務交流活動。辦公室內部的業務交流可營造共同學習的氣氛。辦公室與其他部門間的業務交流活動有利于調動各部門的工作主動性，清掃業務盲區。辦公室與相關企業辦公室的業務交流有助于搭建信息溝通平臺，暢通信息渠道，促進辦公室提高精細化管理水平。

四、結語

綜上所述，辦公室需要在日常工作中有意識地推進精細化管理，把握精細化管理的實質，建立起精細化工作思路，鍛造精細化管理思維，形成精細化管理常態，進而推動企業發展及精細文化的建立，促進企業核心競爭力的提升，為企業應對更加激烈的市場競爭、迎接更高的挑戰目標奠定基礎。