基于物聯網技術的智能化檔案管理路徑分析

文/濰坊市中醫院 劉振宇

檔案資料是社會各部門、各企業間的聯系紐帶，在為整個歷史發展和社會發展提供信息的同時，記錄和見證了我國發展的全過程，是我們經濟發展的良好借鑒。通過對檔案的調取和利用，不僅能夠完整展現社會各個領域的發展歷程，更能總結經驗、吸取教訓，在新的發展思路和方向中找到更好的策略，執行更好的計劃。隨著時代的發展和進步，傳統的檔案管理工作已經無法適應社會的需求，智能化技術的引入，促進和推動檔案管理工作的開展，使得信息化建設成為可能，更對整個檔案管理方式的維護創造了條件。強化檔案管理工作的智能化運行，不僅能夠適應當前社會發展對于檔案管理的要求，更能確保整個檔案管理模式的發展和變革。通過物聯網技術的應用，將檔案管理工作的效率成倍提高，無論從管理工作所需的軟硬配件、技術、設施，還是對于檔案資料的自動化搜集、整理、存檔、保管等，都得到了更高水平的提高，特別是針對檔案管理不同的環境要求、條件要求等，給予了智能化管控，解決了人力尚無法操作的情況下各種不同形式檔案資料的保存、管理，提升了智能化檔案管理工作的質量。

一、物聯網在檔案管理中應用的必要性及可行性

（一）物聯網在智能檔案管理中的必要性。物聯網是互聯網時代的新興產物之一，也是一種綜合的信息化、電子化技術，它的出現實現了真正的物體、網絡間的聯系，有利于對物體的智能化識別、定位、跟蹤和管理。在部門間的聯系過程中，面對海量的檔案資料，如果通過物聯網技術作為媒介，則能夠更好地進行智能化管理和應用。首先，物聯網技術應用于檔案管理工作，是檔案工作發展的必然結果。對于檔案管理工作來說，其需要實現信息化、數字化、智能化，這不僅是管理方式的轉變，更是對于檔案管理環境及其他條件的改善。例如，通過物聯網技術，可以遠程控制檔案館的溫度，使其減少外界因素對檔案材料的損壞，確保檔案資源的安全性。另外，通過進行實時監控，確定資料的保存安全。其次，對于檔案管理工作中人工依賴較重的各項環節，完全可以通過物聯網技術進行智能操作，在信息資料批處理技術下，減少對人員的需求，提高檔案資料的智能化搜集、整理、存檔等工作量，保障了檔案資料管理工作流程的便捷，大大提高了管理效率。

（二）物聯網在智能檔案管理中的可行性。作為新興的信息產業，物聯網技術已經在諸多行業發揮了有效應用，更具有良好的廣闊前景。物聯網技術在各個領域中應用廣泛，實現了檔案管理工作的解析。我國信息產業部也正是通過物聯網技術進行全面改革，獲得有效的檔案管理數據。因此，國家信息產業部門，通過技術支持和政策支持，鼓勵將物聯網技術應用于智能檔案管理工作中去。國家檔案管理部門重視物聯網技術的探索，也在積極探索高效的檔案管理流程，促進檔案管理模式的變革。只有將管理質量和管理效率相結合，才能促進檔案管理部門的發展，才能滿足檔案管理的需求。

二、智能化管理在物聯網應用中的關鍵技術

物聯網技術是互聯網時代的新興產物，它實現了互聯網與物體的智能聯系，通過在互聯網上進行操作，從而實現對物體的控制和管理。通過關鍵的RFID技術，將物體的信息以電子信息或電子標簽的形式儲存，增設普通電子設備到智能設備的轉換功能，而這種數據間的交互完全可以通過中央處理器進行，改善了管理效率。隨著科學技術的進步，電子信息或電子標簽通過更小、更精密的納米元件進行識別，即我們所謂的納米識別，其中保存的各種資料、信息都可以進行直接讀寫和傳輸，然后通過計算機的中央處理器進行數據分析，確定操作指令，憑借各種指令來進行物品信息的智能控制和管理。正是由于該類技術的有效應用，顯著提高了海量信息的搜集、整理和存檔時效。可見，物聯網技術表現出了多方面的優勢，使得智能化檔案管理過程更加便捷，也是互聯網時代檔案管理工作發展的必然結果。

三、推進智能化物聯網檔案管理的實踐性分析

（一）強化檔案管理工作的智能化建設。隨著各行業各部門檔案管理工作信息化、數字化建設的開展，檔案管理的配套設施也應該進行一定的升級改造，除了計算機軟硬件的更新外，還需要促進各種互聯網技術、多媒體設備的應用，例如傳感器、掃描器、監控攝像頭等，應該根據要求進行物聯網技術的強化。由于檔案資料的形式多樣，主要表現為音頻檔案和視頻檔案等內容，在展示、使用和保存方面需要硬件設備的支持，為此，智能化技術的出現給檔案資料管理帶來了便捷，更為其科技化、電子化提升打下了基礎，為使用者帶了視覺和聽覺等感官上的享受，強化檔案管理工作的服務能力及水平。

（二）強化檔案管理的智能化手段應用。改變傳統的檔案管理模式，積極開展檔案管理工作信息化、智能化建設，不僅能提高檔案的利用率，更是當今社會發展對于檔案管理工作的要求，能提高檔案管理工作智能化建設效率。首先，要從轉變相關工作人員的思想觀念開始。通過對相關人員的培訓，強化其檔案管理工作智能化的重要性和必要性，促使其調整心態，轉變思維，能夠從智能化服務意識方面加強對檔案管理工作智能化的適應，改變原有的工作模式和內容。在思維進行轉變的同時，通過專業的智能化檔案管理工作流程，進行新模式下的工作內容，強化提高智能化認識。其次，通過各種互聯網技術的加持，整合利用各種智能設備對于檔案管理工作的使用，提高應用效率。特別重要的是，學習數字化分析檔案資料，通過重點提取和分類管理等釋放和展現檔案資料的實用價值，提高檔案資料的使用效率。

（三）對相關職能機構進行科學性的改革。相比傳統的檔案管理工作，盡管面對海量的檔案資料信息，智能化檔案管理能夠較大程度釋放人員壓力、財政壓力和物料投入壓力，且通過更為流暢、便捷的工作流程，體現出智能化檔案管理工作高效、高質的特點，完全不同于傳統檔案人工調取的繁瑣，在具體的檔案調取、使用上更便捷、更迅速，提高了檔案的利用率。因此，對檔案管理機構進行合理改革，特別是人員管理和制度的制定，優化整個檔案管理工作流程，構建更為科學的檔案共享平臺，提供更為優質的服務理念和內容，從而提高檔案管理工作水平和管理質量，為行業發展和社會需求貢獻力量。

四、物聯網技術進行檔案智能化管理的對策分析

（一）物聯網可以提高軟硬配件配備水平。檔案管理工作中的軟硬件設備，是物聯網技術應用的基礎和先決條件。智能化檔案管理工作，對于計算機軟硬件有一定的要求。在物聯網技術的加持下，對于環境中的其他硬件設施，也有相應的要求，這就提高了檔案管理工作中各項設施的水平，特別是檔案資料保管室內的溫濕度感應器、煙感器等，通過這些配件的數據存儲，滿足各物件的信息數據分析應用，完成物聯網技術的現實應用。因此，物聯網技術下的智能檔案管理工作需要加大投入的資源、資金，確保物聯網技術的有效使用和檔案管理水平的提高；同時，各種如硬件的配置要具有一定的兼容性，確保可以通過統一的系統或者平臺來進行分類管理，支持響應統一的控制指令和信號的接收、反饋等。如：感應層主要是采集檔案管理中的各種信息，網絡層則是控制互聯網環境，保證網絡交互的穩定性和可靠性等。

另外，在將物聯網技術應用到智能化檔案管理工作時，要確保根據檔案管理要求條件、程度的不同，而建立不同保密級別的權限模式，并注重網絡交互的穩定性和安全性。根據檔案管理的需求，在物聯網的識別技術中通過指紋、身份等權限進行檔案資源的分類管理，不僅能夠保證檔案的真實完整性，更能提高檔案的安全性。通過設備的升級更新，加上加密技術的應用，完善檔案管理智能化建設，為智能化檔案管理工作提升管理能力和管理水平。

（二）物聯網可以實現檔案自動化生成及管理。傳統的檔案管理工作，離不開人工對于檔案資料的收集、整理、歸檔、保存等環節，智能化檔案管理工作，在減少人力物力財力的條件下，更為迅速地將海量的檔案資料進行整理歸檔，縮短工作時間，提高工作效率。由信息技術發展而來的物聯網技術功能復雜，首先具有的就是信息的批處理能力，特別是針對紙質檔案轉化為數字檔案而言，通過物聯網技術這個途徑，將紙質檔案通過掃描識別功能，進行分類整理，同時進行智能讀寫，將每一份紙質檔案整理制作成數字檔案，成功提交數字信息或標簽，為后續的物聯網技術控制打下基礎。同時，在人工檔案整理和分類中，可以通過計算機為檔案制作數字標簽，然后再通過掃描、識別等功能，將掃描的信息進行整合，找出重點及要點，輸入中央處理器，對檔案資料進行深加工。另外，由于電子標簽的特異性，完全可以將其安裝或者貼合在檔案資料盒、袋表面，在具體的工作中，工作人員可以通過掃描電子標簽，提取檔案資料的具體內容并進行分析，而不用對紙質檔案打開、翻找等就可以完成具體的調取和分析工作，減少了損傷。其次，在高度智能化和物聯網技術化的檔案管理工作中，智能機器人的出現和加入，更強化了對于檔案保護的重要性，完善了其安全性。將智能機器人作為中央處理器指令的最終執行者，可以遠程控制并指導其工作內容，進而提高檔案資料的準確度和高效性。根據工作需要向機器人發送檔案管理指令，在接收指令的同時，智能機器人通過物聯網技術進行分析，找到檔案的同時通過電子標簽提取檔案內容，再通過物聯網技術傳遞到檔案管理平臺，使用者通過各自的權限能力進行調取和查閱，從而安全地完成整個檔案資料的使用流程。整個過程沒有人工對檔案管理環境的破壞，沒有對檔案資料的損毀，有效監控了檔案管理工作流程，提高了檔案資料利用率。

（三）物聯網可以完善檔案存儲環境監控系統。實時監控是物聯網技術對于智能化檔案管理工作的另一項有力保障。通過合適的硬件、設備的安裝、連接、入網等，能夠將實時畫面轉化成數字信息，通過物聯網技術傳輸到中央處理器，完成檔案管理工作的智能管控。將檔案館中的監控攝像頭連接入網，通過物聯網技術進行攝像頭角度的調整，監控拍攝范圍內的環境、人員及各種動向、情況，特別是對于突發情況的監控和報警，能夠及時對檔案資料等進行搶救，避免造成不可逆的損失，特別是對于易損毀的紙質資料，無論水、火、污染等，都會影響其安全性及保存質量。例如，在檔案室中安裝各種感應設備，增加報警器，連接監督管理人員，一旦出現險情，管理人員能夠立即反應，并進行快速處理，切實保障檔案資料的安全性和完整性。另外，物聯網技術控制的門禁設施可以有效阻止危險人員對于檔案資料的破壞和盜取。在智能監控下，對于進入人員的信息進行掃描和上報，可以及時排除危險人員，保障檔案資料的安全，避免事故的發生；更可以通過對進入人員的追蹤，確保檔案管理的系統安全，提高整體的智能化檔案管理工作的安全性和有效性。

五、結語

在檔案管理工作智能化建設中加入物聯網技術，是一種非常新穎和科學的管理方式。通過物聯網技術，將各種形式的檔案資料和網絡、計算機等進行相互關聯，將傳統的檔案通過數字化技術轉化成電子標簽，通過計算機對電子信息的指令實現智能檔案管理工作中管理環境的調控，對檔案資料的高效管理和利用，不僅彌補了傳統檔案管理的不足，更對智能化檔案管理工作提供了便捷和安全性，實現了信息化、智能化的要求。通過物聯網技術，深化了檔案資源的開發利用，優化了檔案管理過程，提升了檔案管理服務水平，為檔案管理工作帶了新局面，更為科技發展、社會發展提供了高效動力。