高校數字化檔案安全管理體系探究

文/河南開放大學 賈藝瑋

在對高校進行數字化檔案管理中，可以進行針對性管理，并且方便了教職工對于信息的檢索。不僅如此，在高校的檔案管理中使用數字化，可以對于高校的檔案進行全面管理。但是在發展的過程中存在著一定的問題，需要高校從多個方面進行安全風險評估，并且對于可能出現的風險進行有效控制，才能避免高校的檔案管理存在風險。

一、高校檔案數字化安全管理的相關概述

（一）內涵。高校的數字化管理中，信息安全是首要關注的內容，需要保障信息的安全使用以及信息系統安全運行。從安全管理技術層面看，在高校進行檔案數字化安全管理，需要確保檔案管理設備有效恢復。從安全管理的要求來看，高校想要進行數字化的安全風險評估，需要從管理制度、機構人員以及相關的管理措施入手，并且及時完善管理人員的配置，對于高校的數字化安全措施需要不斷加強，才能充分發揮技術的優勢，有效處理高校檔案信息化管理存在的問題，實現檔案信息整體的安全性。

（二）檔案信息化建設的特點。首先，是速度較快，在信息化時代，數據處理的過程是不斷提速的，為高校檔案信息管理帶來極大的方便；其次，在數據使用方面是豐富的，對于高校中的各種信息以及活動有著不同類型的記錄，這導致工作人員在檔案整理過程中工作量繁重。有效運用信息化可以對檔案進行快捷整理，在節省時間的同時，避免檔案管理混亂；最后，檔案的保管需要智能化、安全化。數字化的檔案在管理以及查詢的過程中，不會對于檔案產生二次傷害，在檔案內容轉移的過程中，可以更好地進行大容量儲存。與此同時，在檔案管理的過程中，需要對于電子檔案進行安全管理，并且需要對于信息內容進行各種形式的備份，防止信息的損害，也增強了高校檔案數字化的發展與安全性能的提升。

二、高校檔案管理信息化建設的重要性

（一）加強高校檔案建設的內在需要。高校的信息資源是重要內容，有利于學校的發展需要，因此在發展的過程中，需要進行高效率的管理，并且提供信息的保存以及查詢功能，方便高校師生及管理人員查詢信息化內容，也為高校自身的發展做出了突出貢獻。

（二）是高校發展的功能需要。在高校的檔案運用過程中，除了對于高校的相關信息進行記錄外，同時提升了學校的建設水平，展現了學校的教學發展，方便高校進行科教成果的評估以及職稱的評定等等，有效提高教師的教學水平，促進高校轉型發展。

（三）提升高校的管理效益。對于歷史久遠的高校來說，自身的學校發展史是檔案管理的重要內容。隨著檔案信息的不斷增多，繼續使用傳統的檔案信息管理方式，不利于高校的檔案發展，也不能高效保存檔案，在相關檔案信息查詢的過程中，不能快速進行內容的查詢，造成人力方面的浪費。對此，高校在檔案信息化建設的時候，需要進行存儲方式的更新發展，才能在工作中提升檔案管理的效率，節省大量的人力、物力以及財力，提升高校檔案工作的效率。

（四）推動資源的共享。高校的檔案信息化建設，需要通過大數據建立電子檔案館，充分發揮學校信息資源的利用效率，不用再進行人工查詢，節省了大量的人工以及時間。不僅如此，還可以充分利用檔案資料，增強學校之間的互動以及資源的共享，更好地促進學校檔案信息資源的使用。

三、高校數字化檔案安全管理存在的問題

（一）人為失誤造成的安全隱患。在高校的數字化檔案管理中，可能因為不專業操作造成安全隱患，比如造成檔案文件的誤刪，或者是因為檔案管理人員自身的安全意識不足導致密碼設置簡單容易被攻破等。除了這些問題之外，也需要注意檔案的真實性。對于虛擬的電子數據來說，在修改以及刪除方面的危險程度很高，相對于紙質文件，電子文件在刪除或者是修改的過程中，不會留下任何痕跡，可能造成對于檔案的損害。

（二）硬件設備存在危險。隨著無紙化辦公的不斷發展，高校在檔案數字化過程中，對于網絡的依賴性是不斷增加的。因此對于設備來說，需要有質量以及運行的保障。對于不同的使用者來說，他們的電腦操作能力是不同的，在使用的過程中可能會對硬件設備造成損害，影響電子信息的使用或者是丟失，這是目前高校數字化檔案管理中需要重視的問題。在目前的數字化檔案管理中，無論是硬盤或者計算機故障，還是其他硬件存儲功能的損壞，都會對于信息造成一定的傷害。同時，信息不能及時保存導致數據丟失，也是經常發生的事情。除此之外，對于一些高校的系統軟件來說，更新的速度比較慢，不能滿足檔案數字化管理的需要，還有一些年代比較久遠的檔案，在讀取的時候并不能得到全面的信息，這些問題導致數據面臨著一定的技術難題。

（三）網絡病毒的入侵。在信息化時代，人們對信息的獲取更加便捷化，可是信息的真實性對人們采集信息造成了一定的困難。在信息化時代，互聯網方便人們生活的同時，對于垃圾軟件以及虛假信息很難進行辨別，導致人們的觀念受到誤導。這也是高校檔案信息化管理體系可能面臨的問題，如果遇到帶有病毒的垃圾郵件，會對于系統造成破壞，一旦管理程序后臺受到網絡病毒的攻擊，會危害數字檔案的存取。

四、高校數字化檔案安全管理體系構建措施

（一）提升高校檔案管理的安全意識。為了更好地促進高校檔案信息化管理系統的構建，需要提升管理人員自身的安全管理意識。首先，需要對于網絡安全進行一定的宣傳教育，使得工作人員清楚工作的內容；其次，需要加強專業人才的培養，進行相關制度法規的學習，不斷完善檔案管理系統體系的建設，積極組織相關的檔案安全管理活動，從根本上解決檔案可能存在的安全隱患，提升檔案的安全性能。需要高校檔案管理工作人員積極努力，增強自身的安保意識，避免檔案的流失或損壞。在檔案的借閱中，需要進行相關機制的建立，并且需要按照流程進行檔案的查閱，通過預防措施更好地建立安全管理體系。

（二）建立安全的管理體系以及技術保障。在高校檔案信息化管理過程中，需要核實檔案信息查詢或者外借人員的身份信息，同時加強對于高校檔案信息管理人員的工作監督，制定明確的考核內容以及評價機制。在檔案管理過程中，需要系統規范進行檔案的錄入，明確檔案的風險等級，對于可能存在或者是出現的風險進行補救，對于管理人員的操作進行監督。與此同時，需要對于網絡病毒進行科學有效的防范，對于重要的信息進行加密處理，保證其在傳輸過程中的完整性以及準確性，并且需要對于存儲信息進行全方位的病毒清掃，保證傳輸過程的安全。除此之外，還需要加強高校防火墻的設置，有效抵制入侵者，并且高度重視防火墻的安全防護，安排專業的網絡技術人員加強防火墻設置，并進行定期檢測。

（三）及時對于檔案管理系統進行更新。高校在不斷深化數字化檔案建設的過程中，需要進行體系的完善，才能對于數字化檔案管理進行系統性更新，保證檔案更好地為高校師生服務。充分發揮檔案應有的功能，及時進行最新系統的運用，有效提升檔案管理的使用效率，并且積極進行高端軟件的研制并運用，使得高校擁有自主研發的網站以及電子信息數據，并且根據發展的需要，及時進行檔案管理體系的調整。

（四）完善網絡安全實現檔案資源共享。在完善檔案的信息化后，還需要保護個人以及檔案的隱私安全，對于硬件進行有效防護，并定期對其進行安全性能的維護，保障軟件的正常使用，避免網絡病毒入侵造成不必要的損失。檔案數字化建設完成后，需要對其進行多元化的管理，可以進行相關小程序或者是服務平臺的建設，進行檔案資源的更多功能研發。在檔案建設的過程中，需要積極和校園同行進行溝通，并讓用戶及時進行反饋，快速解決這些問題，更好地為高校的檔案信息化建設盡一份自己的力量。

五、結語

在高校檔案數字化建設過程中，需要根據實際存在的問題進行針對性解決，需要相關的工作人員和高校自身的平臺相結合，更好地利用信息化技術保障檔案信息化安全，不斷提高高校檔案管理工作的質量與效率，使得高校檔案在信息化時代可以得以更好地利用及存儲，方便師生的使用。