新時代高校二級學院辦公室主任職業素養提升

文/淮陰師范學院 周宇

隨著高校改革的不斷深入，辦學規模的不斷擴大，學校頂層通過優化整合辦學資源，深化內部體制機制，逐漸將管理權限和重心下放，形成學校和學院兩個管理層級，工作職責清晰的兩級管理模式應運而生。二級學院辦公室作為學院最基礎、最核心的管理服務機構，辦公室主任的職業素養若跟不上校院改革發展步伐，會嚴重影響辦公室工作的科學性與合理性，長久下去，勢必影響整個學院甚至學校的發展。因此，探析新時代如何提升二級學院辦公室主任職業素養具有重要意義。

一、高校二級學院辦公室主任現狀

（一）崗位門檻偏低。兩級管理體制下，二級學院有更多的自主權，學院領導將主要精力與時間放在學院的高質量發展、內涵建設上，很多具體性事務則由辦公室主任來完成。然而有些高校領導并不重視辦公室主任這一崗位，認為他們工作內容簡單，在學院里不重要，只是上傳下達，再加上很多高校并沒有明確清晰的崗位招聘條件，入職門檻較低，導致高校二級學院辦公室主任的來源與背景多種多樣，對待工作的態度和追求自然大相徑庭，嚴重影響學院的發展。

（二）職業倦怠嚴重。校院兩級改革后，日常的工作量明顯增加，但是學校在用人編制上并沒有增加，學院里事務性工作繁多，崗位責任邊界模糊，導致二級學院辦公室主任一人身兼數職，工作壓力大，有的憑著經驗機械做事，幾乎沒有職業幸福感與獲得感。作為最基層的行政人員，在職稱晉升、職務提拔等方面希望渺茫，長此以往，很多辦公室主任極易產生職業倦怠感。

（三）綜合素質不高。有的辦公室主任職業道德修養低，沒有認識到自己是學院領導與師生員工的橋梁紐帶，卻把自己當成了高高在上的“二把手”，官本位思想嚴重，只對上服務，缺少為師生服務的意識，嚴重影響了學院的形象。有的辦公室主任基本素質偏低，對于黨政聯席會議上議而未決的事情逢人就講，毫無保密意識。有的辦公室主任學院年度工作計劃與總結無從下手，更不談在學院學科建設、專業教學改革發展以及學院總體發展規劃上當好參謀了，根本無法發揮辦公室職能作用。

二、辦公室主任職業素養提升途徑

（一）提高政治站位。理論是一切行動的指南。二級學院辦公室的各項工作都有很高的政治要求，因此辦公室主任要始終堅定對馬克思主義的信仰，要以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，認真學習黨的十九大及歷次全會精神，新時代黨的創新理論，學習黨史、新中國史、改革開放史、社會主義發展史，始終保持政治上的清醒與堅定，要自覺在思想上、政治上、行動上與黨中央保持高度一致，把辦公室主任這份工作當作一項偉大的事業去奮斗，要用堅強的黨性確保學校和學院的各項方針政策得到及時準確貫徹落實。

（二）厚植職業信念。孔子說：“執事敬”“事思敬”“修己以敬”，可見愛崗敬業是職業素養的核心。二級學院辦公室主任要有堅定的職業理想信念，忠誠奉獻、專注豁達、嚴守工作紀律，努力修為職業道德與操守，鍛造自己獨有的人格魅力。對待辦公室工作始終要有強烈的責任心，認真細致，公平公正公開，嚴格按照程序和規定辦事，不折不扣做好上級機關職能部門和領導布置的工作任務，及時推進，及時匯報，及時完成，養成工作閉環思維。有道是：有德有才是正品，有德無才是次品，無德無才是廢品，無德有才是毒品。唐太宗曾言：“有道則人推而為主，無道則人棄而不用。”可見良好的職業道德修養是做好辦公室主任工作的根基與保障，決定了辦公室主任整個工作生涯的維度。

（三）提升專業能力。新時代高等教育快速發展，互聯網、大數據、人工智能等現代信息技術日新月異，瞬息萬變，作為辦公室主任，應與時俱進，要樹立終身學習理念，要結合工作需要學習，不被繁雜的日常事務困擾，對辦公室工作進行深入的思考和研究，靜下心不斷學習現代化的中外高校辦學理念與方法，探尋高等教育規律，學習管理、心理、教育、法律、文化、社會等各方面基礎性知識，不斷夯實文字功底，拓展知識領域，完善自己履職盡責必備的知識體系。要熟練掌握辦公室工作技能以及信息處理手段，提升工作能力、專業水平和科研能力，保持職業能力的可持續發展。通過互聯網、大數據積極收集、整理歸納匯總有關二級學院教學、科研管理等各方面的信息資料，為領導決策提供科學、精準的客觀依據，充分實現學院管理工作與學校職能部門的深度融合和無縫銜接。

（四）強化服務意識。實踐出真知，實踐長真才。作為高校二級學院辦公室主任，實踐即服務，應牢固樹立并堅持“只有為全體師生員工服務，自己才能成長成才”的理念。切實加強作風建設，樹立辦公室人員的良好形象。俗話說，眼高手低不成事，夸夸其談誤大事。辦公室工作事無巨細，每年的一些常規工作，比如教師職稱申報材料的收集審核上報、聘崗工作、年終工作量核算以及各項考核工作等，辦公室主任要時刻提醒自己是一名“服務員”，牢記為人民服務的宗旨，堅持從這些小事做起，從點滴做起，盡心盡責為學院廣大師生員工服務。紅花再美還需綠葉襯，辦公室主任要時刻把自己當作校院大機器中那顆最不起眼但是不可或缺的小螺絲釘，甘當配角，服務好大局，勤勤懇懇、兢兢業業、無怨無悔地為大機器運轉奉獻自己的力量。

（五）提高協調水平。俗話說，成功從來都不是一個人的單打獨斗。校院兩級管理體制下，辦公室主任的工作范疇越來越廣，需要協調的事情越來越多。在學院內部，辦公室主任需要做好教務辦、科研辦、實驗室、圖書資料室等各個辦公室人員之間的協調溝通，遇到諸如教學評估、教師職稱申報、新專業申報認證、會務接待等大型事務，更要組織好、調動好、協調好，大家各司其職，心往一處想，勁往一處使，齊心協力保證各項工作有條不紊，高質量完成，保障學院日常工作順利開展。在學院外部，辦公室主任要積極協調與兄弟院校、相關企事業單位、學校各職能部門、各院系等的關系，加強信息溝通與共享，提高學院美譽度，保障學院良性發展。

（六）完善培訓機制。高校二級學院辦公室主任是理論與實踐性要求都很高的工作崗位，業務培訓是建設高素質專業化辦公室主任隊伍的重要途徑。學校要建構全方位、形式多樣的培訓體系。要善于運用互聯網技術和信息化手段，開展有計劃、有目標的培訓學習，可以采取廣義面上培訓與專項工作培訓相結合、集中培訓與自主學習相結合、寒暑假短期進修培訓等方式，通過組織辦公室主任工作經驗論壇、公文寫作、社交禮儀、檔案管理知識培訓等活動，努力提升辦公室主任業務素質，切實提高辦文、辦會、辦事專業水平。

（七）健全用人制度。高校建立健全二級學院辦公室主任招聘制度以及與崗位相匹配的獎懲機制是有效進行辦公室管理的重要舉措。高校應通過公開選拔聘用真正熱愛這個職業并具有一定高等教育專業知識的人來擔任辦公室主任。定期采取師生座談、民主測評、檢查黨政聯席會議記錄檔案等形式，對二級學院辦公室主任進行深入了解，對于在師生中口碑好、辦事得力、嚴格自律、全身心奉獻、扎根辦公室主任崗位數載的“老黃牛”要進行廣泛宣傳報道，切實發揮優秀人物的示范引領作用，優先晉升、破格提拔。對于工作責任心不強的辦公室主任，可以根據個人意愿調離該崗位。通過獎勵和懲罰，激發辦公室主任的內生動力，大力發掘他們的內在潛力，提高他們工作的積極性、主動性和創造性，充分施展自身的才能，從而跨越、克服工作的“瓶頸期”“倦怠期”，不斷調適個人承受能力與壓力，促進思想行為發生變化，強化其對工作的自信心、責任感和自豪感，增強職業歸屬感與事業成就感。

（八）培養創新精神。創新是任何職場人必須具備的職業能力，是個體發展進步的加油站。二級學院辦公室主任職業素質的高低，起決定性主導性的是通過自身的努力學習和工作實踐中的不斷歷練、不斷總結、不斷改革創新將知識變成自覺行為的結果。新時代的高校校院兩級管理體制改革是一項創新性綜合性工程，內外部環境、體系結構均發生了很大的變化，再加上現在高校的“搶人大戰”“人才內卷”，二級學院的教師基本都是高職稱高學歷的“雙高”人才，因此，辦公室主任不能憑著老經驗辦事，不可固守舊框框，要在管理服務理念、方式方法上打破原有束縛，從師生的成長成才需求出發，勇于創新，出新招、出實招，在服務中接通“地氣”、備足“底氣”，練出“才氣”，更好地適應時代發展以及教育的現實環境。

海爾集團總裁張瑞敏說：“把每一件簡單的事做好就是不簡單，把每一件平凡的事做好就是不平凡”。新時代高校二級學院辦公室主任在這一平凡的崗位上需永葆愛崗敬業的初心，“苔花如米小，也學牡丹開”，勤于學習、勇于擔當、砥礪奮進、錘煉作風、實干篤定，將自己深度融入二級學院及學校的內涵式、跨越式發展中，積極實現個人價值，促進校院各項工作優質高效、規范有序運行。