如何有效發揮現代國有企業秘書職能

文/中條山集團山西北銅新材料科技有限公司 劉煥煥

對于當代國有企業來講，由于引領國民經濟發展的特殊地位，以及規模化、集團化的特點，使得秘書這一工作崗位承擔著更加豐富而全面的工作職能，對相關工作人員綜合素質提出了更高的要求。國企的秘書，既要具備機關秘書應有的政治覺悟，又要具備國有企業秘書的專業素養。隨著我國社會主義市場經濟體制改革的不斷深入開展，經濟、信息全球化的全新背景下，國有企業在現代企業管理制度的驅動下，產生了越來越復雜和多樣的工作內容，給秘書工作提出更大的挑戰。

一、現代國企秘書必須具備的基本素質

（一）較高的政治理論素養。習近平總書記在2020年中央黨校中青年干部培訓班開班儀式上強調：“在干部干好所有工作所需的各種能力中，政治能力是第一位的”，國有企業是黨領導下的國有企業，是在經濟領域受組織委派為黨工作的，生產經營與國家政策的相關度較高，國家政策的導向對國有企業來說相當重要，因此秘書人員也要具備良好的政治素質，把政治放到首要位置，具備較高的政治理論素養。

（二）扎實的專業技術知識和較強的寫作能力。繩短不能汲水，淺水難以浮大舟。日趨激烈的職場，秘書人員必須清醒地認識到，扎實的專業技術知識和寫作能力在工作中的重要性。一方面，要熟悉掌握生產經營相關知識；另一方面，要具備較強的寫作能力，具備較強的文字表達能力、歸納概括能力、理論政策理解能力、延伸擴展創新能力，掌握寫作技巧，能夠高質量做好工作報告、會議紀要、講話材料、調研報告等公文的撰寫。

（三）終身學習的態度和善于學習的能力。秘書應該保持經常學、全面學、反復學的終身學習的態度，不斷提高學習能力，提升個人的業務能力。同時，不斷適應形勢變化和崗位要求，聯系實際肯學、會學、勤學，在工作中學習，在學習中工作，把學到的知識、理論運用到實踐中，在實踐中再認識、再學習、再提高，善于接收新知識、學習新技能，用新理念、新思路解決工作中的新矛盾、新問題。

（四）敢于創新，有與時俱進的銳氣。作為國有企業的秘書來說，要跟緊時代的發展，敢于站在世界層面分析市場形勢，站在全國層面分析企業定位和走勢，站在行業層面分析市場形勢，與時俱進，勇于創新思想，具備大局意識，敢于改變自己的思維模式，突破傳統的秘書思想以及工作，利用新時代的秘書工作思想與職能要求不斷提升自己的工作能力。

（五）良好的溝通和協調能力。對于國有企業秘書來說，他們是企業高層領導身邊的輔助工作人員，擁有良好的溝通與協調能力是國有企業秘書所必備的技能，也是履行秘書職能的必要步驟。秘書對上要認真傾聽領導講話，以便更好了解國有企業領導的真實想法與真實命令，對下要做好與員工之間的溝通，做好相應的傳達與溝通。然而，作為秘書，所有的傳達溝通都要從國有企業長遠發展高度進行考慮，并且適當提出自己的看法或者意見，讓高層管理者或者全體員工更清晰自己所傳達事情的重要性，提高職工思想認知，增強職工凝聚力，提高工作效率。

（六）準確研究政策的能力。對有關國家經濟政策進行研究是國有企業秘書最重要的工作職責。對于向上級領導提出的一些企業日常經營策略要及時弄清楚，以便在實際的經營中靈活運用，而不至于照本宣科。由于現實生活中國有企業往往會遇到各種突發狀況，這一點很難讓人提前準確預想到。同時，還要積極組織展開企業市場跟蹤調查，了解市場的真正潛在需求，這樣才能有助于企業進行下一步的經營活動。企業的員工隊伍是整個企業正常運轉必不可少的，所以企業秘書需要及時協助領導重點關注員工的整體工作量和積極性。員工只有真正具備了工作的熱情和工作激情，才能高效完成企業的各項工作目標。

二、現階段國有企業秘書存在的問題

（一）心理壓力。國有企業的秘書一般工作比較繁雜，工作量比較大，工作中會產生心理壓力。從身體因素看，國有企業秘書責任重大，所撰寫的每一個通知以及決定都對企業的長遠發展有一定的輔助作用，再加上時代發展迅速的背景下，秘書工作競爭極其激烈，他們對于自己的能力過于嚴格地要求，從而導致心理產生壓力，經常處于不安、焦躁的狀態，睡眠質量下降，自然干不好工作。同時，國有企業秘書在日常人際交往中，經常會遇到優秀的各界人士，與他人進行比較，發現自己的社會地位、才能、境遇等諸多方面相差太遠，會產生一種消極的心理，從而容易引發消極的工作態度。

（二）工作壓力。對于秘書來說，他們的工作非常繁雜，并且數量很多，所以他們存在很大的工作壓力。瑣碎的公司日常事務，讓他們覺得身心疲憊，對于秘書工作來說，短時間內很難看到效果，這更增加了他們的工作壓力。從企業內部來看，秘書處在員工與領導之間，很難真實地表達自己對于工作的想法和心情，會自相矛盾，如果沒有按時完成領導交辦的工作，會使秘書產生自責。

（三）能力不足。一是協調能力不強，效率不高。在企業辦公室工作過程中，秘書要明確自己的任務，并按照要求去準備，但是在實際的國企辦公室工作中，秘書上傳下達能力不足，溝通協調不夠及時，影響工作進度。再加上不能明確自己的任務、目標，盲目工作，很多任務缺乏時效性，在很大程度上降低了工作效果。企業辦公室秘書在解決問題、接待服務和任務傳遞上都要進一步加以提升，增強秘書的溝通理解能力，發揮辦公室行政的輔助作用。二是專業知識不能及時更新。當前國有企業不斷發展，自然工作量不斷增加，要求也日益嚴格，這就對秘書提出了挑戰以及要求。如果秘書的專業知識不夠充足，更新不夠及時，不能適應時代，就會與領導要求的標準存在較大的差異，自身能力素質無法滿足崗位的需要。

三、對國有企業秘書的激勵策略

（一）提高國有企業秘書的薪酬待遇。薪酬待遇對于國有企業秘書來說極其重要，可以通過薪酬的發放來讓秘書覺得獲得了企業的認可，這也是接受激勵的最低的心理需求層次。國有企業還應當適當建立激勵性的薪酬待遇來激勵秘書工作的積極性，并且輔助其他的物質獎勵作為薪酬待遇之一。例如，可以針對國有秘書的職業貢獻，以基本待遇薪資加上附加福利薪資，這樣能有效調動秘書工作的積極性。

（二）明確國有企業秘書的職責范圍。國有企業應當建立嚴格的秘書管理工作行為規范，嚴格劃分秘書工作范圍。不僅能有效增強國有企業秘書的工作責任感和工作自覺性，還能有效提高秘書的工作效率，避免秘書在各項工作中的重大失誤。

（三）規范國有企業秘書的晉升途徑。國有企業應為秘書任職提供良好的晉升競爭環境，搭建任職晉升的有利階梯，給予秘書公平公正的任職晉升競爭機會，并制定明確的秘書晉升考核標準，如不同崗位的秘書任職資格要求、崗位的任職能力考核要求、效績考核要求等。

（四）委權激勵。國企適當的時候給秘書授權，讓秘書有效釋放更大的工作能量，使秘書盡快健康成長。比如，領導可能要長時間在外出差或者休息，為了讓整個企業正常經營運行工作不受影響，領導授予秘書一些特殊權力是極其重要的，但在此前提下要相信秘書，相信秘書的能力與品德。這樣才能充分喚起秘書為企業做貢獻的意識和責任感，為企業的持續發展貢獻力量。

四、提升國有企業秘書素質的途徑

（一）加強政治理論學習。不講政治的國有企業秘書，就不是合格的秘書。秘書人員由于工作崗位的特殊性，常常涉及一些核心機密。這就要求秘書必須具有強烈的政治素養，在任何情況下都不能在政治上出問題。一要始終保持政治上的堅定，始終要保持正確的路線和觀點。二要嚴格遵守黨和國家的政策法規。秘書人員必須增強政策觀念，堅決維護黨和國家政策法規的權威性和嚴肅性，只要是違反有關的政策法規，都不是合格的秘書。三要從政治的高度嚴于律己。要始終保持政治上的成熟和清醒，嚴格遵守黨的政治紀律，特別是在決定重要事項、敏感事件處理等問題上，不說三道四和品頭論足。

（二）注重專業知識學習。國有企業秘書要注重專業知識學習，提高工作水平。可以通過參加管理研討班以及經驗交流等多種形式，通過理論學習、經驗交流提高辦公室秘書的專業知識。同時，秘書應該借助網絡平臺，擴充知識面，通過網絡了解最新的國際行業動態，吸取國內外企業行政管理的優秀工作經驗，不斷提高自己的業務水平。

（三）提高科學思維能力。適應復雜多變的國內外環境和市場形勢變化，不斷提高戰略思維、歷史思維、辯證思維、創新思維、法治思維、底線思維，增強大局意識，不斷戰勝各種困難和挑戰。

五、結語

總的來說，要想做好國有企業的秘書工作，必須讓秘書職能得到充分發揮，要讓秘書與時俱進加強學習，不斷更新專業知識，提高組織協凋能力，增強大局觀念，不斷適應國有企業對于秘書職能的轉化要求，調整好身心，多學習多理解，跟緊時代腳步，從各個方面提高自己的能力，最大程度發揮國有企業秘書的作用。