檔案管理中保密工作的重要性及實踐策略

文/海南師范大學 江瑛

新時期，檔案管理部門的檔案管理載體已經從紙質化載體逐漸向電子化載體過渡，對檔案管理部門提出了更高的保密要求。檔案管理部門要主動適應時代發展趨勢，充分認識檔案泄密對檔案管理的危害性。當前檔案管理部門在檔案管理保密工作開展過程中存在一些亟待解決的問題，這些問題在一定程度上影響了檔案管理工作的順利開展和檔案信息資源的有效保護。為了更好地開展檔案管理部門的保密工作，切實保障檔案信息安全，有必要對新時代檔案保密工作相關問題進行探究。

一、檔案管理中保密工作的內容

在檔案管理過程中，應對保密工作的主要內容進行分析，檔案管理過程中的保密工作主要包括如下方面：

（一）檔案庫房保密工作。無論是紙質檔案還是數字檔案，都需要一定的檔案庫房保存相應的載體和介質。檔案庫房管理是檔案管理的重要內容之一，在檔案庫房保密工作管理過程中，應該按照國家的相關法律法規制定嚴格的庫房管理制度和庫房管理流程，既要注重庫房的安全性，也要注重庫房的保密性，唯有如此，才能夠為檔案信息提供安全有保障的物理存儲環境。

（二）日常檔案保密工作。日常檔案管理工作涉及很多帶有密級的檔案，這些密級檔案對于我國經濟社會發展起著至關重要的作用，通過日常檔案保密工作的開展，有利于檔案信息資源安全，有助于促進我國社會主義現代化建設。

（三）做好檔案保管期限和保密期限安全工作。從檔案管理的角度看，部分檔案具有保管期限和保密期限，有些檔案在達到一定期限之后可以公開，甚至部分檔案應該按照檔案管理的相關規定進行銷毀。從保管期限的角度看，保管期限既要看到檔案內容的現實作用和歷史作用，也要根據檔案自身的保存價值作為判斷依據，進而明確檔案的保管期限。從檔案保密期限的角度看，應根據檔案公布是否會對國家和社會利益造成危害作為保密期限，如果檔案公開不會影響國家安全，則應按照檔案管理的相關要求對其進行解密。

二、檔案管理中保密工作的重要性

檔案管理中保密工作的開展，是為了有效防止檔案信息泄密以免對國家安全以及社會和人民利益造成不良后果，通過開展保密工作，不僅有助于提升檔案管理工作效率，也有助于提升檔案資源利用效率。

（一）保密工作的開展有助于提升檔案管理效率。檔案保密工作本身是檔案管理工作的重要組成部分，隨著網絡信息技術的不斷發展，大量紙質檔案轉化成為電子檔案，相應的檔案管理人員也轉變了傳統的檔案管理思路，將電子檔案保密工作作為當前工作的重點。通過現代化的保密手段和保密技術對檔案進行管理，不僅有助于節省成本，還有助于提升檔案管理效率，能夠快速對檔案信息進行檢索和分析。

（二）保密工作的開展有助于提升檔案信息安全。檔案管理工作是一項長期系統性工作，很多檔案信息帶有一定的密級，一旦這些帶有保密性質的檔案信息資源泄密，會嚴重危害國家和人民的利益，甚至會對社會產生不穩定因素。開展保密工作能夠及時發現檔案管理工作中的風險點，并借助現代技術手段對其進行彌補，有效地降低信息泄露風險概率。

（三）保密工作的開展有助于提升檔案信息資源利用效率。隨著檔案信息化建設的推進，能夠利用更為現代化的技術手段對信息資源進行收集，并建立相應的數據庫，實現檔案信息資源的分類存儲。檔案工作人員在授權的情況下，可以對檔案數據庫信息資源進行利用和共享，既有助于提升檔案安全屬性，也能夠更好地發揮檔案信息資源的價值和作用。

三、檔案管理中保密工作開展現狀

當前，雖然檔案管理部門對保密工作有足夠的重視，但由于理念落后，制度機制不完善，軟件設施建設滯后等相關影響因素，在一定程度上影響了保密工作的開展，難以滿足檔案信息化建設的實際需要，這在一定程度上影響了檔案信息安全。

（一）個別檔案管理部門并沒有給予檔案保密工作足夠的重視。很多檔案管理部門主要領導還停留在傳統的檔案管理思路之上，對檔案保密重要性缺少充分的認識，也沒有結合檔案信息化建設的實際需要對檔案管理人員進行檔案安全保密教育，更沒有對檔案安全工作開展所需要的軟件設施給予足夠的投入。由于主觀意識落后，即使開展了保密工作，也難以對檔案管理工作中可能出現的風險點進行及時的處置。加之部分檔案管理人員保密意識不夠，在檔案管理工作過程中對于密級檔案重視程度不足，沒有嚴格履行相應制度機制，很容易給檔案管理部門埋下安全隱患。

（二）檔案保密劃分不夠準確。根據我國《保密法》的相關規定，產生國家秘密事項的相關單位應該根據國家秘密及其密級范圍定密。雖然《保密法》從宏觀層面上賦予了產生國家秘密事項的相關單位定密自主權。但由于缺少相應的配套制度，很多密級確定還需要縣一級機要保密部門指導，縣一級機要保密管理部門由于對各單位定密范圍定密內容了解得不夠準確，因此在檔案資料密級確定上很容易出現定密不準確的問題，甚至將一些本應定密的文件當作普通文件處理，在一定程度上影響了檔案保密工作的規范化和標準化建設。

（三）檔案信息化建設增加了泄密風險。隨著網絡信息技術的不斷發展，為檔案管理部門檔案信息化建設提供了新的技術支撐，但同時也增加了檔案非傳統的安全危險。特別是大量新型檔案存儲介質的出現，增加了涉密檔案被惡意泄露、惡意篡改的風險。加之部分人員利用黑客和木馬病毒等技術攻擊檔案管理部門檔案信息系統，也在客觀上增加了檔案泄密風險。因此如何應對檔案管理中的風險已是檔案管理部門思考的現實問題。

四、檔案管理中保密工作實施的優化策略

為完善檔案保密工作，既要提升檔案管理部門主要領導的保密意識，也要建立檔案保密管理長效機制。結合檔案信息化建設實際，需要把更為現代化的技術手段運用到檔案保密工作之中，進一步提升檔案保密工作的能力和水平。

（一）完善檔案管理制度。首先，要結合檔案管理實際需要制定更為嚴格的保密管理制度。檔案管理部門要對現有的保密制度進行梳理和分析，結合檔案信息化建設的現實需要，對檔案保密制度進行修改和完善。盡量做到言簡意賅、內容充實、覆蓋全面，進而為檔案保密工作落實提供更有針對性的指導，同時也能夠提升保密工作的管理效率。要結合保密工作的實際需要，對檔案管理崗位的具體職責進行明確劃分，設置科學合理的檔案使用權限。要求檔案管理人員在崗位上要認真負責，嚴格遵守保密管理原則和相關制度機制。一旦發生檔案泄密事件，要按照相關制度要求追究相關人員的法律責任。進一步提升檔案管理人員的安全意識和責任意識。其次，要積極推進檔案保密工作一體化管理，要將加強檔案管理一體化建設作為當前檔案管理部門的工作重點，要通過制度對檔案保密工作內容進行劃分，加強與其他部門的交流和互動，及時對檔案信息資源進行收集和整理，確保檔案信息資源的完整性和系統性。

（二）加強對檔案利用的監督。檔案管理部門主要領導要給予檔案保密工作足夠的重視，要充分認識到檔案信息資源只有得到充分利用才能夠發揮其特殊的功能和作用，不能一味地強調檔案保密工作或將保密作為擋箭牌，影響檔案信息資源合理的開發和利用。要出臺切實可行的政策，加大對檔案利用的監督，進一步延展檔案保密工作的覆蓋范圍，通過檔案利用監督確保檔案信息資源安全。一方面，要構建更有針對性的檔案利用監督體系，要求檔案工作人員在檔案資源利用開發過程中嚴格按照保密工作的相關要求開展工作，并結合工作實際對檔案利用中可能存在的風險問題進行查找，爭取將安全風險點消滅在萌芽狀態；另一方面，要加強對檔案管理人員的教育培訓，檔案管理人員既是檔案安全工作的執行者，也是檔案信息資源利用開發的落實者，只有檔案管理人員具有較高的保密意識和綜合素質，才能夠完成好檔案信息資源的開發利用和安全保密工作。

（三）完善檔案網絡信息安全保障。隨著網絡信息技術的不斷發展，檔案管理部門更加注重檔案信息化建設，相應的檔案管理利用了更為多樣化的技術手段。因此，如何保障檔案信息安全成為保密工作開展的重點。從技術層面看，應構建更為完善的防火墻系統，抵御外部的黑客和病毒侵入。檔案管理人員應定期對檔案信息管理平臺進行病毒查殺，及時掃描計算機是否存在病毒，切實保障檔案信息數據安全。為了有效防止密集檔案數據泄密，除了要嚴格落實保密制度外，還應對用戶設置相應權限，提升密級檔案安全等級，并定期對用戶權限和密碼進行更換，以確保檔案信息安全。要加強對網絡信息管理平臺的維護和管理，對于發現的安全隱患要第一時間處理，為檔案保密工作的開展營造良好的外部環境。

五、結語

檔案管理部門主要領導應從宏觀層面協調檔案保密工作開展與資源利用之間的關系，在保障檔案信息資源安全的基礎之上，結合經濟社會發展需要，對檔案信息資源進行有效利用。要對檔案管理人員進行系統的教育培訓，引導檔案管理人員樹立正確的保密意識，在檔案信息資源開發過程中要做好自我監督，真正地將保密工作落到實處。