淺談企業并購重組時期的檔案工作對策

文/中化化肥有限公司 杜轉珍

隨著社會經濟的飛速發展，許多企業為了實現可持續發展，進行了一系列的重組合并工作。檔案管理工作作為企業運營的重要組成部分，需要適應企業發展的新需求，跟隨企業發展步伐，確保適應新的工作需要。基于此，企業需要結合自身的實際情況和發展需要，加強對檔案管理工作全新模式的探索和創新，滿足企業并購重組時期的發展需要。

一、企業并購重組時期檔案管理的目的及意義

企業進行并購重組的目的是為了建立符合現代化市場需求和企業國際化發展的運營制度，運營制度的改革是其中的關鍵內容。企業在并購重組時，最為直觀的表現在于企業機構和資產的劃分，而運營制度的改革問題為企業的軟重組。當企業的機構和資產已經實現劃分后，才真正開始進行并購重組工作。企業想要順利進行并購重組，并在重組中取得最大的成效，需要制定具有高標準的發展戰略，完善管理和組織制度，確保合理運用優秀人才，以此強化企業的創新開發能力。對于企業來說，完整健全的檔案尤為重要，不僅真實記載了企業的歷史進程，也是企業科學而持續發展的重要性依據。由此可見，企業的檔案管理工作是企業并購重組時期的重要環節，時刻記錄著企業并購重組前后的經營管理模式和生產運營環節等內容，有著重要的參考價值和指導意義。

如上，企業在進行并購重組時期如果面臨檔案管理問題，會對企業的并購重組工作帶來一定的阻礙和不利影響。因此，檔案作為企業的無形資產，其價值需要被充分重視，并采用科學有效的管理措施對檔案進行規范管理，避免原始檔案的流失損毀。

二、并購重組時期檔案面臨的挑戰

（一）檔案管理工作失控。企業在進行并購重組前，將要重組的企業發展的路徑如果各不相同，那么具體的整合工作只要開始起步，整合的過程注定是艱巨而復雜的，而檔案在其中所起的作用是無可替代的，從股權到產權，從財務到人事，沒有檔案的強大支持注定寸步難行。但是企業并購重組中，對于被并購方企業，特別是進行并購程序階段，內部員工在心態上會有大的波動和影響，極易造成管理方面的混亂，很有必要采取預防措施對檔案進行有效控制。如果重組時期存在員工狀態不穩定的狀況，一些日常性工作因疏于管理而不能按常規方式處理，極易導致重要的、具有歸檔價值的文件資料形成后無法實施收集歸檔閉環，造成大量具有存檔價值的重要資料沒有被合理存放而丟失或遺棄，也有可能被涂改調換等，直接導致重要工作資料無處尋找，嚴重影響了檔案資料的完整性、齊全性和準確性。對于企業來說，檔案資料的丟失是重大損失，一定程度上阻礙了企業的日常運作和長遠發展。

（二）并購前期檔案調取困難。在企業并購重組過程中，為使公司商業秘密不外泄，雙方會訂立必要的一定時期的保密協議。項目參與人員需要在做好保密工作的前提下，盡快完成相關檔案的調取工作。由于企業的地域性、行業性、企業規模等存在的差異等因素，檔案管理規模及水平也存在很大差異，部分單位歷史檔案保存較完整，但有部分歷史檔案因時間久遠、人員變動、下屬單位無條線直接對接人員等原因導致檔案查找困難，為了推進企業整合的進度，必須及時查找相關聯的其他形式的證明性檔案作為補充材料。重組工作可能會涉及投資部、法律部、財務部、人力部等部門，查檔范圍有可能涉及幾百家下屬分支機構及各參控股公司。考慮重組前期保密管理要求及知悉人員范圍的局限性，如想及時準確地調取相關檔案有一定的困難。涉及直線調取公司歷史檔案，包括公司基礎資料、股權資料及公司財務資料等，在檔案時間跨度久遠，范圍涉及廣，難度增加的現實條件下，需要大量的重組所必查的各類檔案資料，包括但不限于以下檔案：自公司設立以來的全部工商登記注冊（包括變更）檔案、公司稅務登記材料、公司內部機構設置、公司歷史沿革過程發生的重大變化檔案、公司章程、驗資報告、公司董事會、監事會議事規則及董監事人員任免檔案、重組所涉及的所有全部合同及協議檔案、相關的財務報表（含審計報告及財務報告）、重大訴訟或仲裁等。在整體的調檔過程中，如有檔案部門參與并積極配合，能為企業重組的順利開展發揮很大作用。

（三）難以短時間實現統一管理。按照檔案管理工作的相關規定，需要進行科學系統的統一管理。但是企業并購重組后一些因素可能導致檔案在短時間無法實現統一管理。一是企業并購重組前，各企業的管理模式、人員水平、組織架構等方面存在一定差異性；二是企業在并購重組后，企業員工進行了重新劃分，原本的組織架構被重新規劃，原檔案管理人員由于企業的重組發生了崗位變動，導致原企業經過多年實踐探索研究出的檔案網絡架構隨之解體，管理方面存在分散性；三是企業并購重組通常將兩個或多個具有相近類型和規模的企業進行組建，由于每個企業檔案建立的時間或管理方式存在差異，在企業并購重組后，不同企業的檔案在排序、類目、檔號等方面完全不同，管理手段方面也存在較大差異，以上都會直接或間接影響企業并購后檔案的統一管理。不僅如此，重組后的企業在開展檔案管理工作時，由于各企業在檔案管理制度方面沒有及時統一，阻礙了企業檔案管理工作的正常進行。

三、企業并購重組時期檔案工作的對策

（一）強化檔案工作意識。在企業日常管理活動中，應將檔案管理作為開展一切工作的前提條件。對于企業來說，檔案的收集是最為基礎也是最為重要的工作內容，依賴于各部門之間的積極配合和員工的支持。因此，可以通過定期開展相關培訓，加強全員檔案管理意識，最大化發揮全員力量，形成檔案部門和業務部門良好互動的氛圍，更好地實現檔案的全周期管理。如果企業面臨并購重組，對檔案的價值要給予足夠重視，穩定檔案管理人員隊伍和重視檔案監管環節非常關鍵，要選派經驗豐富的檔案人員加入檔案組，提振檔案人員的工作信心，以此更好地平穩過渡并購時期可能遇到的失控階段。在實施并購重組后，要及時深入調研對方單位，以協作組形式增進溝通交流，以找出適合檔案統一管理的制度性建設意見，以定向指導幫扶方式，整體提升并購后企業檔案管理水平。

（二）提前介入并購項目。考慮到并購企業檔案工作的特殊性，以及并購工作涉及企業諸多方面，不確定因素較多的特點，要爭取各方面的支持，確保檔案工作各環節不脫節。檔案主管部門要主動向并購項目主要負責人匯報和說明并購期檔案工作的重要性，積極取得主要領導的重視和支持，爭取安排檔案人員參與并購項目工作。在盡職調查、方案制定等環節要積極參與，以便跟蹤并購工作進程，方便及時調閱，提供并購所需的相關資料及收集并購期間形成的相關檔案資料，保證并購檔案的完整性，直到與主體企業檔案工作接軌后轉入正常管理。在全程參與的過程中，也實現了主動服務的重要作用。

（三）加強檔案管理制度建設。企業需要根據并購重組的新形勢，針對檔案管理工作制定科學合理的發展目標，保障檔案管理工作在新目標的指引下有序進行。首先，加強檔案管理制度化建設。制度的確定是程序化進程的前提，通過科學、規范的管理環節來運行，是企業并購重組后能夠將檔案進行合理管理的關鍵點。檔案制度要完善各單位領導及員工責任制，將檔案管理工作落實到部門或個人，在各部門績效考核中加入檔案評分占比。員工崗位變動要有檔案部門簽字確認，防止檔案出現遺失、損壞等情況，找不到對應的負責人。通過統一制度強化員工檔案管理意識，并設立相應的獎罰制度，讓員工認識到檔案資料的重要性。其次，為了方便制度更好地實施，可以嘗試重點單位先實施，并以協作組的方式討論提出建設性意見來優化和完善制度，輔助檔案制度更好落地及帶動各企業檔案管理水平整體提升。

四、結論

綜上所述，將檔案資料進行科學有效地管理，是企業經營管理的重點內容之一。基于檔案全生命周期管理的優勢，從文件到檔案的各環節控制，保障企業檔案的完整性、規范性和齊全性。特別是涉及重要并購項目，檔案人員提前介入、事中控制措施，完整收集并購過程中所有檔案材料符合企業并購重組時期的發展需要。鑒于并購期間可能涉及的問題，應重視加強全員檔案管理意識，明確檔案管理目標，及時統一檔案管理制度，強化檔案團隊建設，發揮檔案管理主動服務效能等，從各方面整體提升企業檔案管理工作水平。