關于食品檢驗檔案管理信息化建設的思考

翟培燦

食品安全影響著人們的身體健康。隨著社會經濟的不斷發展、人們生活質量的不斷提升，食品安全逐漸成為當前關注的熱點問題。為更好地實現食品安全管理，食品檢驗檔案管理的質量還需進一步提高，以從本質上提升食品安全管理效用。同時，在科學技術發展的背景支持下，食品檢驗檔案管理應以專業技術為支撐，與時俱進，不斷創新管理模式，構建信息化管理體系，以更好地為食品檢驗檔案管理工作提供有力支持。本文將以信息化管理的優勢作為切入點，結合當前食品檢驗檔案管理中的不足，思考關于食品檢驗檔案管理信息化建設的有效措施。

食品檢驗是保障食品安全的重要技術性監管工作，對人們的健康生活有著重要影響。在整個食品檢驗管理體系中，食品檢驗檔案管理是保障食品安全的重要技術支撐和基本依據。隨著科技領域的不斷發展，檔案管理信息化建設逐漸成為當下食品檢驗檔案管理發展的重要趨勢，其具備諸多優勢作用，能更好地推進食品檔案檢驗管理工作的有序開展，提高檔案管理的整體工作效率，為食品安全提供更具效力的保障。

一、食品檢驗檔案管理信息化建設的優勢

食品檢驗檔案管理工作旨在對食品安全監督檢查一系列活動中的相關信息資料內容以各類形式進行記錄并保存，作為食品安全管理的基礎且重要的參考依據，以保障食品的安全性。通過融合信息技術，構建信息化食品檢驗檔案管理體系，能夠對檔案管理工作提供更優的保障，使管理工作效率更高。具體而言，主要有以下幾個方面的優勢：

首先，具備良好的空間優勢。傳統檔案管理需要占據一定的現實空間，將檔案資料放置于文件儲存柜中，隨著時間的推移，檔案資料會不斷增加而占據更多的空間。與傳統形式的紙質化管理模式相比，信息化管理能以電子、云儲存的形式對檔案進行收錄和管理，僅以虛擬空間的形式進行資料的整體管理，使傳統形式的資料不再過多地占據現實辦公場所，大幅提高了檔案管理的整體空間，使檔案資料的可儲存性及容量更大，能夠更好地對過去及現在的檔案資料進行收集與管理，使檔案整體存儲時效更長，且內容更加完整。

其次，具備較高的管理效率。過去的檔案資料管理形式主要以紙質方式進行資料的存儲與建立。在管理工作中，不僅需要做好紙質化的管理分類，將各類資料置于各個檔案夾、檔案柜，且需要做好前期的管理準備工作，以便后續進行查閱與統計。隨著檔案資料內容的不斷增多，在實際管理過程中，管理難度會逐漸加大，尤其體現在對資料信息的查閱與統計等工作環節，整體較為繁瑣，且相對耗時較高。而信息化建設模式下，則能依托計算機技術及智能分析處理技術，對檔案進行有效整理，相對而言更加方便快捷，既能在一定程度上解放人力資源，使人為存在的管理失誤率得以有效降低，亦能提高檔案管理的工作效率，使檔案資料的歸檔率、內容的完整度得到保障，在后期的查閱及統計工作中能夠更好地實現智能化，大大提高了管理效率。

最后，具備資源共享的優勢。以往在進行檔案資料的管理工作中，除專門的檔案管理人員外，其他相關人員在使用檔案資料時需通過一道道手續實現檔案信息的查閱。同時，在具體信息資料的查閱過程中，還需要耗費相當的時間、精力在大量的資料中進行尋找，受到空間及時間等因素的綜合限制。而在信息化建設條件下，則能依托信息技術的資源共享功能，使檔案資源共享，通過網絡平臺使工作人員實時查閱相關信息資料，不僅提高了檔案信息查閱的便捷性，亦能發揮檔案的價值。

二、當前食品檢驗檔案管理現狀及問題

（一）重紙質檔案，輕電子檔案

一直以來，在檔案管理工作中，都以紙質的形式實現資料信息的管理工作，且為當前檔案管理的主流模式。盡管科學技術在不斷進步，無紙化工作模式不斷被推崇，但在實際的管理工作中，紙質化檔案管理仍占據著當下檔案管理的主要地位，未能與時代形成有機統一，在管理模式上存在一定的滯后現象。從目前具體的推進工作上看，主要表現為多數單位對檔案信息化建設的意識不強，重視程度不高，從而在投入力度上相對較少，導致管理工作仍以紙質化形式體現，檔案信息的使用價值亦難發揮其應有效用，不利于檔案信息化的發展。

（二）檔案存儲查詢難度較大

由于現階段的檔案管理模式仍以紙質版為主流形式，因而在實際管理與應用過程中，存在一定程度的管理及使用難度。隨著時間的推移，檔案信息資源不斷積累，占據大量空間的同時，使工作人員的整體管理工作不斷加大，尤其在信息資料的查閱、統計等環節，更是存在一定的管理難度。而為更好地實現有效管理，提高管理空間的可用性，部分單位則會定期將具有一定期限的檔案資源進行銷毀處理。如此一來，檔案資源不僅存在浪費問題，更失去了檔案資源的應用價值。

（三）檔案管理軟硬件設施更新速度滯后

當前大多數食品檢驗機構的建立時間相對較短，在不具備完善的辦公條件下，資料庫、管理人員、各類安全措施以及相關設施設備等未能及時配置，導致現階段在開展食品檢驗檔案管理工作時無法切實實現信息化管理，仍以人工管理方式為主。或是部分單位購置了相應的檔案管理設備，但整個體系的建設并不健全，在實際應用中也主要以紙質化人工管理的方式進行，導致信息化建設的速度和精度達不到要求，進展較為緩慢。另外，在信息化管理標準上，亦存在不一致的現象，未及時對具體的檔案信息管理及處理等方面進行有效規范，導致目前信息化管理優勢未能充分發揮作用。

（四）信息化監管水平不高

基于當前檔案管理信息化建設的情況分析，除必要的設施設備需要落實之外，還需要考慮專業人員及相關隊伍的建設，同時需要具備良好的信息技術應用水平。但目前在食品檢驗檔案管理工作中，人員的整體素質及工作能力相對較低，包括知識的老化、學習能力及學習意識不強、不具備良好的計算機應用能力等，導致無法有效地推進信息化建設。

三、食品檢驗檔案管理信息化建設對策

（一）整合資源建設信息監管系統

信息化建設的過程中，首先需要對相關資源進行有效、全面的整合，在原有的檔案資料充分整合、集中管理的基礎上，進而為信息化建設管理落實做好充分準備。在獲得上級授權的基礎上，依托檔案資源的整體內容進行重整，進而招標采購所需檔案資源管理軟件及硬件設施，如個人電腦、數碼相機、掃描儀等。同時，結合部門需要，進一步配備相應的檔案柜及其他網絡設施。在保障各類基礎設施設備建設完善后，對食品檢驗檔案數據庫、信息系統及信息網等逐一進行建立，將各類不同格式的文件檔案信息資源進行分類處理，分別儲存至服務器對應的數據庫中，確保檔案信息的完整錄入，并做好分類管理。進而在此基礎上，提高食品檢驗檔案信息的公開力度，對公眾開放信息查詢服務板塊，使其能夠通過網絡信息平臺，對相關檔案信息進行自主查閱和了解。同時，建立并做好對食品檢驗檔案管理系統及數據庫的后臺管理，提高信息化建設應用的穩定性與運行效率，增強對信息化檔案管理的監管工作，使食品檢驗檔案管理信息化建設更加完善，為發揮信息化檔案管理作用提供更具質量的管理支持。

（二）利用云技術促進食品檢驗檔案信息化建設

在信息化建設中，云技術的應用有著十分重要的價值作用。通過對云技術的應用，構建食品檢驗檔案信息查詢網絡，能夠在很大程度上提高整體應用效能。具體表現在：其一，能夠降低硬件設施的維修費用成本。云技術是將檔案信息資源直接儲存至云端的方式實現信息管理，如此一來，則不需購買更多的服務器及電腦網絡設備，從而降低相應的硬件設施各項成本以及維修更換費用。其二，能夠降低檔案信息管理系統設計開發及數據分析維護成本。在科技不斷發展的今天，云技術已趨向成熟化。通過將云端數據庫平臺應用于食品生產檢驗檔案信息化工作中，能更好地對存檔信息資源實現直接管理，從而無需再度開發相應系統，有效降低對系統的維護及升級成本。其三，云技術的應用還能防止出現信息孤島的現象。在云技術的應用下，各地區的食品檢驗檔案管理機構能結合已有的計算機網絡基礎設施及硬件基礎，通過對云端網絡平臺的建設，實現全國性食品檢驗檔案管理信息系統的建設，使食品檢驗檔案保管能在全國范圍內實現統一管理。

但在云技術的應用期間，不可避免地存在一些不足之處。譬如，在建設云端管理體系中，云服務相關企業會直接獲取原始檔案信息，一旦其因私利對信息進行竊取或利用，則會對食品檢驗檔案管理機構造成一定威脅。這就要求確保云服務企業具備良好的服務水平及職業操守，避免出現這些風險問題。對此，還需進一步加強相應的監督體系、完善各類相關法律體系。此外，在信息技術的應用下，還可推動“低碳化”管理模式。如建立專題數字化文檔信息庫等，基于共享的原則，合理分工，以更好地適應民眾對檔案數據信息的更多需求。同時，還可建立網上檔案信息閱覽平臺及展廳等，提供給民眾隨時隨地查詢并閱覽網上檔案的平臺，以提高信息化建設的使用效率。其間，還可設立相應的咨詢論壇，對廣大民眾征詢相關意見和建議，并在論壇中發布對應信息等，以提高用戶的主體性作用，不斷推進基層食品檢驗檔案管理工作的規范化落實。

（三）提高檔案管理投入力度及創新能力

信息化建設的有效落實，應先提高對檔案管理的重視程度，基于經費、庫房等各個方面，對檔案管理工作期間存在的各類問題進行及時有效的解決。對于基礎設施的建設方面，應當做好網絡環境、硬件環境以及軟件系統等方面的建設工作。首先，在網絡環境建設上，主要分為內網、業務專網、公眾互聯網等各個方面。其中，內網主要以實現對檔案信息的內部處理及管理工作，包括各類食品檢測記錄檔案信息內容的收集、傳遞、預處理、信息系統檢查等;業務專網主要以實現對整個系統內部業務的受理及信息采集，通過預處理，向用戶提供相關資訊服務;公眾互聯網則是面向社會公眾的服務體系，以利用網絡平臺對公民進行多種形式的檢索和檔案查閱等服務。其次，在硬件環境構建上，信息化管理大多以電子文檔管理系統、數字檔案庫等形式開展工作。根據具體的功能，建立具體的信息資源數據庫、構建具有高性能的用戶訪問服務器系統，并同時配置相應的所需硬件設備。最后，在軟件系統的建設上，主要分為系統及應用兩個類型的軟件。前者主要以搭建操作平臺為主，對計算機系統中的各獨立硬件進行管理，確保其能協調穩定的工作;后者則基于用戶應用方面提供相應支持的應用程序，使用戶能更好地對檔案信息資源進行管理。

（四）加強檔案信息化建設人才的培養

在建設信息化食品檢驗檔案管理體系過程中，人員安排與能力提升亦是需要關注并重視的問題，只有人員具備良好的計算機技術應用能力，才能使信息化檔案管理體系充分有效地發揮其價值作用。因而在進行信息化建設期間，還需加強對這方面人才的建設與培養，提高相關工作人員的信息化意識，使其既能具備檔案管理專業知識與技能，亦能應用計算機操作技能，以更為科學的方式實現食品檢驗檔案管理。在此過程中，需定期組織檔案人員參加相應的培訓工作，包括計算機知識、檔案專業知識等，以不斷提升其業務能力。同時，還需對檔案管理模式不斷學習探索，創新信息化管理新模式。此外，除專業技能的培養外，亦需增強相關人員的工作責任感，提高其自身的素質修養，使其能夠自主積極地進行信息技術應用能力的學習與自我提升，更好地適應信息化檔案管理工作，滿足當前社會發展的需要。其間，需特別重視對骨干人才的相關培養，對其進行重點培訓和繼續教育，建設更具專業素質的食品檢驗檔案管理人才隊伍，為信息化管理的加快落實和可持續發展提供強有力的后備支持。

結語

作為影響人們健康及生活的重要工作內容，食品安全管理是不容忽視的重要工作，在落實食品安全檢查工作的過程中，食品檢驗檔案管理工作的質量高低對食品安全管理工作的質量成效有著重要影響。為更好地推進食品檢驗檔案管理工作的有效開展，充分發揮食品檢驗檔案管理工作的價值作用，應充分結合現代信息技術，積極構建信息化食品檢驗檔案管理體系，借助信息技術優勢功能，進一步提升食品檢驗檔案管理工作的整體效能，加大監管力度，從而更好地保障食品安全。