基于干部人事檔案專項審核的檔案信息化建設(shè)

文/李宛蓉

黨的十八大以來，為深入貫徹落實中央從嚴(yán)管理干部要求，中央組織部在全國集中開展了干部人事檔案專項審核工作、干部人事專項審核拓展工作。2018年11月，新修訂的《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）頒布實施。《條例》是新時代干部人事檔案工作的基本遵循。《條例》從注重效用發(fā)揮方面，增加了干部人事檔案信息化建設(shè)和信息資源開發(fā)的內(nèi)容。各單位干部人事檔案管理部門應(yīng)結(jié)合干部人事檔案專項審核工作具體要求和工作成果，加快推進(jìn)干部人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)、安全管理、數(shù)字化加工及人員管理等工作，建好防范紙質(zhì)檔案涂改造假等問題的“監(jiān)控器”和“防火墻”，實現(xiàn)業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門的數(shù)字檔案信息共享。工作中應(yīng)堅持實事求是原則，以業(yè)務(wù)應(yīng)用為導(dǎo)向，進(jìn)一步提升干部人事檔案專項審核下檔案信息化建設(shè)水平，更好地服務(wù)于干部人事檔案管理利用工作。

1 干部人事檔案專項審核下檔案信息化建設(shè)的時代背景與新要求

在信息時代背景下，隨著數(shù)字化進(jìn)程加快，干部人事檔案信息化建設(shè)有較強(qiáng)的現(xiàn)實性和必要性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在容易毀損、信息更新不及時、有效檔案信息不全、查閱效率不高等問題。數(shù)字檔案在查詢便捷、高效規(guī)范、安全保護(hù)方面具有優(yōu)勢，如果管理嚴(yán)格，其真實性、完整性、可用性、安全性有保障。在進(jìn)行干部人事檔案專項審核的情況下，有必要推進(jìn)檔案信息化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像和數(shù)字文本進(jìn)行安全保存和有效利用。

1.1 干部人事檔案管理具有特殊性

一是涉及材料覆蓋范圍廣，收集難度大。干部人事檔案涉及干部成長各個階段的相關(guān)材料，包含個人履歷、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、黨團(tuán)材料、政審、考核鑒定、獎懲、工資晉升、聘用合同、任免材料等，涉及的材料覆蓋范圍廣，形成年代時間跨度大。不同歷史時期，國家對干部人事檔案的管理要求不同，因此檔案材料往往會存在著諸多差異，客觀上造成了干部人事檔案材料收集難度大，一旦在工作過程中因為外部影響因素或檔案管理部門工作落實不到位，就可能造成檔案材料收集不全，真假難辨等問題。推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)，能主動在線收集檔案材料，保證檔案的齊全完整。

二是歸檔的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理難度高。干部人事檔案涉及的類別多，是干部成長過程中方方面面的真實記錄。但由于歷史原因，一些組織人事檔案管理部門在檔案具體歸檔方面未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，國家關(guān)于干部人事檔案歸檔規(guī)定更多是從宏觀層面進(jìn)行指導(dǎo)。而各地出臺的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍和管理制度存在較大差異，導(dǎo)致干部人事檔案專項審核工作在歸檔過程中出現(xiàn)了不規(guī)范、材料不統(tǒng)一等問題，不僅影響干部人事檔案的完整性，也不利于數(shù)字圖像和數(shù)字文本的規(guī)范。而隨著干部人事檔案專項審核工作的推進(jìn)，對檔案材料嚴(yán)格審核，統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)，對實體檔案與數(shù)字檔案同步管理，提高了規(guī)范性。

三是機(jī)密性高，安全要求高。干部人事檔案涉及的政審材料、考核材料和個人經(jīng)歷內(nèi)容都屬于個人隱私，在人事檔案管理過程中應(yīng)給予一定的保護(hù)，只能在工作需要和特定條件下，由專門單位安排專人對其進(jìn)行查詢和借用。在這一過程中，必須制定檔案查（借）閱規(guī)定，按照一定的審批流程進(jìn)行，保障干部人事檔案信息安全。可以說，干部人事檔案在形成、管理、利用整個環(huán)節(jié)都具有極高的機(jī)密性，這對于干部人事檔案管理部門提出了較高的工作要求。正是由于開展干部人事檔案專項審核工作，制定和完善了檔案查（借）閱規(guī)定，才能積極推進(jìn)干部人事檔案管理向更高效、更安全、更科學(xué)的方向發(fā)展。

1.2 干部人事檔案信息化建設(shè)較滯后

新修訂的《中華人民共和國檔案法》對檔案信息化建設(shè)提出了明確要求。這一法律的出臺，從法律層面確定了檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性。在干部人事檔案管理工作中落實新《檔案法》、《條例》，有必要將干部人事檔案信息化建設(shè)作為重要工作，推動干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。但從目前看，我國干部人事檔案信息化建設(shè)還存在一些亟待解決的問題，在一定程度上弱化了干部人事檔案工作效率，也不利于干部人事檔案信息資源的整合和深度開發(fā)利用。一方面，重視程度不夠，部分單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為紙質(zhì)檔案管理就已經(jīng)能夠滿足單位日常干部人事檔案工作需求，沒必要投入大量的人力、物力、財力推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)。在這種思想觀念影響下，干部人事檔案管理人員也存在著主觀服務(wù)性不足，現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用不全面、不深入等問題。另一方面，管理模式傳統(tǒng)。無論是從思想意識還是技術(shù)手段方面看，都落后于時代發(fā)展趨勢。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方法必然會被更為現(xiàn)代化的檔案管理方法所取代，如果單位在干部人事檔案信息化建設(shè)方面重視不足，就會落伍。因此無論對于單位而言，還是對于檔案管理工作而言，有必要主動地引進(jìn)干部人事檔案信息系統(tǒng)，加大教育培訓(xùn)力度，推進(jìn)檔案管理信息化，更好地適應(yīng)新時代干部人事檔案管理的發(fā)展需要。

1.3 干部人事檔案信息化建設(shè)有新要求

一是形成數(shù)字檔案，變被動收集為主動收集。新時代，無論是新《檔案法》，還是《條例》，均明確了對檔案信息化建設(shè)的具體要求。各單位在推進(jìn)干部人事數(shù)字檔案信息化建設(shè)時，應(yīng)將數(shù)字干部人事檔案信息收集作為重點(diǎn)工作，投入必要資金設(shè)備和人力，構(gòu)建干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，通過嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，將紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字人事檔案，形成數(shù)字干部人事檔案信息資源庫，對紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案嚴(yán)格審查對比，確保二者的一致性，保障數(shù)字干部人事檔案信息的真實性、完整性和安全性。

二是加強(qiáng)同步管理，構(gòu)建統(tǒng)一的干部人事檔案管理系統(tǒng)。在干部人事檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建過程中一定要做到紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的同步管理，保持一致。在數(shù)字檔案歸檔之前，一定要對相關(guān)材料進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保材料真實、完整，確保相關(guān)手續(xù)符合要求，對于缺少相關(guān)信息的應(yīng)及時補(bǔ)辦，嚴(yán)格把好材料入口關(guān)，將鑒定真實可靠的檔案材料上傳到干部人事檔案管理系統(tǒng)，并按照十大分類進(jìn)行管理，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的有效融合，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的同步管理、動態(tài)管理，保持二者一致。應(yīng)對干部人事檔案信息及時進(jìn)行更新，確保干部人事檔案管理系統(tǒng)信息與干部實際工作情況和履職情況相符。

三是實施流程化管理，保障干部人事檔案信息安全。干部人事檔案信息具有一定的機(jī)密性，涉及干部工作的嚴(yán)肅性和干部權(quán)益。因此，在干部檔案信息的查閱利用方面，需要按照一定的流程進(jìn)行審批。應(yīng)實施流程化管理，實現(xiàn)從申請、審批、查閱、借閱到歸還的全程留痕，干部人事檔案管理系統(tǒng)對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行信息登記，對檔案外借和使用進(jìn)行全流程追溯。還應(yīng)通過權(quán)限設(shè)置，為不同層級的管理人員匹配相應(yīng)的操作權(quán)限，非干部人事檔案管理人員無法對系統(tǒng)進(jìn)行操作，防止干部人事檔案的信息被篡改、偽造或者外泄。

2 干部人事檔案信息化建設(shè)實踐探索

干部人事檔案信息既是單位選人用人的重要依據(jù)，也是推進(jìn)新時代檔案事業(yè)發(fā)展的重要數(shù)據(jù)來源。因此，在干部人事檔案專項審核背景下，各級各地組織人事部門應(yīng)該采取積極有效的措施，推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)。

2.1 構(gòu)建干部人事檔案信息管理系統(tǒng)

干部人事檔案信息管理系統(tǒng)是干部人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在干部人事數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中應(yīng)始終貫徹“功能齊全、操作簡單”的設(shè)計理念。干部人事檔案管理部門應(yīng)與開發(fā)單位進(jìn)行廣泛合作，并組成專門的研發(fā)團(tuán)隊，既要有專業(yè)的技術(shù)型人才主導(dǎo)，也要有干部人事檔案管理人員參與，這樣才能夠確保研發(fā)出來的干部人事檔案信息管理系統(tǒng)符合新時代干部人事檔案管理需要，體現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢。

干部人事檔案管理系統(tǒng)（圖1）應(yīng)具備系統(tǒng)登錄、檔案管理、名冊管理、查閱管理、借閱轉(zhuǎn)出、系統(tǒng)管理等六大模塊，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息接收、建檔管理、業(yè)務(wù)管理、名冊管理、轉(zhuǎn)檔管理、目錄打印、工作日志、安全管理、上報信息和系統(tǒng)管理等諸多功能，確保數(shù)字干部人事檔案管理系統(tǒng)能夠與本單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及上級部門的干部人事檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接。在應(yīng)用查詢方面，應(yīng)結(jié)合新時代移動信息查詢需要，圍繞移動設(shè)備用戶需求開設(shè)相關(guān)端口登錄系統(tǒng)，有關(guān)人員可通過身份驗證對相關(guān)干部人事檔案信息進(jìn)行讀取和操作。同時要對管理系統(tǒng)界面進(jìn)行優(yōu)化，既要確保內(nèi)容和頁面設(shè)置的一致性，又要符合手機(jī)和平板電腦等移動智能終端使用者的習(xí)慣。從數(shù)據(jù)安全保障方面看，應(yīng)根據(jù)不同用戶和部門的使用和管理權(quán)限，設(shè)置不同分組，對所有操作都要在本系統(tǒng)中記錄留痕。記錄應(yīng)包含操作人員的單位、姓名、操作時間、操作內(nèi)容、操作人員的機(jī)器IP等，一旦出現(xiàn)問題，可根據(jù)相關(guān)信息查到具體的人員。可借助區(qū)塊鏈技術(shù)對關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，確保人事檔案信息系統(tǒng)信息安全可靠，防止重要數(shù)據(jù)遺失或被他人竊取。

圖1 干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)示意圖

2.2 提供軟硬件設(shè)備支持

干部人事檔案管理部門應(yīng)結(jié)合數(shù)字干部人事檔案管理的現(xiàn)實需要提供必要的資金，引進(jìn)相應(yīng)的軟硬件設(shè)備。硬件設(shè)備方面，應(yīng)為干部人事檔案信息化管理提供專門的庫房，庫房要有一定的安保措施，對門窗要進(jìn)行加固，對庫房的溫度、濕度進(jìn)行全程監(jiān)測，對于內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)線路進(jìn)行物理隔絕，地板要進(jìn)行靜電處理，確保干部人事檔案信息安全。同時要購置必要的計算機(jī)掃描設(shè)備、打印設(shè)備，為人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型和檔案系統(tǒng)建設(shè)提供必要的技術(shù)支持。軟件方面，應(yīng)構(gòu)建干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，對信息系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和優(yōu)化，并結(jié)合新時代數(shù)字干部人事檔案管理實際需要，不斷地更新和升級相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，確保干部人事檔案信息化建設(shè)真正落實到位。

2.3 提供人員組織與技術(shù)保障

數(shù)字干部人事檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既需要單位從宏觀層面對這項工作進(jìn)行精準(zhǔn)指導(dǎo)，同時也要看到干部人事檔案管理的巨大工作量，為其提供必要的組織保障、人員保障和技術(shù)保障。組織保障層面，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門應(yīng)充分認(rèn)識數(shù)字干部人事檔案管理的必要性和重要性，加大對干部人事檔案管理工作及人員的關(guān)心和支持，成立專門領(lǐng)導(dǎo)小組對干部人事檔案數(shù)字化管理遇到的技術(shù)難題和其他問題進(jìn)行研究，制定實施可行方案，增強(qiáng)數(shù)字干部人事檔案管理的組織保障。人員保障層面，當(dāng)前從事干部人事檔案管理工作的專職人員還相對少，很多人員都屬于兼職性質(zhì)，因此組織人事部門和干部人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合新時期數(shù)字干部人事檔案管理的實際需要，強(qiáng)化人才隊伍建設(shè)，選好配強(qiáng)從事干部人事檔案管理信息化的工作人員，為開展工作提供扎實的人才保障。技術(shù)保障層面，應(yīng)加強(qiáng)與第三方企業(yè)合作，結(jié)合干部人事檔案信息化建設(shè)的實際需要，從圖像處理、數(shù)據(jù)儲存、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)交換、安全管理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)據(jù)驗收等多個方面入手，對相關(guān)技術(shù)給予更新和完善，切實保障數(shù)字干部人事檔案的真實性、完整性、安全性。

2.4 對專項審核各環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)

干部人事檔案專項審核的質(zhì)量對數(shù)字干部人事檔案管理起著至關(guān)重要的作用。在干部人事檔案信息化管理過程中，為了確保各環(huán)節(jié)審核工作的質(zhì)量，有必要結(jié)合干部人事檔案專項審核工作，保證專項審核工作遺留問題已處理、涉嫌涂改造假檔案內(nèi)容已調(diào)查核實，重要信息前后記載不一致已查核認(rèn)定。應(yīng)重點(diǎn)對干部“三齡兩歷一身份”進(jìn)行專項審核。如在審核過程中發(fā)現(xiàn)更改年齡情況，應(yīng)對當(dāng)事人檔案最早材料進(jìn)行核實，以最早材料出生日期為準(zhǔn)。如果最早材料丟失，則需要派專人到當(dāng)事人戶籍地查閱相關(guān)戶籍檔案，由公安部門出具證明，認(rèn)定其出生日期，然后再按照相關(guān)流程對年齡進(jìn)行確認(rèn)和修改。

在干部人事檔案專項審核背景下，干部人事檔案管理信息化建設(shè)具有其重要性和必要性。構(gòu)建干部人事數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)，推進(jìn)數(shù)字檔案管理，可以使干部人事檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提升干部人事檔案的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化水平。積極推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)，不僅能解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案遺失和損毀問題，還能有效地防止干部人事檔案信息人為涂改和造假情況，為干部人事檔案管理增加一道安全防線。我們應(yīng)積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，推進(jìn)數(shù)字干部人事檔案管理，提升檔案管理效率，充分發(fā)揮數(shù)字信息技術(shù)在干部人事檔案管理工作中的安全保存、高效管理和有效利用功能，更好地為干部人事工作服務(wù)。