信息化視角下檔案管理績效提升研究

文/楊濤

隨著網絡信息技術的發展，檔案工作的環境和條件都發生了很大變化，2020年新修訂的《檔案法》明確了檔案信息化建設的任務。推進檔案信息化，成為檔案事業的一項重要任務。我們應以全面貫徹實施新《檔案法》為契機，以網絡信息技術為引領，進一步提升檔案管理績效，推動檔案事業向前發展，為經濟社會發展貢獻力量。本文試對這一問題進行探討，為檔案管理績效的不斷提升提供參考。

1 信息化建設給檔案管理帶來了新發展和新要求

1.1 檔案管理理念有新變化

推進檔案信息化，需運用現代信息技術，構建檔案數據庫，對檔案信息進行收集、存儲、管理、利用。這需要檔案管理部門突破傳統的管理思想，樹立檔案信息化建設的新理念。否則，對檔案信息化建設缺乏必要的認知，將會成為時代進步的絆腳石，很難提升檔案管理績效，對檔案事業發展極為不利。應高度認識信息時代檔案信息化建設的重要性，將檔案信息化建設列為檔案事業發展的一項重要內容，加大力度，廣泛深入地加以推進。

1.2 檔案管理工作更加復雜

隨著經濟社會和信息技術的發展，檔案管理工作涉及的領域不斷拓展，工作內容和方法也更加多樣化，檔案利用群體也呈擴大趨勢。在檔案管理工作更加復雜，獲取信息又如此快捷、方便的情況下，傳統的檔案管理工作已經不能滿足檔案用戶的需要。在信息化時代，檔案的收集、保管、利用等方面需要創新，最大限度地滿足利用者需要。

1.3 檔案管理模式更加多樣

信息化時代，檔案內容從紙質為主要載體的管理形式向電子化、數據化形式轉變，為此，在檔案的鑒定、信息搜索方面發生了較大變化。如對電子檔案是否還有必要對電子信息材料進行分類管理。在對檔案進行密級鑒定時，過去，在案卷的密級標記中填寫相應的信息，并按照不同密級進行分類管理，加以控制，確保檔案安全。對電子類密級檔案，如何區分正本和副本，如何分類管理，如何歸還，確保其安全，需采用新的辦法。

1.4 檔案管理人員能力要求更高

信息時代，對檔案管理人員的能力要求更高。傳統的檔案管理人員是檔案實體管理人員，在信息化時代，檔案管理人員從實體檔案管理向信息化檔案管理轉變，檔案信息管理人員不能還局限于傳統的方法和技術，學習先進的網絡信息技術，提升檔案信息化管理操作水平和能力，成為合格的檔案信息化管理人員。

2 影響檔案管理績效提升的問題及因素分析

2.1 檔案管理理念落后

目前，一些部門和單位對推進檔案信息化，改革創新檔案管理工作思考不夠，認識不足，并沒有深刻認識到應樹立正確的管理理念，將檔案信息化建設擺到重要位置，引導廣大檔案工作者順應新時代，以高度的責任感認真工作，進一步提升檔案管理績效。由于檔案管理理念落后，致使檔案管理，特別是信息化管理的相關制度不健全，造成部分單位工作分工不明、職責不清，缺乏統一的標準，使得檔案信息數據格式和內容不統一，信息利用價值不大，檔案管理效率下降。

2.2 檔案管理人員素質不高

一些單位沒有檔案管理人員培訓和選拔機制，檔案管理人員素質不高，在職稱評定、評先選優、績效考核中，都使檔案管理人員處于劣勢；有的單位檔案管理人員由一些文化水平較低、年齡偏大或者身體健康較差的同志來做，這些同志日常工作都略顯吃力，更談不上學習新技術，掌握新方法了。

2.3 檔案信息化建設遲緩且效果差

一些單位檔案管理工作仍依靠原有的管理技術，人工管理較多；有的單位雖然配備了檔案管理信息系統，但開發利用不夠，局限性較強，有的只是實現了條目數字化，其他的管理還是主要依靠紙質材料，查找利用很不便，談不上規范化、科學化的檔案管理，檔案管理績效水平比較低。檔案管理績效提升，離不開檔案信息化建設。一些單位雖然推進了檔案信息化，但在認識上還存在誤區，轟轟烈烈地上檔案信息化項目，將紙質檔案數字化服務外包，交給第三方，自己則成了甩手掌柜，缺乏統籌規劃，準備不充分，使得一部分檔案數字化后，整理混亂，利用率并不高。特別是在一些條目的錄入，把控不嚴，督查不夠，致使檔案信息化建設效果欠佳，檔案價值功能發揮效果不好。

2.4 缺乏安全技術的保障

信息時代，檔案信息的安全與傳統的實體檔案管理安全有著更為重要的要素。傳統的實體檔案管理，嚴格實行防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉、防蟲等八防，就基本上能確保檔案安全。而在信息時代，如何做好檔案信息的安全保障，需要更加先進的科學的管理手段和技術，以便防止病毒的侵蝕、黑客的惡意攻擊。如很多單位都啟用了OA辦公系統，文件在系統里傳播并留下痕跡，但由于電子文件具有不穩定性，容易被人篡改。如何應對這類問題，確保文件安全，需要相應的安全措施。如果檔案管理系統基礎不牢，則檔案信息容易受到損傷，出現安全問題。

3 信息化助推檔案管理績效提升的優勢

3.1 信息化建設為檔案管理績效提升帶來技術支撐

工欲善其事，必先利其器。檔案工作也是如此，只有以現代化的技術手段為前提，才能有效提升檔案管理績效。信息化手段運用到檔案管理中，發生最為顯著的變化的就是檔案信息資源的存儲方式，存儲形式多樣，為檔案整理、利用以及開發等帶來了更為便利的條件。傳統的檔案管理工作載體主要是紙質類，依靠的是手工管理模式，對存儲條件要求高，由于庫房管理不達標，檔案實體受病蟲害和霉變的問題時有發生，對永久保存檔案很不利。而將這些實體檔案數字化后以電子形式保存，為實現永久保存提供了新的可能。隨著信息技術的不斷發展，將信息技術充分運用到檔案管理中，改變傳統手工為主的檔案管理方式，可以實現檔案管理的精準性，增強檔案信息真實性、準確性。

3.2 信息化建設能進一步推動檔案管理的高效能

傳統的檔案管理模式，對于工作人員來說，工作任務重而且繁瑣，涉及的內容和程序、流程都比較多，任何一個環節出現問題，則不能保障下一步工作的開展。如每年一次的檔案收集歸檔工作，看似平常，但高質量、高標準完成此項工作則是比較困難的，相關單位的不配合、個別同志的不負責，都是造成歸檔工作困難的原因。運用檔案信息化管理模式，在信息化管理中，一步一環緊密相扣，將檔案管理工作前移到各項工作中，工作任務完成，其產生的檔案即在系統里生成并在線遷移歸檔，能減少檔案工作量，實現檔案管理的高效能。

3.3 信息化建設助力檔案管理持續發展

信息技術在辦公領域得到了大規模的運用，檔案作為辦公自動化管理產生的信息資料，也得到了相應的發展，促進了檔案管理信息化。從文件生命周期論、檔案的前端控制論等檔案基礎理論，都為檔案信息化建設指明了方向。這是大勢所趨，必然要求檔案工作進一步提高信息技術能力，順應時代發展，結合現代信息技術，摒棄過時的檔案管理方法和模式，在檔案管理規范化、科學化方面努力創新，滿足檔案管理中的眾多需求，提供特色化服務，實現檔案管理的不斷發展進步。

3.4 信息化建設能進一步提升檔案實體的安全保障

相比于傳統的紙質檔案管理時代，檔案信息化對檔案安全的保障性更強。針對以往檔案篡改案例表明，更多檔案篡改都是在檔案查閱或者借閱時，在紙質版上進行涂改。檔案信息化后，檔案信息數據能有多重備份，在整理、查閱、利用中，都能確保檔案的完整性和真實性，檔案安全得到保障。另外，在檔案收集工作中，如OA文件系統里的文件，通過技術手段可實現在線自動歸檔功能，經檔案人員的分類整理，歸檔到系統里，可確保文件歸檔的完整性，彌補傳統手工歸檔方式造成重要檔案漏歸錯歸現象，提升檔案信息實體的安全性。

4 信息化助推檔案管理績效提升的策略

4.1 提高對檔案信息化建設重要性的認識

思想是行動的先導。要想提升檔案管理績效，必須深刻認識檔案信息化建設對檔案管理績效提升的重要意義，牢固樹立信息化建設意識。一是應轉變決策和管理人員的思想觀念，推動檔案信息化建設向高質量高水平發展。只有認識到位，才能確保經費、人員、設備的配置到位，為檔案管理績效提升奠定基礎。二是在工作制度、工作機制、工作流程建設規范中統籌協調，將檔案信息化建設納入單位信息化建設總體規劃，確保檔案信息化建設進入單位的頂層設計，得到各有關方面的支持。三是在檔案信息化建設的推進中不要盲目跟風，倉促上馬，讓檔案信息化建設項目成為半拉子工程，既浪費財力和人力，更為后續工作的有序開展造成障礙。檔案信息化建設是一項長期的工作，不能一蹴而就，應統籌協調，穩步推進。檔案信息化建設應跟上網絡信息技術的發展和進步，不斷創新，以適應新的需要和發展。

4.2 構建符合功能需要的檔案信息管理系統

離開檔案信息管理系統，檔案管理績效提升就無從談起。檔案信息管理系統是檔案工作適應信息化社會對檔案管理有序開展要求的基礎，是利用現代信息技術對檔案信息進行管理、利用的有力支撐。通過這個系統，可對檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過網絡平臺提供公共檔案信息利用服務和檔案信息資源共享。因此，各級檔案部門和各單位應充分運用現代網絡信息技術，按照《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設指南》，開展數字檔案館、數字檔案室及檔案數據庫建設，實現對檔案的信息化、數字化管理。在檔案信息管理系統構建時應充分考慮本單位的實際情況，按照檔案的不同類別，分別建立各具特色的檔案專題數據庫，增強檔案管理和開發利用的便利性。針對目前檔案信息系統多樣化的現狀，如何選擇適合本單位本行業的管理系統，需要檔案工作者與信息技術開發人員一起參與選擇，并優化相關板塊模式，以適應本單位檔案管理工作的實際需要，達到事半功倍的效果。搜索引擎的選用也很重要，信息化時代要做到檔案的快捷利用，必須要有優質高效的搜索引擎，這是提升檔案管理績效的重要內容和條件。

4.3 加強對檔案的安全管理

無論是傳統的檔案管理工作，還是信息化時代的檔案信息化建設，檔案安全一直是檔案工作的生命線，都必須將安全作為底線，警鐘長鳴，絕不放松。一是針對檔案信息系統，應根據不同的操作和利用內容，分別設置不同的管理權限，加強系統訪問權限管理。二是加強設備及技術的安全防范。在傳統的檔案“八防”的同時，應加強設備和技術管理防范方面的力量，如對設備的檢測、檔案信息的多種載體備份以及服務器、監控設備等的管控，確保檔案信息及信息系統的安全。三是從制度上嚴格控制，將安全風險控制在萌芽狀態。安全隱患最大的威脅是麻痹大意，必須牢固樹立安全第一的思想防線，將安全防護與檔案信息化建設同安排同部署，建立規范、科學、嚴格的管理制度，確保每一個環節、每一個關鍵接口的工作都有章可循、有制度可依，使得各項工作順利開展，確保檔案安全。

4.4 加強對檔案信息化建設人員的培養

人才是制約檔案信息化順利推進的關鍵，只有加強對檔案管理人員的培養，讓檔案管理人員充分認識到信息化對檔案工作的重要性，發揮主觀能動作用，適應信息化建設的需要，才能順利推進檔案信息化建設。一是完善人才培養培育制度。在員工招聘時，應遴選有一定信息化技術操作能力、有一定專業背景的人員充實到檔案管理工作中。二是對于一些學習能力加強、工作積極肯干的同志，派其到相關單位和學校學習先進的檔案信息化管理理念和技術方法，到兄弟單位掛職鍛煉，在工作實踐中提升能力素質，成為技術骨干。三是多舉行相關業務學習和競賽，以賽促學、以賽促干，進一步增強檔案管理人員的榮譽感和自豪感。四是建立檔案人員的考核和評價機制，讓肯干肯學肯做的同志在考核中脫穎而出，享受一定的待遇和績效。五是要建立監督檢查機制，進一步激勵工作人員的積極性，最大限度地發揮檔案工作人員在檔案績效提升方面的價值和作用。

進入信息化建設的新征程，檔案管理工作任重道遠，有機遇，有挑戰。如何搶抓機遇，應對挑戰，這是檔案部門及檔案工作者必須面對的問題。不進則退，只有迎難而上，順應時代潮流，將工作重心投入到檔案信息化建設的洪流中，才能使檔案管理工作適應新時代的發展，進一步提升檔案管理工作績效，促進檔案事業順利發展。