新醫改視野下醫院人事檔案管理模式改革

葉曉靜

摘要：醫院需要制定人事檔案管理標準，對人事檔案管理模式和手段進行改革，充分利用現代信息化管理方法，完善醫院人事檔案管理機制。在實際工作中，為了人事檔案管理工作的有效性，必須積極探索，找到滿足新醫改需求的人事檔案管理模式，并且讓組織人員共同監督。本文主要分析新醫改背景下醫院如何進行科學有效的人事檔案管理，找出現有人事管理模式問題，提出人事檔案管理改革建議。

關鍵詞：新醫改;檔案管理;醫院

引言：在新醫改的背景下，要提高檔案管理水平，建立完善的人事檔案制度體系，實現其信息化管理模式，有效組織檔案，避免人事檔案丟失、損壞。目前，醫院檔案管理中的問題阻礙了人事檔案管理的發展，導致人事檔案管理的效率低下。因此，需要全面系統地分析醫院檔案管理現存問題，推進相應的解決方案，改革人事檔案管理模式，提高人事檔案管理的整體水平。

1 新醫改背景下完善檔案管理的重要性

在新醫改實施過程中，醫院將面臨新的挑戰。檔案中不僅存儲著日常的管理內容、醫院內各種醫療器械的信息、大量的醫療記錄和歷史數據，還存在著各種人才信息。醫院必須改變傳統觀念，了解檔案管理工作，以改進現有工作，進行全面檔案管理。人事檔案管理模式，就是有效地運用了新興技術，利用先進管理理念，對當前人事檔案管理手段進行改進和創新。因此，醫院內所有部門重視全面人事檔案管理，建立科學管理體系，多個方面促進檔案管理有序進展。在新醫改下，相關管理人員需要結合人事檔案管理的要求，進行有效實踐，及時發現人事檔案管理漏洞和缺陷，采取有效改進措施彌補這些漏洞，為醫院提供更全面、更可靠的檔案服務，才能改善醫院的整體管理水平。人們滿意醫院形象和醫生水平，對于提高醫院經濟效益也是有效的。因此，促進人事檔案管理信息化建設符合時代趨勢。只有通過充分利用檔案并提高效率，才能創建有助于臨床、科研，促進醫院現代化建設。

2 醫院檔案管理現存問題

2.1 檔案管理制度不完善

目前醫院內部的檔案管理制度不健全、管理不規范，導致數據無法有效組織和存儲，導致嚴重的人事檔案丟失問題。而一些醫院建立了人事檔案管理制度，但實施仍有很多缺點。此外，在檔案管理方面，一般包括管理文書檔案、科技檔案、財務檔案、視頻音箱檔案、醫院建設發展檔案、基建檔案、人事檔案、臨床醫學檔案、住院檔案等等。而人事檔案沒有專門的管理人員，導致沒有檔案管理不規范，管理模式分散，給醫院管理帶來極大不便。迄今為止，醫院人事檔案管理還沒有科學、統一的管理系統和標準，很多管理思路都沒有得到有效實施，因此許多需要人事檔案管理都是人力資源部門按照自己的理解和實踐進行管理的。在人事檔案管理過程中，如果沒有完善的管理制度，很多管理工作就會缺乏有效的支持和保證，不能充分監督和控制人事檔案管理工作，很多管理工作的實施都是浮于表面的，無法滿足人員考核工作的需求，因此不能有效地展示檔案管理工作的價值。

2.2 針對檔案管理的重視度不夠

檔案管理工作中需要檔案資料者和查閱使用者互相溝通，才能使檔案得到最大化利用。由于醫院檔案管理的人員、設備、資金短缺，人事檔案管理服務不能發揮。另外，由于醫院對人事檔案資源的重要作用認識不足，大多數人事檔案都基于紙張為載體，導致檔案的數據查找困難，不會被大量使用。人事檔案內容豐富，給醫院人員職稱變動、工作調離提供便利，但是由于醫院懈怠相關管理工作，在實際工作中經常出現人事檔案管理不規范的情況，不規范管理下還會引紙張損壞，出現某些資料的缺失，阻礙了人員資料的缺失。

2.3 醫院檔案管理安全性差

由于醫院人事檔案記錄醫院人才的信息內容，數據龐大，在傳統工作模式下，數據很容易丟失。在醫院人事檔案管理的發展中，醫院人事檔案管理要確保醫務人員個人信息安全，避免信息被他人損壞或使用。醫院目前不重視人事檔案管理，管理水平落后，管理模式不先進，管理技術不符合安全標準。另外，傳統的人事管理模式存在許多資料不完整，導致相關管理人員工作負荷重，工作過于飽和，大大降低了檔案管理的安全性。因此，為了改革傳統的單一管理模式，需要改革人事檔案管理模式，重視信息安全，明確責任體制，嚴格進行人事檔案維護、檔案利用、檔案保密、檔案識別和銷毀。

2.4 檔案管理人員專業能力不強

根據我國相關法規，醫院檔案相關管理人員應具有相關專業知識，在工作中有積極的態度。但是，由于醫院對人事檔案管理不夠重視，許多醫院選擇為醫療和科研部門分配專業水平低的人員。面對新醫改政策，這部分人會對人事檔案管理理解和應用不熟悉，不知道人事檔案管理的價值和人事檔案管理帶來的經濟利益。作為檔案管理人員缺乏責任感，缺乏對人事檔案管理的嚴格的研究，很難高效工作。因此，需要進一步提高人事檔案管理器的綜合質量。在醫院實際管理制度中，需要強化不同檔案人員的知識和技能，有效有序進行管理。

3 醫院人事檔案管理模式改革的具體應用方式

3.1 建立完善的配套設施

隨著社會經濟的持續發展，實現醫院綜合人事檔案管理現代化，除相關系統保障外，建立完善的配套設施也是必要條件之一。建立配套設施包括軟件和硬件設施。硬件設施是直接影響人事檔案管理順利發展的基礎，需要更換基礎設施，升級基礎設施，淘汰落后設施。只有在基礎設施完備的情況下，才能跟進工作。現代人事檔案管理聚焦于電子檔案，因此提高人事檔案管理的信息化水平，實現人事檔案管理的各個方面的軟件配套設施是新時期全面人事檔案管理的首要任務。軟件系統還包括配套輔助軟件、配套人事檔案管理軟件，加強醫院檔案信息系統和檢索系統建設。醫院聘請專業知識的人員配置醫院人事檔案管理自動化軟件，注意檔案信息的安全性，并要求配套軟件系統的完整性，讓醫院檔案可以在網絡技術的幫助下進行在線咨詢。作為檔案管理人員，必須利用基礎設施，完善相關的人事檔案管理系統，實現檔案資源的價值。檔案管理人員也可以提出對配套設施提出要求和意見，完善相關配套設施。同時作為醫院管理人員，也要了解配套設施的重要性，通過完善的配套設施實現人事檔案管理標準化。

3.2 利用現代信息化技術提升檔案完整性

在新醫改下，醫院需要積極建立電子信息管理，并利用該技術來處理和解決檔案規模大、不規范、不完整的問題。因此，檔案管理人員除了能夠收集、比對傳統的紙質檔案檔案外，檔案管理人員還需要了解如何運行計算機管理系統，掌握計算機技術、網絡技術、數字技術等。在這方面，醫院需要定期組織檔案管理人員培訓，增加檔案管理人員對信息技術應用，不斷改善人事檔案管理效率。檔案管理人員應該積極學習，積累工作經驗，利用技術積極創新管理方法，發揮醫院檔案的作用。其次，通過構建信息管理平臺，可以實現醫院檔案的信息網絡共享和多渠道動態管理。信息管理平臺的應用可以有效改善醫院人事檔案管理的效率和質量，有效降低工作成本，確保檔案信息訪問的便利性和安全性。為了提高現代化水平，醫院應根據實際情況和檔案系統信息的相關規定，加強檔案數字信息管理平臺的建設。檔案管理人員可以借助管理平臺及時獲取醫院管理中生成的所有信息和數據，有效擴大檔案的建立范圍，及時提交傳統人事檔案管理的漏洞，有效解決信息不完整問題。加強人事檔案管理信息化，改進管理方法，將檔案信息集成到醫院信息管理網絡系統中，并監管檔案的形成、收集、匹配、發展和利用，逐步從傳統的人工管理轉變為計算機管理。運用計算機技術和網絡技術，逐步實現檔案資源的內部局域網和資源共享，進一步提高人事檔案管理現代化水平。同時，醫院需要注意檔案的編輯和研究工作，加強檔案管理人員編制和研究信息化能力，以便始終按照分類提交各個醫院檔案。傳統管理思想認為，檔案部門不是主要職能部門或臨床工作。因此，醫院人事檔案管理存在一些問題，包括不完善的管理模式和不完善的管理組織。根據傳統的管理理念和管理要求，醫院設置的綜合檔案主要管理文書檔案、財務檔案和部分影像檔案，臨床、醫技形成的檔案由相對部門自行管理。檔案管理人員通常為非專業人員，不利于檔案資源使用和共享，但不能保證原始檔案的真實性，未來是否使用檔案還有待討論。隨著科學技術的發展，醫院收費由計算機管理，取消了傳統的患者收費模式。收據以電子表單進行存儲。在此基礎上，不進行統一管理就會導致某種信息的丟失，或者醫療人員查詢需要很多時間，或者查詢不到自己想要的檔案，所以醫院需要統一人事檔案管理模式，確保檔案數據的完整性。

3.3 提高醫院檔案服務效能，完善管理機制發展

在日常的工作過程中，醫院人事檔案管理部門必須注意進行人事檔案管理可以提供一些有幫助的信息和資料，為醫院的領導者、研究人員乃至整個社會服務。醫院人事檔案管理部門的工作主要是在查找信息時為醫院相關人員提供應對服務。在醫院人事檔案管理過程中，針對一些人員資料，檔案管理人員需要保存、分類和歸檔，同時利用相應工具做好人員材料的相應摘要和關鍵字，將摘要和關鍵字編制到相應搜索軟件，使相關人員查找資料更加方便。否則相關人員很容易找不到自己的原始資料。其次，人們一直不關注醫院檔案的發展和使用，許多醫院忽視醫院人事檔案管理的價值。因此，檔案部門不僅要提高管理工作的質量，完善管理機制發展，將被動管理轉化為積極主動管理。比如，在人員人事檔案管理中，科研為人力資源管理發展提供服務，檔案室為領導者提供合理科學的人員信息，使醫院改善人才分配，促進人才信息共享，實現醫院人才需求，促進醫院長遠發展。此外，人事檔案包含大量醫療人員數據，醫院人事檔案管理部門要加強與醫生的溝通和交流，找到共享機會，將檔案滲透到醫院活動中，為醫療探索做出貢獻。改進的管理機制可以確保標準化管理的有效性。傳統醫院人事檔案管理缺乏健全的機制，不能促進檔案的有效延伸。人事檔案管理應從多個角度入手，加強人事檔案管理模式創新，確保檔案的整體質量。醫院人事檔案管理提高醫院檔案服務效能，為發展人事檔案管理模式多樣化提供基礎。根據實際發展情況，醫院檔案應系統地建立收集、整合、鑒定、分析模式，以促進醫院管理標準化。

3.4 建立完善的檔案制度體系

在新醫改視野下，建立完善的檔案制度體系非常重要。如果管理體制不完善，導致檔案存儲和收集。因此，醫院實施管理體制，設立人事檔案管理制度，以便將責任分配給各級。每位員工必須遵守人事檔案管理體制，提高工作效率，使人事檔案管理標準化。此外，醫院還可以收集所有人員的檔案、信息和資源，在職稱變動、干部任免、人員業績方面做好工作，通過這些質量適度修訂后進入檔案庫，提高檔案庫使用效率，為醫院管理體制的構建的服務。重視醫院人事檔案管理體制是醫院管理創新和改革的重要方向，也是確保醫療體系發展的重要措施。要加強部門間的溝通，彌補人事信息的缺漏。除了對傳統的文書和音像檔案外，還要積極促進人事記錄規范構建，促進醫院穩定和諧發展。寫人事記錄時，檔案管理人員必須按照人事記錄的標準，以嚴格的工作態度，確人事記錄寫作的準確性。同時，要加強人事記錄規范要求的醫務人員培養，從根本上進行人事記錄，標準化實際行為，確保人事記錄質量，為人事檔案管理標準化提供基本保證。此外，要完善監督體制，定期開展人事記錄定點檢查，設置相應的薪酬和處罰，加快建立完善的檔案制度體系。

3.5 加強管理人員檔案管理意識，提升管理人員檔案管理素質

新醫改實施后，我國醫院應該按照各種新醫療方針制定新標準。在過去的工作中，人事檔案管理沒有受到重視。為了改變現狀，首先要注意人事檔案管理，加強管理人員人事檔案管理意識，提升管理人員人事檔案管理素質，避免檔案亂丟等現象發生。在基本工作順利進行，人事檔案管理有序后，醫院必須配備專業設備，以促進管理工作的合理進展。在新醫改的指導下，醫院人事檔案管理可以有條不紊進行，促進醫院發展。為了實現這個目標，管理人才是檔案工作的重要因素之一。管理人才代表著醫院的形象。管理人才的質量直接影響著人事檔案管理水平。管理人才要更加全面細心地進行工作，在全新的人事檔案管理模式下逐漸推進正確的管理思想。為了進一步推進醫院人事檔案管理的優化和創新，醫院加強檔案管理人員的專業知識和技能培訓，進行學術教育，更新專業知識，有效提高人事檔案管理團隊的整體質量，不斷提高管理人員的專業知識、操作技能、檔案資源的利用。第二，在實際工作中，醫院管理建立現代化的管理管理體制，使檔案工作人員和醫院其他人員認識到人事檔案管理的重要性，改善人事檔案管理系統。要通過制定晉升考核補貼等激勵機制，推動檔案管理人員自我完善，在考核中納入相關指標，有效改善管理人員的工作熱情，推進人事檔案管理。在制定人事檔案管理系統時，醫院需要成立專業和經驗豐富的人事檔案管理工作小組，收集和組織醫院不同部門和部門的檔案，通過人才制定最科學完善的人事檔案管理系統。第三，醫院人事檔案管理部門的工作質量，特別是管理人才的質量，直接影響著醫院管理水平的提高。高質量的檔案管理人員可以使用先進的科學技術分析檔案，促進醫院人事檔案管理的快速發展。因此，可以采用引進專業的管理人才，給人事檔案管理工作帶來活力。第四，可以建立科學的薪酬和懲罰機制，刺激和約束檔案管理人員的工作狀況，促進人事檔案管理系統的順利實施。醫院要培養檔案管理人員的思想，使他們改變負面想法，具有良好的職業道德，并且提高思維能力。第五，醫院必須明確人事檔案管理范圍，并將系統制定、實施和執行納入檔案管理人員的職責評估中，進一步提高檔案服務能力和服務水平。制度化管理已成為新時代管理的必然趨勢，醫院需要建立檔案收集系統、檔案存儲系統和檔案利用系統。其中，引進現代科學技術進行人事檔案管理，就需要員工更改傳統思想，更清楚地了解人事檔案管理實際工作情況，進行現代化管理。

4 結束語

在新醫改背景下，醫院不僅要有先進的醫療技術，還要提高醫院的管理水平。人事檔案管理是醫院的重要任務之一，其管理直接影響人員的分配和利用。因此，必須確保檔案管理人員正確理解醫院人事檔案管理的重要性，并持續改革人事檔案管理模式。新醫改背景下，醫院應培養人事檔案管理人才，引進優秀的人才，積極創新人事檔案管理工作模式，引入信息管理模式，使用計算機將檔案分類，優化檔案檢索，為醫療服務進步做出更好貢獻。

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