關于加強醫院檔案管理助推醫院文化建設的探索

[ 作者簡介 ]

李靜，女，河南鄭州人，鄭州市骨科醫院，副研究館員，碩士，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

當前時期醫院檔案管理存在檔案管理方式落后、缺乏完善的檔案管理規章制度和檔案管理人員技能有待提高等問題。檔案管理人員開展檔案管理工作有利于醫院做出正確的決策，有利于傳承醫院文化，有利于醫院形成良好的文化觀，有利于弘揚醫院文化，有利于醫院建設制度。為此，本文主要從健全醫院檔案管理制度、培養醫務人員檔案意識、提高醫院檔案管理的信息化程度、增強檔案管理的規范性、合理開發與利用檔案資源等方面談一談加強醫院檔案管理助推醫院文化建設的策略。

[ 關鍵詞 ]

醫院檔案管理;醫院;文化建設

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.03.021

近年來，我國公共衛生事業快速發展，逐步凸顯醫院檔案管理工作的重要性，增加了管理難度。在醫院文化建設中應合理利用檔案管理優勢，為醫院文化建設提供更為直接和全面的資料，確保醫院文化建設與醫院的實際情況相符，促進醫院綜合管理能力的提高。

1 醫院檔案管理和文化建設的關系

對實際情況進行分析可知，醫院檔案管理和文化建設二者的關系為：一方面，加強醫院檔案管理，為醫院文化提供助力。醫院保存的檔案中記錄了醫院各個階段的保健數據，這些數據為建設醫院文化提供良好的參考依據。通過這些數據可以了解醫院的發展歷程，直接展示優良的歷史傳統。文化對人們的言行舉止都產生很大的影響，在文化建設期間檔案管理可以起到一定的支撐作用。另一方面，加強醫院文化建設可以豐富檔案內容。醫院組織的文化建設活動可補充醫院檔案的內涵，文化表現了醫院的精神面貌以及要營造的品牌形象，其中記錄了各個階段的大事件，檔案資料還必須對文化建設方面的內容進行補充，這也是檔案管理人員產生的原因。這里提到的支撐作用除了表現在物質方面還表現在精神方面，其對醫院文化建設起到較大的推動作用。

2 醫院檔案管理工作現狀

2.1 檔案管理方式落后

分析當前階段的檔案管理工作，我國信息化管理技術水平和設備的完善程度是相當重要的。當前時期醫院檔案管理設備從客觀方面分析基本上已經更新換代，但是仍然存在缺乏資金的問題，導致醫院仍然使用比較落后的設備。分析其中的原因，主要與醫院沒有貫徹落實上級的政策制度有關，還有可能存在挪用資金的問題。一方面，醫院已經引進了先進的管理系統，但是利用率不高，主要局限在基礎工作方面，無法發揮出資源優勢。另一方面，檔案管理人員在檔案管理工作中缺乏嚴謹性與條理性，在工作時沒有盡心盡力，利用檔案時存在雜亂無章的問題，表明醫院檔案管理比較混亂。

2.2 缺乏完善的檔案管理規章制度

目前，我國仍有很多醫院缺乏完善的規章制度。比如說沒有統一規范檔案卷宗中的病患特征、醫護人員的檔案建立、病人信息等等;設置目錄時隨意性較強，甚至存在缺少目錄頁。因為缺乏完善的制度，檔案整理工作無論是收集、分類、整理還是保管都很容易出現紕漏，加之檔案管理工作中人為失誤較大，最終容易導致檔案的真實性、完備性和價值都大打折扣，無法順利開展檔案管理工作。

2.3 檔案管理人員技能有待提高

現如今人們對醫院檔案管理的要求不斷提高，但檔案管理人員綜合能力不高，甚至出現部分醫院檔案管理人員都是檔案管理專業以外的人擔任的問題。分析其中原因可知，首先，企業招聘員工時深受傳統觀念影響，更注重理論知識和工作態度，并沒有考慮到綜合技能，導致檔案管理人員上崗后無法馬上工作，整體質量不高。其次，醫院更注重培養醫護人員的專業素質，不夠重視檔案管理工作，不注重培養檔案管理人員的素質和技能。最后，醫院領導干部分配檔案管理人員時并未合理分配手下干部，很多醫護人員身兼數職，檔案的歸檔及時性有待提高，并不利于順利開展檔案管理工作，也不利于醫護人員集中精力解決病人的疑難雜癥。

3 醫院檔案管理在醫院文化建設中的作用

3.1 有利于醫院做出正確的決策

在醫院管理工作中，不少領導干部做出決策之前都必須進行反復分析和求證，在此期間管理人員需要查閱檔案，并對醫院的歷史活動和經驗教訓進行分析與總結，之后以當前階段醫院的醫療與管理情況為基礎做出科學合理的決策，降低盲目、隨意的現象發生的概率。大量研究表明，文化建設的好壞直接影響醫務人員的價值觀與凝聚力，由此可知，醫院必須加強文化建設。而醫院領導干部是重要的決策者，必須加強對醫院文化的發展、形成與傳播的干預，加大檔案管理力度，最大程度發揮醫院問建設與檔案管理的價值。

3.2 有利于傳承醫院文化

當前時期絕大多數醫院已經意識到檔案管理工作的必要性，并開始興建教育基地、院史館，編撰醫院歷史資料，為開展醫院文化建設提供更為便利的條件。醫院發展和變革主要通過檔案記錄，醫院可將其當作文化的根基，具有較高的精神價值與文化價值，在傳承醫院歷史中發揮相當重要的作用。醫院用檔案記錄醫院歷史，讓醫院成為有心的載體，對傳承醫院文化起到促進作用。此外，還有利于提升醫院的凝聚力，形成創新發展思路和深化醫院的辦院宗旨。

3.3 有利于醫院形成良好的文化觀

醫院的文化建設可以滲透到各個角落，且包含了醫院的管理活動，除了包含醫院建設人文關懷體系、獎懲體系、建立責任意識與服務理念之外，還包含推廣醫院的文化，這些都需要以醫院文化觀念為基礎。醫院通過搜尋、借鑒和利用歷史檔案凸顯檔案的人文關懷、安全文化和醫療文化等觀念，從而對新一代醫務人員產生較大的影響，進而讓醫院的文化逐步外化于行并內化于心，成為每個職工都認同的價值觀念和行為準則。

3.4 有利于弘揚醫院文化

醫院的檔案包含了鮮明的文化特色與標記，比如說先進的人物和事跡，除此之外，還包含職工的業務技能、優秀事跡與基本資料。這些檔案包含的內容較多，為醫院建設文化提供良好的借鑒。醫院檔案管理人員應在加工與整理醫護人員的事跡之后以此作為推廣與宣傳的資料，給醫護人員樹立良好的學習榜樣，這樣有利于醫護人員深入且直觀地了解醫院各種信息。除此之外，還可播放醫院發展歷程的視頻影像資料，為醫院職工解讀信息提供良好的依據。

3.5 有利于醫院建設制度

在醫院管理中制度建設是相當重要的一部分內容。醫院制度文化的形成是逐步完善的過程，有利于醫院的穩定發展。時代在不斷發展，制度文化在國家衛生政策信息發展中還必須將醫院獨特的制度文化理念融入其中，確保其可以與醫院實際工作相貼合，這是取得事半功倍效果的關鍵。醫院檔案管理工作的加強有利于醫院形成醫院制度文化，從而形成更為真實的數據和文件資料，有利于提升醫院的運行效率，為醫院文化建設提供良好的思路和方法。

4 加強醫院檔案管理助推醫院文化建設的策略

4.1 健全醫院檔案管理制度

在醫院管理中檔案管理是比較基礎的一部分內容，不僅具有很強的技術性，而且內容繁雜。醫院檔案管理工作的開展需要制定完善的管理制度，并以此為基礎開展檔案管理工作，醫院對工作人員的行為進行規范，促進檔案管理工作效率的提高，對醫院文化建設起到推動作用。在實際的工作中，醫院檔案管理人員可從以下幾個方面健全檔案管理制度。首先，根據醫院的具體情況，將其和醫院的評估體系與管理體系結合，建立制度對醫務人員的工作行為進行約束，及時將醫務工作人員的工作中存在的問題進行解決，對醫院文化建設起到較大的推動作用。其次，健全責任制。建立該制度時應明確檔案管理人員的職責，并充分收集、處理與整合信息資料，便于日后醫院文化的建設。最后，健全激勵制度。健全激勵制度時可從物質、精神和晉升方面出發，調動工作人員工作的積極性，確保其可以意識到開展檔案管理工作的意義。

4.2 培養醫務人員檔案意識

現如今我國正處于信息大爆炸時代，醫院運行期間產生了較多的信息，這對醫院檔案管理工作而言無疑增加了管理難度。人們不斷提高對醫療衛生服務的需求，醫院檔案信息量與日豐富，這就需要檔案管理人員處理好醫院檔案信息，之后分類保存，為日后順利開展各項工作做好數據方面的支撐。醫院檔案管理工作除了包含醫療器械采購、人事調動和儲備工作之外還包含臨床數據信息。要想提升醫院檔案管理工作的效率，加大力度建設醫院文化，很有必要加大力度培育醫務人員的檔案管理意識，確保全體工作人員都可以配合檔案管理人員，從而在收集整理臨床數據時能收集更為完整的臨床資料。若醫院檔案管理人員均不具有良好的檔案管理意識，最終就會出現數據丟失的問題，無法順利開展檔案管理工作，更不能為建設醫院文化提供指導思想。醫院應定期開展檔案知識宣傳工作，增強醫務人員的檔案意識，確保其在檔案管理工作中發揮相應的作用，之后主動參與到檔案管理工作中，為醫院文化建設起到推動作用。醫務人員形成檔案管理意識后就會系統地管理工作中產生的各項信息數據，之后在檔案管理工作中上傳，促進檔案管理工作效率的提高，及時解決檔案管理工作中存在的問題，為醫療事業的建設與發展起到促進作用。

4.3 提高醫院檔案管理的信息化程度

在信息技術快速發展的今天，傳統落后的檔案管理方法很顯然無法滿足醫院的需要。這就要求醫院檔案管理人員堅持與時俱進，不斷提高醫院檔案管理水平，合理利用硬件設備與互聯網技術促進檔案數據朝著數字化轉變。醫院檔案管理人員服務質量與工作效率的提高需要依賴于提高醫院檔案管理信息化水平，共享檔案信息資源，有效整合醫院的檔案資源，避免出現紙質檔案占用空間的問題，節約人力并節約財力。此外，檔案管理要以人為基礎，為促進醫院檔案信息化水平的提高，還必須提高檔案管理人員的業務能力、思想素質與職業道德，將互聯網技術的優勢充分發揮出來，滿足檔案管理的需要，這樣才能加快醫院文化建設，推動其可持續發展。

4.4 增強檔案管理的規范性

醫院檔案管理工作并非是某個部門單獨開展的，還需要多個部門以檔案信息不同性質為基礎進行科學分類，若在這個過程中還未形成統一的標準與規范，很容易出現各個部門各自為政的現象。為避免此類現象，醫院檔案管理人員應在檔案管理工作中立足實際情況，加強規范和標準，保證醫院檔案管理工作的多個環節都有章可循，保證各部門的科研、教學和文件等資料均被合理開發與利用。因此，當前開展檔案管理工作時很有必要嚴格按照相關管理規范開展，確保符合醫院的實際情況，之后制定出有利于醫院的管理標準，為順利開展醫院檔案管理工作奠定基礎。在醫院文化建設的過程中深入地挖掘檔案資料，為培育醫院文化提供更為豐富的素材與資料，在諸多資料中提取優秀的文化內容，充分表現現代化的醫院文化。此外，加大力度宣傳先進的典型人物，樹立榜樣，集中體現了醫院的文化。

4.5 合理開發與利用檔案資源

對于醫院而言，檔案資源真實記錄了醫院的歷史，其中包含的信息較多。檔案管理包含了保管與存儲功能，除此之外，還包含了合理開發利用檔案資源的功能。具體來說，合理開發與利用檔案資源可從幾個方面出發：首先，加大檔案管理力度有利于醫院文化建設，醫院文化的研究主要依賴于醫院檔案，深入挖掘醫院的檔案資料有利于為醫院提供良好的素材，確保可以從檔案資料中提取更為豐富的文素材，為建設醫院文化提供良好的支持。其次，加大檔案管理力度有利于醫院宣傳先進的個人和團隊，為建立醫院文化提供良好的服務。醫院文化主要通過先進典型的人物象征來體現。加大檔案管理力度，從中挖掘出先進的名醫和先進工作者，加大宣傳力度，促進職工思想覺悟的提高，使醫院更具社會影響力。

5 結束語

綜上所述，在人們綜合素質不斷提高的同時醫院應加大力度建設醫院文化，這是滿足人們需求的關鍵。因此，醫院檔案管理人員應立足基礎工作，從多個角度順利開展檔案管理工作，提高資源的利用效率與質量，并在文化建設中科學滲透檔案管理工作，為醫院的文化建設提供良好的支撐，更好地服務于人民。

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