探討信息技術在建筑工程檔案管理創新中的應用

[ 作者簡介 ]

尤佳，女，江蘇無錫人，同濟大學建筑設計研究院（集團）有限公司，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

本文簡單敘述建筑項目檔案管理存在的價值，歸納建筑項目中的檔案信息化內容，并分析此類檔案管理工作中信息技術的使用方法，進一步探討優化信息技術應用效果的策略。

[ 關鍵詞 ]

建筑工程;檔案管理;信息技術

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.03.022

工程檔案在建筑業務中起到重要作用，并且貫穿項目始終，可以完整記錄建設的具體狀況，該類資源的使用價值較高?？紤]到信息技術的應用優勢，建筑領域也緊跟時代步伐，積極探索新型的管理方式。通過調整檔案管理提升此項工作的落實效率，控制該環節的人力、物力。但在實踐過程中發現，信息技術也不是毫無缺陷的。

1 建筑工程檔案管理的價值

首先，檔案管理為建筑項目的關鍵性構成部分。建筑項目在實際推進施工期間會形成海量的工程資料，比如立項文件、招標書、設計材料、預算方案等，對于建筑項目而言，檔案資料是極為重要的內容。同時在項目建設時還會持續形成各類建設材料，如子項目質量檢測材料、隱蔽工程驗收材料等，該類文件均屬于建筑檔案管理工作的范疇。

其次，建筑工程檔案管理能比較全面完整地記錄項目進行期間的全過程，作為質量與現場施工安全的管理參考依據，因而，高品質地落實檔案管理是比較重要的工作事項。在建筑項目持續過程中，由于任務量大、工序繁多，施工隊為按期交付，會進行交叉作業，會出現某道工序的成果被下一道工序作業覆蓋的現象，導致現場管理人員無法觀察到全部的施工內容，不能實現全方位的質量檢測，這樣會造成部分安全、質量隱患難以被及時發現，因此，及時歸檔項目檢測文件是關鍵的管理環節，相關工作者應保留項目工地現場的有關記錄，并主動、合理化應用檔案資料。根據現代建筑項目的運行情況來看，檔案管理效果對項目質量也有影響，對此，有關管理工作者應靈活應用各類舉措，保障工程檔案的可用性，落實每項工程材料的質量管控。

最后，建筑工程檔案管理有助于提高項目施工的建造質量。雖然工程檔案表面上是靜態不變的資源，但管理行為屬于動態的，應當建立完善、全面、可靠的檔案。此項工作需交給專業人士負責跟進，保障檔案管理的有序性，同時注意控制檔案管理者的流動，使檔案資料具有連續性。現代建筑項目檔案中涵蓋較多內容，如設備應用狀況、材料質量檢測文件、工地現場日志、物料合格證等，該類檔案信息均是在反映建筑施工期間的操作行為與物料品質，這些直接關系到建筑物成品的質量。

2 建筑工程檔案信息化的內容概述

2.1 數據資料

檔案數據資料是憑借信息技術，比如計算機、網絡及掃描儀等，將檔案內容直接錄入到系統數據庫以及存儲硬件中，產生數據形式相同的電子檔案，支持后期使用與處理。根據現階段的實踐情況來講，紙質版檔案和數字化文檔資料組合應用的模式依舊要持續較長時間，所以把紙質版文件轉變成數字化檔案應當是近期檔案管理的主要工作內容之一。

2.2 管理過程

利用檔案管理專門的軟件程序對大量材料進行歸類、排序與編目等，此過程都可以交給計算機自動完成。這不僅能提升此項管理工作的推進效率，還能降低人為操控與干預的概率，保障檔案數據內容的統一性。其中的應用程序是依托于信息技術進行檔案管理的基礎性條件。現如今，市面上有不同形式的檔案管理程序，但挑選出符合具體建筑工程的軟件并非易事。所用的系統程序需要能提供基本的管理功能，并擁有較高的可靠性與兼容性，支持穩定、順暢的人機交互，同時還要考慮與建筑項目自身的匹配性。

2.3 檔案檢索

運行分級檢索，借助互聯網與局域網能迅速查找到所需的資料，提高檔案管理、使用的便利性，保障文件資料的利用率。實施檔案管理的根本性意圖是服務于相關使用者，所以檔案管理要基于適應檢索與應用需要，運用信息技術進一步提高資料的可用性。

3 建筑工程檔案管理中的信息技術運用方法

3.1 取得檔案資料

為保障建筑項目的檔案信息能實現可靠有序管理，需結合工程項目的作業程序，并把此當成高級次序的活動，把各個工序步驟中產生的數據信息材料當成基礎事件，由此有計劃性地取得工程檔案內容。根據建筑工程的總體規模和項目數據保存方法，匯總整合檔案資料。在統計處理期間，應利用大數據手段，依托于專家決策系統，比較檔案數據資料和決策系統數據庫內的建筑公司歷史信息，探究各個類別檔案信息之間的潛在聯系?；诖耍\用邏輯推理的方法，過濾篩選檔案資料，將數據集群內和檔案內容有出入的數據刪除，同時，各個類別的檔案數據均應配備相應的解釋，運用信息技術取得建筑工程檔案資料。

3.2 建立管理模型

相關企業需運用信息化的手段，并站在技術層面與經濟角度去評估檔案管理模型的可行性。在實踐中，把建筑工程中的最小工序當成基礎檔案節點，此處用“Ei”表示，其能反映出工程檔案中的一個數據單元。把各個單元的信息當成工程檔案的原子事件根據建筑項目檔案管理的總體流程，對模型中的所有事件都進行相應的屬性描述。鑒于事件本身的復雜性，所以檔案信息管理應當按照時序確定，分成若干并行及順序兩類檔案。

3.3 檔案決策管理

在建立檔案管理模型后，可選擇粗糙集原則，在龐大的數據集合中，提煉出數據和規則，繼而生成建筑項目檔案數據決策管理的標準化規則。根據檔案數據管理流程挑選決策表格，制成管理行為的決策表格。其中包括的信息有：非空集、連續化、成本資料。相關表達式如下：

S = （U+A+V+f ）

其中，S是指對建筑項目檔案資料的有效管理舉動;U是指檔案資料非空集信息;A是指知識連續化的檔案數據資料;V是指檔案的成本資源;f 為檔案數據對應的類別。在計算機系統運行上述程序時，既需遵循決策原則，還需符合信息屬性。總而言之，在保障檔案信息持有基本可行性的前提下，實現對建筑項目檔案的合理化決策。

3.4 BIM的運用

在常規檔案管理模式下，前期設計階段，相關單位需要先對項目現場、周邊環境、地質條件進行勘察，生成工程報告、設計圖紙等諸多資料，在全部整理好后交由工程建筑方。后者經過對這些材料逐一剖析及探究，組織安排項目建造。假設在檔案管理期間運用BIM技術，設計方把編制的各個文件傳遞給建設方的過程中，實際選擇的方式會有差異。同時，對于歸檔處理、提取信息要素等都有影響。在BIM技術下，要注重建筑工程設計的整體性、關聯性與交互性。相關管理工作者若想借助BIM同時獲得電子文檔和檔案內容的屬性，應當先把紙質版檔案實施歸類管理，而后上傳至相應的資料管理程序中，系統支持自動辨別文件內容，完成檔案歸類。

進入現場施工階段后，把項目檔案數據進行BIM化處理，將施工資料和項目單元關聯起來，相關工作者能基于設定的關系進行工程驗收及審核，保障對建筑項目檔案資料審核的完整性。管理人員能直接利用客戶端登錄相應的系統平臺，檢索項目單元所屬數據庫內的有關信息，由此對照項目作業工地現場狀況，將其整理成文字以及數據，保存到平臺系統中，配以數字簽名。再循環上述流程，構成完整的信息鏈，持續優化工程檔案信息。在建筑項目進行中，BIM模型可以涵蓋工程全部的信息資料，在提交與應用項目檔案中，僅需輸出BIM模型，檔案管理工作者就會直接導入計算機系統中，通過相應程序判斷相應資料的完整度，安排入庫。該操作過程可以在短短幾分鐘內完成，有效降低建筑工程檔案入庫的作業壓力與任務量。另外，通過BIM化處理后，能克服翻閱紙質版文件的缺陷，提升工程檔案的應用效率。在檔案管理中應用BIM技術幾乎不會發生儲存空間不足的問題。單個建筑項目的BIM模型一般在數百MB至幾個GB以內，普通硬盤便能保存大量工程模型。和以往紙質版檔案的形式相比較，運用BIM以及信息技術的優勢比較明顯。既能節省檔案文件存放的物理空間，又能有效預防傳統檔案形式不易保存與容易被環境影響的問題。目前，通過本地數據備份與云備份等形式，使工程檔案兼顧可用性、完整性、便利性。

4 優化建筑項目檔案管理中信息技術利用水平的舉措

在建筑項目檔案管理中應用信息技術，先應準備好所需的計算機硬件、軟件程序、數據平臺等。完成前期準備工作后，才能借助信息技術實現數字化、自動化的檔案管理。

4.1 歸檔既有工程檔案

在建筑項目檔案管理工作中運用信息化的手段，首先要考慮的是把既有檔案信息統計、整理及歸檔。依托于檔案管理程序，所有部門把現存的項目檔案整理好后上交，由檔案管理部門負責匯總，錄入系統平臺中，生成專項數據庫。對于檔案管理工作來說，歸檔屬于基礎性工作，能確保工程檔案內容真實與完整，這樣才能確保以此為基礎的管理與資料使用等環節能順利進行。根據當前的信息技術水平，可以給檔案管理工作提供所需的條件，如系統平臺、數字化表格等，使工程檔案資料的查找與檢索能夠較為便利地完成，使檔案工作者能有序管理檔案。

4.2 強化檔案安全管控

基于信息化手段可以實現檔案數字化管理，但根據如今的網絡科技的情況來看，信息技術并非是完全安全的，因而相應的檔案管理也存在安全問題。工程檔案價值和信息真實性有直接關聯，換言之，真實程度越高，在同等信息含有量的前提下檔案可用價值會相對更高。而為保障項目檔案的實際價值，相關方應當注重檔案資料的安全管控。為此，首先，要注重所用的軟硬件，保證系統平臺穩定運轉，盡可能抗擊外部的威脅，由此保障建筑項目檔案資料的安全，預防工程資料外泄。其次，檔案管理中要運用信息化手段，主要是借助系統程序輔助人員進行日常的資料管理。為保障檔案安全，應當定期對軟件程序實施殺毒與清理等操作，一旦掃描出問題，需及時處理，維護系統運行的穩定性。最后，相關建設企業應當主動引進各類管控技術，提高系統運維人員的專業技術水平，這樣可提升建筑項目檔案系統的穩定性，降低被惡意攻擊的風險性。

4.3 落實工作人員培訓

不管是常規紙質版文件，還是數字化的文檔，均需投入一定的人力。而工作者是實施管理行為的主體，個人現代化檔案管理能力關系到此項管理工作的落實效果，對此，應逐步優化管理工作者的個人能力。在網絡信息時代，檔案工作者既需夯實自身檔案管理的專業知識，又要具有靈活應對各類偶然情況的能力，例如，熟練操作檔案管理有關的計算機技術。而且建筑項目檔案管理作業的環境并非是固定的，所以，只有檔案工作者靈活使用信息化方法，才能合理化處理建筑工程運行期間的各種問題。對此，有關公司應借助專業化培訓活動，增強檔案管理者的實踐能力，完善其理論儲存結構，更新檔案管理觀念。另外，通過合理安排培訓內容，提高檔案工作者的業務水平，讓其準確意識到個人職責，真正投身于建筑項目檔案管理的工作中。

4.4 創新檔案管理模式

在現代建筑項目的檔案管理中融入信息技術，切實提升該項管理工作的總體水平，并把其置于當代工作模式中。而在網絡科技逐漸成熟下，相應技術手段的更新頻率日漸提高，為適應大環境的變化，應從管理手段及模式入手，探究創新的切入點，以增強檔案管理能力。一方面，相關管理工作者應擁有創新性的意識，主動嘗試把信息化手段運用到日常管理中，如此便需要檔案管理者主動更新個人知識儲備與信息化方法，提升綜合創新水平。同時，建筑項目檔案管理使用計算機程序，不代表可以任意管理，也要根據此項管理的要求，制定全面、合理、規范的管理制度，特別是特殊建筑項目，需要實施保密管理。總而言之，創新工程檔案管理工作，需依托于計算機使用管控方法，同時遵循傳統管理機制要求，僅有如此，才能保障該項管理工作得以順利進行，給建筑方提供必要的管理服務。

4.5 推進硬件設施建設

一方面，準備工程檔案管理工作需要的計算機、刻錄儀器等設備，以保障信息化手段的價值得到突顯，促使工程檔案內容電子化處理得以實現。另一方面，構建檔案數字化系統。和常規紙質版形式的檔案管理相比較，數字文檔與檔案的管理過程的技術性相對更強，并且關聯要素較多，聯系更為緊密，所以電子文檔對信息記錄工作有比較嚴苛的標準。建筑項目檔案資料包含有關公司的各個方面，并且和多個專業學科均有明顯關聯。比如，自動化辦公程序、工程檔案管理的數字化平臺，便是依托于若干專業的電子化系統程序的信息，將電子資料和文檔進行集約化管控。近些年，國內的大規模運營企業均開發信息管理的平臺，把服務器與儲存硬件進行統一化布局，形成家住工程的數據中心，對復雜工程信息的集中保存與應用，促使企業整體的上下級單位之間的工程檔案系統可以有效穩定聯通，構成三層級的統一檔案管理格局。根據目前國內建筑市場主體的運營管理模式，通常是由總公司統一管理，通過網絡管理模式，建設PDE信息系統，對子公司進行管理，數字化檔案能直接在線提交與互查，同時，上級可通過檔案系統進行建筑業務的在線監管及檢查，把在建工程歸納到管理機制中，有助于強化對工程檔案的管理、使用，提高該類珍貴資源的利用率，切實展現出信息技術的應用優勢，將檔案資料的價值發揮到最大。

5 結束語

綜上所述，在工程檔案管理中，融入信息化手段對于工作效率、質量、全面性等都有較大的幫助，能消除管理過程中的一些不便。與此同時，相關企業也要注意信息系統的安全性問題，積極應用各類預防技術，主動更新系統程序，保障基礎設施的可用性與先進性，使檔案資料能夠為相關企業提供必要服務。

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